Contrato de viagem: o que não pode faltar e passo a passo para fazer um

Firmar um contrato antes de qualquer prestação de serviço é uma forma de garantir que todas as partes envolvidas tenham clareza sobre direitos, deveres e eventuais penalidades. 

No caso das viagens corporativas, a falta de um contrato bem definido pode causar problemas como cobranças indevidas, falta de assistência aos viajantes ou dificuldades na prestação de contas, o que pode gerar prejuízos e impactar a produtividade da equipe.

Por isso, antes de fechar parceria com uma agência de viagens corporativas ou qualquer outro prestador de serviços do setor, é essencial formalizar um contrato que estabeleça todos os detalhes dessa relação.

Confira abaixo um guia com as principais informações que você precisa para criar um contrato de viagem.

O que é e para que serve o contrato de viagem?

O contrato de viagem é um documento que define e formaliza os termos do serviço prestado por uma agência de viagens corporativas ou outro fornecedor do setor turístico.

Ele serve para estabelecer obrigações, prazos, formas de pagamento, critérios de reembolso e outros pontos essenciais para garantir a segurança jurídica da empresa contratante.

Além de ajudar a garantir conformidade com a política de viagens corporativas da empresa, esse documento também protege os viajantes, garantindo que tenham acesso a suporte adequado durante deslocamentos a trabalho e evitando que fiquem desassistidos em caso de imprevistos.

Itens que devem constar no documento

• Dados das partes envolvidas: Nome da empresa e do fornecedor de serviços, CNPJ, endereço e informações de contato.

• Objeto do contrato: Especificação dos serviços prestados, como emissão de passagens, reserva de hospedagens e gestão de despesas.

• Valores e formas de pagamento: Tarifas, taxas administrativas, condições de reembolso e prazos para pagamento.

• Direitos e deveres das partes: Responsabilidades da empresa e do fornecedor na prestação do serviço.

• Regras de cancelamento e reembolso: Políticas para alterações e cancelamentos de serviços contratados.

• Confidencialidade e LGPD: Proteção dos dados dos viajantes e conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados.

• Vigência e rescisão: Prazo de duração do contrato e condições para encerramento.

• Critérios de qualidade e indicadores de desempenho (KPIs): Definição de métricas para avaliar a qualidade dos serviços prestados, como tempo de resposta, taxa de economia gerada e nível de satisfação dos viajantes, por exemplo.

• Foro e resolução de conflitos: Cláusula estabelecendo o foro competente para resolver eventuais disputas jurídicas entre as partes, garantindo segurança jurídica ao contrato.

Quais serviços podem ser incluídos no contrato?

Os principais serviços relacionados ao planejamento e à execução do deslocamento de profissionais pela empresa que geralmente são incluídos em um contrato de viagem corporativa são:

• Emissão de passagens aéreas, rodoviárias e ferroviárias;

• Reserva de hospedagens e aluguel de veículos;

• Gestão de despesas de viagem;

• Assistência 24 horas para viajantes;

• Seguro viagem;

• Ferramentas de self-booking;

• Consolidação e análise de dados sobre deslocamentos corporativos.

Como montar um contrato de viagem

A responsabilidade pela elaboração do contrato de viagem geralmente fica a cargo do departamento jurídico e da equipe responsável pela gestão de viagens corporativas. Mas, dependendo do porte da empresa, essa tarefa pode envolver profissionais de compras, RH e controladoria financeira.

De forma resumida, para montar um contrato de viagem, você pode seguir os seguintes passos:

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  Um bom contrato de viagem deve refletir a realidade operacional da empresa, contemplando variáveis como política de viagens, níveis de aprovação, categorias de despesas elegíveis, regras de reembolso e critérios de exceção.

  Atenção: Este modelo é uma base técnica. Qualquer contrato deve ser validado pela equipe técnica da sua empresa.

  1. Objeto e escopo do serviço

  O contrato deve especificar se abrange apenas a intermediação (reserva de voos e hotéis) ou se inclui gestão de mobilidade e expense management (reembolsos).

  Dica: defina aqui o uso de ferramentas de Self-booking (OBT) para garantir a adesão à política de viagens.

  2. Remuneração e fee structure

  Fuja da ambiguidade. Detalhe o modelo de remuneração:

  • Transaction Fee: valor fixo por emissão;

  • Management Fee: valor fixo mensal pela gestão da conta;

  • Rebate e Over: defina se as comissões das aéreas ficam com a agência ou retornam para a empresa (transparência total).

  3. Política de cancelamento e bilhetes não-voados

  Esta é a cláusula que gera saving.

  "A contratada obriga-se a realizar o rastreamento quinzenal de bilhetes não voados, notificando a contratante sobre prazos de expiração e facilitando a reutilização de créditos em novas emissões."

  4. Governança de Dados e Compliance (LGPD)

  O contrato deve garantir que os dados dos colaboradores sejam criptografados e utilizados exclusivamente para a finalidade da viagem, com retenção limitada ao tempo exigido por lei.

  5. SLA e regras

  Estabeleça métricas de performance:

  • Tempo de resposta: máximo de 2 horas para solicitações emergenciais;
  • Acuracidade: índice de erro de emissão inferior a 0,5%.

   

Para validar seu contrato de viagem, não se esqueça de analisar se:

• Existe cláusula específica para reembolso de taxas de embarque em caso de cancelamento?
• O contrato prevê integração via API com o ERP da empresa?
• Há definição clara sobre quem arca com as multas em caso de erro na emissão (erro humano vs. erro de sistema)?

Como funciona o contrato com uma agência de viagens corporativas?

Um contrato com uma agência de viagens corporativas estabelece os termos e condições para a gestão das viagens de negócios de uma empresa, definindo os serviços prestados, além de detalhar tarifas, políticas de pagamento e responsabilidades das partes.

A agência atua como intermediária entre a empresa e os fornecedores do setor turístico (companhias aéreas, hotéis, locadoras, etc.), facilitando a negociação de tarifas corporativas e condições preferenciais. 

O grande diferencial é que a empresa não precisa lidar diretamente com múltiplos prestadores de serviço, já que a agência centraliza as operações, padroniza os processos conforme a política de viagens da empresa e oferece ferramentas para monitoramento de custos e relatórios detalhados.

Ao contratar uma agência de viagens corporativas, geralmente a empresa pode optar por diferentes modelos de contrato, como:

• Contrato fixo por período determinado: Estabelece um valor mensal para a prestação dos serviços de gestão de viagens, independentemente da demanda.

• Contrato por demanda (pay-per-use): A empresa paga apenas pelos serviços utilizados, sem um valor fixo mensal.

• Modelo híbrido: Combinação de um valor fixo para determinados serviços e pagamento variável conforme a demanda.

Cada modelo tem vantagens e desvantagens, e a escolha deve ser feita com base no volume de viagens da empresa e nas necessidades do seu programa de deslocamentos corporativos.

Vantagens de contratar a VOLL para sua gestão de viagens

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• Centralizar o gerenciamento de viagens em um único sistema.

• Reduzir custos com negociações exclusivas com os mais diversos fornecedores do setor e análise inteligente de gastos.

• Garantir conformidade com a política de viagens por meio de aprovações automáticas e regras pré-definidas.

• Monitorar as viagens em tempo real, garantindo mais segurança e suporte ao viajante.

• Gerar relatórios de viagens detalhados para melhorar a tomada de decisão e otimizar investimentos.

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