--- title: "Kit do aprovador: otimize o processo de aprovação de viagens" description: Veja dicas práticas para agilizar o processo de aprovação de viagens sem abrir mão da conformidade com a política. image: https://www.govoll.com/hubfs/IMAGEM%20DESTACADA%20BLOG%20-%20Kit%20do%20aprovador%20como%20padronizar%20e%20otimizar%20o%20processo%20de%20aprova%C3%A7%C3%A3o%20de%20viagens.webp --- [![Logo VOLL - Terracota](https://www.govoll.com/hs-fs/hubfs/Logo%20VOLL%20-%20Terracota.png?width=90&height=25&name=Logo%20VOLL%20-%20Terracota.png)](https://www.govoll.com?hsLang=pt-br) - [Viagens](https://conheca.govoll.com/gestao-de-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) - [Mobilidade](https://conheca.govoll.com/mobilidade-corporativa?hsLang=pt-br) - [Despesas](https://conheca.govoll.com/despesas-corporativas?hsLang=pt-br) - [Novidade](https://conheca.govoll.com/ia-agentica?hsLang=pt-br) - [Cases](https://conheca.govoll.com/cases?hsLang=pt-br) - [Blog](https://govoll.com/blog?hsLang=pt-br) [Solicitar proposta](https://www.govoll.com/blog/kit-do-aprovador-viagens-corporativas#contato) [Já sou cliente](https://wa.me/551142101787?text=Sou%20cliente%2C%20vim%20do%20site%20da%20VOLL%20e%20preciso%20de%20suporte) Gestão de viagens corporativas # Kit do aprovador: como padronizar e otimizar o processo de aprovação de viagens Veja dicas práticas para agilizar o processo de aprovação de viagens sem abrir mão da conformidade com a política. [Luiz Moura](https://www.govoll.com/blog/author/luiz-moura) ago. 26, 2025 Kit do aprovador: otimize o processo de aprovação de viagens 10:43 --- A **agilidade** e a **eficiência** são elementos-chave para o sucesso de qualquer programa de viagens. Nesse contexto, gerenciar o **fluxo constante de solicitações e aprovações** pode ser um desafio, especialmente quando se busca garantir a conformidade com as políticas da empresa e, ao mesmo tempo, otimizar custos e tempo. Por isso, a aprovação de reservas não deve ser um gargalo: precisa ser um processo ágil, transparente e bem estruturado. Para ajudar você, [gestor de viagens](https://www.govoll.com/blog/gestor-de-viagens-habilidades-e-competencias?hsLang=pt-br), a transformar esse processo em algo mais simples, rápido e padronizado, desenvolvemos este conteúdo com dicas práticas e um modelo de checklist. Confira! [![Banner CTA VOLL Smart Hub](https://www.govoll.com/hs-fs/hubfs/Blog/CTA/Banner%20CTA%20VOLL%20Smart%20Hub.webp?width=844&height=320&name=Banner%20CTA%20VOLL%20Smart%20Hub.webp)](https://conheca.govoll.com/voll-smart-hub?utm_source=blog&utm_medium=banner_smarthub&utm_campaign=cta_smarthub&hsLang=pt-br) ## Qual é a importância da agilidade na aprovação de viagens? A demora na aprovação de viagens pode gerar uma série de problemas, impactando negativamente o [**programa de viagens**](https://www.govoll.com/blog/programa-viagens-corporativas-estrategico?hsLang=pt-br)como um todo. Quando um pedido de reserva fica pendente, perde-se o tempo de antecedência necessário para a compra de passagens e acomodações, o que resulta em tarifas mais altas e menor disponibilidade de opções, aumentando o custo total da viagem. Além disso, a lentidão no processo de aprovação pode causar insatisfação entre os viajantes e frustração na equipe. A incerteza sobre a aprovação em tempo hábil pode afetar tanto a [produtividade](https://www.govoll.com/blog/viajando-e-trabalhando-como-manter-a-produtividade-fora-do-escritorio?hsLang=pt-br) quanto o planejamento do colaborador. Portanto, um processo de aprovação ineficiente pode se tornar um problema operacional, financeiro e de gestão de pessoas. Por outro lado, um processo de aprovação ágil e padronizado traz diversos benefícios, como: - **Redução de custos:** ao garantir que as reservas sejam feitas com antecedência, é possível obter as melhores tarifas e evitar despesas de última hora. - **Aumento da adesão à política:** um fluxo de aprovação claro e bem definido facilita o cumprimento das regras pelos colaboradores. - **Maior satisfação do viajante:** a previsibilidade e a agilidade do processo garantem que a viagem seja confirmada a tempo, sem estresse desnecessário. - **Melhora na gestão:** com dados e métricas claras, você consegue identificar gargalos e pontos de melhoria no processo. ## Checklist para aprovação de reservas Para garantir que cada decisão de aprovação seja tomada de forma rápida e inteligente, desenvolvemos um **modelo de checklist**, com uma série de perguntas simples e objetivas que simplificam o processo.  Confira e, se necessário, adapte-o às necessidades do seu programa seguindo sua própria política interna: ### 1. Objetivo da viagem - Qual é o propósito da viagem? É uma reunião com um cliente, uma conferência, um treinamento ou uma visita a uma filial? O [objetivo é claro e justificado](https://www.govoll.com/blog/os-tipos-de-viagens-corporativas-mais-comuns?hsLang=pt-br)? - A viagem é estratégica para a empresa? O [ROI esperado](https://www.govoll.com/blog/roi-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) justifica o custo? - O viajante pode realizar a tarefa de forma remota? ### 2. Custos - O [custo total da viagem](https://www.govoll.com/blog/como-saber-o-custo-total-de-uma-viagem-corporativa?hsLang=pt-br) (passagem aérea, hospedagem, transporte local) está dentro do orçamento pré-aprovado? - O viajante está optando pela tarifa mais econômica disponível dentro da classe permitida pela política? - Existe alguma alternativa de transporte ou hospedagem mais barata que ainda atenda às necessidades da viagem? ### 3. Antecedência - A reserva está sendo solicitada com a antecedência mínima estabelecida pela política de viagens da empresa? - Se a reserva é de última hora, existe uma justificativa válida para a falta de antecedência? ### 4. Conformidade - A solicitação de reserva está 100% alinhada com a [política de viagens](https://www.govoll.com/blog/como-criar-uma-politica-de-viagens-corporativas-o-guia-definitivo?hsLang=pt-br)? - O tipo de passagem (econômica, executiva), a categoria do hotel e o tipo de carro alugado estão dentro dos limites estabelecidos? - O viajante está usando os fornecedores preferenciais da empresa? ### 5. Necessidade do deslocamento - A viagem é realmente indispensável? - O número de pessoas que viajarão é o mínimo necessário? - É possível combinar múltiplos compromissos em uma única viagem para otimizar os custos? ### 6. Fornecedores - O viajante está optando por companhias aéreas, redes de hotéis ou locadoras de veículos que a empresa tem acordo ou são fornecedores preferenciais? - Existe alguma razão válida para a escolha de um fornecedor fora da lista, como uma tarifa significativamente mais baixa ou uma rota mais direta? ### 7. Documentação - O viajante tem a documentação necessária para a viagem, como passaporte válido e vistos? - A solicitação foi feita com tempo suficiente para a obtenção de todos os documentos exigidos? ### 8. Saúde e segurança - Existem [riscos de segurança](https://www.govoll.com/blog/voce-sabe-o-que-e-gestao-de-risco-em-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) ou de saúde no destino? A empresa tem a responsabilidade de garantir a segurança dos viajantes. - O [seguro viagem](https://www.govoll.com/blog/motivos-para-contratar-um-seguro-viagem?hsLang=pt-br) foi incluído na reserva? Ele cobre as necessidades específicas do destino (emergências médicas, bagagem extraviada, etc.)? ### 9. Aprovação em camadas - A viagem precisa da aprovação de um gestor de nível superior devido ao seu custo, destino ou natureza? - A hierarquia de aprovação está sendo respeitada, garantindo que o gestor com a alçada correta tome a decisão final? ## Como criar uma tabela de aprovação? É fundamental segmentar a aprovação com base em critérios como rota e persona (tipo de viajante). Essa abordagem permite uma padronização ainda maior e uma tomada de decisão mais inteligente. Para ir além do checklist básico, crie tabelas de aprovação que especifiquem limites e regras para diferentes cenários. Isso elimina a subjetividade e acelera o processo. Exemplo: | **Rota** | **Objetivo** | **Limite de custos** | **Antecedência mínima** | **Classe aérea** | **Observações** | | --- | --- | --- | --- | --- | --- | | São Paulo - Rio de Janeiro | Reunião comercial | R$ 1.500 | 7 dias | Econômica | Priorizar voos diretos e diurnos | | São Paulo - Nova York | Feira internacional | R$ 8.000 | 30 dias | Executiva | Considerar o custo do seguro viagem | | Rio de Janeiro - Porto Alegre | Visita a filial | R$ 1.200 | 10 dias | Econômica | Acomodação em hotel parceiro | Além das rotas, considere o tipo de viajante. Nem todos os colaboradores têm as mesmas necessidades ou autorizações. - **Equipe de vendas:** pode ter um limite de custos mais flexível e a necessidade de viagens de última hora pode ser mais recorrente. - [**Diretores**](https://www.govoll.com/blog/viagem-a-trabalho-executivos?hsLang=pt-br)**:** podem ter permissão para viajar em [classe executiva](https://www.govoll.com/blog/classe-executiva-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) em rotas internacionais e hospedagem de nível superior. - **Gerentes de projeto:** necessitam de viagens frequentes para visitas a clientes, e o foco pode ser em otimizar o tempo no destino. Essa segmentação permite que as regras sejam aplicadas de forma inteligente e contextualizada. O aprovador deve saber que uma solicitação de um diretor para uma viagem internacional tem critérios diferentes de uma solicitação de um analista para uma viagem nacional, por exemplo. ## Quais exceções podem ser aceitas pelo aprovador? Mesmo com as melhores políticas e checklists, abrir **exceções** faz parte do processo. Afinal, nem toda viagem se encaixa perfeitamente na regra.  O segredo é não ver a exceção como um problema, mas como parte do processo, desde que seja justificável. Alguns exemplos de exceções justificáveis são: - Viagem de última hora para fechar um negócio de alto ticket médio. - Mudança de planos devido a um imprevisto, como a alteração da data de uma reunião. - Aumento de custo devido a um evento imprevisto, como um voo cancelado. Para lidar com exceções de forma eficiente, crie um processo claro de aprovação para esses casos. A solicitação de exceção deve ser acompanhada de uma justificativa formal, aprovada por um gestor de nível superior. Isso garante que a política seja flexível, mas não seja ignorada.  O registro dessas exceções também é essencial para a análise de métricas e aprimoramento da política no futuro. **Leia mais em** [**“Exceções e bilhetes complexos: definindo políticas de aprovação para não travar a operação”**](https://www.govoll.com/blog/excecoes-bilhetes-complexos-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) ## Métricas do aprovador: como medir a eficiência do processo? A padronização do processo de aprovação só é realmente efetiva se você puder medi-la. Monitorar o desempenho dos aprovadores ajuda a identificar gargalos, a garantir a conformidade e a educar a equipe. Veja algumas métricas que você deve monitorar: - **Tempo médio de aprovação:** quanto tempo leva, em média, para uma solicitação ser aprovada? Um tempo de aprovação alto pode indicar um gargalo no processo. - **Taxa de viagens dentro da política:** quantas solicitações são aprovadas sem exceções ou desvios da política? Uma baixa porcentagem pode indicar a necessidade de revisar a política ou educar os aprovadores e viajantes. - **Média de antecedência de reservas:** as viagens estão sendo reservadas com a antecedência necessária para obter as melhores tarifas? Acompanhar essa métrica por aprovador pode revelar quem está atrasando o processo. - **Número de exceções aprovadas:** quantas exceções cada aprovador concedeu? Isso ajuda a identificar se há um aprovador sendo muito flexível ou, ao contrário, um que está sendo rigoroso demais. - **Custo médio por viagem:** acompanhar o custo médio das viagens aprovadas por cada aprovador pode revelar padrões de gastos e oportunidades de economia. ## VOLL: parceira ideal do aprovador O processo de padronização, análise e otimização de reservas pode parecer complexo, mas a [VOLL](https://www.govoll.com/?hsLang=pt-br), **maior agência de viagens corporativas digital da América Latina**, é a solução ideal para simplificar todas as etapas. Desenvolvida para facilitar e automatizar o processo de aprovação de viagens, a plataforma da VOLL conta com tecnologia de ponta para que você possa: - **Centralizar a política de viagens:** configure as regras de aprovação, limites de custo e prazos de antecedência diretamente na plataforma, garantindo que cada solicitação já seja validada automaticamente. - **Automatizar o fluxo de aprovação:** o sistema da VOLL direciona as solicitações para o aprovador correto, conforme a política pré-estabelecida, eliminando a necessidade de e-mails e planilhas. - **Garantir a conformidade:** a plataforma sinaliza automaticamente quando uma solicitação está fora da política, permitindo que o aprovador identifique exceções com rapidez. - **Acessar dados e métricas em tempo real:** visualize dashboards relatórios detalhados sobre o desempenho do programa de viagens, incluindo métricas de aprovação. - **Contar com um atendimento especializado:** a VOLL oferece suporte especializado 24 horas por dia, 7 dias por semana, garantindo que qualquer dúvida ou problema seja resolvido com agilidade. Quer ter todos esses benefícios? [Solicite agora uma demonstração](https://www.govoll.com/?hsLang=pt-br#contato) e impulsione seu programa de viagens! [Gestão de viagens corporativas](https://www.govoll.com/blog/tag/gestão-de-viagens-corporativas) ### **Você pode se interessar também por esses conteúdos 👇** Gestão de viagens corporativas ### [Catálogo padrão de viagens: como criar pacotes pré-aprovados para agilizar fluxos internos](https://www.govoll.com/blog/catalogo-padrao-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) Gestão de viagens corporativas ### [Como destravar aprovações na gestão de viagens corporativas?](https://www.govoll.com/blog/aprovacoes-gestao-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) Gestão de viagens corporativas ### [Farol de compliance: decisões assertivas e instantâneas para os aprovadores de viagens](https://www.govoll.com/blog/farol-de-compliance-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) [Política de Privacidade](https://www.govoll.com/privacidade?hsLang=pt-br) [Portal do Titular de Dados](https://dpo.privacytools.com.br/public_api/dsar/PAfSuNNFOX7uSw4Nw5gk0itYC5Eh__plus__G9iqI48ddP6MPzAu7ba5Zoql5F0FF558P0xmmuzKyS8PnRosk3BMmELdQ__equal____equal__/form.html) [![VOLL](https://www.govoll.com/hs-fs/hubfs/Logo%20VOLL%20-%20PNG%20-%20Branco-Sep-28-2022-05-26-56-61-PM.png?width=90&height=25&name=Logo%20VOLL%20-%20PNG%20-%20Branco-Sep-28-2022-05-26-56-61-PM.png)](https://www.govoll.com?hsLang=pt-br) São Paulo Alameda Vicente Pinzon, 54 - 5º andar - Vila Olímpia Belo Horizonte Rua da Bahia, 1032 - 3º andar - Centro [LinkedIn VOLL](https://www.linkedin.com/company/govoll/) [Instagram da VOLL](https://www.instagram.com/go.voll/) [![VOLL app iOS iPhone](https://www.govoll.com/hs-fs/hubfs/black.png?width=120&height=40&name=black.png "VOLL app iOS iPhone")](https://apps.apple.com/br/app/voll/id1200843554) [![App VOLL Google Play](https://www.govoll.com/hs-fs/hubfs/google-play-badge.png?width=131&height=50&name=google-play-badge.png "App VOLL Google Play")](https://play.google.com/store/apps/details?id=com.br.btmtransportes&pcampaignid=web_share) ### **Soluções** ### [Gestão de viagens](https://conheca.govoll.com/gestao-de-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) [Mobilidade corporativa](https://conheca.govoll.com/mobilidade-corporativa?hsLang=pt-br) [Gestão de despesas](https://conheca.govoll.com/voll-pay?hsLang=pt-br) [Eventos e incentivo](https://conheca.govoll.com/mice?hsLang=pt-br) ### **Plataforma** ### [Login](http://app.govoll.com) [App VOLL](https://bxlt4c28.r.us-east-1.awstrack.me/L0/https:%2F%2Fbusiness.govoll.com%2Flinks%2Fapp/1/01000174085ff3a8-1bf4fa5b-43cf-4a6b-92a7-23e3b88deae7-000000/lSSEVMII-ItI0Jn8zkt18Pp-8B8=176) [Suporte](https://wa.me/+551142101787) [Releases](https://govoll.com/blog/product-releases/?hsLang=pt-br) ### **Conteúdo** ### [Blog](https://govoll.com/blog/?hsLang=pt-br) [VOLL Flix](https://conheca.govoll.com/voll-flix?hsLang=pt-br) [Cases de sucesso](https://conheca.govoll.com/cases?hsLang=pt-br) [Travel Connect](https://conheca.govoll.com/travel-connect-2023?hsLang=pt-br) ```json { "@context" : "https://schema.org", "@type" : "BlogPosting", "author" : { "@type" : "Person", "name" : "Luiz Moura", "url" : "https://www.govoll.com/blog/author/luiz-moura" }, "dateModified" : "2025-12-11T17:27:04.641Z", "datePublished" : "2025-08-26T21:43:49.000Z", "headline" : "Kit do aprovador: otimize o processo de aprovação de viagens", "image" : [ "https://www.govoll.com/hubfs/IMAGEM%20DESTACADA%20BLOG%20-%20Kit%20do%20aprovador%20como%20padronizar%20e%20otimizar%20o%20processo%20de%20aprova%C3%A7%C3%A3o%20de%20viagens.webp" ], "mainEntityOfPage" : { "@id" : "https://www.govoll.com/blog/kit-do-aprovador-viagens-corporativas", "@type" : "WebPage" }, "publisher" : { "@type" : "Organization", "logo" : { "@type" : "ImageObject", "url" : "https://www.govoll.com/hubfs/channels4_profile.jpg" }, "name" : "VOLL" } } ``` ```json { "@context" : "https://schema.org/", "@type" : "WebSite", "name" : "VOLL Blog | Gestão de viagens e despesas corporativas", "potentialAction" : { "@type" : "SearchAction", "query-input" : "required name=search_term_string", "target" : "https://www.govoll.com/hs-search-results?term=&type=SITE_PAGE&type=LANDING_PAGE&type=BLOG_POST&type=LISTING_PAGE{search_term_string}" }, "url" : "https://www.govoll.com/blog" } ```