Exceções e bilhetes complexos: definindo políticas de aprovação para não travar a operação

Nem toda viagem corporativa segue um padrão. Variações no roteiro, urgências e outras diversas demandas específicas exigem atenção extra do gestor. 

No dia a dia, por exemplo, não é raro se deparar com reservas fora da política, bilhetes com múltiplos destinos, passagens de última hora ou deslocamentos vinculados a projetos especiais. E quando essas exceções não são bem gerenciadas, o impacto aparece direto na eficiência da operação e no orçamento de T&E.

Por isso, definir políticas de aprovação claras e contar com um parceiro estratégico é essencial para manter o controle de despesas, sem travar o ritmo da operação. E é sobre isso que vamos falar a seguir.

Tipos de exceções mais comuns na gestão de viagens corporativas

Algumas situações fogem do fluxo padrão de reservas e acabam impactando a rotina do gestor. 

Os tipos de exceções mais comuns na gestão de viagens corporativas são:

• Reservas fora da política: Incluem passagens acima do teto de valor, reservas em canais não homologados ou acomodações fora das categorias autorizadas. Geralmente ocorrem por urgência, falta de disponibilidade ou de planejamento prévio.

• Bilhetes complexos: Viagens com múltiplos trechos, diferentes cidades de embarque e desembarque, pernoites intermediários ou combinações de modais (como aéreo + rodoviário). Essas demandas exigem conhecimento técnico para garantir o melhor custo-benefício.

• Viajantes VIP ou alta liderança: Colaboradores em cargos estratégicos muitas vezes têm regras próprias de aprovação, exigem conforto diferenciado ou suporte personalizado, o que gera exceções no processo padrão.

• Projetos especiais: Missões corporativas, viagens em grupo, eventos e reuniões descentralizadas podem precisar de reservas simultâneas, flexibilidade de datas, ajustes de última hora e liberação pontual de exceções.

Como exceções impactam o orçamento de T&E

As exceções, embora muitas vezes inevitáveis, sempre acabam impactando no controle de despesas de viagens corporativas. Quando não há critérios claros ou mecanismos de aprovação bem definidos, o risco de comprometer o orçamento é ainda mais alto.

Alguns principais impactos sentidos pelas empresas são:

• Custos acima do previsto: Bilhetes complexos ou reservas feitas fora da política geralmente têm tarifas mais elevadas e impactam o custo médio por viagem.

• Rompimento do teto de despesas: Sem uma gestão ativa, exceções acabam furando os limites estabelecidos por centro de custo, equipe ou projeto.

• Dificuldade de rastreamento: Quando feitas por fora do fluxo oficial, essas reservas nem sempre são registradas corretamente nos sistemas, prejudicando a visibilidade e a prestação de contas.

• Tempo e retrabalho: Sem uma estrutura bem definida, o gestor perde tempo com aprovações manuais, checagem de justificativas e alinhamento com outras áreas, e isso atrasa a operação, além de reduzir a produtividade.

Leia também: Tudo sobre gestão de riscos em viagens corporativas.

Como um parceiro estratégico mantém a política ativa mesmo diante de exceções

Quem já precisou resolver uma viagem de última hora para um executivo ou lidar com bilhetes com múltiplos destinos para um projeto internacional sabe: nem tudo cabe nas regras padrão. E, na pressa de atender o colaborador, é comum que a política de viagens acabe sendo deixada de lado, o que compromete tanto o controle de gastos quanto a previsibilidade do programa.

É por isso que contar com um parceiro especializado faz diferença. Não se trata só de intermediar reservas, mas de entender o contexto de cada exceção e encontrar o melhor caminho dentro das diretrizes da empresa. 

Enquanto o gestor cuida da estratégia, a agência cuida da operação, aplicando filtros inteligentes, organizando fluxos de aprovação e garantindo que tudo esteja documentado e de acordo com as necessidades da empresa.

Com esse apoio, até os casos mais complexos seguem um processo claro. Assim, a política continua funcionando mesmo nos bastidores e o gestor ganha fôlego para tomar decisões com segurança, sem travar a rotina de quem está em deslocamento.

Como a VOLL apoia a gestão de exceções e bilhetes complexos

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e já transformou a gestão de viagens de empresas como Itaú, Nubank, Claro, Heineken, Ifood, entre outras diversas, entregando ganhos reais em T&E graças à sua expertise para lidar tanto com situações do dia a dia quanto com as exceções que podem surgir no meio do caminho.

Através de uma plataforma integrada e fácil de usar, o gestor de viagens pode definir regras para possíveis exceções, vinculando parâmetros específicos por centro de custo, projeto ou tipo de viajante, como diretores e lideranças que demandam bilhetes com mais variáveis. Tudo isso com total visibilidade, já que o gestor pode aprovar ou recusar solicitações fora da política com agilidade e respaldo dos dados.

Além disso, a plataforma da VOLL tem diversas funcionalidades que tornam a gestão de exceções mais eficiente, como:

• Workflows customizados de aprovação: Automatiza o processo de liberação para bilhetes complexos com etapas diferentes para perfis específicos.

• Segmentação de regras por projeto ou tipo de viagem: Ajusta os critérios de reserva sem comprometer a política geral.

• Aplicação dinâmica da política: Tetos de tarifa, categoria de hospedagem e antecedência mínima são respeitados, mas podem ser flexibilizados com critérios definidos pelo gestor.

• Consultoria especializada: Nosso time acompanha a performance da conta e ajuda a ajustar a política conforme o comportamento real da empresa.

• Atendimento VIP para executivos: Suporte dedicado com SLA diferenciado e agilidade para atender reservas com alta exigência.

• Suporte 24/7 com atendimento humanizado: Auxílio imediato e especializado em reservas urgentes, bilhetes internacionais complexos e demandas de última hora.

Usando uma inteligência artificial própria com integração com ERPs e painéis de controle completos, a VOLL ainda simplifica a análise dos dados de T&E e evita que sua operação fique travada.

Assim, no final do dia, a exceção deixa de ser um gargalo e passa a ser parte da estratégia, permitindo que a empresa avance com segurança e eficiência, mesmo quando a regra precisa ser adaptada. 

Por isso, faça como nossos parceiros e transforme a maneira como sua empresa lida com exceções e viagens fora do padrão. Fale conosco e descubra como implementar uma política inteligente com o apoio de quem realmente entende do assunto.