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Gestão de viagens corporativas

# Como criar um plano de contingência para falhas em meios de pagamento?

Entenda como criar um “plano B” para garantir a continuidade das viagens diante de quedas e falhas em sistemas financeiros.

[Luiz Moura](https://www.govoll.com/blog/author/luiz-moura)

 set. 2, 2025

Como criar um plano de contingência para falhas em meios de pagamento?

9:24

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Para quem gerencia viagens corporativas, planejar cada etapa com precisão faz parte da rotina: reservas, orçamentos, aprovação de [despesas](https://www.govoll.com/blog/gestao-de-despesas-o-que-e?hsLang=pt-br), alinhamento com fornecedores e suporte ao viajante são apenas algumas delas. No entanto, [imprevistos](https://www.govoll.com/blog/gestao-de-risco-em-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) podem ocorrer — incluindo **falhas nos meios de pagamento.**

Sistemas podem sair do ar, cartões podem ser recusados, e plataformas de ERP podem ficar indisponíveis. Quando isso acontece no meio de uma viagem crítica, o sucesso desse deslocamento corre riscos.

Para o [gestor de viagens](https://www.govoll.com/blog/gestor-de-viagens-habilidades-e-competencias?hsLang=pt-br), esse precisa ser um cenário previsto e coberto por uma estratégia de contingência bem estruturada, com um **plano B concreto.** 

Siga a leitura para descobrir como montar essa abordagem e garantir a continuidade das viagens, mesmo diante desse tipo de falha.

[![Banner CTA VOLL Smart Hub](https://www.govoll.com/hs-fs/hubfs/Blog/CTA/Banner%20CTA%20VOLL%20Smart%20Hub.webp?width=844&height=320&name=Banner%20CTA%20VOLL%20Smart%20Hub.webp)](https://conheca.govoll.com/voll-smart-hub?utm_source=blog&utm_medium=banner_smarthub&utm_campaign=cta_smarthub&hsLang=pt-br)

## Possíveis imprevistos em processos de pagamento e seus impactos

A digitalização dos processos de pagamento e a crescente dependência de [sistemas de gestão (ERPs)](https://www.govoll.com/blog/integracao-voll-erps?hsLang=pt-br) trouxeram mais eficiência, mas também novos riscos. A complexidade do ecossistema de pagamentos corporativos significa que uma falha em qualquer ponto pode gerar impactos diretos na operação.

Diversos fatores podem levar à interrupção dos sistemas. Alguns dos mais comuns incluem:

- **Instabilidade no sistema do emissor do cartão:** o banco ou a operadora pode enfrentar falhas técnicas, sobrecargas ou realizar manutenções não informadas.
- **Problemas de conectividade:** uma conexão de internet instável, seja no local onde o viajante se encontra ou na sede da empresa, pode impedir a aprovação de transações ou a sincronização com o ERP.
- **Falhas no ERP e em sistemas de gestão:** bugs ou problemas nos servidores podem travar os sistemas de controle de viagens e despesas, bloqueando aprovações, emissões e a conciliação.
- **Limites de segurança e bloqueios:** transações consideradas “fora do padrão” pelos sistemas antifraude podem ser recusadas, mesmo sendo legítimas.

Esses problemas causam uma série de impactos, especialmente em relação à **conciliação de despesas**. 

Contas pagas com o cartão pessoal do funcionário, em dinheiro vivo ou por outras soluções emergenciais tornam-se, muitas vezes, “fantasmas” no sistema. Com isso, precisam ser rastreadas e inseridas manualmente, o que **consome tempo e aumenta o risco de erros.**

Além disso, o viajante pode encontrar dificuldades para reunir recibos e comprovações, o que atrasa ainda mais os processos de reembolso e [conciliação](https://www.govoll.com/blog/conciliacao-cartao-de-credito-em-viagens-corporativas?hsLang=pt-br).

Por fim, a falta de visibilidade sobre essas despesas emergenciais prejudica a **previsibilidade de gastos**, compromete o controle do fluxo de caixa e impacta negativamente o [planejamento financeiro](https://www.govoll.com/blog/controle-eficiente-de-despesas-corporativas?hsLang=pt-br).

## Sinais de problema e gatilhos para o plano B

A melhor forma de lidar com esse tipo de problema é identificar os sinais antes que causem maiores impactos. O gestor de viagens precisa ser o primeiro a saber quando o modo de contingência deve ser acionado.

Além da própria comunicação do viajante, alguns sinais de alerta incluem notificações automáticas sobre falhas de conectividade ou indisponibilidade, comunicados de bancos ou operadoras e avisos de transações não aprovadas.

Diante desses sinais, é fundamental ter clareza sobre **quem é o responsável por autorizar a aplicação das alternativas**. Em geral, essa responsabilidade recai sobre o gestor de viagens, que deve ter autonomia para tomar as decisões necessárias e resolver o problema com agilidade. No entanto, é essencial que exista um protocolo bem definido:

1. **Confirmação:** o gestor deve confirmar a falha com o fornecedor do sistema, com o banco ou com outros viajantes.
2. **Comunicação:** a ocorrência da falha e a ativação do plano de contingência devem ser comunicadas a todos os envolvidos.
3. **Execução:** as ações emergenciais devem ser implementadas conforme o protocolo previamente estabelecido.

Essa clareza é importante para **evitar o uso desnecessário do plano B** — como no caso de um pequeno bug pontual com um único viajante, que não compromete a operação como um todo.

## Plano B: como definir possíveis alternativas para situações de erros e falhas de pagamento?

Para criar um plano de ação efetivo, é preciso definir quais ferramentas podem ser utilizadas, por quem e com quais limites. Veja algumas opções:

### 1. Cartões de emergência

Ter um ou mais [cartões corporativos](https://www.govoll.com/blog/cart%C3%A3o-corporativo-como-us%C3%A1-lo-para-garantir-conformidade?hsLang=pt-br) de contingência é uma das medidas mais eficazes. Esses cartões devem estar em nome da empresa, para facilitar a conciliação posterior, e possuir um limite de crédito adequado — suficiente para cobrir **despesas emergenciais** como hospedagem, transporte e alimentação por um período determinado.

O acesso a esses cartões deve ser restrito a pessoas-chave (gestor, diretor, etc.). Eles só devem ser utilizados quando o cartão principal do viajante falhar, e sempre após aprovação do gestor.

### 2. Vales digitais

Algumas empresas mantêm **vouchers** de viagem pré-pagos ou fundos de emergência junto a agências de viagens parceiras ou fornecedores estratégicos.

Em caso de necessidade, a agência pode emitir uma [passagem aérea](https://www.govoll.com/blog/reserva-de-passagens-aereas?hsLang=pt-br) ou uma reserva de hotel utilizando esse saldo pré-existente, sem a necessidade de realizar uma transação no momento da urgência.

### 3. Pix

A [transferência via **Pix**](https://www.govoll.com/blog/pix-seguran%C3%A7a-financeira-na-gest%C3%A3o-de-despesas?hsLang=pt-br)pode ser usada para enviar fundos diretamente para a conta pessoal do viajante, permitindo que ele realize pagamentos urgentes.

No entanto, essa alternativa exige um processo de reembolso mais detalhado e deve ser adotada com cautela, apenas em situações extremas. (Falaremos mais sobre isso no tópico abaixo.)

### 4. Reembolso de despesas pessoais

O [reembolso de pagamentos](https://www.govoll.com/blog/blog/politica-de-viagens-corporativas-como-incluir-regras-de-reembolso?hsLang=pt-br) feitos com **recursos do próprio colaborador**, seja via Pix, cartão ou dinheiro, deve contar com um fluxo rápido de aprovação e envio.

O viajante precisa ser orientado a guardar todos os recibos e encaminhar a documentação ao gestor com um “alerta de urgência”. A empresa, por sua vez, deve se comprometer com um prazo curto para realizar o reembolso, a fim de não prejudicar financeiramente o colaborador.

### 5. Cash advance

Em situações extremas, e com um protocolo de aprovação rigoroso, a empresa pode adotar uma política de **adiantamento de caixa** (cash advance).

Nesse caso, o viajante recebe um [valor antecipado](https://www.govoll.com/blog/como-inovar-na-gestao-de-adiantamentos-e-reembolsos-de-viagens?hsLang=pt-br) via depósito em conta pessoal ou outro meio seguro para cobrir despesas essenciais. Essa é uma medida de último recurso, que exige controle rigoroso e prestação de contas detalhada.

## Como evitar que pagamentos se percam nesse processo?

Qualquer despesa realizada fora do fluxo padrão precisa ser **documentada** para não se perder. Após definir as alternativas possíveis diante de falhas nos sistemas, oriente o colaborador a guardar e registrar todos os comprovantes, como notas fiscais, faturas ou recibos.

Por outro lado, o gestor deve contar com um **processo claro para centralizar essas informações**, cruzar os dados e lançar as despesas manualmente, sempre que necessário, classificando-as como “despesas de contingência”.

Outro ponto essencial para evitar gargalos nesse processo é a **comunicação**. Os viajantes devem saber exatamente quem são os contatos de emergência para esse tipo de situação, quais são as instruções e procedimentos corretos, e qual é o meio adequado para registrar a despesa.

## Como otimizar a gestão de despesas?

A [VOLL](https://www.govoll.com/?hsLang=pt-br) é a **maior agência de viagens corporativas digital da América Latina** e, por meio de uma tecnologia própria, integra a [gestão de viagens](https://conheca.govoll.com/gestao-de-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) e despesas, centralizando informações e reduzindo os riscos de falhas.

Conectando os processos de ponta a ponta, da reserva ao reembolso, a VOLL permite que você:

- Tenha acesso em tempo real a todas as transações, facilitando a identificação de problemas.
- Configure regras de aprovação que podem ser ajustadas instantaneamente.
- Gere relatórios completos e acompanhe dashboards com indicadores-chave.
- Administre faturas e crie cartões corporativos virtuais ilimitados.
- Tenha controle total dos pagamentos, sejam eles via cartão corporativo, reembolso ou Pix, com gestão inteligente por carteiras digitais.
- Realize adiantamentos e reembolsos automáticos, eliminando rotinas manuais de conferência, auditoria e pagamentos.
- Personalize políticas por cargo, nível hierárquico, departamento ou até por colaborador.
- Bloqueie ou exija aprovação para gastos corporativos por categoria ou faixa de valor.
- Aplique tecnologia OCR+ para auditoria de comprovantes em tempo real.
- Sinalize automaticamente atividades e pagamentos fora do padrão ou da política, dispensando a conferência manual.
- Integre a VOLL ao seu ERP e outros sistemas internos da empresa.

Essa é a sua oportunidade de **integrar viagens e despesas de maneira inteligente e estratégica**. Automatize sua rotina de reembolsos corporativos com fluxos de aprovação customizáveis e auditoria online com uso de inteligência artificial — tudo isso sem abrir mão da [gestão unificada de limites e orçamentos](https://conheca.govoll.com/despesas-corporativas?hsLang=pt-br).

Quer reduzir custos e trabalho manual, aumentar a produtividade da equipe e garantir total conformidade na sua operação.

**Veja como tudo isso funciona na prática** [**solicitando uma demonstração gratuita!**](https://www.govoll.com/?hsLang=pt-br#contato)

[Gestão de viagens corporativas](https://www.govoll.com/blog/tag/gestão-de-viagens-corporativas)

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