--- title: "Gestão de viagens corporativas: boas práticas para grandes empresas" description: Descubra como potencializar a gestão de viagens corporativas em grandes empresas, reduzindo custos e otimizando o dia a dia. --- [Blogs sobre gestão de viagens corporativas e despesas corporativas](https://www.govoll.com/blog) # [Gestão de viagens corporativas: boas práticas para grandes empresas](https://www.govoll.com/blog/gestao-viagens-corporativas-grandes-empresas) Escrito por [Luiz Moura](https://www.govoll.com/blog/author/luiz-moura) | 17/04/2025 18:38 As [viagens corporativas](https://www.govoll.com/blog/tudo-sobre-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) são essenciais para expandir mercados e conectar grandes empresas a clientes, fornecedores e parceiros estratégicos ao redor do mundo, além de ter grande impacto econômico: em 2024, de acordo com o [Levantamento de Viagens Corporativas](https://www.panrotas.com.br/viagens-corporativas/pesquisas-e-estatisticas/2025/02/viagens-corporativas-setor-movimenta-recorde-de-r-131-bilhoes-em-2024_214764.html) da Fecomercio SP, as viagens corporativas atingiram a **movimentação recorde de R$ 131 bilhões.** Para que os deslocamentos ocorram com segurança e tranquilidade, garantindo que os objetivos de negócio sejam alcançados, é importante que a equipe de gestão de viagens da empresa aplique as melhores práticas com base nas tendências do mercado, reduzindo custos e otimizando processos. Siga a leitura para se aprofundar no assunto e entender como estruturar a gestão de viagens da sua empresa! ## Como funciona a gestão de viagens corporativas? A gestão de viagens corporativas, também chamada de [travel management](https://www.govoll.com/blog/travel-management?hsLang=pt-br), abrange a **administração e a otimização de todos os deslocamentos profissionais de uma empresa**, desde o planejamento até a prestação de contas pós-viagem. Em companhias de grande porte, a gestão eficiente das viagens corporativas não só impacta diretamente os custos, mas também no cumprimento de normas de compliance, na segurança dos funcionários e na [experiência do viajante](https://www.govoll.com/blog/o-futuro-da-experiencia-do-viajante?hsLang=pt-br). Nesse contexto, destaca-se o papel do [gestor de viagens, ou travel manager](https://www.govoll.com/blog/gestor-de-viagens-habilidades-e-competencias?hsLang=pt-br). Esse profissional coordena e supervisiona todos os aspectos das viagens corporativas, indo muito além da simples reserva de passagens e hospedagens. Ele deve ter uma visão estratégica e atuar de forma integrada com diversas áreas da empresa. ### Etapas da gestão de viagens corporativas em grandes empresas A gestão de viagens corporativas em grandes empresas requer processos estruturados, devido ao volume de deslocamentos e à complexidade das operações. As principais etapas desse processo incluem: #### 1. Planejamento e aprovação O processo geralmente começa com a **solicitação de viagem feita por um colaborador ou departamento,** detalhando propósito, destino, datas e orçamento. A aprovação, feita por gestores e diretores, avalia a necessidade da viagem considerando o retorno sobre investimento (ROI), o custo-benefício e o alinhamento com a estratégia corporativa. #### 2. Organização e logística Essa etapa inclui as **reservas de transporte e** [**hospedagem**](https://www.govoll.com/blog/3-dicas-para-escolher-o-melhor-hotel-numa-viagem-a-trabalho?hsLang=pt-br), além da elaboração de um itinerário detalhado para garantir que o viajante esteja bem informado. A coordenação de transportes terrestres, reuniões, eventos corporativos e outras atividades também é essencial para garantir o sucesso da viagem. #### 3. Gestão de custos Em grandes empresas, os custos com viagens podem ser significativos. Por isso, a [**gestão financeira**](https://www.govoll.com/blog/controle-eficiente-de-despesas-corporativas?hsLang=pt-br) **e o controle orçamentário** são fundamentais.  Para isso, as empresas estabelecem políticas de viagem rigorosas, que definem limites de gastos e [critérios de reembolso](https://www.govoll.com/blog/reembolso-despesas-corporativas?hsLang=pt-br), garantindo que todos os deslocamentos estejam alinhados com a política financeira corporativa.  O departamento financeiro pode participar ativamente dessa etapa para garantir que as despesas estejam dentro dos parâmetros estabelecidos. #### 4. Suporte durante a viagem Oferecer **suporte contínuo aos colaboradores durante a viagem** é essencial para garantir produtividade e segurança. O gestor de viagens deve estar sempre disponível para resolver qualquer imprevisto, fornecer orientações e garantir que todas as políticas da empresa sejam seguidas.  #### 5. Prestação de contas pós-viagem Após o retorno da viagem, é hora de apresentar [relatórios detalhados de despesas](https://www.govoll.com/blog/rdv-como-estruturar-e-analisar?hsLang=pt-br), acompanhados de recibos e justificativas.  Além disso, é importante avaliar o retorno sobre o investimento da viagem, identificando oportunidades de melhoria e otimização para que os recursos sejam utilizados de maneira estratégica. ## Como gerenciar viagens corporativas em grandes empresas Viagens de negócios exigem planejamento, estratégias e a aplicação de ferramentas eficazes para serem realizadas de maneira eficiente.  Confira dicas fundamentais para otimizar o gerenciamento de viagens corporativas na sua empresa: ### Tenha uma política de viagens bem definida A **política de viagens corporativas** é o documento que estabelece as diretrizes a serem seguidas pelos colaboradores da empresa durante viagens a trabalho.  Para desenvolvê-la, defina critérios claros sobre como as viagens devem ser planejadas e realizadas, incluindo limites de orçamento, regras de categorias de serviços e procedimentos padronizados. A política deve ser comunicada claramente a todos os colaboradores e estar disponível para consulta de maneira simples, para que todos saibam os procedimentos e as regras a seguir. Aprofunde seu conhecimento com o artigo [“Como criar uma política de viagens corporativas: o guia definitivo”](https://www.govoll.com/blog/como-criar-uma-politica-de-viagens-corporativas-o-guia-definitivo?hsLang=pt-br)! ### Negocie tarifas e parcerias estratégicas Devido ao alto volume de viagens, grandes empresas podem obter condições vantajosas por meio de[**negociações estratégicas**](https://www.govoll.com/blog/blog/estrategias-de-negociacao-com-companhias-aereas-e-hoteis-para-a-sua-empresa?hsLang=pt-br)**.** Busque tarifas corporativas e descontos exclusivos com fornecedores, como companhias aéreas, redes de hotéis e [locadoras de veículos](https://www.govoll.com/blog/5-dicas-essenciais-para-viajantes-corporativos-na-loca%C3%A7%C3%A3o-de-ve%C3%ADculos?hsLang=pt-br).  Em alguns casos, é possível firmar contratos a longo prazo para garantir parcerias sustentáveis e duradouras. Para encontrar os melhores fornecedores, sua empresa deve realizar o chamado bid de viagens corporativas. [Saiba mais sobre o assunto no artigo completo sobre bid!](https://www.govoll.com/blog/bid-de-viagens-corporativas-de-sucesso?hsLang=pt-br) ### Defina e acompanhe indicadores Utilizar [KPIs (indicadores de desempenho)](https://www.govoll.com/blog/indicadores-na-gestao-de-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) na gestão de viagens corporativas traz diversos benefícios para a empresa.  Essas métricas permitem **avaliar a eficiência das viagens**, controlar custos, melhorar a experiência dos colaboradores e garantir o cumprimento das políticas internas.  Além disso, a análise dos KPIs fornece insights valiosos para a tomada de decisões estratégicas e a otimização da gestão de viagens. Alguns exemplos de indicadores importantes para grandes empresas são custo médio por viagem, índice de conformidade com a política, percentual de economia com negociações e tempo médio de aprovação de viagens. ### Cuide da experiência do viajante Busque atender preferências individuais dos viajantes na adaptação da política interna, na prestação de serviços e na garantia de uma experiência positiva e segura.  Além disso, o[**duty of care**](https://www.govoll.com/blog/duty-of-care-o-que-e?hsLang=pt-br) deve ser uma prioridade nesse gerenciamento dentro de grandes empresas, proporcionando total segurança e bem-estar para o viajante.  Assim, sua empresa aumenta a retenção de talentos e a [produtividade](https://www.govoll.com/blog/viajando-e-trabalhando-como-manter-a-produtividade-fora-do-escritorio?hsLang=pt-br) do funcionário durante a viagem. ### Promova conformidade e segurança Grandes empresas precisam garantir que suas viagens estejam em **conformidade com normas internas e regulamentações externas.**  Para isso, é fundamental assegurar que todas as práticas de gestão de viagens estejam alinhadas com o [compliance](https://www.govoll.com/blog/compliance-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) da empresa. Afinal, essa frente envolve leis trabalhistas, contratação de serviços e parceiros, processos financeiros e, claro, um colaborador representando sua empresa diante do mercado durante um deslocamento. Além disso, realize uma [gestão de riscos](https://www.govoll.com/blog/gestao-de-risco-em-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) eficiente, com procedimentos rígidos de segurança e planos de ação para situações de emergência. ### Otimize a gestão de despesas Em grandes empresas, o [controle de custos](https://www.govoll.com/blog/gestao-de-despesas-o-que-e?hsLang=pt-br) relacionados a viagens corporativas é essencial para **otimizar o orçamento e evitar desperdícios.**  Para isso, implemente um sistema de rastreamento de despesas de viagens que permita acompanhar os gastos em tempo real e ajustar as políticas conforme necessário. Busque sistemas que ofereçam relatórios detalhados para facilitar a identificação de gargalos e possibilidades de economia. Além disso, realize auditorias frequentes para identificar padrões de comportamento e realizar ajustes na política de viagens. ### Automatize processos A [automatização](https://www.govoll.com/blog/gestao-de-viagens-corporativas-e-tecnologia?hsLang=pt-br) agiliza diversos processos das viagens a trabalho, facilitando a rotina de gestores e viajantes.  Sua empresa pode começar automatizando [reembolsos de despesas](https://www.govoll.com/blog/blog/politica-de-viagens-corporativas-como-incluir-regras-de-reembolso?hsLang=pt-br), controle automático de políticas de viagem ou geração de relatórios para acompanhamento de indicadores, por exemplo. ### Tenha um gestor de viagens interno e uma agência especializada Para garantir uma gestão completa, **grandes empresas costumam contar com um gestor de viagens interno e uma** [**agência de viagens corporativas especializada**](https://www.govoll.com/blog/como-escolher-agencia-de-viagens-corporativas?hsLang=pt-br)**.** Ao delegar a coordenação operacional para a agência, o gestor ganha mais tempo no dia a dia para atuar de maneira estratégica.  Além disso, ao terceirizar a reserva de serviços, a empresa pode acessar tarifas exclusivas e contar com suporte 24/7 diretamente da agência. Essa combinação permite que a empresa mantenha o controle interno enquanto se beneficia da eficiência operacional de especialistas externos, garantindo mais agilidade, economia e segurança. ## Conheça a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina A [VOLL](https://www.govoll.com/?hsLang=pt-br), **maior agência de viagens corporativas digital da América Latina**, é a melhor solução para otimizar a [gestão de viagens](https://conheca.govoll.com/gestao-de-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) e despesas de grandes empresas. Com uma tecnologia própria totalmente inovadora, a VOLL garante uma experiência personalizada e atendimento 100% humano aos viajantes e gestores, auxiliando na redução de custos e na automatização de processos. Alguns dos recursos oferecidos são: - Personalização de políticas conforme cargos, nível, departamento ou por colaborador. - Controle total de pagamentos feitos com cartões corporativos, reembolsos ou Pix. - Cobertura global de serviços, incluindo opções de companhias aéreas, hotéis, táxis, apps de mobilidade e locação de veículos. - Dashboards personalizados e relatórios estratégicos. - Atendimento especializado 24/7 em diversos canais e idiomas. - Fluxos de aprovação personalizados. Grandes empresas como Itaú, McDonald’s, iFood, Vivo e Nubank já utilizam a solução para gerenciar suas viagens. Confira algumas [histórias de sucesso](https://conheca.govoll.com/cases?hsLang=pt-br): ### Estácio: economia de 27% no ticket médio Com mais de 500 mil alunos e presença em 23 estados e no Distrito Federal, a Estácio é uma das maiores instituições de ensino superior do Brasil. A parceria com a VOLL resultou em uma redução de 27% no ticket médio das viagens, além de ganhos em eficiência administrativa e financeira. A empresa também reduziu os processos administrativos para menos de oito por mês, trazendo mais agilidade e melhorando a experiência dos viajantes. ### Pepsico: 40% de redução de custos com transporte corporativo A PepsiCo enfrentava desafios na gestão de transporte devido à ampla distribuição geográfica de seus colaboradores, e alguns serviços contratados previamente não atendiam todas as localidades. A expectativa inicial com a VOLL era uma economia de 20%, mas os resultados superaram as projeções: a equipe foi surpreendida com 38% de redução comparados aos anos anteriores, e esse recorde logo foi superado, chegando a atingir 43% de economia.  A centralização da mobilidade corporativa permitiu a integração de apps de transporte, táxi corporativo e cooperativas locais, garantindo eficiência, controle e melhor experiência para mais de 12 mil funcionários. ### Itaú: conquista do prêmio 1º Prêmio Anual Alagev Em 2023, a VOLL e o Itaú foram reconhecidos no 1º Prêmio Anual da Alagev pelo maior case de sucesso de inovação em gestão de viagens e mobilidade da história do mercado brasileiro. O prêmio foi entregue no [LACTE](https://www.panrotas.com.br/viagens-corporativas/eventos/2023/02/conheca-os-vencedores-do-premio-voce-inspira-no-lacte_194991.html) – maior evento do setor na América Latina. O troféu Você Inspira reforça o destaque da VOLL como uma das maiores agências de viagens corporativas do Brasil, sendo a principal catalisadora da inovação na gestão de viagens das maiores empresas do país. Qualidade de atendimento, capacidade de inovar e presteza nos resultados foram critérios avaliados que concederam à VOLL o prêmio principal do ano pela associação.  ### Afya: redução de mais de 2.500 chamados A Afya, maior grupo de tecnologia e educação médica do Brasil, conquistou uma redução de mais de 2.500 chamados e economizou 1.800 horas de trabalho com a VOLL.  A centralização em um único sistema também trouxe praticidade e segurança, eliminando a necessidade de quatro sistemas separados para a política, prestação de contas, adiantamento, mobilidade e viagens. Com mais de 10 mil colaboradores, a empresa ganhou praticidade e segurança na gestão de viagens, otimizando processos de pagamentos e prestação de contas. ### Agora é a vez da sua empresa! Sua organização também pode conquistar resultados incríveis com a VOLL. [Conheça nossas soluções e agregue mais inteligência e inovação na sua gestão de viagens!](https://www.govoll.com/?hsLang=pt-br) [Visualizar publicação completa](https://www.govoll.com/blog/gestao-viagens-corporativas-grandes-empresas) ```json { "@context" : "http://schema.org", "@type" : "BlogPosting", "author" : { "@type" : "Person", "name" : "Luiz Moura" }, "dateModified" : "2025-05-22T12:11:02.300Z", "datePublished" : "2025-04-17T18:38:30Z", "headline" : "Boas práticas para gestão de viagens corporativas em grandes empresas", "image" : { "@type" : "ImageObject", "height" : 991, "url" : "https://conheca.govoll.com/hubfs/IMAGEM%20DESTACADA%20BLOG%20-%20Gest%C3%A3o%20de%20viagens%20corporativas%20em%20grandes%20empresas%20copiar.webp", "width" : 1790 }, "mainEntityOfPage" : "https://www.govoll.com/blog/gestao-viagens-corporativas-grandes-empresas", "publisher" : { "@type" : "Organization", "logo" : { "@type" : "ImageObject", "height" : 60.0, "url" : "https://conheca.govoll.com/hubfs/voll-squarelogo-1598018771538.png", "width" : 60.000004 }, "name" : "VOLL Blog | Gestão de viagens e despesas corporativas" } } ```