5 dicas essenciais para viajantes corporativos na locação de veículos
Descubra as melhores dicas para viajantes corporativos que precisam alugar um veículo durante suas viagens a trabalho pela empresa. Confira nosso artigo!
Seja para ir até o destino ou apenas para se deslocar entre um compromisso e outro, o aluguel de carros é uma prática bastante comum durante viagens a trabalho.
No entanto, por mais prático que esse processo possa parecer, ele ainda é bastante burocrático e, por isso, requer um planejamento cuidadoso para garantir que a experiência seja positiva tanto para o colaborador, quanto para a empresa.
A VOLL, que é uma das maiores agências de viagens corporativas da América Latina, te ajuda a entender tudo o que você deve levar em consideração ao alugar um veículo para uma viagem a trabalho. Confira!
Por que alugar carro em uma viagem corporativa?
Nem sempre a opção de alugar um veículo faz sentido durante uma viagem corporativa, mas existem algumas situações onde pode ser bastante útil contar com um carro.
Um exemplo é quando o colaborador precisa ir para uma cidade onde o transporte público é limitado ou ineficiente, ou quando o itinerário do viajante inclui múltiplos compromissos em locais distintos.
O aluguel de carro também pode ser vantajoso em cidades onde os táxis são caros ou difíceis de encontrar. Em eventos ou conferências que ocorrem em locais afastados dos centros urbanos, ter um carro à disposição pode facilitar o deslocamento e otimizar o tempo do colaborador.
Para destinos internacionais, a escolha de ter um carro previamente alugado pode ser a mais sensata, tanto pensando na tranquilidade do colaborador quanto no orçamento da viagem. Isso porque muitas vezes a diferença cambial pode gerar gastos desnecessários e, para esses casos, evitar táxis e motoristas de aplicativo recorrentes pode ser uma sábia decisão.
Além disso, quando a empresa precisa enviar dois ou mais funcionários para um compromisso a trabalho, a escolha de um carro alugado é financeiramente mais vantajosa e facilita também a logística, já que não será necessário garantir que todos estejam no mesmo ônibus ou voo, por exemplo.
Quais são as vantagens e desvantagens de alugar um carro durante uma viagem corporativa?
É sempre importante ponderar os benefícios e desafios antes de tomar uma decisão. Por isso, listamos abaixo algumas das vantagens e desvantagens de alugar um veículo durante uma viagem a trabalho.
Vantagens:
-
Flexibilidade de horários: Permite ao viajante ajustar seus horários de acordo com suas necessidades, sem depender de horários fixos de transporte público.
-
Acesso a locais remotos: Facilita o acesso a locais que não são bem servidos por transporte público.
-
Conforto e privacidade: Oferece um ambiente privado para realizar chamadas ou trabalhar durante o deslocamento.
Desvantagens:
-
Custo: O aluguel de um veículo pode representar um custo significativo, especialmente em viagens de longa duração.
-
Responsabilidade por danos: O locatário é responsável por eventuais danos ao veículo, o que pode gerar preocupações e custos fora do previsto.
-
Trânsito e estacionamento: Em grandes cidades, o trânsito intenso e a dificuldade de encontrar estacionamento podem ser desgastantes para o colaborador.
Como funciona o aluguel de carro na viagem a trabalho?
O processo do aluguel de carro para viagens de trabalho geralmente acontece da seguinte forma:
-
A empresa seleciona a locadora e faz a reserva antecipada do veículo;
-
O funcionário recebe detalhes da reserva, como local de retirada e horário;
-
Na retirada, o funcionário apresenta a CNH e um cartão de crédito para o depósito caução;
-
Um valor é bloqueado no cartão de crédito como garantia durante o período de aluguel;
-
O funcionário inspeciona o veículo para registrar qualquer dano pré-existente e assina o contrato de aluguel;
-
O carro é utilizado conforme as diretrizes da empresa e pelo período contratado;
-
O veículo é devolvido no local acordado, onde uma inspeção final é realizada;
-
Após a devolução e verificação do carro, o valor bloqueado no cartão é liberado.
Quem deve alugar o carro, o funcionário ou a empresa?
O aluguel de veículos pode ser feito tanto pelo funcionário, quanto pela empresa. Isso vai depender do que está estabelecido na política de viagens corporativas da empresa.
Quando a empresa assume a responsabilidade pelo aluguel do carro, ela geralmente gerencia todo o processo, desde a reserva até o pagamento. Isso pode incluir a negociação de tarifas corporativas com locadoras, o que pode resultar em condições mais vantajosas.
Alternativamente, o funcionário pode ser responsável por alugar o carro. Nesse caso, ele realiza a reserva e o pagamento, geralmente utilizando um cartão de crédito pessoal. Posteriormente, o funcionário pode solicitar o reembolso das despesas à empresa, de acordo com as diretrizes estabelecidas.
O que acontece se o funcionário não tem cartão de crédito com limite para alugar o carro?
A maioria das locadoras de veículos exige um cartão de crédito com limite disponível para cobrir o depósito de segurança. Caso o funcionário não possua um cartão de crédito com limite suficiente, a empresa pode considerar fornecer um cartão corporativo ou realizar a reserva diretamente com a locadora.
Algumas locadoras também oferecem a opção de pagamento com cartão de débito, mas isso pode gerar um custo alto para o funcionário, que precisará aguardar até receber o reembolso.
Qual o valor do aluguel de um carro?
O custo do aluguel de um carro pode variar bastante. A cidade onde o veículo será alugado e a categoria do veículo são alguns dos fatores que podem interferir neste valor, mas em média, o aluguel de um carro compacto no Brasil pode variar entre R$ 100 e R$ 300 por dia.
Em alguns casos, a locadora também pode incluir outros custos, como franquia de seguro e quilometragem excedente.
Também é importante considerar os custos relacionados que são responsabilidade de quem aluga o veículo, como combustível, pedágios e eventuais taxas de devolução em locais diferentes.
O que considerar antes de alugar um carro para viajar a trabalho?
Alguns pontos e dicas para melhorar a sua experiência durante o aluguel de veículos são:
-
Reserve o veículo com antecedência: O planejamento ajuda a garantir a melhor opção para as suas necessidades e também os melhores preços. Isso também permite comparar modelos e aproveitar promoções.
-
Escolha do veículo conforme a política da empresa: Certifique-se de que o veículo atende às especificações corporativas e que há limite disponível no cartão de crédito para o bloqueio da reserva.
-
Revise o contrato e inspecione o veículo: Antes de assinar, leia todas as cláusulas do contrato. Faça uma inspeção detalhada para identificar avarias pré-existentes e evitar custos adicionais.
-
Considere o tipo de trajeto e as regras de devolução: Avalie se o trajeto será circular ou se o veículo será devolvido em outra unidade, considerando possíveis taxas extras.
-
Verifique os dias de rodízio da cidade: Consulte os dias de rodízio e escolha veículos com placas adequadas para evitar problemas e multas.
-
Abasteça e lave o veículo antes da devolução: Para evitar taxas extras, devolva o veículo com o tanque cheio e limpo, nas mesmas condições em que o recebeu.
Como fazer a gestão de carro alugado em viagens a trabalho?
Como gestor de viagens, é fundamental implementar estratégias que alinhem as necessidades de mobilidade da empresa com práticas de controle financeiro e operacional. Por isso, para fazer a gestão de aluguel de carros em viagens corporativas, é aconselhável que você considere os seguintes pontos:
-
Estabeleça políticas claras: Defina as diretrizes sobre o uso de carros alugados, incluindo tipo de veículo e limites de quilometragem.
-
Negocie com locadoras: Faça contratos corporativos para obter tarifas especiais e serviços adicionais.
-
Centralize reservas e pagamentos: Use uma plataforma para gerenciar reservas e considere cartões corporativos para simplificar pagamentos.
-
Monitore o uso e custos: Implemente sistemas para rastrear quilometragem e consumo, gerando relatórios para ajustes necessários.
-
Ofereça treinamento: Oriente os funcionários sobre políticas de aluguel e melhores práticas de uso e devolução.
-
Garanta cobertura de seguro: Assegure-se de que todos os veículos tenham seguro adequado e estabeleça procedimentos para emergências. Lembre-se que a segurança do viajante é fundamental.
Simplifique o aluguel de carro em viagens a trabalho com a VOLL
A VOLL é uma das maiores agências de viagens corporativas da América Latina e, através de uma tecnologia exclusiva, ajuda empresas a controlarem seus custos de viagem, garantindo que os funcionários estejam de acordo com as políticas estabelecidas e satisfeitos com os serviços oferecidos.
Com a VOLL, as reservas de carros para o uso em viagens a trabalho é feita em parceria com as melhores locadoras, de forma online e em apenas 30 segundos. Além disso, em um único aplicativo fácil de usar, você unifica a gestão e faturamento de estacionamento, pedágio e combustível em um só processo ao final do mês.
Aproveite para saber mais sobre a gestão de viagens corporativas com a VOLL e conheça as condições especiais para a sua empresa.