A gestão de despesas pode ser um desafio para a área de viagens corporativas. Quando cada trecho da viagem gera uma nota fiscal diferente, o processo de conciliação se torna moroso, sujeito a falhas e difícil de auditar.
Essa fragmentação de dados é uma das principais fontes de retrabalho e desalinhamento entre os times de viagens e financeiro. A cada nota emitida por um fornecedor diferente, cresce o risco de lançamentos fora do centro de custo correto, divergências no valor do reembolso e atrasos nos pagamentos. Em empresas com alto volume de viagens, a operação pode se tornar insustentável.
Pensando em resolver esse gargalo, a VOLL oferece a funcionalidade de fatura única, uma solução que centraliza todos os gastos em um único documento fiscal e transforma a conciliação de T&E em um processo muito mais simples, confiável e rastreável.
Em vez de lidar com dezenas (ou até centenas) de notas fiscais individuais, emitidas por diferentes fornecedores e em datas distintas, o gestor financeiro recebe um único documento fiscal consolidado, com todos os gastos registrados de forma organizada e transparente.
Essa fatura centraliza automaticamente os custos com passagens aéreas, hospedagem, mobilidade (como corridas de aplicativo, aluguel de veículos ou deslocamentos intermunicipais), além de eventuais serviços acessórios contratados via plataforma.
Todos os lançamentos são agrupados em um só CNPJ emissor (o da VOLL), eliminando o retrabalho de conciliar fornecedores variados, diferentes datas de emissão e múltiplos métodos de pagamento.
E a estrutura da fatura é personalizável: os gastos podem ser organizados por centro de custo, projeto, unidade ou colaborador. Cada item traz a descrição do serviço, data de utilização, valor e método de pagamento, facilitando a integração com sistemas de ERP e planilhas de controle interno.
Esse modelo é possível porque a VOLL atua como intermediadora contratual e fiscal dos serviços de viagem, unificando a cadeia de fornecedores e transferindo para a empresa contratante apenas um fluxo financeiro, com cobrança clara e emissão regular — semanal, quinzenal ou mensal, de acordo com a necessidade do cliente.
Para a área financeira, a adoção da fatura única da VOLL representa um ganho imediato em produtividade, controle e compliance, uma vez que o time passa a trabalhar com um único documento fiscal centralizado, facilitando o fechamento contábil e o fluxo de aprovação de pagamentos.
Os principais benefícios percebidos pelas equipes de T&E (Travel & Expense) são:
Redução do tempo de conciliação: O time deixa de buscar comprovantes e cruzar informações manuais entre notas e sistemas. Os dados já vêm estruturados, com todos os detalhes organizados por centro de custo e colaborador.
Menos erros e retrabalho: A padronização dos lançamentos reduz falhas comuns em preenchimento de planilhas, lançamento duplicado de despesas ou perda de comprovantes fiscais.
Integração facilitada com ERPs: Como a estrutura da fatura é compatível com sistemas como SAP, Totvs e Oracle, a integração de dados é mais ágil e reduz a necessidade de lançamentos manuais.
Melhor visibilidade financeira: O fechamento mensal da área financeira passa a contar com dados confiáveis, emitidos em tempo real, com possibilidade de gerar relatórios segmentados por projeto, unidade ou período.
Planejamento de caixa mais eficiente: A empresa consegue prever desembolsos com mais precisão e negociar condições mais vantajosas com fornecedores e bancos.
Esse modelo de cobrança também reduz a sobrecarga operacional em períodos de pico, como fechamento de trimestre ou auditorias externas, permitindo que a equipe foque em análise de dados e estratégia, e não apenas em tarefas operacionais.
Leia também: Relatórios de despesas (RDV): como estruturar e analisar.
Em empresas com políticas de viagens bem definidas, o maior desafio não é apenas garantir que os colaboradores respeitem os limites e regras estabelecidos, mas também comprovar que o processo seguiu todas as diretrizes, especialmente durante auditorias internas ou externas.
Com a fatura única da VOLL, o compliance deixa de ser um processo fragmentado e passa a ser parte do fluxo natural da gestão financeira. Isso acontece porque todos os dados são consolidados, categorizados e registrados em um único documento fiscal, que já traz:
Discriminação de todos os serviços utilizados, incluindo data, valor, colaborador e centro de custo correspondente;
Relacionamento com a política de viagens da empresa, já que a VOLL aplica automaticamente as regras estabelecidas no momento da reserva (como tetos de hospedagem e classes de voo);
Rastreabilidade completa, com logs de aprovação, alterações e responsáveis por cada etapa da viagem;
Integração com controles internos, permitindo que a área de compliance audite os dados com facilidade, sem precisar cruzar informações de diferentes plataformas ou fornecedores.
Isso tudo resulta em maior segurança jurídica e regulatória para a empresa, especialmente em contextos com alta fiscalização sobre gastos corporativos, como empresas de capital aberto, multinacionais e organizações com atuação em diferentes jurisdições fiscais.
A fatura única também colabora para a conformidade com regras da LGPD, pois centraliza os dados sensíveis dos colaboradores em um sistema com padrões rigorosos de segurança da informação — um aspecto cada vez mais relevante para auditorias de compliance digital.
Com mais de 500 mil usuários ativos e empresas como Itaú, Ifood, Cielo e Grupo Andrade Gutierrez como clientes, a fatura única da VOLL já vem sendo aplicada por grandes corporações que buscam eficiência nos processos de conciliação e controle de gastos com viagens.
A Afya, por exemplo, registrou uma economia de 1.800 horas de trabalho ao substituir fluxos fragmentados por um modelo de gestão centralizada e pré-conciliada. Além disso, a redução de chamados relacionados a reembolsos e divergências foi superior a 2.500 ocorrências em um único ano, graças à unificação de dados e faturas.
Já a Cogna alcançou uma redução de custos de 5 a 7%, além de centralizar a gestão de viagens com mais agilidade e transparência, melhorando a visibilidade dos processos e garantindo uma melhor experiência de viagem para os colaboradores.
A VOLL tem atuado como parceira estratégica na digitalização dos processos financeiros de diversas empresas, por isso, se você também busca eficiência e economia na gestão de despesas, fale com nossos especialistas e descubra como a fatura única e outras soluções da VOLL podem transformar sua gestão de viagens.