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Gestão de viagens corporativas

# Os perigos da falta de gestão estruturada em viagens corporativas

Entenda como a falta de uma gestão estruturada nas viagens de negócios pode trazer impactos negativos significativos para a sua empresa.

[Luiz Moura](https://www.govoll.com/blog/author/luiz-moura)

 mai. 30, 2025

Os perigos da falta de gestão estruturada em viagens corporativas

10:08

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Em um cenário corporativo cada vez mais dinâmico e competitivo, as viagens corporativas desempenham um papel essencial no fortalecimento de relações comerciais, expansão de mercados e desenvolvimento de negócios. 

No entanto, para alcançar esses objetivos com consistência, é necessário contar com uma **gestão estruturada e estratégica** dessas viagens.

Sem esse cuidado, as empresas podem enfrentar sérios **problemas que afetam diretamente o seu orçamento, a eficiência operacional e o bem-estar dos viajantes.**

Vamos entender juntos as desvantagens de viagens gerenciadas de maneira ineficaz e descobrir a melhor solução para administrar os deslocamentos da sua empresa.

## Viagens corporativas não gerenciadas: um risco para o negócio

O setor de [viagens corporativas](https://www.govoll.com/blog/tudo-sobre-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) está em constante evolução, impulsionado por avanços tecnológicos, novas demandas dos viajantes e a necessidade de otimização de custos dentro das empresas. 

Dados recentes apontam para um crescimento do segmento: segundo a Associação Brasileira de Agências de Viagens Corporativas, **o ticket médio de uma viagem de negócios cresceu mais de 22% entre 2022 e 2023**, preparando o solo para o **faturamento recorde de R$ 131 bilhões** alcançado pelo setor em nosso país em 2024.

No entanto, essa expansão traz consigo uma maior complexidade operacional, exigindo uma administração mais robusta, com visibilidade e [controle de despesas](https://www.govoll.com/blog/gestao-de-despesas-o-que-e?hsLang=pt-br), conformidade com políticas internas e processos eficientes.

Muitas empresas ainda pecam nesse ponto, realizando viagens sem planejamento e gestão direcionada. 

As chamadas **viagens corporativas não gerenciadas são aquelas em que os colaboradores são responsáveis por planejar, reservar e gerenciar suas próprias viagens de negócios**, sem uma estrutura dedicada, suporte ou diretrizes para guiá-los.

Algumas empresas consideram esse modelo flexível, mas isso é um [grande erro](https://www.govoll.com/blog/erros-gestao-viagens-corporativas?hsLang=pt-br). A ausência de uma gestão eficaz traz muitos impactos negativos, como falta de padronização, riscos de [compliance](https://www.govoll.com/blog/compliance-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) e prováveis aumentos nos custos de viagem.

## Diferenças entre gestão estratégica e ausência de gestão

Antes de falarmos sobre as desvantagens de viagens não gerenciadas, é importante entender o que elas são de fato, indo além da definição e destacando suas diferenças em relação às viagens corretamente gerenciadas. 

Confira o quadro comparativo abaixo para entender mais!

|   | **Viagens não gerenciadas** | **Viagens com gestão eficaz** |
| --- | --- | --- |
| **Processos** | Processos fragmentados, dificultando a consolidação de informações | Processos integrados, facilitando a operação das viagens |
| **Negociações** | Reservas dispersas, impossibilitando o acesso a descontos e tarifas especiais | Acesso a tarifas corporativas preferenciais e descontos exclusivos |
| **Controle de custos** | Gastos imprevisíveis, descentralizados e frequentemente mais altos | Orçamento bem definido, custos reduzidos e monitorados em tempo real |
| **Suporte** | O viajante lida sozinho com imprevistos, alterações e problemas durante a viagem | Assistência total em todas as etapas, incluindo imprevistos e emergências |
| **Segurança e compliance** | Maior exposição a fraudes e riscos, além de falta de conformidade com regulamentações | Monitoramento e garantia de segurança, além de conformidade total com políticas internas e externas |
| **Políticas e diretrizes** | Ausência de diretrizes e regras para guiar o viajante durante o processo | Diretrizes claras para todas as etapas, otimizando custos e garantindo tranquilidade |

## Os impactos e desvantagens de viagens corporativas não gerenciadas

Já ficou claro que viagens não gerenciadas são um grande risco para as finanças da empresa e para a [experiência do viajante](https://www.govoll.com/blog/o-futuro-da-experiencia-do-viajante?hsLang=pt-br), não é mesmo?

De fato, a ausência de uma gestão eficiente pode gerar uma série de consequências negativas para a sua organização, e os dados comprovam: de acordo com a GBTA, **mais de 40% das empresas relatam que falhas na gestão de viagens corporativas geram prejuízos financeiros e impactos na eficiência operacional.**

Algumas das desvantagens mais impactantes são: 

### Gastos excessivos

Sem [políticas bem definidas](https://www.govoll.com/blog/como-criar-uma-politica-de-viagens-corporativas-o-guia-definitivo?hsLang=pt-br), os colaboradores tendem a tomar decisões com base em suas preferências pessoais, sem considerar o custo-benefício e o orçamento da empresa no momento das reservas.

Além disso, a falta de diretrizes claras sobre despesas, como limites de gastos e fornecedores preferenciais, **dificulta o controle financeiro**, a identificação de gargalos e as possibilidades de economia.

A ausência de um processo estruturado de aprovação para as viagens também é um problema, pois pode levar a gastos não autorizados que excedem o orçamento.

### Processos ineficientes de reservas e reembolsos

Em um cenário sem gestão, cada colaborador faz suas reservas em diferentes plataformas, seguindo processos variados. Isso gera grande descentralização e dificulta a consolidação das informações — algo essencial para **prestações de contas e** [**auditorias**](https://www.govoll.com/blog/auditoria-de-despesas-elimine-fraudes?hsLang=pt-br)**.**

O [processo de reembolso](https://www.govoll.com/blog/blog/politica-de-viagens-corporativas-como-incluir-regras-de-reembolso?hsLang=pt-br) de despesas também se torna mais complexo e demorado, pois não há um canal único para solicitações.

O setor financeiro recebe pedidos de reembolso por diversos meios e pode se perder nos registros, enquanto o viajante precisa guardar dezenas de comprovantes em papel, que podem se extraviar durante a viagem.

### Ausência de suporte

Quando os colaboradores viajam sem um suporte dedicado, ficam mais **vulneráveis a imprevistos** e [situações de risco](https://www.govoll.com/blog/gestao-de-risco-em-viagens-corporativas?hsLang=pt-br), como problemas com voos, extravio de bagagens, emergências médicas ou até questões de segurança no destino.

Essas situações podem gerar grande estresse, especialmente quando o viajante deve lidar com elas sozinho, impactando negativamente sua experiência e [produtividade](https://www.govoll.com/blog/viajando-e-trabalhando-como-manter-a-produtividade-fora-do-escritorio?hsLang=pt-br).

### Perda de poder de negociação

A descentralização das reservas impede que a empresa aproveite seu volume de viagens para [negociar tarifas corporativas](https://www.govoll.com/blog/blog/estrategias-de-negociacao-com-companhias-aereas-e-hoteis-para-a-sua-empresa?hsLang=pt-br) com fornecedores como companhias aéreas, hotéis e locadoras de veículos.

Essa é uma grande oportunidade de economia desperdiçada pela simples falta de processos unificados.

### Dificuldade de acompanhamento

A coleta e a [análise de dados](https://www.govoll.com/blog/indicadores-na-gestao-de-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) sobre os gastos e o desempenho das viagens corporativas tornam-se praticamente impossíveis sem a padronização de processos e sistemas.

Essa dificuldade impede que a empresa tome **decisões inteligentes** e justifique o investimento em viagens, colocando a continuidade desses deslocamentos em risco.

## Todos saem ganhando: benefícios da gestão eficiente de viagens

Você percebeu como a ausência de gestão impacta tanto a empresa quanto os viajantes?

Felizmente, é possível reverter esse cenário ao implementar uma gestão eficaz e estratégica, capaz de agregar inúmeros benefícios ao longo de toda a jornada.

Confira os principais benefícios de uma gestão de viagens eficiente:

- **Redução de custos** por meio da negociação de tarifas corporativas, aplicação de políticas de viagens e controle de gastos.
- **Aumento da eficiência** com processos otimizados de reserva, aprovação e reembolso.
- **Maior segurança** para os viajantes, com suporte especializado e gerenciamento de riscos.
- **Parcerias sustentáveis com fornecedores**, viabilizando melhores negociações e condições comerciais.
- **Melhoria na conformidade** com o desenvolvimento de políticas internas e o cumprimento de regulamentações.
- **Visibilidade total dos gastos** e resultados por meio de relatórios detalhados.
- **Aumento da satisfação** dos colaboradores, graças a processos simplificados e suporte adequado.

Todos esses benefícios podem ser potencializados com a contratação de uma [**agência de viagens corporativas**](https://www.govoll.com/blog/como-escolher-agencia-de-viagens-corporativas?hsLang=pt-br)**.**

Trazendo expertise técnica e recursos inovadores, as agências são essenciais para implementar e aprimorar programas de viagens, além de otimizar o tempo da sua equipe por meio da terceirização de tarefas operacionais.

Se você está buscando uma parceria estratégica para transformar sua gestão de viagens, conheça agora a [**VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina!**](https://www.govoll.com/?hsLang=pt-br)

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## Transforme sua gestão de viagens com a VOLL

A VOLL, a **maior agência de viagens corporativas digital da América Latina**, criou uma solução integrada que otimiza o [controle de viagens corporativas](https://conheca.govoll.com/gestao-de-viagens-corporativas?hsLang=pt-br), facilitando todo o processo desde a reserva até a prestação de contas.

Nosso sistema permite armazenar todos os dados da viagem em um único lugar, evitando a desorganização e facilitando o acesso rápido às informações por meio de um app completo e intuitivo.

Com atendimento consultivo especializado, apoiamos sua empresa desde a criação da política de viagens até a resolução de imprevistos durante o deslocamento. Assim, sua equipe ganha tempo para focar em atividades e análises estratégicas.

Alguns dos recursos oferecidos pela VOLL são:

- Personalização de políticas conforme cargos, nível, departamento ou por colaborador.
- [Controle total de pagamentos](https://conheca.govoll.com/despesas-corporativas?hsLang=pt-br) feitos com cartões corporativos, reembolsos ou Pix.
- Cobertura global de serviços, incluindo opções de companhias aéreas, hotéis, táxis, apps de mobilidade e locadoras de veículos.
- Farol de política, notificando quando reservas estão fora dos padrões estabelecidos para garantir total conformidade.
- Dashboards personalizados e relatórios estratégicos.
- Atendimento especializado 24/7 em diversos canais e idiomas.
- Fluxos de aprovação personalizados.
- Soluções de duty of care e bleisure.

Com essas e muitas outras funcionalidades, sua empresa consegue reduzir riscos financeiros, aprimorar o controle orçamentário e dedicar mais tempo ao planejamento estratégico, garantindo uma gestão mais eficaz e inteligente.

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[Gestão de viagens corporativas](https://www.govoll.com/blog/tag/gestão-de-viagens-corporativas)

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