Como maximizar o potencial da VOLL na sua gestão de viagens

A gestão de viagens corporativas deixou de ser apenas uma tarefa operacional há muito tempo, tornando-se peça estratégica fundamental para a saúde financeira e a eficiência de qualquer empresa.

Afinal, as viagens são ferramentas essenciais para a expansão de mercado e a conexão com novos clientes, parceiros e fornecedores e, se não forem bem gerenciadas, podem causar grandes impactos negativos.

Além disso, o setor tem uma enorme representatividade econômica: no Brasil, o segmento de viagens corporativas registrou faturamento recorde de R$ 13,5 bilhões em 2024 — um crescimento de 5,5% em relação ao ano anterior.

Como próximos passos, a previsão é que os gastos globais com viagens corporativas ultrapassem os US$ 2 trilhões até 2028, e 74% dos gestores brasileiros projetam aumento no volume total de viagens entre 10% e 20% para 2025.

É nesse cenário que a VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, se posiciona como uma solução completa e estratégica, transformando complexidade e burocracia em simplicidade através de um ecossistema robusto para quem quer otimizar cada etapa do processo.

Os gestores sabem que os desafios são muitos: conciliar as necessidades dos viajantes com as políticas da empresa, garantir a segurança, controlar os custos e, ao mesmo tempo, proporcionar uma experiência positiva.

A boa notícia é que a tecnologia oferece soluções robustas para essas demandas, e a VOLL está à frente dessa transformação.

Conheça, a seguir, os principais recursos da VOLL para transformar sua operação de viagens!

Desvendando as funcionalidades da VOLL

A VOLL é um ecossistema completo e inteligente, com funcionalidades exclusivas que se tornam diferenciais competitivos para a sua empresa.

Os desafios do dia a dia do gestor são muitos: a burocracia das aprovações, a busca por voos e hotéis que se encaixem no orçamento, o controle de despesas e a garantia de segurança para o viajante. 

Todos esses aspectos são resolvidos pela VOLL de maneira simples e intuitiva, permitindo que você, gestor, direcione seu tempo e foco para atividades mais estratégicas.

Conheça algumas das funcionalidades que vão além da solicitação de serviços de passagens e hospedagem:

Personalização de políticas, regras e limites

Um dos maiores desafios na gestão de viagens é garantir a conformidade com a política corporativa. Com a VOLL, é possível personalizar regras e limites que são aplicados automaticamente, promovendo controle e eficiência.

• Limites de gastos por categoria: defina tetos para passagens aéreas, hospedagem, alimentação e transporte, garantindo que os colaboradores se mantenham dentro do orçamento estabelecido.

• Personalização por perfil de viajante: crie regras específicas para diferentes níveis hierárquicos ou departamentos, adaptando as opções de viagem às necessidades e permissões de cada grupo.

• Definição de fornecedores: direcione os viajantes para companhias aéreas, redes de hotéis ou locadoras de veículos parceiras preferenciais, que ofereçam condições mais vantajosas ou alinhadas aos acordos corporativos.

• Fluxos de aprovação: configure quem aprova cada tipo de viagem, quantos níveis de aprovação são necessários e quais são as alçadas de cada aprovador.

Farol de política

Além de permitir a automação e personalização de limites, a VOLL conta com o exclusivo farol de política: uma funcionalidade visual e intuitiva que orienta o viajante no momento da reserva, garantindo escolhas alinhadas à política da empresa.

O farol de política indica, tanto para o solicitante quanto para o aprovador, se os serviços escolhidos estão dentro ou fora das regras. Além disso, detalha quais critérios estão sendo atendidos e quais não.

Caso a escolha esteja fora da política, o sistema pode exigir uma justificativa ao gestor ou aprovador, aumentando a transparência e o controle da operação.

VOLL Wallet

A VOLL Wallet é uma extensão da estratégia administrativa e financeira da sua empresa, oferecendo flexibilidade para os colaboradores e controle rigoroso para a gestão.

Esse equilíbrio transforma a forma como as despesas corporativas são administradas, tornando os processos mais ágeis e eficientes.

Confira algumas das principais funcionalidades da VOLL Wallet:

• Validação biométrica: permite a habilitação de autenticação por biometria ou Face ID sempre que o viajante for realizar um pagamento, aumentando a segurança das transações.

• Extrato: na aba de extrato, o colaborador pode acompanhar em tempo real os valores creditados e os pagamentos realizados. Cada carteira é identificada por um ícone, facilitando a visualização e o controle.

• Regras de carteira: as carteiras podem ser configuradas para controlar orçamentos por tipo de serviço, como mobilidade ou alimentação. Também é possível programar o retorno automático de valores não utilizados ao orçamento geral, garantindo o reaproveitamento dos recursos por outros colaboradores.

• Cartões digitais: o cartão de crédito digital da VOLL Wallet utiliza tecnologia contactless por meio das carteiras digitais GPay e Apple Pay. Com ele, os viajantes podem realizar pagamentos por aproximação em qualquer estabelecimento que aceite a bandeira Mastercard e tenha máquinas com tecnologia NFC.

• Reembolso de despesas: o viajante pode solicitar reembolsos de forma simples e rápida pelo sistema, preenchendo as informações da despesa e anexando os comprovantes. Após o envio, o valor é temporariamente debitado da carteira e o voucher é encaminhado para aprovação do gestor. Se a solicitação for reprovada, o saldo retorna automaticamente para a carteira. Se for aprovada, nenhum novo débito é realizado, pois o valor já havia sido retido previamente.

Dados em tempo real

O gestor tem acesso a diversos relatórios e dashboards customizáveis, permitindo uma análise estratégica de cada ponto da operação de viagens. São mais de 120 relatórios disponíveis para acompanhamento em tempo real, ajudando sua gestão a adotar um mindset data-driven.

Com esses recursos, é possível identificar gargalos e pontos de melhoria, além de monitorar indicadores específicos para otimizar os deslocamentos, reduzir custos e aumentar a satisfação dos viajantes.

Como tirar o máximo proveito das soluções VOLL

Como você viu até aqui, a VOLL é uma solução completa que cobre a jornada de viagem de ponta a ponta, facilitando cada etapa do processo. 

Enquanto isso, outros sistemas, ainda "parados no tempo", se limitam à solicitação de passagens e hospedagem, de forma inflexível e nada intuitiva.

Mas contratar a VOLL é apenas o primeiro passo. O próximo é garantir que sua empresa e seus colaboradores aproveitem ao máximo todas as funcionalidades disponíveis.

A seguir, confira algumas dicas práticas para potencializar o uso da solução:

1. Mergulhe na personalização

Não subestime o poder da personalização. Dedique tempo para configurar suas políticas de viagem, regras de aprovação e limites de gastos de forma detalhada na plataforma da VOLL.

Quanto mais precisas forem as configurações, mais automatizado será o processo e menor a necessidade de intervenções manuais.

Considere incluir segmentações por perfil de viajante, exceções para regras específicas e definição de fornecedores preferenciais.

2. Capacite seus colaboradores

Uma plataforma só é realmente eficaz quando os usuários sabem como utilizá-la. Por isso, invista em capacitação para que seus colaboradores e aprovadores conheçam todos os recursos da VOLL e saibam como aplicá-los no dia a dia.

Aproveite nossos materiais de apoio (disponíveis em texto e imagens na Central de Ajuda, além de vídeos na VOLL Flix) e conte com o suporte da nossa equipe para realizar sessões de treinamento.

3. Utilize o conceito mobile-first a seu favor

A VOLL foi desenvolvida com foco no mobile-first. Por isso, incentive seus colaboradores a utilizarem o aplicativo para:

• Fazer solicitações, reservas e aprovações de qualquer lugar, a qualquer hora.

• Digitalizar recibos e notas, enviando relatórios de despesas em tempo real, eliminando o uso de papel.

• Acessar itinerários, informações de voos e hospedagens, além de receber alertas importantes sem depender do computador.

Quanto mais digitalizado for o processo, mais ágil e eficiente ele será, reduzindo a burocracia e aumentando a satisfação do viajante.

Desafios e soluções na gestão de viagens corporativas: conheça a VOLL, a melhor agência do Brasil 

VOLL como diferencial estratégico

A contratação da VOLL não representa apenas uma melhoria operacional, mas sim uma decisão estratégica que agrega uma vantagem competitiva real para sua empresa. 

Os resultados de grandes organizações que já utilizam a plataforma comprovam isso:

• Cielo aumentou em 90% a eficiência na gestão de viagens após a integração com a VOLL. Isso significa menos tempo gasto com tarefas administrativas e mais foco em atividades estratégicas.

• EMS otimizou em 70% o tempo de solicitação e aprovação de viagens. Um processo que antes levava horas ou até dias, agora é resolvido em minutos, agilizando as operações e eliminando gargalos.

• Linx conseguiu uma redução de 45% no custo médio das viagens em apenas um ano. Essa economia representa um enorme valor que pode ser reinvestido em outras áreas.

• PepsiCo alcançou uma economia de 43% nos gastos com mobilidade. Um controle de despesas tão expressivo mostra o poder da VOLL em otimizar cada centavo do orçamento.

• Afya reduziu mais de 2.500 chamados e economizou 1.800 horas de trabalho. Isso demonstra como a automação da VOLL libera a equipe de tarefas repetitivas, permitindo que se dediquem a projetos de maior valor.

• Arcos Dourados (maior operadora do McDonald’s no Brasil) gerou uma economia de mais de R$ 2,9 milhões em passagens aéreas, aumentando índices de satisfação e impulsionando o uso da tecnologia.

Invista na VOLL e transforme sua gestão de viagens em uma verdadeira vantagem competitiva, reduzindo custos, eliminando burocracias e aumentando a eficiência operacional. Fale com nossa equipe de especialistas e descubra como transformar sua rotina!