Um colaborador viaja para participar de um evento em outra cidade. Outro precisa visitar clientes durante a semana usando veículo próprio. Há ainda equipes que se deslocam regularmente entre unidades da empresa. Apesar de comuns na rotina corporativa, essas situações costumam gerar dúvidas sobre como funciona o adicional de deslocamento.
Embora a legislação determine que a empresa arque com custos necessários para a atividade profissional, a forma de cálculo e controle desses deslocamentos ainda gera interpretações diferentes nas empresas. O problema é que pagamentos sem critérios claros, registros incompletos ou políticas mal estruturadas podem aumentar riscos de passivo trabalhista e inconsistências na gestão de despesas corporativas.
Além do impacto jurídico, o deslocamento também influencia o custo das viagens, mobilidade corporativa, reembolsos e controle de despesas.
Por isso, estruturar políticas de deslocamento, documentar trajetos e integrar essas informações à gestão de viagens se tornou uma medida importante para empresas que buscam mais controle, previsibilidade e compliance.
Neste conteúdo, vamos ajudar gestores de frotas, mobilidade e viagens corporativas a entender as melhores práticas relacionadas a esse tema.
O adicional de deslocamento é uma compensação financeira paga aos trabalhadores que precisam se deslocar do seu local habitual de trabalho para executar atividades profissionais.
Esse adicional pode contemplar gastos com transporte corporativo, hospedagem e alimentação, por exemplo. O pagamento pode acontecer de diferentes formas, dependendo da política de viagens da empresa e do tipo de deslocamento realizado.
Algumas empresas trabalham com reembolso de deslocamento corporativo, cálculo por quilometragem rodada, ajuda de custo, diárias ou modelos de mobilidade corporativa mais centralizados.
O tema também costuma gerar dúvidas porque o adicional de deslocamento não possui uma regulamentação única e específica na CLT. Dependendo do contexto, o pagamento pode ter natureza indenizatória ou salarial, impactando encargos trabalhistas, tributação e riscos de passivo trabalhista.
Essa é uma das principais dúvidas sobre o tema. De forma geral, valores pagos para reembolsar despesas efetivamente realizadas pelo colaborador costumam ter natureza indenizatória, ou seja, servem para compensar gastos relacionados à atividade profissional e normalmente não integram a remuneração.
É o que costuma acontecer em situações como reembolso de combustível, pedágios, hospedagem, alimentação ou outros custos gerados por um deslocamento realizado a trabalho. Como o objetivo é ressarcir uma despesa, e não remunerar o colaborador, esses valores geralmente não geram reflexos trabalhistas.
Por outro lado, pagamentos realizados de forma fixa e recorrente, sem relação direta com deslocamentos efetivamente realizados, podem ser interpretados como parte da remuneração do colaborador.
Isso acontece porque a Justiça do Trabalho costuma analisar a finalidade do pagamento. Se o valor é pago independentemente de o colaborador ter se deslocado ou não, pode haver o entendimento de que ele possui natureza salarial.
Nessa situação, o pagamento pode passar a integrar a base de cálculo de verbas como férias, 13º salário, FGTS, horas extras e contribuições previdenciárias, aumentando os custos trabalhistas para a empresa e o risco de passivos trabalhistas.
Por esse motivo, empresas costumam documentar deslocamentos, manter comprovantes e definir critérios claros para pagamento, demonstrando que os valores estão relacionados a despesas efetivamente realizadas e não a uma parcela adicional da remuneração do colaborador.
Tem direito ao adicional de deslocamento os trabalhadores que precisam viajar a serviço ou realizar deslocamentos temporários para executar atividades profissionais fora da sua rotina habitual de trabalho.
O adicional de deslocamento geralmente se aplica a situações como:
Visitas a clientes;
Participação em eventos e treinamentos;
Deslocamentos entre unidades da empresa;
Atendimentos externos;
Projetos realizados temporariamente em outra localidade.
Nesses casos, a empresa normalmente assume os custos necessários para a realização da atividade profissional, como transporte, hospedagem, alimentação e demais despesas relacionadas ao deslocamento.
Já situações que envolvem mudança definitiva de localidade seguem regras específicas previstas na legislação trabalhista e serão detalhadas no próximo tópico.
O deslocamento temporário acontece quando o colaborador precisa atuar fora da sua base habitual por um período limitado, sem mudança definitiva de domicílio. É o caso de viagens corporativas, visitas a clientes, participação em eventos, treinamentos ou atuação temporária em outra unidade da empresa.
Nessas situações, a empresa normalmente cobre despesas relacionadas ao deslocamento, como transporte, hospedagem, alimentação e reembolso de despesas corporativas. Em muitos casos, os valores possuem natureza indenizatória, desde que exista comprovação adequada dos gastos.
Já o deslocamento permanente ocorre quando o trabalhador é transferido de forma definitiva para outra localidade, com necessidade de mudança de residência. Nesse cenário, a CLT prevê regras específicas no artigo 469: o chamado adicional de transferência deve ser equivalente a pelo menos 25% do salário enquanto durar a transferência.
Essa diferença é importante porque impacta diretamente a forma de cálculo, tributação, documentação e riscos trabalhistas relacionados ao deslocamento.
A CLT não possui um artigo específico que regulamente o chamado “adicional de deslocamento” de forma ampla. O tema, no entanto, é tratado a partir de diferentes regras trabalhistas relacionadas a transporte, transferência de localidade, despesas necessárias para o trabalho e tempo de deslocamento.
O artigo 2º da CLT determina que os riscos da atividade econômica pertencem ao empregador. Por esse motivo, despesas necessárias para a execução das atividades profissionais não devem ser suportadas pelo trabalhador, servindo de fundamento para diversos entendimentos relacionados a deslocamentos corporativos e reembolso de despesas.
Outro tema frequentemente associado ao deslocamento corporativo são as antigas horas in itinere, expressão utilizada para definir o tempo gasto pelo trabalhador no trajeto até locais de difícil acesso ou sem transporte público adequado.
A Súmula 90 do TST consolidou esse entendimento por muitos anos. No entanto, a Reforma Trabalhista de 2017 alterou essa regra e o artigo 58 da CLT passou a prever que o tempo de deslocamento entre residência e trabalho, mesmo quando há transporte fornecido pela empresa, não é mais considerado tempo à disposição do empregador na maioria dos casos.
O conceito de “local de difícil acesso” era utilizado para caracterizar locais sem transporte público regular ou de difícil alcance para o trabalhador.
Antes da Reforma Trabalhista, a Súmula 90 do TST entendia que, quando a empresa fornecia transporte para locais de difícil acesso ou sem transporte público compatível, o tempo de deslocamento poderia ser considerado parte da jornada de trabalho.
Com a mudança na CLT em 2017, o tempo de trajeto deixou de ser contabilizado como tempo à disposição do empregador na maioria dos casos.
Ainda assim, o tema continua relevante em discussões trabalhistas, principalmente quando há deslocamentos frequentes para operações remotas, áreas industriais, obras, zonas rurais ou locais sem infraestrutura adequada de mobilidade.
Não existe uma lista oficial única definindo o que é ou não um “local de difícil acesso”. O enquadramento costuma considerar fatores como:
Ausência de transporte público regular;
Incompatibilidade de horários;
Localização remota;
Necessidade de transporte fornecido pela empresa;
Dificuldade operacional de acesso ao local.
Diante dessas situações, é recomendável que a empresa documente as condições que justificam o enquadramento do local, registre a necessidade operacional do deslocamento e mantenha evidências relacionadas aos meios de transporte disponibilizados aos colaboradores.
Também é importante que as regras aplicáveis a esses deslocamentos estejam previstas na política de viagens, na política de transporte corporativo ou em documentos internos equivalentes.
O método utilizado depende da política da empresa, do tipo de deslocamento realizado e das regras definidas em contratos, acordos coletivos ou regulamentos internos.
Por isso, o primeiro passo é definir quais despesas serão cobertas e qual modelo de cálculo faz mais sentido para a operação. A seguir, veja os formatos mais utilizados pelas empresas.
O cálculo do custo de KM rodado é comum quando o colaborador utiliza veículo próprio para atividades profissionais.
Fórmula:
Valor do adicional = quilometragem percorrida × valor pago por quilômetro
Exemplo:
Distância percorrida: 120 km
Valor definido pela empresa: R$ 1,20 por km
120 × R$ 1,20 = R$ 144
O valor por quilômetro costuma considerar despesas como combustível, manutenção, seguro, pneus e depreciação do veículo.
Ao utilizar o reembolso de despesas de viagens corporativas, a empresa reembolsa os gastos efetivamente realizados pelo colaborador durante o deslocamento profissional.
Fórmula:
Valor do adicional = soma das despesas comprovadas
Podem entrar nesse cálculo despesas como combustível, pedágios, estacionamento, hospedagem, alimentação, aplicativos de mobilidade e transporte intermunicipal.
Exemplo:
Combustível: R$ 85
Pedágio: R$ 22
Estacionamento: R$ 18
R$ 85 + R$ 22 + R$ 18 = R$ 125
Algumas empresas optam por estabelecer um valor fixo para cada dia em que o colaborador permanece em deslocamento a trabalho.
Fórmula:
Valor do adicional = quantidade de dias × valor diário definido pela empresa
Exemplo:
3 dias de viagem
Valor diário: R$ 180
3 × R$ 180 = R$ 540
Esse modelo costuma ser utilizado em viagens corporativas, eventos, visitas técnicas e operações temporárias.
Em algumas operações, principalmente quando há longos períodos de deslocamento fora da rotina habitual, a empresa pode adotar um valor vinculado ao tempo gasto no trajeto.
Fórmula:
Valor do adicional = horas de deslocamento × valor/hora definido
Exemplo:
4 horas de deslocamento
Valor definido: R$ 25 por hora
4 × R$ 25 = R$ 100
Como esse modelo pode gerar impactos trabalhistas, sua utilização costuma exigir critérios claros e formalização adequada.
Em alguns acordos coletivos, regulamentos internos ou situações específicas, o adicional pode ser calculado como um percentual da remuneração do colaborador.
Fórmula:
Valor do adicional = salário × percentual definido
Exemplo:
Salário: R$ 4.000
Percentual: 10%
R$ 4.000 × 10% = R$ 400
Nesses casos, é importante que as regras estejam formalmente documentadas para evitar dúvidas sobre a natureza do pagamento.
Também é possível combinar diferentes formas de cálculo em uma mesma política de deslocamento.
Uma empresa pode, por exemplo, pagar diária de viagem para alimentação e hospedagem, enquanto reembolsa separadamente pedágios, estacionamento ou quilometragem rodada.
Esse modelo costuma ser adotado em operações mais complexas, com deslocamentos frequentes, equipes externas e programas estruturados de mobilidade corporativa.
Adicional de deslocamento e reembolso de deslocamento não representam exatamente a mesma coisa.
O adicional de deslocamento é um valor pago pela empresa para compensar deslocamentos realizados pelo colaborador em razão da atividade profissional. Dependendo da política adotada, ele pode assumir diferentes formatos, como diárias, ajuda de custo, pagamento por quilometragem rodada ou até percentuais definidos em acordos internos.
Já o reembolso de deslocamento acontece quando o colaborador realiza uma despesa relacionada ao trabalho com recursos próprios e, posteriormente, recebe da empresa a devolução desse valor mediante comprovação.
A principal diferença está na forma de cálculo e pagamento. Enquanto o reembolso está diretamente vinculado a um gasto efetivamente realizado, o adicional pode ser previamente definido pela empresa e não necessariamente corresponder ao valor exato desembolsado pelo colaborador.
A tabela abaixo ajuda a visualizar melhor essas diferenças:
|
Critério |
Adicional de deslocamento |
Reembolso de deslocamento |
|
Objetivo |
Compensar deslocamentos relacionados ao trabalho |
Restituir despesas realizadas pelo colaborador |
|
Forma de pagamento |
Valor pré-definido ou calculado conforme política da empresa |
Valor correspondente à despesa comprovada |
|
Necessidade de comprovantes |
Depende do modelo adotado |
Sim, normalmente é obrigatório |
|
Exemplos |
Diárias, quilometragem rodada, ajuda de custo |
Combustível, pedágio, estacionamento, aplicativos de mobilidade |
|
Valor pago |
Pode não corresponder ao gasto exato |
Corresponde ao gasto efetivamente realizado |
Na prática, muitas empresas utilizam os dois modelos simultaneamente. Uma viagem corporativa pode prever uma diária para alimentação e despesas gerais, enquanto custos específicos, como pedágios, estacionamento ou transporte por aplicativo, são reembolsados separadamente.
Por isso, é importante que a política de deslocamento deixe claro quais despesas serão tratadas como adicional e quais serão reembolsadas. Essa definição reduz dúvidas dos colaboradores, facilita auditorias e ajuda a evitar questionamentos trabalhistas futuros.
Também é importante diferenciar o adicional de deslocamento de outros conceitos:
Adicional de transferência: parcela salarial prevista na CLT para mudança de localidade.
Ajuda de custo: valor pago para compensar despesas específicas sem natureza salarial, em determinadas condições.
Para estruturar o adicional de deslocamento em viagens corporativas, alinhe as políticas internas com a legislação trabalhista vigente. A empresa deve cobrir todos os custos extras da viagem (hospedagem, passagens, alimentação), garantir que os desolocamentos sejam justificados e definir regras claras de reembolso.
Confira abaixo as melhores práticas para estruturar o adicional de deslocamento no programa de viagens.
O primeiro passo é documentar as regras em uma política corporativa. Esse documento deve definir quais tipos de deslocamento são elegíveis, quais despesas serão cobertas, quais critérios de aprovação serão utilizados e como funcionará o processo de solicitação e pagamento.
Além de trazer mais transparência para os colaboradores, uma política bem estruturada ajuda a reduzir interpretações diferentes entre gestores, áreas e unidades da empresa.
Um dos erros mais comuns é tratar todos os deslocamentos da mesma forma.
Deslocamentos frequentes para clientes, viagens corporativas, participação em eventos, transferências temporárias e operações em locais remotos podem exigir regras diferentes de aprovação, prestação de contas e pagamento.
Quanto mais alinhados estiverem os critérios da empresa à realidade da operação, menor tende a ser o risco de questionamentos futuros.
Em uma eventual auditoria ou discussão trabalhista, não basta comprovar que houve um pagamento. A empresa também precisa demonstrar por que aquele deslocamento ocorreu e qual era sua finalidade profissional.
Por isso, é recomendável manter informações como:
Motivo da viagem ou deslocamento;
Local de origem e destino;
Datas e horários;
Centro de custo responsável;
Aprovadores envolvidos no processo.
Esses registros ajudam a diferenciar despesas corporativas legítimas de pagamentos sem vínculo comprovado com a atividade profissional.
Valores pagos de forma recorrente, sem documentação ou sem relação clara com deslocamentos efetivamente realizados, podem gerar discussões sobre a natureza do pagamento.
Por esse motivo, muitas empresas buscam vincular os valores a viagens, deslocamentos ou despesas específicas, criando uma trilha de auditoria que demonstre a finalidade daquele gasto.
Isso significa manter registros capazes de comprovar a origem do pagamento, como a solicitação do deslocamento, aprovações realizadas, justificativa da atividade, comprovantes de despesas, centro de custo associado e histórico de reembolsos ou pagamentos efetuados.
Quanto mais fácil for relacionar o valor pago a uma necessidade operacional concreta, menor tende a ser o risco de questionamentos futuros.
Muitas empresas ainda gerenciam deslocamentos, reservas de viagens e reembolsos em sistemas diferentes. O resultado costuma ser uma operação mais lenta, com informações dispersas, retrabalho administrativo e dificuldade para acompanhar os custos totais de cada deslocamento.
Uma forma de resolver esse problema é centralizar a gestão de mobilidade corporativa, viagens e despesas em uma única plataforma, com apoio de uma agência de viagens corporativas.
Dessa forma, reservas, aprovações, pagamentos, reembolsos e prestação de contas passam a fazer parte do mesmo fluxo operacional.
Muitas empresas analisam o adicional de deslocamento apenas pelo valor pago ao colaborador. No entanto, o impacto financeiro costuma ser maior quando são considerados todos os custos envolvidos na operação.
É justamente por isso que o conceito de TCO (Total Cost of Ownership) tem ganhado espaço na gestão de viagens corporativas. Em vez de avaliar apenas uma despesa isolada, o TCO busca medir o custo total necessário para viabilizar um deslocamento ou uma viagem.
No caso do adicional de deslocamento, essa análise pode incluir, além de reembolsos, diárias ou quilometragem rodada, os custos administrativos relacionados à aprovação, conferência, auditoria e pagamento dessas despesas.
Um deslocamento aparentemente simples pode gerar uma série de atividades internas, como análise de comprovantes, validação de políticas, prestação de contas, lançamentos financeiros e auditorias posteriores. Quanto mais manual for esse processo, maior tende a ser o custo operacional para a empresa.
A falta de padronização também costuma aumentar o TCO. Quando diferentes áreas utilizam critérios distintos para aprovar deslocamentos, calcular valores ou registrar despesas, o resultado é uma operação mais difícil de controlar e com menor previsibilidade orçamentária.
Outro fator frequentemente ignorado é o impacto das exceções. Deslocamentos solicitados fora da política, aprovações emergenciais, pagamentos sem documentação adequada e reembolsos realizados após longos períodos aumentam o trabalho das equipes financeiras e podem gerar inconsistências durante auditorias.
Segundo a ACFE, organizações perdem, em média, cerca de 5% da receita anual para fraudes ocupacionais. Embora o estudo não seja específico para viagens corporativas, despesas, reembolsos e pagamentos indevidos estão entre os processos que exigem controles e auditorias para reduzir perdas.
Por esse motivo, empresas com um programa de viagens mais estruturado costumam acompanhar indicadores como:
Custo médio por deslocamento;
Custo administrativo por solicitação;
Volume de exceções à política;
Tempo médio de aprovação;
Percentual de despesas sem comprovação adequada.
O acompanhamento desses indicadores ajuda a construir uma visão mais precisa do TCO dos deslocamentos corporativos, permitindo identificar gargalos operacionais, oportunidades de economia e fatores que impactam o custo total da operação.
À medida que os deslocamentos corporativos aumentam, controlar adicional de deslocamento, reembolsos, mobilidade urbana e despesas de viagem passa a exigir mais do que processos internos bem definidos. A operação também depende de tecnologia, governança e acompanhamento contínuo dos gastos.
Uma agência de viagens corporativas ajuda a transformar regras e políticas em processos operacionais padronizados. Em vez de cada área interpretar os critérios de deslocamento de uma forma diferente, a empresa passa a contar com fluxos únicos de solicitação, aprovação, pagamento e prestação de contas.
Outro benefício está na visibilidade dos gastos. Quando deslocamentos, viagens e despesas são gerenciados em uma única operação, torna-se mais fácil identificar custos excessivos, exceções à política e oportunidades de economia.
A tecnologia também desempenha um papel importante nesse processo.
Na VOLL, por exemplo, os agentes de inteligência artificial já geraram mais de R$ 3 milhões em savings diretos apenas no primeiro trimestre de 2026, automatizando auditorias de despesas, monitorando tarifas e identificando inconsistências financeiras.
Além da economia, uma gestão estruturada ajuda a reduzir riscos relacionados à documentação dos deslocamentos, comprovação de despesas e aplicação das políticas corporativas, fortalecendo o compliance da operação.
Especialmente para empresas que lidam com equipes externas, viagens frequentes ou operações distribuídas em diferentes localidades, o resultado costuma ser uma gestão mais previsível, com maior controle sobre os custos de mobilidade corporativa e menor exposição a passivos trabalhistas.
A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e ajuda empresas como Itaú, Nubank, XP, iFood, Localiza, Afya, Cogna e Riachuelo a controlar toda a jornada de deslocamentos corporativos de seus colaboradores de uma forma muito mais prática e eficiente.
Quando o assunto é adicional de deslocamento, a empresa define regras de elegibilidade, critérios de cálculo e políticas de pagamento, e a VOLL fica responsável por apoiar a gestão operacional de todo esse processo, centralizando informações relacionadas a deslocamentos, despesas, aprovações e prestação de contas em uma única plataforma.
Para o colaborador, a plataforma simplifica toda a jornada de deslocamento. É possível:
Solicitar viagens e deslocamentos corporativos;
Utilizar serviços de mobilidade integrados;
Registrar despesas e anexar comprovantes;
Realizar a prestação de contas da viagem;
Solicitar reembolsos quando necessário.
E, para a empresa, a gestão se torna mais estruturada e rastreável. Os gestores conseguem:
Definir regras e políticas de deslocamento;
Aprovar solicitações e despesas;
Acompanhar gastos por centro de custo, projeto ou unidade;
Consolidar informações de viagens, mobilidade e reembolsos;
Gerar relatórios para auditoria, compliance e controle financeiro.
A integração entre viagens, despesas e mobilidade também permite uma visão mais completa do custo total dos deslocamentos corporativos, ajudando gestores a identificar oportunidades de economia, acompanhar indicadores e reduzir atividades operacionais que normalmente seriam executadas de forma manual.
Os resultados já podem ser observados em grandes empresas. A Cogna, um dos maiores grupos educacionais da América Latina, registrou uma redução de custos entre 5% e 7% após a implementação da VOLL, além de ganhos em transparência e eficiência na gestão das viagens corporativas.
Como destaca Leonardo Oliveira, gerente de Suprimentos da Cogna:
"A parceria com a VOLL trouxe mais transparência para a gestão das viagens e uma redução significativa de custos, permitindo que tivéssemos mais controle e eficiência em toda a operação."
Se a sua empresa também busca mais controle sobre deslocamentos corporativos, mobilidade, reembolsos, despesas de viagem e custos operacionais, entre em contato com a VOLL e solicite uma demonstração gratuita da nossa solução de mobilidade corporativa agora mesmo!
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Confira mais detalhes sobre o tema.
Não. A obrigatoriedade depende do contexto do deslocamento, das atividades desempenhadas pelo colaborador, de acordos coletivos aplicáveis e das políticas adotadas pela empresa. Nem todo deslocamento gera automaticamente o direito a um pagamento adicional.
Não. O vale-transporte é destinado ao trajeto habitual entre residência e local de trabalho. Já o adicional de deslocamento está relacionado a deslocamentos realizados em razão da atividade profissional, como visitas a clientes, viagens corporativas e atuações temporárias em outras localidades.
Depende. Valores pagos para reembolsar despesas efetivamente realizadas costumam ter natureza indenizatória. Já pagamentos fixos, recorrentes e sem vínculo claro com deslocamentos podem gerar discussões sobre sua natureza salarial.
Sim. Muitas empresas exigem comprovantes, registros de quilometragem, relatórios de viagem ou outros documentos para validar os deslocamentos e as despesas associadas.
Em muitos casos, sim. Quando o colaborador utiliza o próprio veículo para executar atividades profissionais, a empresa pode adotar modelos como quilometragem rodada, ajuda de custo ou reembolso de despesas, conforme sua política interna.
Normalmente, a empresa cobre despesas necessárias para a realização da viagem, como transporte, hospedagem, alimentação e deslocamentos locais. O modelo de pagamento varia conforme a política corporativa e o tipo de deslocamento realizado.
Nem sempre. Após a Reforma Trabalhista de 2017, o tempo gasto no trajeto entre residência e trabalho deixou de ser considerado tempo à disposição do empregador na maioria das situações. Ainda assim, casos específicos podem exigir análise jurídica individualizada.
A ausência de documentação, critérios claros e controles adequados pode gerar inconsistências financeiras, dificuldades em auditorias e aumento do risco de passivo trabalhista, principalmente em operações com grande volume de deslocamentos.
A comprovação normalmente envolve registros de origem e destino, datas, horários, justificativa da atividade, comprovantes de despesas e documentos relacionados à viagem ou ao serviço realizado.
Uma das estratégias mais eficazes é centralizar a gestão de mobilidade, viagens e despesas corporativas. Com mais visibilidade sobre deslocamentos, aprovações e reembolsos, a empresa consegue identificar desperdícios, padronizar processos e melhorar o controle financeiro da operação.