O e-procurement se tornou uma das principais formas de digitalizar a área de compras nas empresas. Com operações mais complexas e cadeias de fornecedores maiores, cresce também a necessidade de processos mais organizados, que sejam mais produtivos com IA e tecnologia, rastreáveis e integrados à gestão de compras.
Segundo a Deloitte Global CPO Survey, levantamento realizado com líderes de procurement, a digitalização dos processos de compras está entre as principais prioridades estratégicas das áreas de supply e procurement nas empresas.
Além de aumentar a eficiência operacional, essas tecnologias também ajudam a dar mais visibilidade sobre gastos corporativos. Isso inclui categorias específicas, como viagens corporativas, que frequentemente fazem parte do orçamento gerenciado pelas áreas de compras.
Para te ajudar nessa missão, neste artigo, você vai entender o que é e-procurement, como esse modelo funciona na prática e quais benefícios ele pode trazer para a gestão de compras nas empresas.
E-procurement é o uso de plataformas digitais para gerenciar processos de compras dentro das empresas.
O procurement, por si só, é o processo estratégico de aquisição de bens e serviços, abrangendo desde a identificação da necessidade até a gestão de fornecedores.
Já seu derivado vem de electronic procurement, que significa compras eletrônicas, e descreve sistemas que automatizam atividades como requisições, cotações, pedidos e controle de fornecedores.
Portanto, o e-procurement funciona como um ambiente digital que centraliza todo o ciclo de compras. Em vez de depender de planilhas, e-mails ou documentos físicos, as solicitações passam por um fluxo estruturado dentro de uma plataforma, com registro de cada etapa e visibilidade para as áreas envolvidas.
Esse modelo permite que a área de gestão de compras acompanhe com mais clareza o que está sendo solicitado, quem aprovou cada requisição e quais fornecedores participaram das negociações. Como resultado, o processo se torna mais rastreável, padronizado e auditável.
Outra característica importante do e-procurement é a integração com outras áreas da empresa. Plataformas desse tipo costumam se conectar a sistemas financeiros, ERPs e soluções específicas de categorias de gasto, como ferramentas usadas na gestão de viagens corporativas.
O procurement é responsável por garantir que a empresa compre bem, no momento certo e com fornecedores confiáveis. Para isso, a área estrutura processos para selecionar parceiros, negociar contratos e acompanhar o desempenho das compras ao longo do tempo.
Por isso, em muitas empresas, o procurement costuma ter um papel estratégico na redução de gastos e no controle do orçamento. Segundo um levantamento da World Metrics, as iniciativas de procurement geram redução de 9% a 12% nos custos das empresas.
Além de reduzir custos, a área ajuda a controlar riscos, manter padrões de compliance e garantir previsibilidade no abastecimento de produtos e serviços.
O procurement é o processo de gestão de compras como um todo. Ele envolve atividades como análise de fornecedores, negociações, definição de contratos, gestão de categorias de gastos e acompanhamento de performance.
Já o e-procurement é a tecnologia que digitaliza e organiza essas atividades. Plataformas desse tipo permitem automatizar requisições, registrar negociações, padronizar fluxos de aprovação e acompanhar pedidos em tempo real.
Em resumo, o procurement define a estratégia e os processos de compras, enquanto o e-procurement fornece a infraestrutura tecnológica que viabiliza essa gestão de forma estruturada e rastreável.
Essa digitalização também facilita o controle de categorias de gastos relevantes para a empresa.
Entre elas estão despesas operacionais recorrentes e categorias específicas, como viagens corporativas, que muitas vezes fazem parte do escopo da gestão de compras.
O e-procurement funciona como uma plataforma que centraliza e organiza as compras da empresa em um ambiente digital.
Assim, o sistema conecta diferentes atores do processo de compras:
Solicitantes: colaboradores que registram necessidades de compra dentro da plataforma;
Área de compras: responsável por avaliar fornecedores, negociar condições e conduzir o processo de aquisição;
Aprovadores: gestores que autorizam despesas conforme políticas e centros de custo;
Fornecedores: parceiros cadastrados no sistema que participam de cotações ou recebem pedidos de compra.
Esse modelo permite que cada etapa do processo fique registrada no sistema, criando rastreabilidade e transparência nas decisões de compras.
Além disso, plataformas de e-procurement costumam oferecer funcionalidades que ajudam a organizar o processo, como:
Catálogos de fornecedores homologados;
Fluxos automáticos de aprovação;
Registro de negociações e contratos;
Integração com sistemas financeiros ou ERP;
Relatórios de gastos e performance de fornecedores.
Isso significa que a área de gestão de compras tem mais formas de trabalhar com processos padronizados, dados consolidados e maior controle sobre fornecedores e despesas.
O e-procurement automatiza grande parte do ciclo de compras da empresa, desde a solicitação inicial até o pagamento ao fornecedor. Esse fluxo é conhecido no mercado como procure-to-pay (P2P), expressão em inglês que significa "do pedido ao pagamento".
Ao digitalizar esse processo, a plataforma organiza etapas que antes eram feitas manualmente, trazendo mais controle, rastreabilidade e velocidade para a área de gestão de compras.
Veja as principais etapas que podem ser automatizadas:
Requisição de compra;
Sourcing (busca e seleção de fornecedores);
Pedido de compra;
Recebimento do produto ou serviço;
Faturamento e pagamento.
A requisição é o ponto de partida do processo. Nessa etapa, o colaborador registra no sistema a necessidade de compra de um produto ou serviço.
A plataforma solicita informações como categoria de compra, centro de custo, justificativa e, em alguns casos, fornecedor sugerido. Com isso, a área de compras passa a ter visibilidade imediata sobre novas demandas internas.
Após o registro da requisição, a área de compras inicia a fase de sourcing, que é o processo de busca e avaliação de fornecedores.
A plataforma permite solicitar cotações, comparar propostas e registrar negociações dentro do próprio sistema. Isso facilita a análise das opções disponíveis e ajuda a manter um histórico estruturado de decisões de compra.
Depois que o fornecedor é selecionado e as aprovações necessárias são concluídas, o sistema gera automaticamente o pedido de compra.
Esse documento formaliza a contratação e registra informações importantes, como valores, prazos de entrega e condições negociadas.
Quando o fornecedor entrega o produto ou conclui o serviço contratado, a empresa registra o recebimento na plataforma.
Esse registro confirma que o pedido foi atendido conforme o combinado e permite acompanhar possíveis divergências entre o que foi solicitado e o que foi entregue.
A última etapa envolve o envio da fatura pelo fornecedor e o encaminhamento das informações para o setor financeiro.
Como o sistema já reúne os dados do pedido e do recebimento, o processo de conferência se torna mais simples. Isso ajuda a reduzir erros e agiliza o pagamento conforme os termos definidos no contrato.
O e-procurement traz ganhos práticos para a rotina da área de compras, principalmente em eficiência, controle e visibilidade sobre os gastos. Ao substituir processos manuais por fluxos digitais, a empresa passa a operar com mais organização e capacidade de análise.
Esses benefícios aparecem tanto no dia a dia operacional quanto na tomada de decisões estratégicas da área de gestão de compras.
Entre os principais resultados observados pelas empresas estão:
Maior eficiência operacional: a automação de requisições, aprovações e pedidos reduz tarefas manuais e diminui o tempo gasto em atividades administrativas;
Mais velocidade no processo de compras: fluxos digitais tornam as solicitações mais rápidas e evitam atrasos causados por e-mails, planilhas ou documentos físicos;
Redução de custos: com mais visibilidade sobre negociações e fornecedores, a área de compras consegue identificar oportunidades de economia e evitar gastos duplicados;
Transparência e compliance: o sistema registra todas as etapas do processo, criando rastreabilidade e facilitando auditorias internas;
Melhor relacionamento com fornecedores: plataformas de e-procurement permitem organizar cotações, histórico de negociações e contratos em um único ambiente;
Eliminação de papel e documentos dispersos: pedidos, contratos e registros passam a ser armazenados digitalmente, o que facilita consultas e reduz riscos de perda de informação;
Acesso a dados e relatórios de compras: dashboards e relatórios ajudam a acompanhar gastos por categoria, desempenho de fornecedores e oportunidades de otimização.
E-sourcing, e-procurement e ERP são ferramentas digitais com focos distintos: e-sourcing foca estrategicamente na seleção de fornecedores e negociação. O e-procurement automatiza o ciclo operacional de compras (pedidos, recebimento, pagamento).
Já o ERP é um sistema de gestão integrado que engloba todas as áreas da empresa, incluindo finanças e estoque.
De forma simplificada, cada solução atende a um objetivo específico dentro da operação de procurement.
|
Tecnologia |
O que é |
Principal objetivo |
Onde atua no processo |
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E-procurement |
Plataforma que digitaliza e organiza o processo de compras |
Automatizar requisições, aprovações, pedidos e controle de fornecedores |
No ciclo completo de compras, do pedido ao pagamento |
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E-sourcing |
Sistema voltado à busca e seleção de fornecedores |
Conduzir cotações, RFPs e comparações de propostas |
Na etapa de negociação e escolha de fornecedores |
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ERP |
Sistema integrado de gestão empresarial (Enterprise Resource Planning) |
Consolidar dados financeiros, operacionais e contábeis da empresa |
No registro e controle das operações corporativas |
Muitas empresas utilizam essas tecnologias de forma complementar. O e-sourcing ajuda a conduzir negociações com fornecedores, o e-procurement organiza o fluxo de compras e o ERP registra os dados financeiros e operacionais das transações.
Assim, essa integração permite que a área de gestão de compras tenha mais visibilidade sobre gastos, contratos e fornecedores, além de facilitar a análise de desempenho das aquisições ao longo do tempo.
A digitalização dos processos de compras não se limita a categorias tradicionais de procurement. Em muitas empresas, despesas com viagens corporativas também fazem parte do escopo da área de compras e exigem controle, transparência e governança.
Por isso, organizações que buscam amadurecer sua gestão de compras passam a estruturar melhor o controle dessas despesas. Plataformas especializadas ajudam a organizar solicitações, políticas de viagem, fornecedores e relatórios em um único ambiente.
A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, atua como parceira das áreas de procurement na organização dessa categoria de gasto, apoiando empresas em diferentes etapas do processo.
Entre as principais contribuições estão:
Estruturação de fornecedores de viagem: a plataforma conecta a empresa a companhias aéreas, redes hoteleiras e serviços de mobilidade dentro de um ecossistema organizado de parceiros;
Padronização do processo de solicitação de viagens: colaboradores registram as viagens dentro da plataforma, seguindo fluxos de aprovação definidos pela empresa;
Aplicação automática da política de viagens: regras de compra, limites de tarifas e preferências de fornecedores são incorporadas ao sistema;
Consolidação de dados e relatórios de gastos: gestores conseguem acompanhar despesas por centro de custo, viajante ou tipo de viagem;
Integração com sistemas corporativos: as informações podem ser conectadas a ERPs e plataformas financeiras utilizadas pela empresa.
Com esse modelo, as viagens corporativas deixam de ser tratadas como um gasto descentralizado e passam a ser gerenciadas como uma categoria estruturada dentro da estratégia de procurement.
Se a sua empresa busca mais visibilidade sobre despesas de viagem e maior integração com a gestão de compras, vale conhecer como a VOLL pode apoiar essa estrutura.
Entre em contato com a VOLL conosco e saiba mais sobre as nossas soluções!
Saiba mais sobre e-procurement e temas relacionados.
E-procurement é o uso de plataformas digitais para automatizar e centralizar processos de compras corporativas, como requisições, cotações, pedidos, contratos e pagamentos.
O procurement tradicional é baseado em processos manuais, descentralizados e pouco integrados.
Já o e-procurement utiliza tecnologia para:
Automatizar fluxos de compra;
Integrar fornecedores;
Garantir compliance;
Gerar dados estratégicos.
Praticamente todo o ciclo de compras:
Requisição de compra;
Solicitação de propostas (RFQ/RFP);
Comparação de fornecedores;
Emissão de pedidos;
Gestão de contratos;
Pagamentos e relatórios.