--- title: Guia prático para receber executivos estrangeiros no Brasil description: Veja, passo a passo, como estruturar a jornada de um colaborador estrangeiro que está a caminho da sua empresa no Brasil. --- [Blogs sobre gestão de viagens corporativas e despesas corporativas](https://www.govoll.com/blog) # [Guia prático para receber executivos estrangeiros no Brasil](https://www.govoll.com/blog/guia-como-receber-executivos-estrangeiros-no-brasil) Escrito por [Luiz Moura](https://www.govoll.com/blog/author/luiz-moura) | 29/09/2025 23:48 O Brasil é um polo de negócios importante e, para muitas empresas, a presença de **executivos estrangeiros** é fundamental para o [sucesso de projetos e parcerias](https://www.govoll.com/blog/viagens-corporativas-expansao-internacional?hsLang=pt-br). No entanto, o que à primeira vista parece ser uma tarefa simples de logística pode se transformar em um desafio complexo sem o planejamento adequado. A chegada a um país com cultura, leis e dinâmicas próprias exige mais do que apenas um voo e uma reserva de hotel: ela exige do [gestor de viagens](https://www.govoll.com/blog/gestor-de-viagens-habilidades-e-competencias?hsLang=pt-br) uma postura consultiva, com atenção a temas como **segurança, conectividade e adaptação cultural.** Neste conteúdo, você vai descobrir como estruturar um **processo de recepção** impecável, garantindo que a experiência do executivo estrangeiro seja positiva desde antes do embarque. Confira! ## Os desafios da chegada de um colaborador estrangeiro Imagine a seguinte situação: um executivo sênior, com uma agenda apertada de reuniões, chega a São Paulo. Ele precisa de um meio de transporte confiável, acesso imediato à internet para checar e-mails e, claro, um local seguro e confortável para se hospedar. Se tiver que resolver cada um desses pontos por conta própria, a frustração pode comprometer o propósito da viagem. Os desafios se intensificam quando se trata de uma **estadia mais longa**. Um dos principais obstáculos é a barreira da **língua**: mesmo que o executivo fale inglês, a comunicação com motoristas, garçons e a população em geral pode ser difícil. A **segurança** é outro ponto de atenção. Afinal, as grandes cidades brasileiras podem causar um choque cultural para quem vem de países com índices de criminalidade mais baixos. É fundamental orientar o executivo sobre as melhores práticas de segurança pessoal e patrimonial. Por isso, você, como gestor de viagens, deve estruturar um processo completo de onboarding, com um **playbook de recepção** que apoie o executivo desde antes do embarque. **Leia mais:** [**Expatriação: como funciona e quais os direitos do colaborador expatriado?**](https://www.govoll.com/blog/expatriados?hsLang=pt-br) ## Playbook para a filial anfitriã: passo a passo para receber executivos estrangeiros Vamos estruturar o seu playbook em três fases principais: o que fazer antes da viagem, o que fazer na chegada e o que fazer durante a estadia. Cada uma dessas fases possui ações e cuidados específicos que, juntos, formam um processo de recepção completo e sem falhas. Confira abaixo! ### 1. Preparativos pré-viagem O sucesso da recepção de um executivo começa muito antes de ele embarcar no avião, e a preparação é a chave para evitar imprevistos e garantir uma chegada tranquila. #### Documentações - **Visto de negócios:** verifique a necessidade de [visto de trabalho](https://www.govoll.com/blog/visto-de-trabalho?hsLang=pt-br) ou negócios. O Brasil possui acordos de isenção com diversos países, mas, para aqueles que não são contemplados, o visto de negócios pode ser exigido. Saiba mais sobre [solicitação eletrônica de visto no artigo sobre o tema](https://www.govoll.com/blog/solicitacao-eletronica-de-visto-viagens-corporativas?hsLang=pt-br). - **Carta-convite:** este é um documento essencial. Deve ser emitido em papel timbrado da empresa, contendo as informações do executivo (nome completo, número do passaporte), o objetivo e a duração da viagem, o endereço de hospedagem no Brasil e a responsabilidade da empresa pelos custos. Esse documento agiliza a aprovação do visto e pode ser solicitado na imigração. - **Vacinas:** verifique se há vacinas obrigatórias ou recomendadas para entrada no país, como a vacina contra a febre amarela, e informe o executivo sobre a necessidade de portar o Certificado Internacional de Vacinação. #### Seguro viagem Não negligencie a importância do [seguro viagem](https://www.govoll.com/blog/seguro-viagem-corporativo-novas-coberturas?hsLang=pt-br), pois ele oferece **segurança** não apenas para o executivo, mas também para a sua empresa. O seguro deve cobrir despesas médicas, hospitalares e odontológicas, repatriação em caso de emergência, [extravio de bagagem](https://www.govoll.com/blog/resolucao-anac-400?hsLang=pt-br) e, se possível, eventos inesperados como atrasos e [cancelamentos de voos](https://www.govoll.com/blog/viagem-a-trabalho-meu-voo-foi-cancelado-e-agora?hsLang=pt-br).  Oriente o executivo sobre como acionar a cobertura e destaque a importância de ter os contatos de emergência do seguro sempre à mão. #### Informações essenciais para a chegada Prepare um documento conciso, porém completo, com as informações básicas da viagem, para que o executivo tenha tudo à disposição, como: - **Dados dos voos:** horários de partida e chegada, número dos voos e companhias aéreas. - **Detalhes de hospedagem:** endereço completo do hotel, nome da reserva e contato da recepção. - **Informações de contato:** inclua o nome e telefone do gestor de viagens, do ponto de contato na empresa e, se houver, do motorista responsável pelo translado. ### 2. Chegada ao destino O momento da chegada é crucial para causar uma boa primeira impressão, e você é responsável por garantir um processo tranquilo, seguro e bem informado. #### eSIM Corporativo A primeira necessidade de um executivo ao desembarcar é ter acesso à internet e poder se comunicar, pois a falta de conectividade pode gerar ansiedade e impactar a produtividade. Caso o executivo não conte com roaming internacional da sua operadora, ou se a [política da empresa](https://www.govoll.com/blog/como-criar-uma-politica-de-viagens-corporativas-o-guia-definitivo?hsLang=pt-br) exigir que a conectividade seja provida pela organização, o [eSIM corporativo](https://www.govoll.com/blog/esim-corporativo-como-funciona?hsLang=pt-br) — ou chip virtual — é uma excelente alternativa. Ele permite acesso a um plano de dados local sem a necessidade de adquirir um chip físico. O **eSIM** pode ser ativado remotamente, ainda antes do voo, garantindo que o executivo tenha internet e acesso a aplicativos de comunicação (como o WhatsApp) assim que o avião pousar.  É uma solução prática, segura e que elimina o risco de perda ou dano ao chip tradicional. Caso o uso do eSIM não seja viável, oriente o executivo sobre a compra de um chip pré-pago em lojas localizadas no aeroporto ou em shoppings. Entretanto, alerte para o risco de golpes ou eventuais problemas de ativação. #### Mobilidade na chegada O [transporte](https://conheca.govoll.com/mobilidade-corporativa?hsLang=pt-br) do aeroporto ao hotel é um dos pontos mais importantes da chegada, e o **transfer privado** é a opção mais segura e confortável. Contratar um serviço de motorista particular elimina a preocupação com transporte público ou aplicativos de mobilidade. O motorista pode aguardar o executivo com uma placa de identificação, auxiliá-lo com a bagagem e conduzi-lo diretamente ao destino. Se esse serviço não for contratado, forneça instruções claras sobre o uso de **aplicativos** como [Uber](https://www.govoll.com/blog/por-que-adotar-apps-de-transporte-na-sua-empresa?hsLang=pt-br) e 99. Oriente sobre as áreas seguras de embarque nos aeroportos e a importância de sempre confirmar o nome do motorista e as características do veículo antes de entrar. #### Câmbio e pagamentos É importante que o executivo tenha acesso a **moeda local** para cobrir pequenas despesas iniciais, como alimentação ou transporte até o hotel, se necessário. Avise sobre as **taxas de câmbio** praticadas nos aeroportos, que costumam ser menos vantajosas. Recomende o uso de [cartões de crédito](https://www.govoll.com/blog/cart%C3%A3o-corporativo-como-us%C3%A1-lo-para-garantir-conformidade?hsLang=pt-br) internacionais, explicando sobre as taxas de transação e a importância de notificar o banco previamente sobre a viagem. Caso precise de dinheiro em espécie, oriente o executivo a procurar **casas de câmbio** confiáveis em áreas centrais da cidade ou em hotéis, e, se possível, indique algumas opções seguras. ### 3. A estadia O sucesso da estadia de um executivo é medido pela sua [produtividade](https://www.govoll.com/blog/viajando-e-trabalhando-como-manter-a-produtividade-fora-do-escritorio?hsLang=pt-br) e bem-estar, e instruções claras sobre localização e cultura facilitam esse processo. #### Hospedagem A [escolha do hotel](https://www.govoll.com/blog/3-dicas-para-escolher-o-melhor-hotel-numa-viagem-a-trabalho?hsLang=pt-br) é uma das decisões mais estratégicas da viagem. Por isso, priorize [zonas walk-to-work](https://www.govoll.com/blog/zonas-de-hotel-walk-to-work-viagens-corporativas?hsLang=pt-br), que permitam que o executivo se desloque a pé até os escritórios ou locais de reunião. Isso economiza tempo, evita o estresse do trânsito e aumenta a produtividade. No entanto, essa escolha precisa levar em conta a **segurança**. Pesquise as áreas mais seguras e com melhor infraestrutura de serviços. Bairros como Itaim Bibi e Jardins, em São Paulo; Ipanema e Leblon, no Rio de Janeiro; ou Batel, em Curitiba, são exemplos de regiões que oferecem segurança, boas opções de restaurantes e acesso facilitado a centros de negócios. #### Alimentação Apresentar a cultura local por meio da **gastronomia** é uma ótima forma de acolher o executivo. Indique restaurantes próximos ao hotel ou ao escritório que ofereçam opções de [alimentação](https://www.govoll.com/blog/alimentacao-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) seguras e de alta qualidade, e oriente sobre os **costumes locais** — como a taxa de serviço (10%) já inclusa na maioria dos restaurantes, e o fato de que a água da torneira não é potável na maior parte das cidades. #### Brand safety e privacidade A segurança de um executivo em viagem corporativa é uma responsabilidade compartilhada, que abrange tanto a proteção física quanto a privacidade de dados. Em relação à **segurança pessoal**, repasse orientações básicas, como evitar áreas de risco, não exibir objetos de valor em público e manter atenção aos arredores. Quanto à **proteção de dados**, oriente o executivo a evitar redes Wi-Fi públicas. Recomende o uso de VPN para acessar a rede corporativa e destaque a importância de manter informações confidenciais em dispositivos protegidos. #### Dicas extras Pequenas ações podem transformar a experiência do executivo e demonstrar um nível de cuidado que fortalece a imagem da sua empresa. Uma breve **lista de "o que fazer e o que não fazer"**, por exemplo, pode evitar mal-entendidos. Explique que, no Brasil, o aperto de mão é comum em reuniões de negócios, mas entre colegas é habitual cumprimentar com abraços ou beijos no rosto.  Comente também sobre a pontualidade, o uso de gírias, o tom informal das conversas e outros **aspectos culturais.** Para estadias mais longas, considere oferecer **aulas de português** básico. Conhecer frases simples como "bom dia", "por favor" e "obrigado" pode melhorar a interação do executivo com a cultura local e demonstrar um cuidado extra com o seu bem-estar. Outra prática recomendada é designar um "**mentor**" ou ponto de contato local. Essa pessoa pode ser alguém da equipe que se disponibilize a almoçar com o executivo, apresentá-lo a colegas e ajudá-lo com dúvidas do dia a dia, como onde comprar determinado item ou como funciona o transporte público na região. Por fim, considere preparar um **kit de boas-vindas**, incluindo itens como chip SIM local, adaptador de tomada, guia impresso com informações da região e amenidades como snacks e água. Essas ações, quando aplicadas, demonstram que sua empresa está atenta a cada detalhe da jornada do executivo, garantindo não apenas uma viagem produtiva, mas também uma experiência cultural e pessoal positiva. ## Otimize sua gestão de viagens com a VOLL O planejamento e a execução de uma [viagem corporativa internacional](https://www.govoll.com/blog/viagens-corporativas-internacionais-um-guia-completo-2?hsLang=pt-br) podem ser processos complexos — e contar com um parceiro com expertise de mercado pode facilitar toda a jornada. A [VOLL](https://www.govoll.com/?hsLang=pt-br), **maior agência de viagens corporativas digital da América Latina**, oferece uma solução completa, integrando a gestão de viagens, despesas e mobilidade em um só lugar. Com a VOLL, você centraliza a [reserva de serviços como passagens aéreas e hotéis](https://conheca.govoll.com/gestao-de-viagens-corporativas?hsLang=pt-br), garantindo a melhor experiência para o executivo, além de [acompanhar e aprovar gastos em tempo real](https://conheca.govoll.com/despesas-corporativas?hsLang=pt-br) — eliminando a necessidade de reembolsos manuais. A plataforma também oferece recursos para monitoramento da localização do executivo e acionamento de planos de contingência em caso de emergência. Outro diferencial é o **atendimento 24/7 multi-idioma**: seu viajante conta com [suporte 24 horas por dia](https://www.govoll.com/blog/atendimento-gestao-viagens-corporativas?hsLang=pt-br), em diversos canais e idiomas, assegurando uma jornada tranquila e segura do início ao fim. E se você, gestor, precisar de apoio na construção da jornada de chegada de um viajante internacional, nosso time de especialistas está pronto para oferecer um atendimento consultivo e personalizado. Se o seu objetivo é fortalecer a imagem da sua empresa e posicioná-la como um **anfitrião global de excelência**, a VOLL é a solução ideal. 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