Mais do que um custo, o programa de viagens corporativas é um investimento estratégico que impacta diretamente o relacionamento com clientes e fornecedores e o posicionamento da empresa no mercado.
Os dados mostram que as organizações entendem cada vez mais a importância desses deslocamentos: de acordo com a Abracorp, o ticket médio de uma viagem corporativa no Brasil aumentou mais de 22% entre 2022 e 2023.
Além disso, o setor registrou um faturamento recorde de R$ 13,5 bilhões em 2024 — um crescimento de 5,5% em relação ao ano anterior.
Para que esse investimento tenha seu valor compreendido pelo board da empresa e traga o retorno esperado, é fundamental que seja gerenciado com precisão e inteligência. É aqui que a visibilidade dos dados se torna um pilar essencial.
Siga a leitura para entender como a VOLL contribui para o acompanhamento estratégico de dados e informações de maneira simples e ágil.
Você provavelmente já ouviu a expressão “data-driven”, que significa “orientado por dados”. Esse termo vem de um fato já consolidado: o avanço da tecnologia e a digitalização de processos tornaram o acompanhamento rápido de dados uma necessidade — e até mesmo uma obrigação.
Imagine que um C-level questionou uma informação sobre seu programa de viagens, mas você não conseguiu fazer uma defesa consistente pois não tinha as informações necessárias de maneira rápida e clara.
Uma situação como essa pode dificultar o crescimento do programa, impedindo que o retorno sobre o investimento (ROI) dos deslocamentos seja visto com clareza.
E a relevância desse tema já é de conhecimento geral. Um levantamento da GBTA (Global Business Travel Association) apontou que 76% dos gestores de viagens consideram que a apresentação de dados é fundamental para obter apoio da liderança na revisão de políticas e orçamentos.
Leia mais em: Como usar dados de viagens para influenciar decisões estratégicas no board
De maneira geral, a rastreabilidade da informação permite que o gestor não apenas reaja a problemas, mas os antecipe. Com dados consolidados e de fácil acesso, é possível:
Comprovar o valor do programa: apresentar relatórios robustos e embasados em dados concretos é essencial para justificar investimentos e demonstrar o impacto positivo das viagens nos resultados da empresa.
Melhorar o programa continuamente: identificar padrões de gastos, rotas preferenciais, prazos médios e desvios de política facilita a implementação de ajustes e o refinamento do programa.
Tomar decisões ágeis: responder rapidamente a mudanças no cenário econômico, regulatório ou até mesmo a imprevistos só é possível com um acompanhamento eficaz de dados, minimizando impactos negativos.
Negociar com fornecedores: com base em dados sobre volume e histórico de consumo, é possível ganhar poder de negociação com companhias aéreas, hotéis e locadoras de veículos.
Garantir conformidade e governança: o acompanhamento de dados ajuda a garantir que todas as viagens estejam em conformidade com as políticas internas e regulamentações externas.
Apesar da crescente demanda por dados, muitos gestores de viagens ainda lidam com sistemas e processos defasados. Em agências e TMCs tradicionais, a visibilidade dos dados é, frequentemente, uma grande dificuldade.
Relatórios de diferentes fornecedores chegam em formatos variados, dificultando a consolidação e a análise estratégica. Essa ausência de padronização na coleta e apresentação dos dados dificulta a comparação entre períodos, departamentos ou categorias de gastos, tornando a análise um grande quebra-cabeça.
Com essa dependência de terceiros despadronizados, a obtenção de relatórios atualizados pode levar dias ou até semanas, tornando os dados obsoletos no momento em que chegam às mãos do gestor, o que inviabiliza a tomada de decisões em tempo real.
Sem essa visão em tempo real, identificar gargalos como gastos fora da política torna-se uma tarefa difícil e demorada. Isso resulta em custos desnecessários e em dificuldade para manter a conformidade.
Outra situação comum em agências e TMCs tradicionais são os processos manuais. Afinal, a consolidação de dados de diferentes fontes exige um grande esforço operacional, consumindo tempo que poderia ser dedicado a análises mais estratégicas. Nesses casos, auditorias, conciliação e outras demandas tornam-se processos demorados e suscetíveis a erros.
Todos esses desafios aumentam os custos operacionais e limitam a capacidade do gestor de atuar estrategicamente, transformando-o em um executor de tarefas que precisa “apagar incêndios” de maneira rotineira.
É nesse cenário que a VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, se destaca, oferecendo uma solução inovadora que combina inovação, inteligência e atendimento personalizado para transformar a gestão de viagens corporativas.
A plataforma da VOLL permite ao gestor acessar dashboards dinâmicos e relatórios personalizáveis, construídos com base em inteligência artificial e análise de dados avançada. As informações são compiladas, processadas e apresentadas em tempo real para gerar insights acionáveis diretamente na tela do gestor.
“Esses dados estão disponíveis diariamente, e isso realmente chama a atenção. Já estive em reuniões em que o cliente não tinha esse tipo de informação, e, quando apresentei o dashboard, ele reagiu com: “Nossa, é isso que eu precisava!” Ou seja, é um valor agregado imenso para o gestor.”
Ana Betim - Key Account Manager da VOLL
Essa visibilidade diária permite, por exemplo, saber quantos bilhetes foram reemitidos, qual a porcentagem de remissão aplicada pela empresa e analisar o comportamento de compra dos viajantes.
É possível avaliar se o ticket médio está alinhado com o mercado, se as compras são feitas com a antecedência adequada para garantir melhores preços ou se as reservas são realizadas em cima da hora, o que pode elevar os custos.
A comparação de dados históricos é outra possibilidade interessante, permitindo a compreensão de mudanças de cenário e identificação de tendências.
Outros indicadores que podem ser consultados são:
Custo total e ticket médio segmentados por departamento, centro de custo, colaborador, fornecedor, tipo de despesa, etc
Conformidade e adesão às políticas de viagens
Comparativos de desempenho entre fornecedores
Métricas ESG, como emissões de carbono geradas pelas viagens
Análise do comportamento dos viajantes (rotas mais utilizadas, períodos de maior demanda, preferências de hospedagem, etc)
Além de poupar tempo e energia, os dashboards da VOLL garantem que gestores não precisem mais dedicar longas horas para montar relatórios complexos manualmente. A facilidade de acesso a informações consolidadas e atualizadas promove uma gestão mais eficiente e estratégica das viagens corporativas.
“Eu, sinceramente, não consigo imaginar um gestor de viagens chegando a uma reunião de diretoria sem essas informações. Como ele vai explicar o comportamento de compra de viagens da empresa? É complexo e consome muito tempo e energia montar um gráfico simples sem ferramentas adequadas — sendo que tudo isso já está pronto dentro da VOLL. Minha experiência de mercado mostra o quanto esse dashboard faz diferença. E o mais legal de tudo: depois que você tem isso em mãos, você esquece que um dia já trabalhou sem.”
Ana Betim - Key Account Manager da VOLL
Estes dados agregam um valor significativo ao trabalho do gestor, que ganha segurança para apresentar resultados reais e confiáveis à diretoria ou fornecedores, especialmente em contratos que envolvem valores elevados.
Outro grande diferencial é a possibilidade de integrar a VOLL com os sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning) da empresa.
Essa conexão permite que os dados de viagens sejam automaticamente sincronizados com as informações financeiras e contábeis, eliminando a necessidade de inserção manual, reduzindo chances de erro e permitindo:
Visão financeira 100% unificada
Consolidação de todas as despesas corporativas em um único ambiente
Agilidade no fechamento contábil e na reconciliação de contas
Otimização do fluxo de caixa e planejamento orçamentário
Facilitação dos processos de auditoria interna e externa
Redução de fraudes
Os dashboards inteligentes da VOLL são muito mais do que uma ferramenta de monitoramento: são um agente de transformação digital para a sua empresa.
Eles representam o futuro da gestão de viagens, onde a visibilidade em tempo real, a inteligência dos dados e a automação se unem para criar um programa de viagens mais eficiente, econômico e estratégico.
Chegou a hora de superar o modelo tradicional e deixar as planilhas e gráficos manuais de lado. Entre em contato com o nosso time de especialistas e saiba como otimizar sua gestão com dados estratégicos que embasam decisões mais rápidas e fundamentadas.