No cenário corporativo atual, as viagens a trabalho são uma ferramenta estratégica para o crescimento dos negócios, prospecção de novas oportunidades e fortalecimento de relacionamentos.
A relevância econômica desse setor também é inegável: só no Brasil, o segmento de viagens corporativas registrou faturamento recorde de mais de R$ 131 bilhões em 2024.
Para tornar as viagens possíveis, o gestor de viagens enfrenta desafios constantes. É preciso equilibrar eficiência, otimização de custos e, principalmente, o bem-estar e a produtividade dos colaboradores em trânsito.
Por isso, a otimização da jornada do viajante corporativo deve fazer parte do dia a dia do gestor, impactando desde a satisfação da equipe até os resultados financeiros.
Mas otimizar as etapas da viagem de maneira eficaz só é possível com soluções integradas e parceiros estratégicos, capazes de reduzir burocracias e gargalos e oferecer uma experiência completa.
Descubra no conteúdo a seguir como a VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, é essencial para cada etapa da jornada de viagens corporativas.
Você já parou para pensar que melhorar a experiência de viagem dos colaboradores pode apoiar na retenção da equipe?
Além de controlar políticas, reservas e custos, os gestores de viagens têm a importante missão de garantir uma boa experiência aos viajantes. E uma jornada segura e confortável impacta diretamente na satisfação, produtividade e retenção de talentos.
Imagine um colaborador que, em meio a uma viagem de negócios importante, se depara com processos burocráticos, imprevistos logísticos e a sensação de desamparo.
Esse estresse, gerado por essa experiência negativa, pode ir muito além do momento da viagem, afetando a moral, a produtividade e, em casos extremos, até mesmo a decisão de permanecer na empresa.
Por outro lado, uma viagem tranquila e bem-sucedida, com suporte e foco no bem-estar do viajante, pode ser um grande fator de engajamento e reconhecimento.
E os dados confirmam: 76% da geração Z considera as viagens de negócios um fator importante para permanecer no emprego. Isso reforça o papel da boa gestão de viagens na retenção de talentos e na redução da rotatividade.
Leia mais em: Como as viagens corporativas impactam na retenção de funcionários?
Para que isso aconteça, é preciso ter um olhar cuidadoso e atento para cada etapa da viagem, oferecendo conforto e facilidade do início ao fim.
É importante que gestores e viajantes tenham clareza sobre qual é o passo a passo básico de uma viagem corporativa. Isso ajuda a assegurar a conformidade com as regras da empresa, otimizar o tempo e reduzir custos.
Leia mais: Passo a passo para organizar uma viagem a trabalho
Contar com uma agência corporativa ou uma plataforma integrada tem grande impacto nesse processo, conectando todas as etapas e tornando a jornada mais fluida e unificada.
A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, é uma parceira estratégica que otimiza e transforma a jornada do viajante corporativo, fazendo com que cada etapa seja uma experiência intuitiva, eficiente e cheia de benefícios para viajantes e gestores.
Veja quais são os passos essenciais de uma viagem e como a VOLL participa de cada um deles!
Toda viagem corporativa começa com uma necessidade. Ao identificá-la, o colaborador deve definir informações como destino e duração e, então, fazer a solicitação aos responsáveis.
Normalmente, o colaborador preenche um formulário (físico ou digital) e envia e-mails para diferentes departamentos ou para a área de viagens.
Nesse formato, as informações nem sempre são padronizadas, e a comunicação entre solicitante, aprovador e equipe de viagens é fragmentada, dificultando o rastreamento e a agilidade.
Com a VOLL, a solicitação de viagem é simplificada e centralizada. O gestor configura as informações básicas e, para solicitar a viagem, o viajante já sabe exatamente o que deve informar, de maneira direta e intuitiva.
Além disso, tudo acontece em um ambiente que já respeita as políticas de viagens da empresa. As regras e limites são definidos pelo gestor e configurados no sistema no início da parceria com a VOLL, garantindo total clareza, conformidade e economia de tempo para todos os envolvidos.
Uma vez solicitada, a viagem precisa ser aprovada. Em muitas empresas, esse processo pode se estender, atrasando a tomada de decisão e a efetivação das reservas.
Para evitar esses problemas, a VOLL permite a personalização e automatização dos fluxos de aprovação, adaptando-se à realidade de cada empresa.
As solicitações chegam automaticamente aos aprovadores designados, que podem analisar e aprovar com poucos cliques, inclusive pelo celular.
Quando os processos são fragmentados, a pesquisa e a reserva de serviços também ficam divididas entre diferentes plataformas, dificultando a rastreabilidade das informações e a conformidade com a política de viagens da empresa.
Na VOLL, solicitação, aprovação, busca e reserva são totalmente processos 100% integrados e inteligentes.
A plataforma oferece uma ampla gama de opções de serviços, reunindo em um só lugar os melhores fornecedores de passagens aéreas, hotéis, aluguel de carros e outros serviços.
As opções são claramente sinalizadas quanto à conformidade com as políticas, facilitando a escolha dentro dos limites estabelecidos. Esses limites também podem ser personalizados por departamento, cargo, entre outras características.
Além disso, a VOLL garante acesso a tarifas negociadas e permite a comparação de preços, proporcionando as melhores condições e maximizando a economia.
Com isso, o gestor tem visibilidade em tempo real dos gastos com viagens, o que permite um controle mais preciso do orçamento e a identificação de oportunidades de otimização.
Chegou a hora de embarcar! Durante a viagem, o viajante precisa de acesso rápido a informações e ferramentas que facilitem sua estadia e deslocamento, além de suporte efetivo e contínuo. Afinal, mesmo com uma logística organizada, imprevistos podem acontecer.
A VOLL oferece um aplicativo intuitivo e completo, permitindo que o viajante acesse rapidamente todos os detalhes de reservas, itinerários, contatos de emergência e recursos para despesas por meio da VOLL Wallet.
Outro serviço entregue pela VOLL é o de mobilidade corporativa. É possível agendar corridas de táxi ou solicitar motoristas de aplicativos diretamente pelo app, simplificando seus deslocamentos urbanos com opções que permitem escolha do serviço ideal, visibilidade de preços e monitoramento de despesas, tudo dentro da plataforma.
Já o Reembolso KM, mais um recurso exclusivo da VOLL, permite que você registre os trajetos percorridos, facilitando o processo de reembolso e otimizando a gestão das despesas de deslocamento.
Além disso, a VOLL oferece suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, em diversos canais e idiomas. Diferente de muitas empresas que oferecem suporte apenas em horário comercial, a VOLL não deixa o viajante desamparado em nenhum momento.
O atendimento personalizado também beneficia o gestor, que não precisa se preocupar com imprevistos e ainda conta com apoio especializado para desenvolver políticas e realizar análises estratégicas.
A viagem não termina no desembarque! A etapa de prestação de contas é um dos maiores pontos de dor para viajantes e gestores.
Sem uma solução integrada, o viajante precisa guardar e organizar dezenas de recibos, preencher relatórios de despesas (muitas vezes em planilhas ou sistemas desatualizados) e enviá-los para aprovação.
O departamento responsável precisa conferir cada relatório e nota fiscal, o que é um processo moroso e propenso a erros, que atrasa o reembolso.
Na VOLL, o viajante pode digitalizar recibos, categorizar despesas e enviar tudo para aprovação em segundos. O sistema automatiza o processo de reembolso, garantindo mais agilidade e precisão. Além disso, a plataforma pode ser integrada aos sistemas financeiros da empresa.
Tudo isso aumenta a transparência e a confiabilidade da prestação de contas, reduzindo o trabalho manual e o tempo gasto com conferências.
Como você viu até aqui, a VOLL faz parte de toda a jornada do viajante, da solicitação ao reembolso, com soluções completas e integradas.
Isso traz impacto real não só para os colaboradores, mas também para a rotina dos gestores e as finanças das empresas.
Milhares de clientes de variados portes e segmentos já utilizam a VOLL para transformar sua gestão, alcançando excelentes resultados:
Com mais de um milhão de alunos distribuídos em 2.300 polos, a Vitru é a maior rede de educação digital do Brasil. Dos 10 mil colaboradores, 450 são viajantes recorrentes, exigindo um controle otimizado e organizado. Para isso, a empresa investiu na VOLL como solução.
“Vimos que, para obtermos resultados melhores, seria preciso sair um pouco do modelo tradicional oferecido pelas agências de viagens. A VOLL se dedicou na especialização da sua plataforma e dos seus serviços, para atender as necessidades das grandes empresas, como é o nosso caso.”
Tiago Póvoa - Diretor do Centro de Serviço Compartilhado da Vitru Educação
Resultados da parceria com a VOLL:
99% das viagens aprovadas em menos de 24 horas
Reembolsos realizados em até 24 horas para mais de 90% dos funcionários
Antecedência média de 42 dias, reduzindo custos e melhorando o planejamento
NPS acima de 80 em menos de um ano de operação
A Arcos Dourados, maior operadora do McDonald’s na América Latina, enfrentava desafios com a agência anterior, como baixa qualidade no atendimento e uma plataforma engessada, que exigia muitos processos manuais.
Diante disso, decidiu romper com o modelo tradicional de gestão de viagens e inovar com a VOLL, implementando a solução em 100% da operação no Brasil e impactando mais de 2.000 colaboradores viajantes.
Com a adoção da VOLL, a empresa economizou mais de R$ 2,9 milhões em passagens aéreas. O NPS evoluiu de 30 para 73 em pouco tempo e, posteriormente, atingiu o excelente índice de 82.
Antes de adotar a VOLL, o Itaú Unibanco operava com cinco agências homologadas, sem qualquer integração entre elas. Isso gerava desafios como falta de indicadores claros, processos pouco padronizados e baixa eficiência operacional.
A parceria com a VOLL transformou esse cenário, gerando resultados expressivos:
98% de adesão orgânica dos colaboradores à plataforma
R$ 132 milhões economizados em passagens aéreas
R$ 25 milhões economizados com hospedagens apenas em 2024
NPS de 83
Esse é hoje o maior case de sucesso em savings do setor de viagens corporativas no Brasil.
A escolha de uma agência de viagens corporativas é uma decisão estratégica que impacta diretamente a eficiência operacional, a saúde financeira e a satisfação dos colaboradores.
Nesse contexto, a VOLL se destaca no mercado como a melhor opção, apresentando-se como uma plataforma end-to-end que concentra toda a jornada de viagens e mobilidade corporativa em um só lugar.
Os motivos para esse destaque são muitos:
Plataforma completa para gestão de viagens, mobilidades e despesas corporativas, cobrindo todas as etapas do processo
Oferta global de serviços, como hospedagens, passagens aéreas, locação de veículos, apps de transporte, táxi e muito mais
Automatização de reembolsos, faturamento e relatórios, com aplicação das políticas da empresa
Controle total de despesas, com dashboards em tempo real, auditoria antifraude e dados estratégicos
Redução de custos por meio de tarifas exclusivas e otimização de gastos
Gestão de riscos e segurança, com monitoramento online e conformidade com diretrizes corporativas
Atendimento ágil e multicanal (chat, WhatsApp, e-mail, telefone), com suporte VIP, concierge e gestão de contas premium
Experiência intuitiva e suporte especializado, com índice de satisfação de 97%
Do planejamento à prestação de contas, a VOLL garante que seus colaboradores se desloquem com tranquilidade, segurança e produtividade, enquanto os gestores ganham em controle, economia e tempo no dia a dia.
Vamos, juntos, potencializar a gestão de viagens da sua empresa? Entre em contato com a nossa equipe de especialistas!