Farol de compliance: decisões assertivas e instantâneas para os aprovadores de viagens

No dia a dia da gestão de viagens corporativas, garantir o cumprimento das políticas internas pode ser um desafio constante, especialmente quando os aprovadores precisam tomar decisões rápidas, mas carecem de visibilidade sobre regras, limites e exceções. 

A falta de ferramentas que sinalizem, com clareza e em tempo real, se uma viagem está ou não dentro da política da empresa é uma das principais causas de atrasos, inconsistências e desgastes entre equipes. E quando falamos em grandes volumes de solicitações — em empresas com múltiplas unidades, centros de custo ou níveis de aprovação — esse gargalo se torna ainda mais evidente.

Foi para resolver essa dor que a VOLL criou o farol de compliance: um indicador automático que informa, no momento da aprovação, o nível de aderência da viagem às regras definidas pela organização. Com ele, as decisões passam a ser guiadas por dados concretos e objetivos, reduzindo ruídos, acelerando SLAs e fortalecendo os pilares de controle e governança.

A dor do aprovador: falta de visibilidade da política de viagens

Em muitas empresas, o papel do aprovador de viagens vem acompanhado de uma expectativa alta e um suporte limitado. Esses profissionais, muitas vezes gestores de equipe ou líderes de projeto, precisam tomar decisões rápidas e coerentes com a política de viagens da empresa, mas nem sempre têm acesso claro às regras que deveriam seguir.

Na prática, o que se observa é:

• Políticas extensas ou genéricas, que não cobrem exceções ou não se aplicam à realidade do dia a dia;

• Falta de padronização nas solicitações de viagem, com campos livres ou informações incompletas;

• Ausência de alertas ou indicadores sobre o que está dentro ou fora da política;

• Dificuldade para justificar uma aprovação (ou reprovação), especialmente quando há pressão de tempo ou urgência do colaborador.

Esse cenário abre margem para inconsistências, riscos de auditoria e enfraquecimento do compliance. A cada aprovação feita “no escuro”, a empresa perde a chance de educar seus colaboradores, otimizar recursos e fortalecer a cultura de responsabilidade no uso do orçamento de viagens.

Além disso, quando o aprovador é responsabilizado por decisões sem contar com ferramentas de apoio, o processo se torna pessoal e vulnerável a conflitos, desgastando o relacionamento entre equipes e prejudicando a experiência de quem viaja.

O que é e como funciona o farol de compliance da VOLL

O farol de compliance da VOLL é um recurso visual e automatizado que sinaliza, no momento da aprovação, o nível de aderência da solicitação de viagem à política definida pela empresa. Ele funciona como um sistema de alerta por cores, oferecendo clareza instantânea para quem precisa tomar decisões, sem necessidade de abrir documentos extensos ou consultar manuais.

Como funciona, na prática?

Cada solicitação de viagem recebe uma cor, baseada em regras configuradas previamente pela empresa. O cálculo do farol leva em consideração diversos fatores parametrizáveis, como:

• Tipo de viagem (doméstica, internacional, emergência);

• Categoria do viajante (cargo, área, centro de custo);

• Valor da diária, hospedagem, voo ou outros serviços contratados;

• Antecedência da reserva;

• Escolhas de voos fora do horário padrão ou de companhias não homologadas;

• Justificativas incluídas pelo colaborador;

• Políticas específicas para exceções ou campanhas.

O que cada cor indica?

🟢 Verde: Solicitação totalmente dentro da política. Aprovação recomendada.

🟡 Amarelo: Solicitação fora da política, mas com justificativa aceita pela empresa (por exemplo, viagem emergencial). Atenção sugerida.

🔴 Vermelho: Solicitação fora da política e sem justificativa válida. Reprovação ou reavaliação recomendada.

Esse modelo permite que a análise da solicitação seja objetiva e embasada, mesmo em contextos de alta demanda ou múltiplos níveis hierárquicos.

Além disso, o histórico de faróis é registrado automaticamente, facilitando auditorias, análises de comportamento e melhorias contínuas nas regras da política.

Benefícios do farol de compliance da VOLL

Implementar o farol de compliance da VOLL transforma a maneira como as decisões de viagem são tomadas. Em vez de depender da interpretação individual do aprovador, a aprovação passa a ser guiada por regras claras, que fortalecem tanto a eficiência do processo, quanto a cultura de conformidade da empresa.

Veja os principais benefícios:

1. Redução do SLA de aprovação

Com o farol visível no momento da solicitação, o tempo de resposta diminui significativamente. O aprovador não precisa mais revisar detalhes operacionais ou checar múltiplos documentos — ele confia no indicador e toma uma decisão rápida, embasada e segura. Isso é especialmente relevante em contextos de viagens de emergência ou quando há múltiplos gestores envolvidos na aprovação.

2. Fortalecimento da cultura de compliance

Quando o colaborador percebe que as regras são aplicadas com consistência, ele tende a se planejar melhor e respeitar os parâmetros definidos. O farol atua como um educador, que reforça comportamentos alinhados às diretrizes da empresa — sem necessidade de retrabalho, e-mails de cobrança ou reprovações desconectadas da realidade.

3. Rastreabilidade e auditoria facilitada

Cada decisão fica registrada com a cor do farol, os motivos de (in)conformidade e, quando necessário, as justificativas do colaborador. Isso facilita auditorias internas, prestação de contas e análises gerenciais, criando uma base de dados rica para revisão de políticas e identificação de padrões de exceção.

4. Padronização da aprovação em múltiplos níveis

Empresas com estrutura matricial, filiais ou diferentes centros de custo enfrentam o desafio da despadronização nas decisões. O farol resolve esse problema ao oferecer um critério único e automático de avaliação, garantindo coerência mesmo quando há dezenas de aprovadores distribuídos em diferentes áreas.

Por que a VOLL é a parceira estratégica para garantir conformidade em viagens corporativas

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e tem ajudado grandes empresas a fortalecerem suas políticas de compliance com tecnologia, dados e experiência de ponta a ponta.

O farol de compliance é apenas uma das soluções que integram um ecossistema mais amplo, desenhado para dar visibilidade, controle e eficiência a todas as etapas da jornada de viagens.

Na VOLL, a política da sua empresa é configurada diretamente no sistema, respeitando regras por cargo, centro de custo, destino, tipo de viagem e outras variáveis operacionais. Com isso, cada colaborador já é orientado no momento da solicitação e cada aprovador conta com um sinal claro de conformidade no instante da decisão.

Além do farol, a VOLL oferece outras funcionalidades que fazem a diferença para os gestores de viagens, como:

• Relatórios gerenciais com indicadores de compliance ao longo do tempo;

• Integração com ERPs e sistemas de RH, garantindo que a política esteja alinhada com os dados reais da empresa;

• Time dedicado de atendimento e configuração, para ajustar as regras à realidade do negócio;

• Suporte omnichannel 24h para solucionar dúvidas e urgências de forma ágil e segura.

Se a sua empresa busca mais agilidade nas aprovações, maior controle sobre os gastos e uma política de viagens realmente aplicada na prática, o farol de compliance da VOLL é o melhor caminho para essa transformação. 

Entre em contato com nosso time e veja como podemos configurar as regras da sua política na plataforma, gerar indicadores confiáveis e tornar o processo de aprovação muito mais simples para todos os envolvidos.