Gestão global uniforme: a gestão de viagens corporativas em 8 moedas e países

Expandir operações para outros países é um passo estratégico que muitas empresas estão colocando no centro de sua transformação. Porém, quando colaboradores estão espalhados em vários lugares diferentes, os processos de gestão de viagens se tornam complexos. 

Para gestores de viagens, essa realidade representa um desafio constante: manter o controle orçamentário, garantir compliance nas regras internas e oferecer uma experiência consistente ao viajante, independentemente de onde ele esteja. Por isso, contar com uma operação global uniforme faz toda a diferença.

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, e além de contar com uma tecnologia própria, tem uma operação uniforme em 8 moedas que acelera processos globais e reduz erros comuns de operações descentralizadas.

Por que as viagens corporativas são fundamentais em uma operação global

A presença internacional de uma empresa não se sustenta apenas em salas de reuniões. Ela se constrói no contato direto com clientes, fornecedores e equipes em diferentes países. As viagens a trabalho são, nesse contexto, ferramentas estratégicas que conectam decisões, fortalecem parcerias e aceleram projetos. 

Ao viabilizar reuniões presenciais, visitas técnicas, negociações e eventos internacionais, as empresas impulsionam vendas, criam alianças e promovem a marca em mercados estrangeiros.

Em uma operação global, as viagens têm impacto direto em:

• Crescimento de negócios e relacionamento: Encontros cara a cara fecham negócios com mais agilidade e transmitem credibilidade junto a stakeholders internacionais.

• Integração cultural e operacional: Equipes que viajam têm melhor compreensão das expectativas locais, alinhando processos, linguagens e metas com as unidades no exterior.

• Velocidade de execução estratégica: Decisões que dependem de muitas pessoas em diferentes regiões são tomadas com mais rapidez quando os envolvidos estão dispostos a se deslocar fisicamente.

• Governança e compliance: As viagens corporativas internacionais exigem documentação clara, relatórios, declaração de despesas e adaptação às normativas de cada país — um desafio para uma gestão de viagens desestruturada.

Principais desafios das operações internacionais

Por falar em desafio, é importante lembrar que quando uma empresa expande sua operação para outros países, existem 3 frentes principais que podem ser desafiadoras para os gestores de viagens: 

• Moedas e conversões: Lidar com diferentes moedas simultaneamente e suas respectivas regras de conversão gera incertezas orçamentárias. Variações nas taxas de câmbio, tarifas bancárias e prazos de pagamento podem distorcer o custo da viagem. Além disso, quando o colaborador assume esse ônus, aumenta a chance de fricções e dificuldades no fechamento de despesas.

• Políticas e regulamentações locais: Cada país estabelece parâmetros distintos sobre limites de gastos, cálculo de diárias de viagem, tributos e obrigações fiscais. A política corporativa da matriz precisa ser adaptada sem abrir brechas para inconsistências ou não conformidades. Aprovações em múltiplas moedas e centros de custo tornam o compliance ainda mais desafiador.

• Experiência do viajante e suporte multicultural: A experiência do colaborador em viagem deve ser fluida, independentemente do país onde ele estiver. No entanto, barreiras como idioma, plataformas regionais desconexas e falta de suporte local podem causar atritos. Sem um canal multilingue e acessível 24 horas, a empresa perde visibilidade sobre imprevistos, criando riscos desnecessários para o viajante e a operação.

Funcionalidades globais da VOLL para uma gestão uniforme em 8 moedas e países 

Muitas empresas fazem sua gestão global de viagens com parceiros locais e esse formato fragmentado mitiga os índices de eficiência e a segurança dos resultados obtidos.

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e já ajudou empresas como Itaú, Arcos Dourados, EMS, Cielo e muitas outras a otimizarem sua gestão de viagens global na América Latina, Europa e EUA.

Com uma plataforma que usa uma IA exclusiva, suporte multilíngue e pagamentos em 8 moedas, a VOLL elimina fluxos regionais desconectados e padroniza a gestão de viagens em toda a operação internacional da uma empresa.

Essa gestão eficiente é possível graças à soluções e funcionalidades como:

• Plataforma única multilíngue e multi-moeda: Interface disponível em português, inglês e espanhol, operando em até oito moedas e garantindo que viajantes e gestores utilizem o mesmo fluxo, sem necessidade de múltiplas ferramentas ou traduções.

• Conteúdo local integrado via APIs: GDS, NDC, low-costs, redes hoteleiras e locadoras conectadas diretamente, com tarifas em moeda local e sem taxas de câmbio embutidas, assegurando acesso imediato às melhores opções.

• Pagamentos locais com controle global: Transações feitas na moeda de cada país, com opção de consolidação ou descentralização financeira e visão centralizada dos dados para facilitar lançamentos contábeis e compliance.

• Políticas adaptáveis por país: Configuração de regras específicas por localidade, como limites de diária ou transporte, aplicada automaticamente em todo o processo, mesmo em operações híbridas.

• Dashboards globais com visibilidade regional: Relatórios consolidados organizados por moeda, país e centro de custo, com filtros regionais que permitem comparações e insights estratégicos.

• Fluxo uniforme para usuários e aprovadores: Solicitações, aprovações e prestação de contas seguem exatamente as mesmas etapas e visualizações em qualquer país, facilitando a adoção e reduzindo erros.

• Suporte omnichannel multilíngue 24/7: Atendimento consultivo por chat, WhatsApp, e-mail e telefone em três idiomas, com SLA uniforme e histórico auditável.

• Integração nativa com APIs e ERPs/CRMs: Dados de viagens, aprovações e despesas fluem automaticamente para sistemas internos, eliminando retrabalho e inconsistências em múltiplas moedas.

• Compliance regulatório específico por país: Atende exigências locais, como normas da ANAC, OSCAs, regulamentações fiscais e documentos obrigatórios, garantindo conformidade em cada gasto.

• Governança com suporte local e global: Suporte consultivo especializado que facilita a aplicação de boas práticas locais, ao mesmo tempo em que mantém uma visão central para otimização de políticas globais.

Os serviços de viagens oferecidos pela VOLL incluem passagens aéreas, mobilidade (corridas de aplicativo e locação de veículos) e hospedagem, além de compras diversas (alimentação, estacionamento, pedágio, combustível etc.), com pagamentos digitais 100% pré-conciliados para uma gestão eficiente e completa de despesas corporativas – tudo em um só lugar: o software da agência.

Hoje, os cerca de 500 mil usuários do app VOLL têm atendimento de uma equipe multilíngue e especializada por 24 horas, 7 dias por semana, pelos mais diversos canais (chat ao vivo, WhatsApp, e-mail, telefone e outros). 

Principais benefícios percebidos pelos gestores de viagens parceiros da VOLL

Adotar uma gestão global com 8 moedas e cobertura em vários países permite ao gestor de viagens eliminar a fragmentação de dados, reduzir a complexidade contábil e ganhar agilidade nas operações. Com isso, os principais benefícios percebidos são:

• Monitoramento centralizado de viagens e despesas em uma única plataforma, com visibilidade em tempo real por país, moeda e centro de custo;

• Eficiência operacional, ao evitar múltiplas ferramentas e cadastros regionais, reduzindo retrabalho e acelera fluxos de aprovação;

• Redução de custos básicos, uma vez que, ao contrário das agências tradicionais, os acordos da VOLL com hotéis e companhias aéreas são válidos internacionalmente, proporcionando economias significativas e conveniência.

• Padronização global, garantindo que políticas, compliance e governança sejam aplicadas de forma uniforme, mesmo em estruturas multinacionais.

O Grupo Andrade Gutierrez, um dos maiores conglomerados de infraestrutura na América Latina, por exemplo, acumula projetos realizados em mais de 40 países e tem a VOLL como parceira desde 2015.

Com a implementação da plataforma da VOLL, a empresa centralizou a gestão global de deslocamentos do Grupo, automatizando processos e reduzindo custos operacionais em 8%, além de ganhar eficiência na mobilidade urbana de seus colaboradores. Hoje, a parceria permite também uma experiência integrada do início ao fim, alinhada à excelência operacional que marca a trajetória da Andrade Gutierrez no mercado internacional.

Se sua empresa também opera em diversos países e busca uma solução realmente eficaz em gestão de viagens corporativas, fale com o nosso time e transforme sua operação global.