--- title: Como calcular os custos de uma viagem corporativa? Dicas para economizar description: Saiba quais são os principais custos envolvidos em uma viagem corporativa e como calculá-los com precisão. image: https://www.govoll.com/hubfs/Blog/Artigos/IMAGEM%20DESTACADA%20BLOG%20-%20Como%20calcular%20os%20custos%20de%20uma%20viagem%20corporativa.webp --- [![Logo VOLL - Terracota](https://www.govoll.com/hs-fs/hubfs/Logo%20VOLL%20-%20Terracota.png?width=90&height=25&name=Logo%20VOLL%20-%20Terracota.png)](https://www.govoll.com?hsLang=pt-br) - [Viagens](https://conheca.govoll.com/gestao-de-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) - [Mobilidade](https://conheca.govoll.com/mobilidade-corporativa?hsLang=pt-br) - [Despesas](https://conheca.govoll.com/despesas-corporativas?hsLang=pt-br) - [SmartHub](https://conheca.govoll.com/voll-smart-hub?hsLang=pt-br) - [Cases](https://conheca.govoll.com/cases?hsLang=pt-br) - [Blog](https://govoll.com/blog?hsLang=pt-br) [Quero contratar a VOLL agora](https://www.govoll.com/blog/como-saber-o-custo-total-de-uma-viagem-corporativa#contato) Gestão de viagens corporativas # Como calcular os custos de uma viagem corporativa? Dicas para economizar Saiba quais são os principais custos envolvidos em uma viagem corporativa e como calculá-los com precisão. [Jordana Souza](https://www.govoll.com/blog/author/jordana-souza) dez. 19, 2022 Como calcular os custos de uma viagem corporativa? Dicas para economizar 7:46 --- Viagens corporativas englobam qualquer deslocamento de um colaborador em nome da empresa, seja para outra cidade, estado ou país.  Além de serem fundamentais para promover o networking e impulsionar oportunidades de negócio, as viagens corporativas constituem um setor significativo para a economia. No terceiro trimestre de 2024, esse segmento atingiu um [faturamento de R$ 3,3 bilhões](https://www.cnnbrasil.com.br/economia/macroeconomia/setor-de-viagens-corporativas-fatura-r-33-bilhoes-no-3o-tri-aponta-associacao/), superando os números do período pré-pandêmico de 2019, segundo a Abracorp. Sua importância econômica e estratégica exige uma gestão especializada nas empresas, gerando diversos desafios e responsabilidades para os [gestores de viagens](https://www.govoll.com/blog/gestor-de-viagens-habilidades-e-competencias?hsLang=pt-br). Uma delas é a gestão de custos e despesas, que deve buscar o equilíbrio entre economia e serviços de qualidade. Para isso, é essencial entender os principais custos envolvidos em uma viagem corporativa e como calculá-los com precisão, garantindo conformidade com o orçamento e as políticas internas. Neste artigo, falaremos como é possível fazer o cálculo do custo de uma viagem específica, do planejamento ao fechamento, com os custos que muitos gestores de viagens esquecem de calcular. Acompanhe! ## Quais são os principais custos de uma viagem corporativa? Uma viagem corporativa reúne cinco categorias principais de custo, que variam conforme o tipo de deslocamento e sua duração. | Categoria | O que inclui | | --- | --- | | Transporte | Passagens aéreas, rodoviárias ou outro meio até o destino, como carros de aplicativo | | Mobilidade urbana | [Táxi, aplicativos de transporte](https://www.govoll.com/blog/transporte-pela-empresa-taxi-ou-app?hsLang=pt-br) ou aluguel de veículo no destino | | Hospedagem | Acomodação do colaborador durante a viagem | | Alimentação | Refeições desde o início do deslocamento | | Eventos | Inscrições e materiais de feiras, congressos ou treinamentos | Além dessas despesas previstas, a empresa precisa estar preparada para imprevistos como mudança de itinerário, multas, acidentes ou emergências de saúde.  ## Quais custos ocultos também entram no cálculo? O custo total de uma viagem corporativa não está só no que aparece nas notas fiscais. Por exemplo, fazem parte desse cálculo:  - O financeiro, que perde horas conferindo comprovante por comprovante para fechar um reembolso manual; - [Bilhetes não voados](https://www.govoll.com/blog/blog/tudo-sobre-bilhetes-nao-voados?hsLang=pt-br) nunca usados, porque a reunião mudou de data ou foi cancelada, ficam esquecidas na conta; - Gastos fora da política, que ó aparecem no fechamento do mês, quando não dá mais para corrigir nada. Uma forma prática de organizar essa conta é separar [despesas fixas](https://www.govoll.com/blog/despesas-fixas-e-variaveis?hsLang=pt-br) (passagem, hospedagem, taxas já definidas no momento da reserva) de despesas variáveis (alimentação, mobilidade urbana, imprevistos). Cada grupo pede um tipo diferente de controle: o fixo se negocia antes da viagem, o variável se acompanha durante ela. ## Como calcular o custo total de uma viagem a trabalho? O custo total de uma viagem corporativa segue uma fórmula direta: Custo total = Transporte + Hospedagem + Alimentação + Mobilidade urbana + Seguro + Margem para imprevistos Confira abaixo um passo a passo simplificado para facilitar o processo de cálculo: ### 1. Planeje o itinerário O primeiro passo é definir o roteiro da viagem. Reúna informações sobre o destino, duração, agenda e compromissos, deslocamentos internos, passagens e acomodações para ter uma visão detalhada do itinerário. ### 2. Liste os gastos previstos Com base no itinerário, liste todos os custos potenciais, incluindo passagens, hospedagem, transporte local, alimentação, seguro, documentação e taxas. Essa lista deve ser o mais detalhada possível para evitar surpresas no final do processo. ### 3. Estabeleça um valor médio para os custos previstos Defina valores estimados para os gastos listados anteriormente, considerando as peculiaridades do roteiro criado no primeiro passo. Afinal, cada destino e tipo de viagem terá preços diferentes. Realize pesquisas online e use o histórico de viagens anteriores como referência. ### 4. Inclua uma margem para imprevistos Existem imprevistos que sua empresa terá a responsabilidade de cobrir. Por exemplo, se um colaborador estiver utilizando um carro corporativo e o pneu furar durante o trajeto para uma reunião de negócios, o custo dessa manutenção deve ser reembolsado pela empresa. Então, adicione uma margem de segurança ao orçamento total. ### 5. Considere variações cambiais Em viagens internacionais, as taxas de câmbio podem ter um grande impacto nos custos. Monitore as flutuações cambiais e inclua essa situação na margem de segurança mencionada no tópico anterior. ### 6. Calcule o custo diário Com o itinerário e as despesas previstas em mãos, é hora de calcular o custo diário e total da viagem. Para isso, some todos os valores para ter o custo total, e divida pelo número de dias que a viagem durará para chegar ao custo diário. Esse cálculo pode ser feito manualmente, por meio de planilhas ou sistemas especializados. ### 7. Centralize e valide o orçamento Organize todas as informações na sua planilha ou [software de gestão de despesas corporativas](https://www.govoll.com/blog/software-de-gestao-de-despesas-corporativas?hsLang=pt-br), permitindo uma visualização clara de todos os custos previstos. Analise detalhadamente e, se preciso, faça ajustes. Então, aprove o orçamento com os responsáveis. [![CTA VOLL CENTRALIZE DESPESAShttps://conheca.govoll.com/solucao-viagens-corporativa#contato](https://www.govoll.com/hs-fs/hubfs/CTA%20VOLL%20CENTRALIZE%20DESPESAS.png?width=1211&height=300&name=CTA%20VOLL%20CENTRALIZE%20DESPESAS.png)](https://conheca.govoll.com/solucao-viagens-corporativa?hsLang=pt-br#contato) ## Como economizar em viagens corporativas? Com o cálculo dos custos de viagens corporativas nas mãos, existem algumas boas práticas que ajudarão sua empresa a otimizar custos em viagens a trabalho. Veja nossas dicas para economizar e garantir uma gestão de despesas eficiente: - **Planeje com antecedência** sempre que possível, garantindo as melhores tarifas em passagens e hospedagem; - **Evite agendar viagens em** [**datas de alta temporada**](https://www.govoll.com/blog/viagens-corporativas-em-alta-temporada-quais-os-principais-desafios?hsLang=pt-br), em que os custos costumam ser mais elevados; - **Estabeleça uma** [**política de viagens**](https://www.govoll.com/blog/como-criar-uma-politica-de-viagens-corporativas-o-guia-definitivo?hsLang=pt-br) **clara e didática**, detalhando gastos reembolsáveis e não reembolsáveis; - **Defina limites de gastos por categoria dentro da sua política**. Exemplo: a empresa reembolsará até R$ 70 por refeição, ou até R$ 150 por dia em gastos com alimentação; - **Estabeleça** [**acordos comerciais**](https://www.govoll.com/blog/blog/estrategias-de-negociacao-com-companhias-aereas-e-hoteis-para-a-sua-empresa?hsLang=pt-br) com companhias aéreas e hotéis, negociando tarifas diferenciadas; - **Invista em ferramentas tecnológicas** voltadas às viagens corporativas, otimizando a gestão de custos e despesas. ## VOLL: tecnologia que reduz custos com viagens corporativas Para reduzir o custo de uma viagem corporativa, é preciso identificar desperdícios antes que eles aconteçam, recuperar valores que ficariam parados e garantir que cada reserva siga a política da empresa. É exatamente essa lógica que orienta a VOLL, a maior [agência de viagens corporativas](https://www.govoll.com/?hsLang=pt-br) digital da América Latina, que combina tecnologia própria, inteligência artificial e governança preventiva para gerar economia média superior a 30% nas viagens corporativas. Com o [VOLL Flights](https://conheca.govoll.com/voll-flights?hsLang=pt-br), a inteligência artificial amplia as possibilidades de busca e combina automaticamente trechos de diferentes companhias aéreas para encontrar alternativas mais econômicas, com até 3x mais opções de voos e redução de até 30% no custo das passagens. Na hospedagem, a tecnologia exclusiva da VOLL compara as tarifas negociadas pela empresa com os preços das plataformas. Quando encontra uma condição mais vantajosa para o mesmo quarto, a reserva é direcionada automaticamente para a menor tarifa disponível. O Farol de Política atua antes que o gasto aconteça. As regras aparecem diretamente durante a pesquisa, indicando quais opções estão dentro ou fora da política. Assim, o colaborador ganha autonomia para escolher e a empresa pode alcançar até 95% de conformidade, reduzindo compras fora dos canais oficiais e o maverick spend. A inteligência artificial também ajuda a recuperar dinheiro já investido. O sistema identifica bilhetes não voados, acompanha créditos e oportunidades de reembolso e automatiza o processo de reaproveitamento, evitando que valores expirem sem utilização. Tudo isso acontece dentro de um único ecossistema, que integra aéreo, hotel, aluguel de carros, mobilidade e despesas, além de consolidar as informações financeiras e facilitar a integração com ERPs como SAP e TOTVS. E os resultados aparecem na operação dos clientes: - O Banco Itaú economizou R$ 132 milhões em passagens e R$ 25 milhões em hospedagem; - O Banco BMG reduziu em 47% as despesas gerais; - A Mc Donald's Arcos Dourados economizou mais de R$ 2,9 milhões em passagens aéreas; - A PepsiCo reduziu em 38% os custos com táxi e mobilidade corporativa. Se a sua empresa quer economizar assim na gestão de viagens, mobilidade e despesas corporativas, fale com o time da VOLL. Preencha o formulário e entraremos em contato!   [Gestão de viagens corporativas](https://www.govoll.com/blog/tag/gestão-de-viagens-corporativas) ### **Você pode se interessar também por esses conteúdos 👇** Gestão de viagens corporativas ### [12 erros comuns na gestão de viagens corporativas e como evitá-los](https://www.govoll.com/blog/erros-gestao-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) Gestão de viagens corporativas ### [Tendência: políticas de viagens corporativas flexíveis](https://www.govoll.com/blog/tendencia-politicas-de-viagens-corporativas-flexiveis?hsLang=pt-br) Gestão de viagens corporativas ### [Controle de combustível para empresas: como fazer e reduzir custos](https://www.govoll.com/blog/controle-de-combustivel-para-empresas?hsLang=pt-br) [Política de Privacidade](https://www.govoll.com/privacidade?hsLang=pt-br) [Portal do Titular de Dados](https://dpo.privacytools.com.br/public_api/dsar/PAfSuNNFOX7uSw4Nw5gk0itYC5Eh__plus__G9iqI48ddP6MPzAu7ba5Zoql5F0FF558P0xmmuzKyS8PnRosk3BMmELdQ__equal____equal__/form.html) [![VOLL](https://www.govoll.com/hs-fs/hubfs/Logo%20VOLL%20-%20PNG%20-%20Branco-Sep-28-2022-05-26-56-61-PM.png?width=90&height=25&name=Logo%20VOLL%20-%20PNG%20-%20Branco-Sep-28-2022-05-26-56-61-PM.png)](https://www.govoll.com?hsLang=pt-br) São Paulo Alameda Vicente Pinzon, 54 - 5º andar - Vila Olímpia Belo Horizonte Rua da Bahia, 1032 - 3º andar - Centro [LinkedIn VOLL](https://www.linkedin.com/company/govoll/) [Instagram da VOLL](https://www.instagram.com/go.voll/) [![VOLL app iOS iPhone](https://www.govoll.com/hs-fs/hubfs/black.png?width=120&height=40&name=black.png "VOLL app iOS iPhone")](https://apps.apple.com/br/app/voll/id1200843554) [![App VOLL Google Play](https://www.govoll.com/hs-fs/hubfs/google-play-badge.png?width=131&height=50&name=google-play-badge.png "App VOLL Google Play")](https://play.google.com/store/apps/details?id=com.br.btmtransportes&pcampaignid=web_share) ### **Soluções** ### [Gestão de viagens](https://conheca.govoll.com/gestao-de-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) [Mobilidade corporativa](https://conheca.govoll.com/mobilidade-corporativa?hsLang=pt-br) [Gestão de despesas](https://conheca.govoll.com/voll-pay?hsLang=pt-br) [Eventos e incentivo](https://conheca.govoll.com/mice?hsLang=pt-br) ### **Plataforma** ### [Login](http://app.govoll.com) [App VOLL](https://bxlt4c28.r.us-east-1.awstrack.me/L0/https:%2F%2Fbusiness.govoll.com%2Flinks%2Fapp/1/01000174085ff3a8-1bf4fa5b-43cf-4a6b-92a7-23e3b88deae7-000000/lSSEVMII-ItI0Jn8zkt18Pp-8B8=176) [Suporte](https://wa.me/+551142101787) [Releases](https://govoll.com/blog/product-releases/?hsLang=pt-br) ### **Conteúdo** ### [Blog](https://govoll.com/blog/?hsLang=pt-br) [VOLL Flix](https://conheca.govoll.com/voll-flix?hsLang=pt-br) [Cases de sucesso](https://conheca.govoll.com/cases?hsLang=pt-br) [Travel Connect](https://conheca.govoll.com/travel-connect-2023?hsLang=pt-br) ```json { "@context" : "https://schema.org", "@type" : "BlogPosting", "author" : { "@type" : "Person", "name" : "Jordana Souza", "url" : "https://www.govoll.com/blog/author/jordana-souza" }, "dateModified" : "2026-08-20T21:26:40.513Z", "datePublished" : "2022-12-19T08:00:51.000Z", "headline" : "Como calcular os custos de uma viagem corporativa? Dicas para economizar", "image" : [ "https://www.govoll.com/hubfs/Blog/Artigos/IMAGEM%20DESTACADA%20BLOG%20-%20Como%20calcular%20os%20custos%20de%20uma%20viagem%20corporativa.webp" ], "mainEntityOfPage" : { "@id" : "https://www.govoll.com/blog/como-saber-o-custo-total-de-uma-viagem-corporativa", "@type" : "WebPage" }, "publisher" : { "@type" : "Organization", "logo" : { "@type" : "ImageObject", "url" : "https://www.govoll.com/hubfs/channels4_profile.jpg" }, "name" : "VOLL" } } ``` ```json { "@context" : "https://schema.org/", "@type" : "WebSite", "name" : "VOLL Blog | Gestão de viagens e despesas corporativas", "potentialAction" : { "@type" : "SearchAction", "query-input" : "required name=search_term_string", "target" : "https://www.govoll.com/hs-search-results?term=&type=SITE_PAGE&type=LANDING_PAGE&type=BLOG_POST&type=LISTING_PAGE{search_term_string}" }, "url" : "https://www.govoll.com/blog" } ```