Agência de viagens corporativas, OBT, TMC: quais as diferenças e como escolher?

Quando o assunto é gestão de viagens corporativas, os desafios são inúmeros: é preciso controlar custos, acompanhar e reportar indicadores, e ainda garantir uma boa experiência para os colaboradores. Felizmente, a tecnologia é uma grande aliada nesse processo.

As travel techs, empresas focadas em fornecer soluções tecnológicas para o setor de viagens e turismo — estão em constante crescimento e desempenham um papel muito importante nas viagens corporativas. 

Dentro do universo das travel techs, existem diferentes tipos de soluções, como as OTAs, OBTs e TMCs. Você sabe o que são essas siglas e quais suas aplicações práticas? Descubra neste artigo.

O que é OTA?

OTA é a sigla para Online Travel Agency, que significa agência de viagem online. São sites especializados em venda de produtos de viagem para os consumidores finais, com objetivo de turismo e lazer. 

Esse serviço busca oferecer preços promocionais e uma variedade de opções de pacotes, passagens, hospedagens e roteiros, para que o viajante possa escolher o que mais lhe agrada. Ao trazer essa flexibilidade de escolha, tornou-se uma opção muito popular no setor de viagens focadas no lazer.

Na prática, as OTAs funcionam como intermediários entre consumidores e empresas, recebendo uma comissão. O valor dessa comissão costuma variar conforme a agência, o contrato e o serviço, podendo ser um valor fixo ou uma porcentagem da venda. Nesse caso, geralmente, a média é de 10% a 30% do valor.

Alguns exemplos de OTAs conhecidas no Brasil são:

• Expedia;

• Decolar;

• Booking;

• Hurb;

• TripAdvisor;

• Trivago.

Qual a importância das OTAs na hotelaria?

As OTAs permitem que os hotéis aumentem sua visibilidade e exposição, atingindo novos públicos de maneira simples e, assim, ampliando seus resultados.

Esses sites representam, também, uma importante fonte adicional de reservas, indo além dos canais próprios ou de agentes de viagens tradicionais. Isso garante uma diversidade de fontes de receita, algo essencial para assegurar bons resultados financeiros.

Além disso, as OTAs oferecem flexibilidade na gestão de tarifas. Algumas delas, inclusive, possuem funcionalidades que ajustam os preços automaticamente conforme a demanda.

Vale reforçar que as OTAs trabalham no formato B2C, focando apenas no turismo a lazer. Para viagens corporativas, existem soluções específicas e vamos apresentá-las a seguir.

O que é OBT?

OBT, ou Online Booking Tool, significa ferramenta de reserva online. Na prática, é uma ferramenta online para gestão de viagens corporativas.

Esse tipo de serviço permite a gestão de diversos recursos, desde a compra de passagens e reservas em hospedagens até o acompanhamento dos viajantes, ou de relatórios de diferentes tipos.

As OBTs permitem que os funcionários reservem suas próprias viagens de forma autônoma, sempre seguindo as políticas de viagens definidas pela empresa. Além disso, costumam ser usadas de forma integrada a uma TMC. 

O que significa OBT para o turismo corporativo?

As OBTs têm grande importância no turismo corporativo. Ao oferecer um serviço self booking, elas garantem maior agilidade e praticidade no processo de ponta a ponta. 

Isso representa um grande ganho de tempo na rotina do gestor de viagens da empresa, que pode dar mais atenção a outras demandas importantes, como gerenciamento de despesas e acompanhamento de dados e relatórios.

O que é TMC?

TMC significa Travel Management Company (ou empresa de gestão de viagens, em português). Também focada em viagens corporativas, as TMCs oferecem um conjunto completo de soluções para as empresas, especialmente aquelas que precisam gerenciar grandes volumes de viagens, sempre garantindo a conformidade com políticas internas.

Os serviços de uma TMC vão além das reservas e incluem gestão de despesas, assistência em viagens, planejamento e consultoria. Além disso, apoiam na negociação de tarifas e, normalmente, possuem acordos com fornecedores para oferecer descontos exclusivos. 

Outras entregas oferecidas por algumas TMCs incluem a gestão de programas de fidelidade e a análise estratégica de dados. 

Qual a diferença entre agência de viagem e TMC?

Embora os dois conceitos sejam comumente confundidos, agências de viagem e TMCs são serviços totalmente diferentes. Entenda as principais variações:

• Proximidade: as agências trabalham com serviços pontuais, enquanto TMCs são parceiras a longo prazo. Dessa forma, elas conhecem as limitações e reais necessidades da empresa, oferecendo soluções completas e adaptadas.

• Portfólio de soluções: agências trabalham com a reserva de passagens aéreas, hotéis e transporte, bem como na criação de pacotes de viagem. Por outro lado, TMCs vão além das reservas e oferecem gerenciamento de despesas, controle de orçamentos e negociações a longo prazo com fornecedores.

• Custos: os serviços oferecidos por uma TMC são mais completos e estratégicos, trazendo impacto direto na redução de custos da empresa. Já uma agência não tem o mesmo olhar para as despesas, por trabalhar de forma pontual.

• Tecnologia: enquanto as agências utilizam ferramentas básicas de reserva e atendimento, as TMCs oferecem ferramentas integradas e especializadas, melhorando o trabalho do gestor de viagens e a experiência do colaborador por meio da tecnologia.

Resumo: diferenças entre TMC, OTA e OBT

Confira abaixo um resumo que mostra, de forma simplificada, tudo que você aprendeu até aqui sobre as principais soluções disponíveis no mercado:

O que separa uma TMC, um OBT e uma agência tradicional?

Uma TMC (Travel Management Company) gerencia o programa de viagens em todas as fases: contrata fornecedores, aplica a política de viagens nas reservas, oferece suporte operacional e entrega relatórios de governança.

Uma OBT (Online Booking Tool) é a plataforma onde o próprio viajante faz a reserva dentro das regras definidas pela empresa, com pouca ou nenhuma intermediação humana. A agência tradicional opera por atendimento direto, com telefone, e-mail, consultor dedicado, sem plataforma de self-booking integrada à política corporativa.

Agência de viagens tradicional, OBT ou TMC: qual modelo faz sentido para sua empresa?

A escolha entre uma agência de viagens tradicional, uma OBT (Online Booking Tool) e uma TMC (Travel Management Company) depende da maturidade do programa de viagens, do volume de deslocamentos e do nível de governança que a empresa precisa. Embora os três modelos possam atender viagens corporativas, eles possuem objetivos diferentes e oferecem níveis distintos de automação, controle e inteligência para a gestão.

Agência de viagens tradicional

Na agência de viagens tradicional, o processo de reserva é conduzido por um consultor. O colaborador envia sua solicitação, a agência realiza as cotações, apresenta as opções disponíveis e efetua a emissão das passagens e hospedagens.

Esse modelo costuma atender empresas com baixo volume de viagens, esporádicos ou operações pouco complexas, nas quais o atendimento personalizado é mais importante do que a automação dos processos.

À medida que a operação cresce, entretanto, processos predominantemente manuais tendem a dificultar a padronização das reservas, a consolidação de indicadores e a aplicação consistente da política de viagens.

OBT (Online Booking Tool)

Entre seus principais benefícios estão a autonomia do viajante, a redução do tempo de reserva e a aplicação automática de parâmetros como orçamento, fornecedores homologados e fluxos de aprovação.

Por outro lado, uma OBT costuma concentrar sua atuação na etapa de reserva. Atividades como renegociação com fornecedores, gestão de créditos de bilhetes não voados, atendimento durante imprevistos e acompanhamento estratégico dos indicadores normalmente dependem de processos complementares ou do suporte de uma TMC.

TMC (Travel Management Company)

A TMC, como é o caso da VOLL, combina tecnologia, atendimento especializado e gestão estratégica para administrar todo a gestão de viagens corporativas.

Além de disponibilizar uma plataforma de reservas, esse modelo integra a aplicação automática da política de viagens, suporte ao viajante, negociação com fornecedores, consolidação de dados, gestão de despesas e indicadores em tempo real.

Isso permite que a empresa acompanhe toda a operação de forma centralizada, identifique oportunidades de economia e tome decisões baseadas em dados, em vez de atuar apenas na emissão das viagens.

Comparativo entre os modelos

Na XP Investimentos, a migração do programa de viagens para o atendimento e tecnologia da VOLL resultou em redução de 25% no custo por viagem e 60% menos compras fora da política, com 85% das reservas concluídas 100% de forma online.

Conheça a VOLL, a maior agência de viagens corporativas com tecnologia própria da América Latina

Com uma tecnologia exclusiva e atendimento especializado, a VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina.

Nossas soluções inovadoras, que combinam o melhor de uma TMC com uma travel tech, auxiliam as empresas no controle dos custos de viagem, na conformidade com as políticas internas e na experiência do viajante, nos tornando uma das maiores agências de viagens corporativas da América Latina.

Com um aplicativo completo e intuitivo, sua empresa centraliza a gestão da jornada de viagem do colaborador unificando informações de aéreo, hotel e aluguel de carros, contando, ainda, com suporte humanizado 24h por dia.

Os dashboards customizáveis e relatórios em tempo real presentes na ferramenta tornam a gestão de viagens da sua empresa muito mais inteligente e ágil, permitindo um acompanhamento próximo e estratégico dos dados. 

Além disso, a VOLL oferece uma API completa que permite integrações com múltiplos ERPs e sistemas, facilitando toda a sua gestão.

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Perguntas frequentes sobre agência de viagens, OBTs e TMCs

Qual é a diferença entre uma TMC e uma agência de viagens tradicional?

A agência tradicional concentra sua atuação na emissão e no atendimento das reservas. Já uma TMC gerencia toda a operação de viagens corporativas, incluindo tecnologia, conformidade, negociação com fornecedores, indicadores de desempenho, gestão de despesas e suporte estratégico.

Uma empresa pode utilizar uma OBT sem contratar uma TMC?

Sim. Algumas empresas utilizam apenas uma OBT para permitir que os colaboradores façam reservas diretamente na plataforma. No entanto, operações mais complexas costumam complementar essa tecnologia com uma TMC para obter suporte especializado, gestão estratégica e maior controle sobre a operação.

Empresas pequenas precisam de uma TMC?

Depende do volume de viagens e dos objetivos da empresa. Organizações com poucas viagens podem ser atendidas por uma agência tradicional ou por uma OBT. À medida que a operação cresce e surgem necessidades de governança, consolidação de dados e controle de custos, uma TMC tende a gerar mais valor.

Uma OBT substitui uma agência de viagens?

Não necessariamente. A OBT automatiza a etapa de reserva, mas muitas empresas continuam utilizando uma agência ou uma TMC para atendimento consultivo, suporte em viagens complexas, negociações com fornecedores e gestão estratégica.

Uma TMC ajuda a reduzir custos com viagens corporativas?

Sim. Além de negociar tarifas com fornecedores, uma TMC ajuda a aumentar a conformidade com a política de viagens, reduzir reservas fora do canal oficial, consolidar dados para novas negociações e identificar oportunidades contínuas de economia.