Integração VOLL com ERPs: despesas sincronizadas sem esforço

Gerir despesas em viagens corporativas sempre foi uma tarefa complexa. Além dos desafios de política, prazos e documentação, há um gargalo comum que compromete tempo e governança: o lançamento manual de despesas no ERP da empresa.

Quando as informações de passagens, hospedagens e diárias de viagem precisam ser inseridas uma a uma por diferentes áreas, o risco de erro aumenta, o processo se arrasta e o fechamento contábil gera um retrabalho constante. Para o gestor de viagens e o time financeiro, isso significa mais horas de trabalho e menos controle real sobre os dados.

É por isso que a integração entre a plataforma de gestão de viagens e o ERP passou a ser um diferencial estratégico — e a VOLL oferece essa conexão de forma nativa, segura e automatizada.

Por que o lançamento manual de despesas ainda é um gargalo nas empresas

Mesmo com plataformas digitais para reserva e prestação de contas, muitas empresas ainda lançam as despesas de viagens manualmente no ERP — seja por importação de planilhas, digitação direta ou consolidação manual por centro de custo. Essa prática, além de improdutiva, traz riscos para a operação.

Alguns dos principais impactos percebidos são:

• Retrabalho entre áreas: A equipe de viagens precisa extrair dados da plataforma, o financeiro precisa categorizar e validar manualmente, e o time contábil precisa ajustar inconsistências no fechamento.

• Erros de digitação e classificação: Centros de custo incorretos, códigos contábeis errados ou duplicidade de despesas são comuns em processos manuais, e acabam gerando retrabalho nas auditorias.

• Fechamento contábil mais lento: O tempo gasto para conciliar reservas com pagamentos e classificar corretamente os lançamentos atrasa o fechamento do mês e gera pressão sobre os times.

• Dificuldade em rastrear desvios: Sem integração entre sistemas, o cruzamento entre o que foi reservado, aprovado, utilizado e reembolsado é impreciso, o que compromete a governança.

Esse cenário afeta diretamente os indicadores na gestão de viagens corporativas, e impede que o gestor atue com foco em estratégia, já que parte do tempo é consumida por tarefas operacionais.

Como funciona a integração da VOLL com ERPs e seus benefícios

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e conta com uma integração nativa com os principais ERPs do mercado, como SAP, TOTVS, Oracle e outros sistemas usados para controle financeiro e contábil. Isso permite que as informações de viagens, reservas e despesas fluam automaticamente entre as plataformas, sem necessidade de lançamento manual.

Veja os principais benefícios dessa integração:

• Redução de horas operacionais na conciliação: Os dados de passagens, hospedagens, locações, diárias de viagem e taxas são enviados diretamente ao ERP, já classificados por centro de custo e vinculados ao solicitante.

• Menos erros de digitação ou classificação: Como não há manipulação manual, caem drasticamente os erros de preenchimento, digitação de valores ou aplicação de códigos errados — o que facilita as auditorias.

• Aprovação e controle centralizados: O status de cada solicitação e pagamento fica disponível tanto na VOLL quanto no ERP, com histórico sincronizado — eliminando dúvidas entre áreas.

• Auditoria facilitada e dados rastreáveis: Todas as informações são integradas com logs completos, permitindo verificar quem aprovou, quando, por qual canal e sob qual centro de custo.

• Aceleração do fechamento contábil: A conciliação automática evita o retrabalho no fim do mês e libera o time financeiro para atuar com foco em análise — e não em conferência de planilhas.

Esse processo é especialmente importante para empresas que buscam governança, economia de tempo e confiabilidade nos dados — tanto para prestação de contas internas quanto para auditorias externas e compliance fiscal.

Por que a VOLL é a melhor escolha para integrar viagens ao ERP

A VOLL é uma plataforma integrada de gestão de viagens corporativas, que centraliza reservas, políticas, aprovações, despesas, rastreamento e relatórios em um único ambiente. Isso permite que todos os fluxos, inclusive os financeiros, funcionem de forma conectada, reduzindo atritos entre áreas.

A integração com ERP é um dos pilares desse ecossistema. Desde a solicitação até o fechamento contábil, todos os dados circulam de forma automatizada, segura e auditável.

Na prática, isso significa que:

• As reservas aprovadas na VOLL já chegam ao ERP com os dados financeiros prontos para conciliação.

• Os centros de custo são validados e aplicados automaticamente, reduzindo erros de classificação.

• A área financeira pode acompanhar o status de pagamentos, reembolsos e faturas sem precisar consultar múltiplas fontes.

• O gestor de viagens ganha relatórios com informações cruzadas entre sistemas, que ajudam a tomar decisões melhores, com base em dados confiáveis.

Empresas como Itaú, Ifood, Nubank, Andrade e Gutierrez, além de diversas outras, utilizam a integração da VOLL com seus ERPs para acelerar o fechamento mensal, reduzir retrabalho e elevar a qualidade das análises financeiras de viagens.

Além de poupar tempo, essa integração entrega governança real e previsibilidade, elementos indispensáveis em um cenário onde o compliance financeiro é tão relevante quanto a eficiência operacional.

Se sua empresa busca eliminar tarefas manuais, acelerar o fechamento financeiro e ter controle total sobre as despesas de viagem, fale com nosso time e veja como a VOLL pode transformar sua operação.