A locação de veículos é um dos serviços mais utilizados em viagens corporativas, mas também um dos que mais geram atrito operacional.
Até mesmo empresas com uma política de gestão de viagens corporativas bem definida acabam lidando com inconsistências no aluguel de carros, especialmente quando a reserva é feita fora dos canais oficiais. O resultado: custo maior, perda de tempo e dificuldade para rastrear despesas ou auditar o uso.
Foi para resolver problemas como estes que a VOLL desenvolveu um módulo de locação integrado à sua plataforma de viagens. Em menos de 30 segundos, o viajante pode reservar um carro com tarifa corporativa garantida, contratos previamente digitalizados e faturamento unificado, sem precisar passar pelo balcão da locadora ou lidar com papéis. Continue a leitura e saiba mais!
Para quem está acostumado a viajar a trabalho, alugar um carro fora de uma plataforma integrada pode significar perda de tempo, custo elevado e ausência de controle.
Mesmo com convênios pontuais com locadoras, o processo tradicional ainda apresenta gargalos que impactam tanto o colaborador quanto o gestor, que enfrentam desafios como:
Fila no balcão e burocracia para retirada: O viajante precisa apresentar documentos, aguardar atendimento e assinar o contrato na hora — muitas vezes após um voo cansativo ou com horário apertado para compromissos.
Contratos manuais e riscos de extravio: A assinatura física abre margem para erros, perda de documentos e dificuldades na hora de validar condições, devoluções ou sinistros.
Ausência de tarifas corporativas garantidas: Quando a reserva é feita diretamente com a locadora ou por canais não homologados, a empresa perde acesso a condições previamente negociadas e pode pagar tarifas flutuantes, com taxas ocultas ou adicionais inesperados.
Faturamento descentralizado: Notas fiscais emitidas por filiais diferentes, em prazos distintos e com centros de custo incorretos dificultam a prestação de contas e o controle financeiro.
Esse cenário, quando repetido em larga escala, compromete o SLA da operação, eleva os custos indiretos e gera um atrito desnecessário na jornada do colaborador. A VOLL elimina esses pontos críticos ao automatizar todo o fluxo de locação, sem abrir mão do controle e da política definida pela empresa.
Com a VOLL, reservar um carro para uma viagem a trabalho leva menos de 30 segundos — sem fila, sem papelada e com todas as regras da empresa aplicadas automaticamente.
O processo é simples tanto para o viajante quanto para o gestor:
Abertura da solicitação no app ou desktop: O colaborador acessa o aplicativo da VOLL, escolhe “locação de veículo” e insere local, data e hora de retirada e devolução.
Seleção do carro e confirmação instantânea: O viajante escolhe a melhor opção e confirma a reserva. Se a viagem exigir aprovação, o fluxo é automaticamente disparado com base nas regras já configuradas no sistema (valores, centro de custo, perfil do solicitante etc.).
Retirada do veículo sem burocracia: Com a reserva finalizada, os dados do colaborador e do contrato já estão disponíveis para a locadora. Em muitos casos, a retirada é feita diretamente no pátio, sem fila e sem assinatura manual.
Fatura integrada à conta da empresa: Não há pagamento no balcão. A cobrança é feita em fatura única consolidada pela VOLL, com todos os dados vinculados à viagem, centro de custo e aprovador.
Esse fluxo garante agilidade para o colaborador e visibilidade total para o gestor, reduzindo o atrito operacional e evitando desvios na política de viagens.
Ao usar o módulo de locação da VOLL, a empresa não depende mais de acordos individuais com locadoras ou da negociação direta do colaborador no momento da reserva. Todas as tarifas exibidas na plataforma são pré-negociadas com as principais locadoras do mercado, com base em:
Volume corporativo consolidado, o que permite acessar valores mais competitivos do que os praticados para pessoas físicas ou em reservas diretas;
Padronização de serviços, como quilometragem livre, proteção total, segundo condutor e upgrade automático em determinadas categorias;
Ausência de taxas administrativas extras, que costumam ser cobradas em reservas fora do canal oficial.
Além disso, o processo de cobrança é totalmente centralizado:
Todas as locações feitas via VOLL são agrupadas em uma única fatura mensal, com os dados já classificados por centro de custo e aprovador;
As notas fiscais são padronizadas e entregues em lote, facilitando a conferência contábil e a prestação de contas;
O gestor tem acesso a relatórios de locação por período, cidade, categoria e fornecedor, permitindo negociação mais estratégica e análise de uso real.
Com esse modelo, a empresa reduz custos não apenas na tarifa, mas também no tempo gasto com reconciliação, auditoria e gestão financeira das viagens.
Um dos grandes diferenciais da VOLL é a integração direta entre o módulo de locação e a política de viagens corporativas da empresa. Isso significa que todas as regras, limites e exceções já estão parametrizadas na plataforma, evitando análises subjetivas, e-mails de ida e volta ou decisões fora de padrão.
Sempre que uma solicitação de aluguel de carro é feita, o sistema verifica automaticamente:
Se o fornecedor está homologado;
Se a categoria do veículo está dentro do permitido para o perfil do viajante;
Se os valores estão de acordo com a política vigente;
Se há necessidade de aprovação e quem deve realizá-la.
Esse processo é facilitado pelo farol de compliance da VOLL, que sinaliza em tempo real se a solicitação está dentro da política (verde), justificada (amarelo) ou fora dos parâmetros definidos (vermelho). Com isso, o aprovador pode tomar decisões rápidas e seguras, com base em regras claras.
A integração também permite que alterações na política entrem em vigor imediatamente, sem necessidade de atualizar documentos ou treinar usuários novamente. Isso dá mais flexibilidade ao gestor e garante que a política acompanhe a dinâmica da empresa.
Ao centralizar o aluguel de veículos na VOLL, o gestor de viagens corporativas ganha eficiência em todas as frentes — da aprovação à prestação de contas. O modelo elimina pontos de atrito e reduz a carga administrativa da operação, com ganhos claros em:
Agilidade na aprovação: Reservas em segundos, com farol de compliance e regras automatizadas, eliminam e-mails, dúvidas e atrasos.
Rastreabilidade completa: Cada locação é vinculada à viagem, colaborador, aprovador e centro de custo, facilitando auditorias e análises de uso.
Fatura única e padronizada: Todos os aluguéis são consolidados em uma única cobrança mensal, com notas fiscais organizadas e sem divergências.
Redução de erros e retrabalho: O modelo digital elimina contratos manuais, reservas fora da política e problemas com prestação de contas.
Visão estratégica para ajustes de política: Com dados centralizados e relatórios completos, o gestor pode revisar parâmetros com base em evidências, não percepções.
A locação deixa de ser um ponto crítico e passa a ser parte fluida da gestão de viagens corporativas com controle real e sem desperdícios.
A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e já ajudou diversas empresas a modernizarem o aluguel de veículos com mais controle, economia e experiência para o colaborador.
O módulo de locação foi desenvolvido para eliminar a burocracia típica do setor, garantir tarifas corporativas realmente aplicadas e entregar ao gestor total visibilidade sobre o uso, os custos e o cumprimento da política.
Mais do que digitalizar o processo, a VOLL transforma a locação em um fluxo simples, inteligente e conectado com o ecossistema da empresa. O resultado é menos atrito, mais agilidade e uma operação que funciona de ponta a ponta com rastreabilidade e governança.
Quer ver como o processo funciona na prática? Fale com nosso time e conheça o serviço de locação de veículos da VOLL.