VOLL Product Release: gestão avançada de orçamentos, aprovação aprimorada e resolução da Anac

Ano novo, vida nova! Inclusive, para o universo da gestão de viagens, mobilidade e despesas na América Latina.

Nos últimos dias de 2022, finalizamos a lapidação das grandes novidades que a VOLL oferecerá para você e sua empresa, ao longo das próximas semanas.

Mas, antes de entrarmos nos detalhes desses avanços técnicos e de experiência, gostaria de compartilhar uma reflexão com você.

No meio de dezembro, fomos apresentados a um dado relevante para o contexto das viagens corporativas:

A LATAM divulgou que 70% dos seus clientes no Brasil já utilizam o serviço de autoatendimento para imprimir e etiquetar suas bagagens.

Uma tarefa que foi, desde sempre, feita manualmente e com o auxílio de alguns profissionais, agora é majoritariamente organizada por sistemas habilidosos e um perfil de viajante que valoriza cada vez mais o autosserviço.

Autonomia. Tecnologia que serve às pessoas. Menos fricção na jornada. Experiências cada vez mais lineares.

Essas tendências já batem nas nossas portas há algum tempo! E, se você já é membro da comunidade VOLL, você fez a escolha certa ao abri-las.

Para você ter mais autonomia na gestão, e seus colaboradores, mais praticidade e facilidade, incrementamos ainda mais a experiência de gestores de viagens e viajantes.

Vamos começar 2023 com o pé direito!

Olha só tudo que mudou no mês de dezembro:

Gestão avançada de orçamentos

Se tem algo que é de extrema relevância para as grandes empresas é o compromisso que seus colaboradores precisam ter com o orçamento.

A visibilidade (e o controle) de custos e despesas é um item de fundamental importância para a sustentabilidade de toda e qualquer operação ou negócio.

Mais do que gestores de controladoria, a incumbência de zelar pelos recursos da empresa tem sido constantemente estimulada pelos líderes da nova geração.

E, caso você não seja um gestor de viagens corporativas, aqui vai uma informação que pode ser surpreendente: além da folha de pagamento, com os custos de salários e benefícios, as viagens corporativas e os gastos com transporte urbano de funcionários (a mobilidade) representam, juntos, a segunda maior conta contábil das grandes corporações.

Isso significa que os investimentos feitos com passagens aéreas, hospedagem, locação de veículos, transporte por aplicativo e táxi representam uma fatia maior do que grande parte das contratações de serviços e produtos que sua empresa faz.

Só isso nos dá a dimensão da importância da gestão do orçamento de viagens e de mobilidade. E fazer gestão sem tecnologia é altamente arriscado.

Farol orçamentário para viagens

Por este motivo, as empresas que gerenciam suas viagens com a VOLL agora passam a contar com o farol orçamentário — uma funcionalidade que traz benefícios não apenas para o gestor, mas para toda a empresa.

Na gestão avançada de orçamento de viagens, os pedidos de viagens só são realizados se houver limite disponível. Assim, sua empresa garante que o budget orçado não será extrapolado — e o colaborador se sente seguro por não correr o risco de infringir a política de viagem.

Como funciona o farol orçamentário na plataforma VOLL?

A partir dos próximos dias, antes de finalizar a solicitação de viagem, caso não haja saldo ou limite, o solicitante visualizará um alerta indicando a ausência de orçamento disponível no centro de custo sugerido.

Além disso, para dar mais visibilidade e autonomia para seu colaborador, a plataforma VOLL mostrará o saldo disponível naquele momento, para conhecimento e possíveis tomadas de ação internas.

Na ausência de saldo disponível, não será possível seguir com o pedido de viagem. Isso se repetirá até que exista saldo ou um novo centro de custo seja selecionado.

Histórico de edições em orçamentos

Muitas empresas trabalham com orçamentos incrementais, que utilizam a base de custos e despesas no período anterior como referência para projeção. Não incomuns, ajustes de valores para mais ou para menos fazem parte da gestão orçamentária das equipes de controladoria, auditoria e financeira.

Diante disso, a VOLL agora passa a apresentar os fluxos de aportes e deduções de valores em um extrato para cada centro de custo com orçamento associado. Com isso, a visibilidade dos saldos disponíveis (ou indisponíveis) não se restringirá apenas aos solicitantes.

Todos os ajustes de aportes ou débitos nos orçamentos cadastrados passarão a estar visíveis em um extrato que pode ser gerado no menu “Gestão de limites”, pelos utilizadores de perfil Administrador.

Mais visibilidade para aprovadores

Havendo saldo disponível, o aprovador receberá a notificação da solicitação de aprovação, contendo o valor do saldo disponível no momento do pedido.

Desta forma, mesmo com limite válido, a deliberação sobre a viagem poderá ser feita com uma segunda camada de informação (o saldo do centro de custo indicado). Essa visibilidade contribui para que decisões mais assertivas sejam tomadas sobre os recursos da sua empresa.

E tem mais. Além dos usuários de perfil Administrador, os aprovadores responsáveis por cada centro de custo também passam a obter acesso à sessão “Gestão de orçamento“. Nestes acessos, será possível visualizar apenas os orçamentos vigentes para os centros de custos de sua responsabilidade. 

Aprovador substituto

Ainda sobre visibilidade e gestão das aprovações de viagem, nós aprimoramos a configuração de aprovadores substitutos. A partir da versão v.8.3, será possível determinar a data de vigência (início e fim) da ação do aprovador adicionado como substituto.

Se seu gerente sair de férias, por exemplo, ele poderá se organizar com antecedência e designar as aprovações de viagens, mobilidade e despesas a um colega. Com a definição de início e fim do período em que essa aprovação pode ser realizada, o retorno de férias já deixará de incluir essa pendência.

Com a configuração realizada, os dois aprovadores (o original e o substituto) irão receber os alertas de deliberação. Mais uma vez, reforçamos o controle e a visibilidade.

Como se configuram aprovadores substitutos?

Antes, o cadastro de aprovadores substitutos era feito no perfil do usuário/colaborador. Agora, a opção ficará no “Meu Perfil“, dentro do perfil do usuário.

Com isso, o próprio aprovador se torna responsável por adicionar seu substituto, no período que for preciso. Falamos de autonomia, você se lembra?

Nesta atualização, o campo “Aprovador substituto“, dentro do perfil do usuário, deixará de existir e deve ser atualizado seguindo as orientações que acabamos de apresentar.

Caso necessário, se sua empresa trabalha no modelo de gestão centralizada, o Administrador terá acesso a essa edição pelo novo menu “Usuários“. Por lá, será possível fazer essa configuração pelo aprovador que terá um substituto.

CPF e data de nascimento para compras de passagens

Em meados de 2022, você certamente tomou ciência da Resolução nº 595/2020 da Anac, a Agência Nacional de Aviação Civil. O órgão outorgou a obrigatoriedade do apontamento do CPF dos passageiros nas compras de passagens aéreas de voos domésticos, ou seja, voos nacionais.

Dentre os benefícios de termos uma tecnologia própria e orientarmos nossa estratégia de negócios para levar benefícios aos nossos clientes, conseguimos adaptar a plataforma VOLL para capturar esses dados a cada pedido de viagem aérea com muita agilidade.

Sua evolução, sobre a qual quero comentar, chega de primeira classe. Cumprindo as determinações da LGPD, passaremos a armazenar de forma segura o CPF e a data de nascimento dos seus colaboradores passageiros.

Desta forma, não será preciso mais digitá-lo a cada pedido de nova passagem. Mais praticidade e segurança para você, como gostamos de fazer.

Os campos de preenchimento do CPF e da data de nascimento do passageiro permanecem na tela de finalização da reserva de voos. 

Além da inserção do dado no momento da compra, o próprio colaborador pode acessar o menu “Meu Perfil” e atualizar seus dados de CPF e data de nascimento. Nestes casos, em futuras solicitações cujo passageiro é este colaborador, o campo já virá preenchido automaticamente.

Novo menu de cadastro e edição de perfis de colaboradores

Os cadastros dos seus novos colaboradores serão realizados por um novo acesso, no m´ódulo VOLL Admin.

O menu de cadastros atual está sendo paulatinamente migrado para a sessão administrativa, de forma a centralizar o fluxo de cadastros e edição dos seus colaboradores dentro da plataforma VOLL.

No menu de cadastros atual, a opção “Usuários” permanecerá ativa, com seus respectivos campos de edição.

Próximas novidades

Do nosso lado — VOLL e você, nosso cliente —, seguimos buscando oportunidades de resolver as principais e maiores dores da gestão de viagens, mobilidade e despesas corporativas das maiores empresas do Brasil.

Em breve, traremos ainda mais novidades. Elas certamente te farão pensar que gerenciar todas essas jornadas de forma analógica (com muitos e diferentes sistemas e com milhares de fluxos administrativos que parecem não ter fim) é algo do passado.

Que venha 2023, com muita tecnologia, praticidade, autonomia e sucesso para todos nós!