Tudo que você precisa saber sobre gestão de viagens corporativas

Viajar a trabalho é uma das principais formas de empresas de diversos segmentos fecharem negócios e conhecerem as novidades do mercado.

De acordo com um estudo da Alagev e da FecomercioSP, as viagens corporativas movimentaram cerca de R$ 8,57 bilhões em maio de 2022 - o que representa um aumento de 171,7% em relação ao ano anterior. 

Apesar dos números expressivos, a gestão de viagens corporativas ainda é um desafio para muitos gestores, que podem acabar comprometendo o orçamento e a cultura empresarial caso não haja um bom planejamento na hora de organizar todos os processos necessários.

Eu sou Luiz Moura, fundador da VOLL, a maior agência de viagens corporativas digital do Brasil, e preparei este guia completo para ajudar gestores de viagens e outros profissionais a oferecerem a melhor experiência para seus colaboradores. Confira.

O que é a gestão de viagens corporativas?

A gestão de viagens corporativas é um conjunto de práticas que envolve tudo que se relaciona ao processo de se deslocar ou viajar a negócios pela empresa. Isso inclui planejamento, reservas, controle de custos, reembolsos e políticas de viagem. 

O objetivo é garantir que as viagens atendam às necessidades das empresas sem que seu orçamento seja comprometido. Tudo isso, claro, sem abrir mão da segurança e satisfação dos colaboradores.

Como funcionam as viagens corporativas?

Para que as viagens corporativas ocorram, é necessário passar por algumas etapas:

• Planejamento e aprovação: O processo geralmente se inicia a partir da solicitação de viagem por um funcionário ou um departamento, detalhando propósito, destino, datas e orçamento. A aprovação é feita por gerentes que avaliam a necessidade e o custo-benefício do deslocamento.

• Organização e logística: Essa etapa inclui as reservas de transportes e hospedagens, além da elaboração de um itinerário detalhado para garantir que o viajante esteja bem informado.

• Gestão de custos: As empresas estabelecem um orçamento e políticas de viagem que definem limites de gastos e diretrizes para reembolso, ajudando a controlar os custos. Em muitos casos, o departamento financeiro é envolvido nesta etapa.

• Suporte durante a viagem: O gestor de viagens deve prestar um suporte contínuo aos viajantes para garantir sua segurança e bem-estar e também para que as políticas da empresa sejam seguidas, com todas as despesas justificadas e documentadas.

• Prestação de contas pós-viagem: Inclui a apresentação de relatórios de despesas com recibos e justificativas, além de avaliações para analisar o retorno sobre o investimento e as oportunidades de otimização para que os recursos sejam utilizados de maneira estratégica.

Quais são os benefícios de investir na gestão de viagens corporativas?

De maneira resumida, a gestão de viagens corporativas pode proporcionar à empresa benefícios como:

• Redução de custos: Otimização de despesas com passagens, hospedagem e transporte.

• Padronização de procedimentos: Criação de políticas claras para todos os colaboradores.

• Análise sobre o retorno das viagens: Avaliação do impacto e benefícios das viagens realizadas.

• Clareza para os colaboradores: Diretrizes claras sobre o que é permitido e reembolsável.

• Maior produtividade: Melhor aproveitamento do tempo e recursos durante as viagens.

Qual é o papel do gestor de viagens corporativas?

O gestor de viagens corporativas é responsável por coordenar e otimizar todos os aspectos relacionados ao deslocamento de profissionais pela empresa.  

Em algumas empresas, geralmente as de menor porte, essa função pode ser acumulada por outros profissionais, como secretárias, analistas financeiros, administrativos, de suprimentos, de RH ou coordenadores financeiros/administrativos, que precisam estar capacitados para lidar com essas responsabilidades.

O profissional que faz a gestão de viagens corporativas fica responsável por tarefas como:

• Elaborar e implementar as políticas de viagem.

• Monitorar e otimizar o orçamento da empresa destinado a viagens corporativas.

• Fazer a negociação com fornecedores, como hotéis, companhias aéreas e locadoras de veículos.

• Garantir que todas as viagens sejam seguras, incluindo a gestão de riscos e emergências.

• Garantir que as necessidades e o bem-estar dos viajantes sejam atendidos durante suas viagens.

• Gerenciar todos os custos envolvidos, bem como os reembolsos das despesas dos colaboradores.

• Produzir relatórios sobre as viagens realizadas e analisar dados para melhorias dos processos.

Em média, um gestor de viagens pode ganhar entre R$ 4.000 e R$ 10.000 por mês, dependendo da localização e do porte da empresa.

Quais são os principais desafios enfrentados por este profissional?

Assim como qualquer outro aspecto do negócio, é fundamental tomar as melhores decisões para atingir o maior grau de eficiência na gestão de viagens. No entanto, nem sempre isso é simples. 

Os profissionais responsáveis por gerir as viagens podem enfrentar desafios como:

• Controlar todo o processo: A gestão de viagens vai desde a etapa de planejamento até o pós viagem. É preciso contar com uma solução que consiga agregar as informações mais importantes de cada etapa para que seja possível tomar as melhores decisões.

• Gerenciar o reembolso de despesas: Profissionais que viajam a trabalho precisam ter seus gastos ressarcidos, mas essa etapa costuma ser dificultada pela ausência de sistemas de acompanhamento e prestação de contas durante e depois da viagem. Em paralelo, as empresas devem contar com uma política financeira compatível com isso.

• Problemas no acesso a relatórios e dados terceirizados: A organização precisa ter meios para gerar e acessar relatórios com dados terceirizados relevantes de maneira fácil e rápida. É a partir deles que será possível aprender com viagens anteriores para aprimorar as próximas.

• Reduzir a burocracia e a demora na tomada de decisões:  Uma empresa pode desperdiçar muitos recursos na burocracia e na demora ao tomar decisões referentes à viagens corporativas. Felizmente, isso pode ser otimizado a partir do uso de ferramentas inteligentes focadas nesse aspecto da gestão.

Como fazer a gestão de viagens corporativas de forma eficiente?

Existem diversas práticas que podem otimizar a gestão de viagens de uma empresa. Além de um profissional dedicado, é importante ter processos bem definidos, ouvir os colaboradores e contar com a tecnologia para facilitar algumas tarefas. 

Veja abaixo alguns passos para garantir a eficiência de viagens corporativas.

Defina a política de viagens corporativas da sua empresa

Estabeleça políticas claras e dinâmicas que definam parâmetros para reservas, despesas e comportamentos esperados durante as viagens. Isso ajuda a manter o controle de custos e garante que os colaboradores tenham diretrizes claras.

Além disso, definir uma política de viagens corporativas não precisa ser difícil. Comece com perguntas essenciais, como:

• Como será feito o registro e acompanhamento dos gastos?

• O meio de transporte será sempre de avião ou a empresa oferece carros para viagens estaduais?

• Quais categorias de veículos são recomendadas para o aluguel de carros?

• Existe um limite para o valor da diária dos hotéis?

• Quantos dias antes ou depois da viagem o colaborador pode permanecer no destino?

• Existem restrições relacionadas à alimentação, como a não cobertura de bebidas alcoólicas?

Com estas respostas, você cria uma política de viagens clara para todos e evita diversos problemas.

Faça a gestão das despesas com a ajuda de sistemas 

Centralize o controle de despesas para ter uma visão macro e estratégica. Para isso, utilize sistemas que permitam o acompanhamento em tempo real dos gastos, pois isso facilita a realização de reembolsos e a análise de tendências de despesas.

Ouça e fale com seus colaboradores

Ouvir as experiências e feedbacks dos viajantes melhora a satisfação dos colaboradores de uma empresa e ainda fornece ao gestor de viagens diversas informações importantes para planejar viagens futuras com mais assertividade.

Invista em tecnologia

Automatize processos sempre que possível para aumentar a produtividade e reduzir a burocracia. Atualmente, existem diversas ferramentas que podem simplificar desde o planejamento até a execução e o pagamento das viagens.

Como reduzir os custos de viagens corporativas?

Além de garantir a eficiência de todos os processos, o gestor de viagens corporativas também deve estar atento a novas formas de garantir a reduzir gastos para não comprometer o orçamento da empresa.

Entenda abaixo o que você pode fazer para garantir uma boa gestão de viagens corporativas focada na redução de custos.

Planeje as viagens corporativas com antecedência

As empresas devem se certificar de que seus funcionários solicitem suas viagens com antecedência - e de preferência reservar voos durante a semana - para aproveitar as melhores tarifas. Isso também permite que as empresas negociem melhores preços com as companhias aéreas e hotéis.

Não se esqueça da política de viagens corporativas

Como já mencionamos anteriormente, criar uma política de viagens corporativas  que reúna todas as normativas e recomendações de boas práticas ajuda a evitar uma série de problemas, como despesas inesperadas e conflitos de interesse entre colaboradores e a empresa, além de garantir a conformidade com regulamentos legais e fiscais. 

Essa política também minimiza riscos associados à segurança dos viajantes, assegura um tratamento justo e consistente para todos os colaboradores e promove a eficiência operacional ao padronizar procedimentos e simplificar processos de aprovação e reembolso.

Negocie preços com fornecedores

Outra maneira de reduzir os custos das viagens é negociando preços com fornecedores. As empresas que fazem viagens frequentes podem negociar descontos com companhias aéreas, hotéis e empresas de aluguel de carros. 

A VOLL permite que os acordos corporativos de hotéis sejam comparados com os preços de dezenas de portais da Internet, garantindo sempre o menor custo para o mesmo quarto de hotel, dentro das políticas da própria empresa.

Use ferramentas de gestão de viagens corporativas

As empresas podem economizar muito tempo e dinheiro usando ferramentas de gerenciamento de viagens. Essas ferramentas permitem a reserva de voos, hotéis e carros de aluguel de maneira mais eficiente, além de gerenciar despesas, reembolsos e relatórios. 

A VOLL é a solução completa de gestão de viagens corporativas, mobilidade e despesas corporativas utilizada pelas maiores empresas do Brasil. Sua tecnologia tem ajudado as empresas a controlar seus custos de viagem e garantir que os funcionários estejam usando as tarifas mais baixas, dentro da política estabelecida e parametrizada.

Conte com a tecnologia para facilitar a gestão de despesas

Com a VOLL Wallet, sua empresa pode fazer a gestão de despesas corporativas de forma dinâmica e inteligente através de carteiras digitais. Essa solução permite o controle total de todos os pagamentos feitos com cartões corporativos, reembolso ou Pix.

Além disso, é possível administrar as faturas e criar cartões de crédito virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à política interna da empresa. Dessa forma, você terá controle efetivo dos gastos corporativos antes mesmo que eles aconteçam, evitando ultrapassar o orçamento.

Agora que você sabe como fazer uma gestão de viagens eficientes e focada na redução de custos, aproveite para saber mais sobre a VOLL, a maior agência de viagens corporativas digital do Brasil. Entre em contato conosco e descubra porque as maiores empresas do país já usam e aprovam nosso serviço.