Como a VOLL simplifica sua gestão de pagamentos?

Ao contrário do que muitos pensam, a complexidade por trás das viagens corporativas vai muito além da reserva de passagens e hospedagens. Um dos maiores desafios para os gestores está no controle de pagamentos e despesas.

Esse é um aspecto que, se mal administrado, pode fazer com que as viagens deixem de ser um investimento estratégico e se tornem um gargalo nos recursos financeiros da empresa.

A boa notícia é que já existem ferramentas desenvolvidas para ajudar grandes organizações a controlar despesas e gerenciar viagens de forma integrada, como a VOLL Wallet. Continue a leitura para saber mais!

Notas fiscais e reembolsos: processo ou burocracia?

O gestor de viagens conhece bem essa rotina: a mesa cheia de recibos empilhados, a caixa de entrada de e-mails lotada de pedidos de reembolso atrasados e a gerência exigindo a consolidação de dados que estão dispersos em várias planilhas.

A preocupação em garantir que cada despesa esteja de acordo com a política interna, devidamente comprovada por notas fiscais, e que o reembolso seja processado com agilidade e precisão, resulta em tarefas manuais que oneram o dia a dia.

Além disso, situações como recibos perdidos ou rasurados, erros de preenchimento, inconsistências nos valores e trâmites burocráticos não só consomem o tempo do gestor, mas também geram insatisfação entre os colaboradores viajantes.

O impacto de uma gestão de despesas ineficiente

A falta de um sistema centralizado e padronizado para realizar o processo de digitalização das notas e reembolsos transforma a gestão de despesas em uma tarefa difícil e suscetível a falhas, impedindo a visibilidade real dos gastos. E os impactos são muitos:

Perda do controle orçamentário

A ausência de um sistema robusto para o acompanhamento detalhado de cada transação deixa o gestor “no escuro”, sendo praticamente impossível ter uma visão precisa do fluxo de caixa relacionado às viagens. 

Isso dificulta a análise de desempenho e a projeção de orçamentos futuros.

Com isso, estouros de orçamento tornam-se rotina, impactando diretamente o planejamento financeiro da empresa.

Vulnerabilidade

Processos manuais e descentralizados tornam a operação mais suscetível à ocorrência de erros e fraudes. 

Despesas duplicadas, notas fiscais adulteradas, reembolsos indevidos ou despesas que extrapolam os limites podem passar despercebidos por longos períodos.

Além disso, a falta de monitoramento em tempo real e a dificuldade em realizar auditorias precisas aumentam esses riscos.

Leia mais - Auditoria financeira: como fazer e eliminar o risco de fraudes

Desalinhamento com a política de viagens

Sem um sistema que automatize a verificação das despesas de acordo com a política de viagens da empresa, o gestor se vê obrigado a realizar essa conferência manualmente, nota por nota.

Isso não só consome tempo, mas também aumenta a chance de inconsistências e inconformidades.

Atrasos no processo de reembolso

A burocracia e a ineficiência do processo resultam em atrasos no pagamento dos reembolsos.

Isso gera frustração e desmotivação entre os colaboradores que viajam, que precisam esperar por seu dinheiro e, muitas vezes, investir recursos próprios, impactando o orçamento pessoal.

A pergunta que fica para muitos gestores é: como transformar essa burocracia em um processo ágil e eficiente, liberando seu tempo para focar em estratégias que agreguem valor à empresa?

Felizmente, a resposta existe e está ao seu alcance. Conheça, a seguir, a solução integrada de gestão de despesas e viagens da VOLL!

Eficiência na gestão de pagamentos com a VOLL

Contar com uma agência que unifique a gestão de viagens e despesas torna o fluxo de informações mais ágil, confiável e transparente, elevando a eficiência e o controle a um novo patamar.

A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, oferece essa solução de maneira simples e intuitiva, garantindo uma série de benefícios:

• Centralização e automação: a VOLL centraliza todas as informações de viagem, automatizando processos como o registro de notas fiscais e eliminando papéis e erros manuais. Isso simplifica a gestão e torna tudo mais intuitivo.

• Conformidade com políticas: as regras e limites da sua política são diretamente incorporados à plataforma da VOLL. No momento em que o viajante registra uma despesa, o sistema já realiza a verificação automática. Despesas que excedem o limite ou que não se enquadram nas regras podem ser sinalizadas para aprovação, rejeição ou ajuste.

• Visibilidade: o gestor tem acesso a dashboards e relatórios detalhados, acompanhando os gastos por viajante, centro de custo, tipo de despesa etc. Essa visibilidade facilita a identificação de padrões de consumo, a negociação com fornecedores e a tomada de decisões estratégicas.

• Agilidade e redução do tempo de reembolso: os colaboradores podem enviar suas despesas e notas fiscais digitalmente para conferência e aprovação, reduzindo o tempo de espera para o reembolso. Isso economiza tempo dos responsáveis pela análise e aumenta a satisfação da equipe.

Sobre a VOLL Wallet

A VOLL Wallet é o sistema de gestão de despesas corporativas mais eficiente do mercado.

A solução proporciona flexibilidade para os colaboradores e controle rigoroso para a gestão, transformando a maneira como as despesas corporativas são administradas e tornando os processos mais ágeis e eficientes.

Gestão de despesas corporativas com carteiras digitais

Com a VOLL Wallet, sua empresa pode gerenciar despesas corporativas de forma dinâmica e inteligente por meio de carteiras digitais. Essa solução permite controle total sobre todos os pagamentos realizados com cartões corporativos, reembolsos ou Pix.

Além disso, é possível administrar faturas e criar cartões de crédito virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à política interna da empresa.

Dessa forma, você obtém controle efetivo dos gastos corporativos antes mesmo que eles ocorram, evitando furos do orçamento.

Controle unificado, em conformidade com a política da empresa

A inteligência artificial exclusiva da VOLL Wallet aplica automaticamente os controles personalizados antes e depois de cada pagamento, garantindo o cumprimento das políticas corporativas.

As regras podem ser ajustadas de acordo com cargo, nível hierárquico, departamento ou até mesmo por colaborador. Também é possível bloquear ou exigir aprovação para gastos conforme categoria ou limite de valor, assegurando o cumprimento das diretrizes internas.

A plataforma ainda oferece fluxos de aprovação personalizados, proporcionando ao colaborador visibilidade clara sobre os motivos de pagamentos fora da política.

Além disso, a tecnologia OCR+ realiza auditoria de comprovantes em tempo real, reduzindo falhas manuais e aumentando a precisão dos processos.

Cartão corporativo

A VOLL Wallet permite a criação de cartões de crédito virtuais ilimitados, com integração em tempo real à política interna da empresa. Isso proporciona controle detalhado sobre os gastos corporativos, evitando surpresas e garantindo o cumprimento do orçamento.

Adiantamentos e reembolsos

O recurso de reembolsos da VOLL Wallet elimina inúmeras rotinas manuais de conferência, auditoria e pagamentos, aumentando a eficiência e agilidade dos processos financeiros.

Os colaboradores podem solicitar adiantamentos de forma simples e rápida, enquanto a empresa realiza os reembolsos de maneira automática. Isso é possível porque a prestação de contas ocorre em tempo real, no momento da solicitação.

Essa automação reduz erros e retrabalhos, além de proporcionar mais transparência e controle.

Esses são apenas alguns dos diversos recursos que a VOLL oferece para simplificar os processos de gestão de viagens e despesas da sua empresa. 

Com foco em tecnologia, eficiência e inteligência de dados, nosso objetivo é que você, gestor, possa ganhar tempo no dia a dia e ainda melhorar a experiência dos colaboradores.

Os resultados são visíveis. A PepsiCo, por exemplo, tinha uma expectativa de reduzir custos em 20% em táxi e mobilidade urbana corporativa ao contratar a VOLL. No entanto, os gestores foram surpreendidos com 38% de redução. Esse recorde logo foi superado, chegando a atingir 43% de economia.

Já a Vibra, maior empresa de distribuição de combustíveis e lubrificantes do Brasil e detentora da maior rede brasileira de combustíveis, buscou a VOLL para fazer melhorias em toda a sistemática de mobilidade e viagens da empresa — e conseguiu.

“Temos uma visão consolidada de todas as informações em um mesmo ambiente: usuário, destino, horário e valor. Ter tudo isso em único banco de dados facilita muito a gestão. Além disso, tivemos mais de 20% de redução de custos do deslocamento dos colaboradores.”

Bruno Carneiro - Gestor de Viagens e Mobilidade da Vibra

Agora é a sua vez de alcançar resultados incríveis! Quer ter controle total das despesas, reduzir custos e garantir a satisfação da sua equipe? Entre em contato com os especialistas da VOLL e conheça todas as soluções.