Os perigos da falta de gestão estruturada em viagens corporativas

Em um cenário corporativo cada vez mais dinâmico e competitivo, as viagens corporativas desempenham um papel essencial no fortalecimento de relações comerciais, expansão de mercados e desenvolvimento de negócios. 

No entanto, para alcançar esses objetivos com consistência, é necessário contar com uma gestão estruturada e estratégica dessas viagens.

Sem esse cuidado, as empresas podem enfrentar sérios problemas que afetam diretamente o seu orçamento, a eficiência operacional e o bem-estar dos viajantes.

Vamos entender juntos as desvantagens de viagens gerenciadas de maneira ineficaz e descobrir a melhor solução para administrar os deslocamentos da sua empresa.

Viagens corporativas não gerenciadas: um risco para o negócio

O setor de viagens corporativas está em constante evolução, impulsionado por avanços tecnológicos, novas demandas dos viajantes e a necessidade de otimização de custos dentro das empresas. 

Dados recentes apontam para um crescimento do segmento: segundo a Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas, o ticket médio de uma viagem de negócios cresceu mais de 22% entre 2022 e 2023, preparando o solo para o faturamento recorde de R$ 131 bilhões alcançado pelo setor em nosso país em 2024.

No entanto, essa expansão traz consigo uma maior complexidade operacional, exigindo uma administração mais robusta, com visibilidade e controle de despesas, conformidade com políticas internas e processos eficientes.

Muitas empresas ainda pecam nesse ponto, realizando viagens sem planejamento e gestão direcionada. 

As chamadas viagens corporativas não gerenciadas são aquelas em que os colaboradores são responsáveis por planejar, reservar e gerenciar suas próprias viagens de negócios, sem uma estrutura dedicada, suporte ou diretrizes para guiá-los.

Algumas empresas consideram esse modelo flexível, mas isso é um grande erro. A ausência de uma gestão eficaz traz muitos impactos negativos, como falta de padronização, riscos de compliance e prováveis aumentos nos custos de viagem.

Diferenças entre gestão estratégica e ausência de gestão

Antes de falarmos sobre as desvantagens de viagens não gerenciadas, é importante entender o que elas são de fato, indo além da definição e destacando suas diferenças em relação às viagens corretamente gerenciadas. 

Confira o quadro comparativo abaixo para entender mais!

Os impactos e desvantagens de viagens corporativas não gerenciadas

Já ficou claro que viagens não gerenciadas são um grande risco para as finanças da empresa e para a experiência do viajante, não é mesmo?

De fato, a ausência de uma gestão eficiente pode gerar uma série de consequências negativas para a sua organização, e os dados comprovam: de acordo com a GBTA, mais de 40% das empresas relatam que falhas na gestão de viagens corporativas geram prejuízos financeiros e impactos na eficiência operacional.

Algumas das desvantagens mais impactantes são: 

Gastos excessivos

Sem políticas bem definidas, os colaboradores tendem a tomar decisões com base em suas preferências pessoais, sem considerar o custo-benefício e o orçamento da empresa no momento das reservas.

Além disso, a falta de diretrizes claras sobre despesas, como limites de gastos e fornecedores preferenciais, dificulta o controle financeiro, a identificação de gargalos e as possibilidades de economia.

A ausência de um processo estruturado de aprovação para as viagens também é um problema, pois pode levar a gastos não autorizados que excedem o orçamento.

Processos ineficientes de reservas e reembolsos

Em um cenário sem gestão, cada colaborador faz suas reservas em diferentes plataformas, seguindo processos variados. Isso gera grande descentralização e dificulta a consolidação das informações — algo essencial para prestações de contas e auditorias.

O processo de reembolso de despesas também se torna mais complexo e demorado, pois não há um canal único para solicitações.

O setor financeiro recebe pedidos de reembolso por diversos meios e pode se perder nos registros, enquanto o viajante precisa guardar dezenas de comprovantes em papel, que podem se extraviar durante a viagem.

Ausência de suporte

Quando os colaboradores viajam sem um suporte dedicado, ficam mais vulneráveis a imprevistos e situações de risco, como problemas com voos, extravio de bagagens, emergências médicas ou até questões de segurança no destino.

Essas situações podem gerar grande estresse, especialmente quando o viajante deve lidar com elas sozinho, impactando negativamente sua experiência e produtividade.

Perda de poder de negociação

A descentralização das reservas impede que a empresa aproveite seu volume de viagens para negociar tarifas corporativas com fornecedores como companhias aéreas, hotéis e locadoras de veículos.

Essa é uma grande oportunidade de economia desperdiçada pela simples falta de processos unificados.

Dificuldade de acompanhamento

A coleta e a análise de dados sobre os gastos e o desempenho das viagens corporativas tornam-se praticamente impossíveis sem a padronização de processos e sistemas.

Essa dificuldade impede que a empresa tome decisões inteligentes e justifique o investimento em viagens, colocando a continuidade desses deslocamentos em risco.

Todos saem ganhando: benefícios da gestão eficiente de viagens

Você percebeu como a ausência de gestão impacta tanto a empresa quanto os viajantes?

Felizmente, é possível reverter esse cenário ao implementar uma gestão eficaz e estratégica, capaz de agregar inúmeros benefícios ao longo de toda a jornada.

Confira os principais benefícios de uma gestão de viagens eficiente:

• Redução de custos por meio da negociação de tarifas corporativas, aplicação de políticas de viagens e controle de gastos.

• Aumento da eficiência com processos otimizados de reserva, aprovação e reembolso.

• Maior segurança para os viajantes, com suporte especializado e gerenciamento de riscos.

• Parcerias sustentáveis com fornecedores, viabilizando melhores negociações e condições comerciais.

• Melhoria na conformidade com o desenvolvimento de políticas internas e o cumprimento de regulamentações.

• Visibilidade total dos gastos e resultados por meio de relatórios detalhados.

• Aumento da satisfação dos colaboradores, graças a processos simplificados e suporte adequado.

Todos esses benefícios podem ser potencializados com a contratação de uma agência de viagens corporativas.

Trazendo expertise técnica e recursos inovadores, as agências são essenciais para implementar e aprimorar programas de viagens, além de otimizar o tempo da sua equipe por meio da terceirização de tarefas operacionais.

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Nosso sistema permite armazenar todos os dados da viagem em um único lugar, evitando a desorganização e facilitando o acesso rápido às informações por meio de um app completo e intuitivo.

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Alguns dos recursos oferecidos pela VOLL são:

• Personalização de políticas conforme cargos, nível, departamento ou por colaborador.

• Controle total de pagamentos feitos com cartões corporativos, reembolsos ou Pix.

• Cobertura global de serviços, incluindo opções de companhias aéreas, hotéis, táxis, apps de mobilidade e locadoras de veículos.

• Farol de política, notificando quando reservas estão fora dos padrões estabelecidos para garantir total conformidade.

• Dashboards personalizados e relatórios estratégicos.

• Atendimento especializado 24/7 em diversos canais e idiomas.

• Fluxos de aprovação personalizados.

• Soluções de duty of care e bleisure.

Com essas e muitas outras funcionalidades, sua empresa consegue reduzir riscos financeiros, aprimorar o controle orçamentário e dedicar mais tempo ao planejamento estratégico, garantindo uma gestão mais eficaz e inteligente.

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