Agência de viagens corporativas como apoio em processos de RFP e auditoria de tarifa

A gestão de viagens corporativas é um ecossistema complexo que envolve a otimização de custos, a conformidade com políticas, o bem-estar dos viajantes e, claro, a busca pelas melhores condições e tarifas.

Dentre centenas de orçamentos, propostas e negociações, é preciso atenção. A promessa de tarifas negociadas pode, sem a devida diligência, acabar se tornando apenas uma ilusão, gerando prejuízos significativos e dores de cabeça no dia a dia.

Sem a realização de RFPs sistematizadas, benchmarkings robustos e auditorias contínuas de tarifas, as condições que parecem vantajosas no papel podem ser meras promessas, transformando-se rapidamente em um gargalo que compromete seu orçamento e sua eficiência.

É nesse cenário que a parceria com uma agência de viagens corporativas torna-se essencial para garantir que as promessas se tornem realidade e que os ganhos sejam maximizados.

Vamos explorar a importância desses processos e como uma agência pode facilitá-los. Confira!

Procedimentos de gestão de tarifas e negociações

Desde a aprovação de viagens até a análise de relatórios complexos, cada decisão impacta diretamente o orçamento e a eficiência da empresa — e uma delas é a negociação com fornecedores.

A busca pela otimização de custos e a garantia de que as tarifas negociadas estão, de fato, sendo aplicadas são pontos críticos na gestão de viagens corporativas.

Nesse contexto, é preciso realizar processos de benchmarking, RFP e auditorias, sobrecarregando muitos gestores.

Benchmarking de tarifas

O benchmarking é o processo de comparar suas tarifas atuais com as praticadas pelo mercado, por outras empresas do seu setor ou até mesmo com o que seus próprios fornecedores oferecem a clientes similares.

O objetivo é identificar oportunidades de melhoria e garantir que você está obtendo as condições mais vantajosas.

No entanto, realizar um benchmarking robusto exige tempo para pesquisa e análise de dados de diversas fontes, além de acesso a informações confiáveis. Afinal, nem sempre é fácil obter dados precisos sobre as tarifas de outras empresas.

Sem um benchmarking consistente, você corre o risco de aceitar tarifas que não são as melhores do mercado, deixando dinheiro na mesa e comprometendo o orçamento de viagens. 

Essa falta de visão de mercado pode resultar em promessas de economia que simplesmente não se concretizam.

RFP (Request for Proposal)

A RFP (Request for Proposal) é a ferramenta formal para solicitar propostas de fornecedores de viagens, seja para companhias aéreas, redes hoteleiras ou até mesmo agências de viagens. 

Relacionada ao processo de bid em viagens corporativas, é fundamental para garantir transparência, competitividade e a escolha do parceiro ideal.

O processo de RFP envolve:

• Elaboração do escopo: definir claramente as necessidades da sua empresa, os volumes esperados e os critérios de seleção.

• Identificação de fornecedores: pesquisar e selecionar parceiros potenciais.

• Envio e acompanhamento: gerenciar o fluxo de propostas, prazos e dúvidas dos fornecedores.

• Análise e comparação: avaliar as propostas, que muitas vezes vêm em formatos distintos e com diferentes estruturas de preços, tornando a comparação um desafio.

• Negociação: a fase mais delicada, onde a expertise e o poder de barganha fazem toda a diferença.

Auditoria de tarifas

Imagine que, após uma negociação difícil, você conseguiu acordos com tarifas excelentes. Ótimo! Mas como garantir que essas tarifas estão sendo de fato aplicadas em cada reserva? É aí que entra a auditoria de tarifas.

Esse é o processo de verificar se as tarifas negociadas, os descontos e as condições especiais estão sendo corretamente aplicados nas reservas e faturas.

Sem uma auditoria rigorosa e contínua, as “tarifas especiais” podem se tornar apenas promessas, com divergências aparecendo nas faturas e resultando em gastos acima do esperado. 

Essa é a essência do gargalo no dia a dia: o que foi negociado não se reflete na prática, gerando retrabalho, frustração e desvio do orçamento.

Os desafios da auditoria incluem analisar um grande número de reservas e faturas, que muitas vezes vêm de diferentes fontes, bem como a complexidade das tarifas, pois as estruturas tarifárias podem ser intrincadas, com regras, impostos e taxas variáveis.

A auditoria manual é extremamente demorada e sujeita a erros humanos, e a ausência de sistemas automatizados dificulta a detecção de inconsistências.

Leia mais: Auditoria financeira: como fazer e eliminar o risco de fraudes

Agência de viagens corporativas como aliada estratégica

Diante desses desafios, a parceria com uma agência de viagens corporativas de confiança não é apenas uma conveniência, mas uma estratégia inteligente para otimizar tempo, recursos e, acima de tudo, garantir que suas metas de economia sejam alcançadas e que as tarifas negociadas realmente se concretizem.

Uma agência parceira, como a VOLL, é capaz de oferecer diversos benefícios nesse sentido. Veja alguns deles:

Poder de negociação

Imagine não precisar mais gastar horas negociando com cada fornecedor. A agência já tem esses acordos pré-estabelecidos e validados, garantindo que você sempre tenha acesso às melhores condições do mercado.

O grande trunfo de uma agência de viagens corporativas reside no seu volume de compras. Ao consolidar as demandas de milhares de clientes, a VOLL possui um grande poder de negociação junto aos fornecedores, como companhias aéreas, redes hoteleiras, locadoras de veículos, etc.

Isso garante:

• Acesso a tarifas exclusivas: descontos e condições que seriam inalcançáveis para uma única empresa, mesmo que grande, tornam-se padrão para os clientes da agência.

• Acordos corporativos preferenciais: a agência consegue negociar termos e condições mais flexíveis, como prazos de cancelamento, políticas de remarcação e até mesmo benefícios adicionais para os viajantes.

• Redução significativa de custos: há um impacto direto no seu orçamento de viagens. Essas tarifas e condições exclusivas se refletem em economia para a sua empresa.

Leia mais: Tudo o que você precisa saber para montar um contrato de viagem

Expertise em RFP e benchmarking

Uma agência de viagens corporativas experiente domina o processo de RFP. A VOLL possui equipes dedicadas que realizam benchmarking constante do mercado, monitorando as tendências de preços, as ofertas dos concorrentes e as novas tecnologias.

Você não precisa mais se preocupar em montar equipes para cada RFP ou pesquisar dados de mercado. A agência traz essa inteligência para a mesa, permitindo que você foque em outras prioridades estratégicas.

Tudo isso oferece:

• RFPs otimizadas: a agência tem modelos de RFP comprovados, com escopos bem definidos e critérios de avaliação claros, acelerando o processo e garantindo propostas mais alinhadas às suas necessidades.

• Conhecimento de mercado: ela sabe quais fornecedores são mais confiáveis, quais oferecem as melhores relações custo-benefício e quais têm flexibilidade para atender às demandas específicas da sua empresa.

• Dados para negociação: com um volume de dados muito maior do que qualquer empresa isolada, a agência tem um poder de argumentação e negociação baseado em informações robustas e atualizadas.

Auditorias simplificadas

A VOLL investe em tecnologia de ponta e processos robustos para garantir que cada reserva, cada passagem e cada diária de hotel estejam em conformidade com os acordos estabelecidos.

Profissionais treinados estão atentos a detalhes que podem passar despercebidos, como taxas ocultas, erros de faturamento ou a não aplicação de descontos específicos.

Além disso, a agência pode monitorar as tarifas aplicadas em tempo real, agindo rapidamente para corrigir qualquer divergência antes mesmo que a fatura chegue.

Com a VOLL, você tem acesso a relatórios claros e transparentes que mostram exatamente o que foi acordado e o que foi pago, com justificativas para qualquer variação. Essa visibilidade total é fundamental para o controle orçamentário.

Relacionamento com fornecedores

A agência de viagens corporativas atua como uma ponte estratégica entre sua empresa e os fornecedores. Ela estabelece e mantém um relacionamento sólido e direto com companhias aéreas, redes hoteleiras e locadoras de veículos.

Isso significa que, em caso de imprevistos, a agência tem canais diretos e poder de influência para resolver questões rapidamente, seja um voo cancelado, um overbooking ou qualquer outra emergência.

Outro benefício é a facilidade: em vez de lidar com múltiplos fornecedores individualmente, você tem um único ponto de contato, simplificando a comunicação e a resolução de qualquer questão.

Leia mais: Como definir critérios para escolha de fornecedores de viagens corporativas

Produtividade e otimização de processos

Ao delegar as complexidades das negociações, RFPs e auditorias à agência, você e sua equipe podem aumentar a produtividade no dia a dia.

Afinal, menos tempo gasto com burocracia e mais tempo para analisar dados estratégicos, aprimorar políticas internas ou desenvolver novas iniciativas.

VOLL: maior agência de viagens corporativas digital da América Latina

Com uma expertise consolidada em RFP, benchmarking e auditoria de tarifas, a VOLL garante economia real e eficiência operacional para sua empresa. Nosso poder de negociação, fruto de um volume massivo de operações, garante acesso a tarifas e condições que sua empresa, individualmente, não conseguiria obter.

Ao contar com a VOLL, você tem a garantia de que as tarifas preferenciais são sempre aplicadas, com transparência e relatórios detalhados. Isso elimina o gargalo que a falta de controle sobre as tarifas negociadas pode causar, permitindo que você foque no que realmente importa.

Além disso, gestores e viajantes têm acesso a plataformas intuitivas, ferramentas de relatórios avançados e muito mais, sem precisar investir em licenças ou desenvolvimento próprio.

Outro grande diferencial é o suporte ágil e personalizado: oferecemos uma equipe dedicada pronta para atender às suas necessidades e às de seus viajantes a qualquer momento, 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Grandes marcas como McDonald's, Nubank, Itaú, iFood e Localiza já contam com a VOLL, e a sua empresa pode ser a próxima.

Solicite uma demonstração e veja, na prática, como podemos transformar os desafios em oportunidades de crescimento e economia para sua empresa.