Expense Management: benefícios, ferramentas com IA e boas práticas

Expense management é a gestão das despesas que os colaboradores geram, em geral, envolvendo gastos variáveis, como viagens corporativas. Por isso, esse trabalho envolve o ciclo de compras e gestão de gastos de ponto a ponta, desde a política de despesas, reserva, aprovação e prestação de contas.

Apesar de ser essencial para manter a rentabilidade e garantir o sucesso de uma empresa a longo prazo, o expense management é frequentemente descuidado e pode levar a ineficiências, gastos excessivos e queda da produtividade.

A gestão de despesas contribui para o crescimento e a sustentabilidade de uma empresa e ainda permite que os gestores tenham uma visão clara dos gastos e possam tomar decisões embasadas em dados concretos. Além disso, ajuda no aumento da lucratividade e na melhoria da saúde financeira da empresa.

Neste guia, listamos alguns dos principais tipos de despesas corporativas e seus meios de pagamento, ao mesmo tempo que exploramos a importância do expense management e como implementá-lo na sua empresa de forma eficiente. Confira!

O que é expense management? 

Expense management (gestão de despesas corporativas, em português) refere-se à prática de controlar, registrar e analisar as despesas de uma empresa.

Ou seja, é o processo pelo qual a empresa planeja, aprova, registra, reembolsa e audita o que os colaboradores gastam;

O termo em inglês se popularizou porque os sistemas e as referências do setor financeiro adotam a nomenclatura de fora. 

Portanto, o objetivo principal da gestão de despesas corporativas é garantir que os recursos financeiros sejam utilizados de forma eficiente. Isso significa evitar desperdícios, identificar oportunidades de redução de custos e direcionar os investimentos para as áreas que trazem maior retorno para a empresa.

O que é uma despesa corporativa?

Despesas corporativas são gastos necessários para manter uma empresa funcionando e alcançar seus objetivos. Em geral, elas se dividem entre despesas fixas e variáveis:

• Despesas fixas: gastos recorrentes e previsíveis que não dependem do seu nível de produção, vendas ou consumo (como aluguel e mensalidades)

• Despesas variáveis: oscilam de acordo com o nível de atividade ou produção do negócio (viagens corporativas, comissões, matérias primas, etc).

Por exemplo, se um vendedor viaja para visitar clientes e a empresa paga a passagem aérea, hotel e alimentação, esses gastos são considerados despesas corporativas.

Quais são os tipos de despesas corporativas?

Além disso, existem diversos tipos de despesas com as quais as empresas devem arcar, como:

• Passagens aéreas e transporte: Inclui custos de passagens aéreas para viagens nacionais e internacionais, além de transporte terrestre como aluguel de carros, táxis, serviços de transporte por aplicativo e transporte público.

• Hospedagem: Diárias em hotéis ou acomodações de aluguéis de curto prazo e outras taxas relacionadas, como uso de Wi-Fi, estacionamento e serviços de quarto.

• Alimentação: Refere-se aos custos de refeições durante a viagem, bem como despesas relacionadas a jantares de negócios ou eventos sociais.

• Inscrições e taxas de eventos: Taxas de inscrição para participar de conferências, seminários, workshops, treinamentos, entre outros.

• Comunicações: Custos de roaming internacional, chamadas telefônicas e acesso à internet.

• Seguros de viagem: Para a cobertura de cancelamentos, emergências médicas e outros imprevistos durante a viagem.

Quais são os meios de pagamento para despesas corporativas?

Alguns dos meios de pagamento mais utilizados pelas empresas são:

• Cartão de crédito corporativo: permite que empresas paguem despesas dos funcionários com uma linha de crédito. Oferece taxas de juros mais baixas e programas de milhagem, mas pode ser difícil de controlar.

• Faturamento: usado para despesas com fornecedores e viagens, onde uma fatura é enviada à empresa. Permite pagamento posterior, mas pode incluir taxas de administração de agências, sendo menos vantajoso para quem deseja evitar esses custos.

• Reembolso: método manual para cobrir despesas de trabalho. Geralmente, requer que o departamento financeiro verifique os comprovantes e notas fiscais e depende da organização dos funcionários para coletar e apresentar a documentação necessária para o reembolso corporativo.

• Adiantamento: envolve a aprovação prévia de valores para uso pelos funcionários, sem necessidade de desembolso pessoal. A desvantagem desse meio de pagamento é que a auditoria é difícil, pois há pouco controle sobre os gastos, e riscos como atrasos na prestação de contas e uso indevido.

• Sistema de gestão de despesas corporativas: também é possível utilizar sistemas específicos para a gestão de despesas, o que ajuda a garantir maior conformidade com as políticas da empresa. É a forma mais simples de unificar os gastos e ainda produzir relatórios mais detalhados.

Qual a diferença entre expense management, spend management e T&E?

Expense management cobre a despesa individual do colaborador. Spend management cobre todo o gasto da empresa, incluindo compras e contratos. T&E é o recorte de viagem dentro do expense management: aéreo, hotel, transporte e alimentação.

Entenda mais detalhes:

Quais são as etapas do ciclo de expense management?

O ciclo tem seis etapas: política, aprovação pré-viagem, reserva no canal, captura do gasto, aprovação da despesa e reembolso com reconciliação. Elas só funcionam como controle quando estão conectadas no mesmo fluxo, porque etapa solta gera dado que não conversa com o resto.

1. Política de despesas corporativas: define o que a empresa paga, até quanto e com quais fornecedores. Uma política que vive num PDF da intranet, e não no momento da reserva, não controla nada.

2. Aprovação antes da viagem: o gestor libera dentro da política. No processo manual, essa aprovação acontece por mensagem ou e-mail, sem registro que resista a uma auditoria.

3. Reserva no canal da empresa: aéreo, hotel e transporte reservados por um canal único concentram dado, tarifa negociada e rastreio. Reserva feita no site da companhia, no Booking pessoal ou com milha do funcionário sai do radar corporativo.

4. Captura do gasto: o colaborador registra cada despesa na hora: foto do recibo, leitura automática, vínculo ao centro de custo. É a etapa com maior diferença entre manual e automático, porque no manual o registro chega dias depois e reconstruído de memória.

5. Aprovação da despesa: o gestor confere item a item com o limite da política à vista. Aprovação por print de e-mail ou foto de planilha não gera trilha auditável confiável.

6. Reembolso e reconciliação: o financeiro processa, lança no ERP e fecha o período. Quando as etapas anteriores falharam, esta absorve o custo acumulado: recibo faltando, classificação errada, duplicata, despesa fora de política que passou sem sistema.

O custo do modelo manual se acumula de forma invisível ao longo dessas etapas e aparece de uma vez na sexta.

Por que processos manuais de expense management podem falhar?

O processo manual de expense management costuma falhar por questões que envolvem processos, falhas humanas e comprometimento do tempo gasto com essa tarefa.

Modelos com mais etapas, que exigem aprovação humana, costumam funcionar para fluxos pequenos e com poucos colaboradores. Conforme a empresa cresce, a realidade muda, e o mesmo processo que dava conta passa a acumular erro, retrabalho e atraso.

O custo mais direto é tempo. Horas do time financeiro preenchendo relatório, reconstituindo recibo e devolvendo relatório errado para correção, multiplicadas pelo volume mensal de viajantes. Essa linha de custo raramente aparece no orçamento porque fica diluída na folha.

Existe também o custo do risco. A ACFE estima que uma organização perde, em média, 5% do faturamento anual para fraude ocupacional (ACFE, Report to the Nations, 2026).

A fraude acontece em especial em momentos que a auditoria manual não cobre de forma consistente. O ponto não é suspeitar do time, e sim reconhecer que o processo manual não tem como verificar.

Assim, vejo principalmente três falhas estruturais se repetem, em empresa de qualquer tamanho:

• Visibilidade tardia;

• Política sem aplicação;

• Dado fragmentado. 

Por que é importante fazer a gestão de despesas corporativas? 

O gerenciamento de despesas é fundamental para garantir a saúde financeira de uma empresa. Além disso, o expense management proporciona benefícios como:

• Melhoria da rentabilidade: Ao monitorar e analisar as despesas, as empresas podem identificar áreas de gastos excessivos e encontrar maneiras de reduzir custos desnecessários.

• Cumprimento de políticas e regulamentações: Um sistema de expense management bem implementado ajuda as empresas a garantir que estejam em conformidade com as políticas internas e regulamentações externas, como regras fiscais e de auditoria.

• Mais informações para a tomada de decisões: Com relatórios detalhados e análises de dados, você pode identificar tendências de gastos, avaliar o ROI de várias iniciativas e tomar decisões mais informadas sobre onde alocar recursos.

• Redução de riscos: Ao gerir analisar as despesas geradas, a empresa pode identificar possíveis fraudes, inconformidades financeiras, ineficiências operacionais e desperdícios. Dessa forma, reduz o risco de sofrer com prejuízos e problemas futuros.

Como implementar o expense management? 

Para implementar um sistema de expense management eficiente, as empresas devem considerar os seguintes passos:

Estabeleça uma política de despesas corporativas

As empresas devem criar políticas claras sobre despesas, incluindo regras para viagens corporativas, reembolsos, entretenimento e outros gastos.

 Além disso, é importante manter uma constante revisão e atualização dessas políticas para acompanhar as mudanças no mercado e garantir que a empresa esteja sempre alinhada com as melhores práticas de gestão financeira.

Faça a revisão periódica e o monitoramento das despesas

As empresas devem analisar regularmente as despesas para identificar tendências, gastos excessivos e áreas de melhoria.

Além disso, um monitoramento contínuo das despesas permite que as empresas identifiquem rapidamente problemas e tomem medidas corretivas.

Estabeleça um orçamento para cada categoria de despesa

Defina limites de gastos para cada departamento e categoria de despesas, alinhados com as metas e a estratégia da empresa. 

Depois de estabelecido, esse orçamento deve ser compartilhado com os colaboradores, que precisam estar cientes sobre os limites de gasto e em quais categorias se enquadram.

Treine seus colaboradores

Para garantir o sucesso da implementação de um sistema de expense management, é essencial treinar os colaboradores sobre as políticas, procedimentos e ferramentas utilizadas. 

Ao mesmo tempo, é importante que eles tenham um certo nível de autonomia para que se sintam valorizados e motivados.

Automatize os processos

A automatização dos processos de expense management pode reduzir os erros manuais, acelerar a aprovação e o reembolso de despesas, e facilitar a análise de dados. 

Os sistemas de gestão de despesas corporativas podem ajudar as empresas a controlar e analisar as despesas de forma eficiente, pois, permitem um controle total de despesas em uma única plataforma, aplicando automaticamente seus controles personalizados antes e depois de todos os pagamentos.

Qual é o papel de uma TMC na governança de despesas?

Uma Travel Management Company (TMC) desempenha um papel estratégico no expense management ao ajudar as empresas a controlar os custos relacionados a viagens de negócios, garantir o cumprimento das políticas internas e aumentar a visibilidade sobre os gastos.

Além de intermediar reservas de passagens e hospedagens, uma TMC atua como parceira na gestão financeira e operacional das viagens corporativas.

O que considerar ao escolher uma plataforma de expense management?

A solução ideal deve simplificar a gestão de despesas corporativas, automatizar tarefas repetitivas, prezar pela experiência do colaborador, garantir conformidade com as políticas internas e fornecer dados estratégicos para a tomada de decisão. 

Os pontos que mais fazem a diferença são:

1 - Automação de processos

Um dos principais critérios é o nível de automação oferecido pela plataforma.

Ela deve permitir a capturar recibos e comprovantes pelo celular, preencher informações automaticamente, categorizar despesas e encaminhá-las para aprovação sem a necessidade de processos manuais.

Essa automação reduz erros, diminui o tempo gasto pelas equipes e torna todo o fluxo de gestão de despesas mais eficiente. 

2 - Experiência do usuário e suporte

A experiência do usuário também faz toda a diferença. Uma plataforma intuitiva facilita o envio de despesas pelos colaboradores, agiliza aprovações pelos gestores e reduz a necessidade de treinamentos.

Recursos como aplicativo mobile, interface simples e acompanhamento em tempo real do status dos reembolsos aumentam a adesão à ferramenta e tornam o processo mais ágil para todos os envolvidos.

3 - Integração com outros sistemas

Outro ponto importante é a capacidade de integração com os sistemas já utilizados pela empresa, como ERP, softwares financeiros, ferramentas de contabilidade, folha de pagamento e cartões corporativos.

Quando essas integrações funcionam de forma automática, as informações circulam entre os sistemas sem retrabalho, reduzindo inconsistências e aumentando a confiabilidade dos dados.

4 - Controle de políticas de despesas

Uma boa plataforma de expense management também deve ajudar a empresa a aplicar suas políticas de despesas de forma automática.

Isso significa configurar limites de gastos, criar regras por cargo, departamento ou centro de custo e emitir alertas quando uma despesa estiver fora das diretrizes estabelecidas.

Dessa forma, o compliance é fortalecido e os riscos de gastos indevidos são reduzidos.

5 - Relatórios e análise de dados

Além de registrar despesas corporaitvas, uma plataforma eficiente transforma dados em informações estratégicas.

Dashboards atualizados em tempo real e relatórios personalizáveis permitem acompanhar indicadores de gastos, identificar tendências, analisar despesas por equipe ou projeto e encontrar oportunidades de redução de custos.

Essa visibilidade contribui para um planejamento financeiro mais preciso e para decisões mais bem fundamentadas.

6 - Segurança e conformidade

Como a plataforma lida com informações financeiras e dados pessoais, é fundamental que ofereça altos padrões de segurança.

Recursos como criptografia, controle de acesso por perfis, registros de auditoria e conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) ajudam a proteger informações sensíveis e garantem maior segurança para a empresa.

7 - Recursos de inteligência artificial

Cada vez mais empresas buscam plataformas de T&E que utilizem inteligência artificial para tornar a gestão de despesas ainda mais eficiente.

Tecnologias como leitura automática de comprovantes (OCR), categorização inteligente, identificação de despesas duplicadas, detecção de possíveis fraudes e sugestões automáticas de classificação aumentam a produtividade das equipes financeiras e melhoram a qualidade das informações registradas.

Como otimizar a gestão de despesas corporativas da minha empresa?

A gestão de despesas corporativas geralmente envolve diversos sistemas, relatórios e pedidos a serem processados, além de vários departamentos de uma empresa.

Para garantir a eficiência da gestão de todos os gastos gerados, os gestores podem contar com um sistema de expense management, que, como já mencionamos neste artigo, ajuda a garantir maior conformidade com as políticas da empresa.

A VOLL transforma o expense management (gestão de despesas corporativas) por meio da sua carteira digital, a VOLL Wallet, que centraliza pagamentos, adiantamentos, cartões e reembolsos em um único aplicativo inteligente, eliminando processos burocráticos manuais e planilhas.

A plataforma otimiza o controle financeiro atuando nas seguintes frentes:

• Cartões corporativos e travas de uso: o sistema permite a emissão ilimitada de cartões corporativos físicos e virtuais. Os gestores mantêm o controle total aplicando regras personalizadas;

• Pagamentos pré-conciliados e fim da prestação de contas: o colaborador insere os dados da despesa, como a justificativa e o centro de custo, no exato momento da transação (via cartão ou Pix corporativo);

• Leitura óptica de recibos (OCR): a tecnologia OCR integrada ao aplicativo lê e processa instantaneamente as informações a partir de fotos tiradas dos comprovantes e notas fiscais;

• Auditoria 100% automatizada com IA: agente de Inteligência Artificial ExpenseHelper, que funciona como um auditor financeiro 24 horas por dia, checando todos os comprovantes e cruzando automaticamente a despesa com as políticas da empresa;

• Reembolso automático: nos casos onde o colaborador precisa utilizar recursos próprios, após a validação sistêmica da política, a transferência do reembolso ocorre de maneira integrada e automatizada para a conta bancária ou chave Pix do usuário cadastrada no aplicativo;

• Integração Nativa com ERPs: todas as despesas e informações financeiras da VOLL são sincronizadas automaticamente, sem necessidade de interferência humana, com os principais sistemas contábeis do mercado (como SAP, TOTVS, Oracle, Senior e Omie);

• Visibilidade e controle em tempo real: todo esse ecossistema consolida os dados em painéis (dashboards) estratégicos gerados em tempo real, fornecendo aos gestores total governança, prevenção ativa contra fraudes e maior previsibilidade sobre o orçamento.

Fale com um especialista da VOLL e descubra como automatizar cada etapa do ciclo de despesas corporativas, da captura dos comprovantes ao reembolso, com mais controle, eficiência e conformidade ao longo de todo o processo.

Perguntas frequentes sobre expense management

Veja mais sobre esse assunto.

Qual é a diferença entre expense management e spend management?

Embora os termos sejam frequentemente usados como sinônimos, eles têm escopos diferentes. O expense management está focado no controle, aprovação e reembolso das despesas realizadas pelos colaboradores, enquanto o spend management engloba toda a gestão dos gastos da empresa, incluindo compras, contratos, fornecedores, pagamentos e despesas corporativas.

Quando uma empresa deve deixar de usar planilhas para controlar despesas?

As planilhas costumam funcionar em operações bem simples, com poucos lançamentos mensais. No entanto, quando começam a surgir atrasos em reembolsos, dificuldade para localizar comprovantes, falta de visibilidade sobre os gastos ou aumento das despesas fora da política, é um sinal de que um sistema de expense management pode trazer mais controle, automação e segurança.

Quanto uma empresa pode economizar com um software de expense management?

O percentual varia conforme o nível de maturidade da empresa, mas a economia normalmente vem da redução de retrabalho, eliminação de fraudes, maior controle sobre gastos fora da política, diminuição de erros e melhor negociação com fornecedores. Além da redução de custos diretos, a automação libera tempo das equipes financeiras para atividades mais estratégicas.

Expense management ajuda a prevenir fraudes?

Sim. Plataformas modernas utilizam regras automáticas para identificar despesas duplicadas, inconsistências em recibos, gastos acima dos limites estabelecidos e despesas realizadas fora das políticas da empresa. Algumas soluções também utilizam inteligência artificial para detectar comportamentos atípicos e apoiar auditorias.

Como medir o sucesso da gestão de despesas?

Além do valor total gasto, é importante acompanhar indicadores como:

• Tempo médio de aprovação;
• Prazo para reembolso;
• Percentual de despesas fora da política;
• Custo por relatório de despesas;
• Índice de conformidade;
• Economia obtida após automação;
• Tempo gasto pela equipe financeira no processamento.

Esses KPIs mostram se a empresa está realmente ganhando eficiência.

Qual é a diferença entre cartão corporativo e expense management?

O cartão corporativo é apenas uma forma de pagamento. Já o expense management é um processo que envolve políticas, aprovação, prestação de contas, conciliação financeira, auditoria e análise dos gastos. Quando o cartão corporativo é integrado à plataforma de gestão de despesas, todo o processo se torna mais automatizado e transparente.

Expense management é importante apenas para grandes empresas?

Não. Pequenas e médias empresas também podem se beneficiar da gestão de despesas. À medida que o volume de viagens, reembolsos e compras aumenta, controlar esses gastos manualmente se torna mais difícil. A automação ajuda empresas de qualquer porte a ganhar eficiência operacional e reduzir desperdícios.

Como criar uma política de despesas eficiente?

Uma boa política deve definir quais despesas são reembolsáveis, limites de gastos, documentos obrigatórios, prazos para prestação de contas, fluxo de aprovação e responsabilidades de colaboradores e gestores. O ideal é que essas regras sejam automatizadas dentro da plataforma de expense management.

Quais departamentos mais utilizam um sistema de expense management?

Embora a área financeira seja a principal usuária, departamentos como Comercial, RH, Compras, Operações, Marketing e Diretoria também utilizam essas plataformas para controlar viagens corporativas, reembolsos, eventos, visitas a clientes e despesas operacionais.

Como a inteligência artificial está transformando o expense management?

A IA vem automatizando atividades como leitura de recibos por OCR, classificação de despesas, sugestão de categorias, identificação de gastos duplicados, detecção de possíveis fraudes e previsão de padrões de consumo. Isso reduz o trabalho manual e melhora a qualidade das informações financeiras.