Agência de viagens corporativas tradicional x digital: entenda as diferenças

A gestão de viagens corporativas deixou de ser uma atividade operacional e passou a ser uma área estratégica dentro das empresas.

Com isso, os gestores de viagens assumem grandes responsabilidades que vão além das reservas, incluindo o controle de custos, o acompanhamento de indicadores, o duty of care e a otimização de processos.

Nesse cenário, o tipo de agência escolhida para apoiar essa operação faz toda a diferença.

Enquanto algumas agências continuam oferecendo serviços tradicionais, o avanço da tecnologia deu origem a um novo modelo: as agências digitais.

Neste artigo, vamos apresentar as características e diferenças entre agências tradicionais e digitais, além de mostrar por que migrar para uma agência digital como a VOLL é o caminho ideal para a sua empresa. Confira!

O que é uma agência de viagens corporativas tradicional?

A agência de viagens corporativas tradicional segue o modelo clássico do setor, com atendimento mais personalizado, porém geralmente apoiado em processos manuais e burocráticos, com menos recursos tecnológicos.

O contato entre agência e cliente se dá, principalmente, através de reuniões presenciais, ligações ou e-mails, com um agente responsável por gerenciar as demandas da empresa. 

Porém, caso não haja uma especificidade em contrato, os agentes não são dedicados a um só cliente, atendendo a diversas empresas simultaneamente.

O que é uma agência de viagens corporativas digital?

Esse modelo é a evolução das agências tradicionais. Agências digitais têm a tecnologia como pilar central das operações e dos serviços, buscando oferecer uma experiência mais completa, eficiente e otimizada.

O grande diferencial está na centralização dos processos. Em vez de lidar com reservas por telefone ou e-mail e enfrentar dificuldades de comunicação entre diferentes setores, a agência digital disponibiliza plataformas especializadas que concentram todas as etapas da operação em um só lugar. Isso traz agilidade, controle e visibilidade.

Além disso, muitas dessas plataformas funcionam no formato self-booking, como é o caso da VOLL. Com isso, o próprio colaborador pode realizar suas reservas, consultar políticas da empresa, acessar itinerários e alterar dados diretamente no sistema.

Mais do que apenas reservas, as agências digitais combinam inovação tecnológica com inteligência de mercado para entregar uma experiência completa, personalizada e segura, atendendo às exigências das empresas modernas que buscam otimizar seus processos e reduzir custos operacionais.

Principais diferenças entre agências corporativas tradicionais e digitais

A tecnologia como core do negócio é a principal diferença entre agências digitais e tradicionais. Porém, o uso da tecnologia traz outras grandes distinções que podem impactar diretamente a qualidade do serviço oferecido. As principais diferenças entre os dois modelos são:

Processo de reserva

Nas agências tradicionais, a solicitação e realização de reservas costumam ser feitas de forma manual, com trocas de e-mails ou ligações. 

Por outro lado, nas agências digitais, o processo de reservas é automatizado e autogerenciável por meio de plataformas online. 

Isso significa que os próprios colaboradores ou gestores conseguem realizar buscas, comparar tarifas e efetuar reservas em poucos cliques, até mesmo pelo celular, com as políticas da empresa já integradas no sistema. 

A VOLL, por exemplo, possui um app mobile completo e intuitivo para garantir acesso às informações a qualquer hora e lugar de maneira simples.

Integração de sistemas

Com processos menos tecnológicos, agências tradicionais operam de forma mais isolada e geralmente utilizam apenas sistemas internos. 

Isso dificulta o compartilhamento de informações e exige mais trabalho manual das equipes. 

Já as agências digitais permitem a integração com outros sistemas usados pela empresa, como ERPs, CRMs, plataformas de RH e finanças. 

Essa conectividade, oferecida pela VOLL, permite um fluxo contínuo de dados entre setores, automatizando tarefas e proporcionando uma visão completa das informações em tempo real.

Controle de políticas

Com uma agência digital como a VOLL, as políticas de viagem são incorporadas diretamente ao sistema, garantindo que todas as reservas sejam feitas dentro dos parâmetros definidos pela empresa, como limite de gastos, categorias de hospedagem, etc. 

Já nas agências tradicionais, o cumprimento das políticas depende da comunicação constante entre gestor, agente e viajante, tornando o processo mais suscetível a erros e menos eficiente.

Visibilidade e controle

Com uma agência digital como a VOLL, os gestores têm acesso a relatórios interativos e dashboards em tempo real, que permitem acompanhar indicadores, despesas, tendências, comportamento dos viajantes e muito mais. Esse nível de visibilidade é essencial para tomadas de decisões estratégicas. 

Já com agências tradicionais, esse controle é limitado. Para acompanhar um indicador, por exemplo, o gestor precisa solicitar um relatório para a agência, ficando totalmente dependente do prazo manual de produção desse relatório — que pode, inclusive, ter erros.

Escalabilidade

Agências digitais são altamente escaláveis e conseguem atender tanto pequenas equipes quanto grandes empresas sem impactar a qualidade do serviço. 

A automação de fluxos, o autoatendimento e os relatórios automatizados oferecidos pela VOLL possibilitam a expansão da operação de viagens sem sobrecarregar os gestores. 

Por outro lado, agências tradicionais têm limitações quando a demanda aumenta, exigindo mais agentes, trocas manuais e, muitas vezes, causando atrasos ou erros que comprometem a experiência do viajante.

Suporte

O atendimento do modelo tradicional é geralmente focado no agente de viagens. Algumas empresas ainda consideram esse um ponto positivo em termos de relacionamento pessoal. 

No entanto, a disponibilidade desse agente costuma ser limitada ao horário comercial e, conforme mencionado anteriormente, esse profissional pode atender várias empresas ao mesmo tempo, impactando os prazos de resposta e a qualidade do atendimento. 

Já as agências digitais oferecem suporte ao cliente através de diversos canais, com tempo de resposta rápido e disponibilidade 24 horas para emergências. 

Além disso, agências como a VOLL possuem especialistas disponíveis para atendimento consultivo aos gestores, apoiando no desenvolvimento de políticas e em análises estratégicas.

Uma escolha estratégica: benefícios da agência digital

Já ficou claro que as agências digitais oferecem vantagens que impactam positivamente a gestão de viagens de ponta a ponta, não é mesmo?

Mas se você ainda está em dúvida sobre migrar para uma agência como a VOLL, veja um resumo dos principais benefícios:

• Redução de custos: por meio da comparação de preços em tempo real, da otimização de reservas e do controle das políticas de viagem, sua empresa pode ter uma redução considerável nas despesas.

• Eficiência operacional: a automação de processos libera sua equipe de tarefas burocráticas, permitindo que o gestor de viagens se concentre em atividades estratégicas.

• Controle total: o acesso a informações em tempo real e relatórios detalhados oferece uma visão clara da operação de viagens, facilitando a tomada de decisões informadas.

• Conformidade com políticas: a personalização das políticas de viagem dentro do sistema da agência garante que todas as reservas estejam sempre de acordo com as regras da empresa, reduzindo custos e irregularidades.

• Oferta global de serviços: as agências digitais, como a VOLL, têm acesso a uma enorme variedade de opções de serviços, como voos, hotéis e locadoras de veículos, garantindo que sua empresa possa fazer a melhor escolha com preços mais competitivos.

• Suporte especializado: em caso de imprevistos, emergências ou necessidades operacionais, gestores e viajantes podem contar com suporte especializado disponível a qualquer hora e em qualquer lugar do mundo.

• Tecnologia a favor do cliente: agências digitais possuem tecnologias como inteligência artificial e machine learning para realizar análises preditivas de tarifas, personalização de experiências com base em padrões e histórico do viajante, otimização de itinerários e muito mais.

A tecnologia a seu favor: transforme sua gestão de viagens com a VOLL

Se você quer conquistar todos os benefícios de uma agência digital, faça isso com a melhor opção do mercado. 

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, e oferece uma tecnologia própria totalmente inovadora e exclusiva para levar sua gestão de viagens ao próximo nível.

Com uma plataforma integrada desenvolvida a partir do modelo self-booking, a VOLL oferece gestão de viagens, mobilidade e despesas em um só lugar, facilitando o controle do gestor e a jornada do viajante.

São milhares de fornecedores centralizados para que sua empresa tenha acesso a uma oferta global dos melhores serviços, que podem ser reservados de maneira automatizada e inteligente, sempre em conformidade com suas políticas internas.

A VOLL também proporciona dashboards dinâmicos e relatórios personalizáveis, que reúnem indicadores-chave disponíveis em tempo real, com possibilidade de exportação e integração direta com os sistemas financeiros e ERPs da empresa.

Os gestores podem ter suporte consultivo na interpretação desses dados, auxiliando na construção de apresentações, análises comparativas e revisões de política com base em desempenho.

Outro recurso essencial é a VOLL Wallet: o sistema de gestão de despesas corporativas mais eficiente do mercado. 

A solução permite o controle e a gestão completa de meios de pagamentos, reembolsos, adiantamentos e cartões corporativos integrados a um sistema de prestação de contas em tempo real, utilizando fluxos de aprovação personalizados e automatização de conciliação.

Comprovando sua expertise e impacto, a VOLL acumula cases de sucesso com grandes empresas, como:

• Cielo: aumento de 90% na eficiência de gestão de viagens após integração da plataforma.

• EMS: otimização de 70% no tempo de solicitação e aprovação de viagens.

• Linx: redução de 45% no custo médio das viagens em um ano.

• Arcos Dourados (maior operadora do McDonald’s): economia de mais de R$ 2,9 milhões em passagens aéreas.

• PepsiCo: economia de 43% nos gastos com mobilidade.

• Afya: redução de mais de 2.500 chamados e economia de 1.800 horas de trabalho.

“Nossa agência anterior oferecia uma baixa qualidade no atendimento e uma plataforma engessada, que não nos atendia na parte mobile, além de processos manuais. Nosso NPS era 30. Hoje estamos 100% consolidados com a VOLL, com NPS de 73. Temos uma experiência muito positiva, um processo ágil e uma plataforma fácil e intuitiva de navegar, e um dos maiores pontos positivos é a alta tecnologia empregada.”

Viviane Moraes - Gestora de viagens da Arcos Dourados

Chegou a hora de se despedir das planilhas, papéis e longas sequências de e-mails. Sua gestão merece uma solução completa para agregar mais controle, economia e segurança. Entre em contato com a VOLL e descubra porque as maiores empresas do país já usam e recomendam nossa solução integrada!