Como definir critérios para escolha de fornecedores de viagens corporativas

A gestão de viagens corporativas apresenta diversos desafios, que vão desde a redução de despesas até a garantia de segurança e conformidade para os colaboradores em deslocamento. Inegavelmente, a escolha dos melhores fornecedores tem influência direta sobre todos esses aspectos.

Para identificar os parceiros e soluções de viagem certas, muitas empresas realizam um processo conhecido como bid de viagens corporativas, que consiste na pesquisa e licitação entre fornecedores para selecionar as melhores alternativas.

Porém, esse processo de pesquisa e seleção deve ser guiado por critérios bem definidos.

Estabelecer critérios claros e estratégicos para a escolha dos fornecedores contribui para decisões mais assertivas, levando em conta o orçamento e as necessidades da empresa para equilibrar custo e qualidade.

Neste artigo, você conhecerá alguns critérios importantes que podem ser usados na sua seleção de fornecedores, auxiliando na tomada de decisão e beneficiando sua empresa. Acompanhe!

O que é um fornecedor de viagens?

Um fornecedor de viagens e mobilidade é uma empresa ou plataforma que oferece serviços relacionados ao deslocamento de colaboradores em viagens a negócios, podendo atuar como intermediária ou prestadora direta de serviços.

Os principais fornecedores do setor são:

• Companhias aéreas: responsáveis por transportar os colaboradores entre cidades, estados ou países. São essenciais em viagens corporativas de média e longa distância, permitindo que os profissionais cheguem ao destino de forma rápida e segura.

• Hotéis: oferecem a hospedagem necessária durante o período da viagem, além de proporcionar conforto, segurança e uma boa estrutura para o profissional.

• Locadoras de veículos: empresas que disponibilizam carros para aluguel durante a viagem. Esse serviço é especialmente útil quando o colaborador precisa circular por vários pontos da cidade ou por locais onde o transporte público é limitado.

• Transfers: serviços de deslocamento organizados previamente entre locais específicos, como do aeroporto ao hotel ou do hotel a um centro de convenções. Esse tipo de transporte é prático, seguro e muito utilizado em situações em que é importante garantir pontualidade ou transportar grandes grupos.

• Seguradoras: oferecem seguros de viagem corporativa, garantindo assistência em situações inesperadas, como emergências médicas, cancelamentos de voos, extravio de bagagens ou acidentes.

• Agências de viagens ou TMCs: atuam como parceiras estratégicas na organização das viagens, sendo responsáveis por planejar, reservar e coordenar todos os serviços necessários. Além disso, oferecem suporte ao viajante antes, durante e depois da viagem. 

Desafios na contratação de fornecedores de viagens corporativas

A contratação de fornecedores pode parecer uma tarefa simples. Mas, na prática, ela traz uma série de desafios que podem impactar a eficiência e os custos das viagens.

Veja abaixo alguns dos principais desafios que os gestores de viagens costumam enfrentar ao escolher fornecedores:

Fragmentação do mercado

O setor conta com uma grande quantidade de fornecedores, cada um oferecendo serviços diferentes ou focando em áreas específicas. Isso torna a gestão de contratos mais difícil e consome tempo. 

Além disso, sem uma visão geral e processos bem definidos, fica mais complicado negociar preços, controlar gastos e manter um padrão de qualidade nos serviços.

Flutuação de tarifas

Tarifas de passagens aéreas e diárias de hotel podem ter grandes flutuações em curtos períodos. Essas variações acontecem por fatores como demanda, sazonalidade e grandes eventos no destino. 

Então, se a empresa não tiver um fornecedor com boas tarifas negociadas e ferramentas para acompanhar essas variações, pode acabar gastando muito mais do que o necessário.

Políticas internas

Muitos gestores têm dificuldade em garantir que os colaboradores sigam as diretrizes estabelecidas, o que pode gerar despesas fora do previsto e, consequentemente, perda de controle orçamentário. 

Por isso, é importante contar com fornecedores que não só respeitem a política de viagens, mas também ajudem a aplicá-la no dia a dia.

Falta de transparência

Alguns fornecedores apresentam orçamentos com valores inicialmente atrativos, mas que escondem taxas extras ou condições restritivas. Isso pode gerar surpresas negativas no momento do pagamento, além de dificultar o planejamento financeiro da empresa.

Quais critérios avaliar na contratação de um fornecedor de viagens?

A seleção de um fornecedor para seu programa de viagens e mobilidade impacta diretamente o orçamento da empresa e a satisfação do viajante.

Por isso, deve ser um processo cuidadoso e estruturado, baseado em uma análise aprofundada de diversos fatores.

Definir os critérios de avaliação é o primeiro passo para garantir que a parceria traga os resultados desejados, evitando o desperdício de recursos, sejam eles de tempo ou financeiros.

Veja abaixo alguns critérios essenciais que você, gestor de viagens corporativas, deve considerar na sua busca:

Infraestrutura tecnológica

A tecnologia, hoje, é a grande protagonista da eficiência na gestão de viagens. Avalie se o fornecedor oferece soluções digitais completas e robustas, mas ainda intuitivas.

O parceiro deve ser capaz de simplificar todo o processo de uso dos serviços, desde a pesquisa e reserva até a gestão de despesas.

Verifique itens como sistema próprio, opção de uso mobile e possibilidade de integração com sistemas internos da sua empresa, como ERPs e CRMs.

Suporte e atendimento

Apesar da tecnologia desempenhar um papel essencial, ela não é infalível. Quando um imprevisto acontece, é essencial que haja um profissional experiente disponível para resolver os problemas com eficiência.

Verifique se o fornecedor oferece suporte disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, para atender emergências, alterações de última hora ou problemas durante a viagem. Afinal, viagens corporativas não têm horário comercial e imprevistos podem ocorrer a qualquer momento.

Avalie também critérios como canais de atendimento, tempo de resposta prometido (SLA) e possibilidade de suporte bilíngue.

Personalização

O fornecedor deve ser flexível para configurar e aplicar as políticas de viagens da sua empresa, incluindo limites de gastos e regras de aprovação. 

Essa capacidade de desenvolver soluções ou fluxos de trabalho personalizados para atender a requisitos específicos é essencial, garantindo a aderência interna às regras.

Outro critério relacionado à personalização que pode ser observado é a possibilidade de oferecer soluções diferenciadas para perfis de viajantes diferentes, como executivos e altas lideranças.

Experiência e credibilidade no mercado

Verifique a experiência do fornecedor com empresas de porte e segmentos semelhantes ao seu, além de fazer a tradicional busca por avaliações e recomendações de outros clientes para entender a qualidade do serviço. Esses são bons indicadores de confiabilidade.

Compliance e segurança

Para proteger dados da empresa e dos viajantes, certifique-se de que o fornecedor é capaz de atender às diretrizes de governança, compliance e privacidade. Tecnologias de criptografia e protocolos avançados de segurança são algumas possibilidades nesse sentido.

A VOLL, por exemplo, é a primeira agência de viagens corporativas do Brasil certificada com a ISO 27001, norma internacional de referência para a gestão de segurança da informação.

Com isso, garantimos a segurança dos dados armazenados na nossa plataforma, não apenas para prevenir vazamentos, mas também para assegurar o uso adequado das informações, aderindo à regulamentação de proteção de dados. Tudo isso proporciona uma gestão de risco eficaz e uma governança robusta.

Flexibilidade na precificação e pagamento

Entenda se o modelo de pagamento exigido pelo fornecedor, como meios e prazos, atende às regras internas do seu time de compras. A flexibilidade apresentada nesse momento, caso trabalhem com diretrizes diferentes, pode ser um grande diferencial.

Adequação a critérios ESG

Segundo uma pesquisa da BCD Travel, apenas um terço dos compradores de viagens exige que os fornecedores tenham metas e compromissos de sustentabilidade. Esse número tende a aumentar, visto que sustentabilidade em viagens corporativas é um tema cada vez mais em alta.

Verifique se o fornecedor oferece algum tipo de solução para reduzir o impacto ambiental das viagens, como programas de compensação de carbono ou opções de acomodações sustentáveis.

Outra forma de comprovar essas ações é a certificação ISO 14001, que estabelece diretrizes para a implantação de sistemas de gestão ambiental.

Indicadores de performance de fornecedores

Uma vez escolhido o fornecedor, o trabalho do gestor de viagens não termina. É preciso monitorar o desempenho do parceiro para garantir que ele esteja entregando o valor prometido e que as metas da empresa estejam sendo alcançadas.

Para fazer isso com assertividade, defina e aplique indicadores-chave (KPIs) nessa avaliação contínua. Veja alguns exemplos a seguir:

Redução de custos

Esse é o grande objetivo da maioria das empresas. Para acompanhá-lo, alguns KPIs que podem ajudar são a economia total (diferença entre o custo projetado para as viagens e o custo real após a implementação das soluções do fornecedor) e o custo médio por viagem (valor total somando todos os custos da viagem, essencial para identificar tendências e variações).

Para medir esses KPIs, configure relatórios e dashboards automatizados com base nos dados oferecidos pelo próprio fornecedor. Se possível, priorize parceiros que já forneçam esse acompanhamento.

Satisfação do viajante

Ninguém melhor para opinar sobre um serviço do que quem o utiliza de fato. Para medir a satisfação dos viajantes, realize pesquisas periódicas e colete feedbacks, observando KPIs como Net Promoter Score (NPS), Índice de Satisfação do Cliente (CSAT) e o número de reclamações sobre o serviço.

Qualidade de atendimento

Para medir e avaliar o atendimento oferecido pelo fornecedor, alguns KPIs que podem ser utilizados são o tempo de rastreamento de viajantes em emergência, o tempo médio de retorno de tickets e a taxa de resolução de incidentes.

Conformidade

Esse é um indicador interno, mas que pode mostrar a efetividade do fornecedor. A taxa de conformidade, por exemplo, calcula o percentual de reservas que estão dentro das diretrizes da política, evitando gastos fora do orçamento.

Já o número de aprovações fora da política mostra quantos pedidos de viagem foram aprovados mesmo não estando dentro das diretrizes, indicando uma possível falha tanto no processo interno quanto na automatização da política dentro do sistema.

Lembre-se de que ajustes e otimizações fazem parte da gestão de viagens. Por isso, busque um contato contínuo com o fornecedor para revisar o desempenho, discutir desafios e explorar novas oportunidades de melhoria, usando os dados para negociar melhores condições e refinar a estratégia.

Se você quer facilitar todo esse processo, o melhor caminho é contar com uma agência de viagens corporativas. 

Ela será responsável por otimizar fluxos, encurtar caminhos entre sua empresa e outros fornecedores, negociar condições e oferecer tarifas exclusivas, além de facilitar o acompanhamento de dados por meio de relatórios. 

A opção mais completa do mercado é a VOLL — conheça mais sobre ela a seguir!

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Maior agência de viagens corporativas com tecnologia própria da América Latina, a VOLL une inteligência e inovação para oferecer soluções completas para a gestão de mobilidade, viagens e despesas corporativas.

Em um só lugar, reunimos os melhores fornecedores para passagens aéreas, hotéis, mobilidade e outros serviços essenciais para suas viagens corporativas. Todos os parceiros estão acessíveis para gestores e viajantes a um clique de distância.

Nosso poder de negociação nos permite ajudar sua empresa a acessar tarifas e condições exclusivas, apoiando na redução de custos, na melhoria da experiência do viajante e na garantia do melhor custo-benefício.

Dentro da nossa plataforma exclusiva, o gestor de viagens pode personalizar as configurações, cadastrar regras e limites de acordo com a política da empresa, assegurando total conformidade.

Além disso, você conta com relatórios e dashboards personalizáveis para acompanhar a operação de perto, observando a performance dos fornecedores e diversos outros indicadores importantes.

Outro grande diferencial é o atendimento. Em casos de emergência ou imprevistos, o contato direto com fornecedores pode ser demorado e burocrático. Mas esse problema é resolvido com a VOLL: oferecemos suporte 24/7 através de diversos canais e idiomas, atendendo aos viajantes com excelência a qualquer hora e em qualquer lugar.

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