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title: Playbook de relacionamento com stakeholders para viagens corporativas
description: Saiba como garantir a sustentabilidade do programa de viagens através do relacionamento com áreas-chave da empresa.
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Gestão de viagens corporativas

# Playbook de relacionamento com stakeholders para um programa de viagens de sucesso

Saiba como garantir a sustentabilidade do programa de viagens através do relacionamento com áreas-chave da empresa.

[Luiz Moura](https://www.govoll.com/blog/author/luiz-moura)

 ago. 19, 2025

Playbook de relacionamento com stakeholders para viagens corporativas

14:06

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A [gestão de viagens corporativas](https://www.govoll.com/blog/tudo-sobre-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) é um universo complexo e envolve uma série de processos, políticas, custos e, acima de tudo, pessoas. 

O gestor de viagens, muitas vezes, precisa **orquestrar atividades e relacionamentos com diferentes áreas da empresa**, cada uma com seus próprios objetivos e desafios. 

Nesse caminho, o sucesso, e até mesmo a continuidade, de um programa de viagens pode ser comprometido.

As dificuldades são conhecidas: falta de adesão à política, disputas por orçamento, atritos com a área de TI por conta de integrações e a sensação de que o trabalho, por mais bem-feito que seja, não é valorizado. 

A verdade é que, sem o **alinhamento e o apoio das áreas-chave da empresa**, o programa de viagens pode perder força e relevância.

Mas e se, em vez de enfrentar esses desafios sozinho, você pudesse transformá-los em oportunidades? E se pudesse mapear seus aliados, entender suas necessidades e construir uma proposta de valor irresistível para cada um? Este guia foi feito para você, [gestor de viagens](https://www.govoll.com/blog/gestor-de-viagens-habilidades-e-competencias?hsLang=pt-br), alcançar todos esses objetivos.

Siga a leitura e descubra como **fortalecer e expandir o seu programa de viagens corporativas internamente**, conquistando parceiros estratégicos dentro da empresa.

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## Principais stakeholders e dificuldades relacionadas

Seus principais **stakeholders**, ou partes interessadas, são as áreas que, direta ou indiretamente, são impactadas pelo [programa de viagens](https://www.govoll.com/blog/programa-viagens-corporativas-estrategico?hsLang=pt-br). Vamos entender quem são e quais as suas maiores dores:

### Compras

Essa é a área que busca, acima de tudo, eficiência e redução de custos. As dores incluem a dificuldade em negociar com múltiplos **fornecedores**, a falta de visibilidade sobre os gastos e a necessidade de comprovar o [retorno sobre o investimento (ROI)](https://www.govoll.com/blog/roi-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) de cada contrato.

### Recursos Humanos

Para o RH, o foco principal é o [bem-estar](https://www.govoll.com/blog/a-importancia-do-bem-estar-nas-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) e a **experiência** do colaborador. Suas dores estão relacionadas à dificuldade em garantir que as políticas de viagens estejam alinhadas com a cultura da empresa, à gestão da satisfação dos viajantes e à necessidade de garantir segurança e suporte em caso de emergências.

### Financeiro

Essa área é a guardiã dos números. As dores do Financeiro/Fiscal incluem a complexidade na **conciliação de despesas**, a dificuldade em obter notas fiscais e relatórios completos para a devida prestação de contas, o risco de não conformidade fiscal e a falta de previsibilidade orçamentária.

**Leia mais:** [**Transparência de custos: como incluir o T&E no processo orçamentário corporativo**](https://www.govoll.com/blog/como-incluir-travel-expense-no-opex?hsLang=pt-br)

### Tecnologia da Informação (TI)

A área de TI é responsável por garantir que as ferramentas e sistemas funcionem perfeitamente. Suas dores mais comuns são: a necessidade de **integrações complexas com outros sistemas** da empresa (ERP, folha de pagamento), a preocupação com a segurança da informação em plataformas de terceiros e a dificuldade em manter a estabilidade e o bom funcionamento das soluções tecnológicas.

Entender essas dores é o primeiro passo para construir um diálogo produtivo. Em vez de apresentar apenas os benefícios do seu programa, você poderá mostrar como ele resolve problemas específicos de cada área.

## Mitos e verdades: desvendando as objeções mais comuns

Quando você apresenta um novo programa ou proposta, como a implementação de uma solução como a VOLL, é natural que surjam objeções. 

O segredo não é evitá-las, mas sim antecipá-las e estar preparado para respondê-las com **argumentos e dados concretos.** 

Algumas das objeções mais comuns que você pode ouvir são:

### “Isso vai aumentar nossos custos.” (Compras)

Muitas vezes, a percepção de que a automação e a gestão profissional de viagens aumentam os custos é um mito. O gestor precisa mostrar que a **redução de custos** não está apenas na [negociação de tarifas](https://www.govoll.com/blog/dicas-negociacao-fornecedores-viagens-corporativas?hsLang=pt-br), mas também na otimização de processos, na prevenção de fraudes e no aumento da produtividade.

### “Não queremos mais uma ferramenta que os funcionários não vão usar.” (RH/TI)

A preocupação com a adesão é real. A resposta aqui está em demonstrar o valor da ferramenta para o próprio viajante: [**facilidade de uso**](https://www.govoll.com/blog/ux-app-voll?hsLang=pt-br), acesso a informações importantes, suporte 24/7 e a garantia de uma viagem mais segura e tranquila. A experiência do usuário é essencial.

### “Isso vai complicar a nossa prestação de contas.” (Financeiro)

Essa é uma grande objeção. A sua resposta deve ser focada em como a solução simplifica, e não complica o processo. Mostre como a **automação de relatórios**, a centralização de notas fiscais e a [**visibilidade em tempo real do orçamento**](https://www.govoll.com/blog/dados-viagens-corporativas-em-tempo-real?hsLang=pt-br) tornam a vida da área financeira mais fácil.

### “Não temos equipe para fazer a integração disso.” (TI)

A equipe de TI, muitas vezes, já está sobrecarregada. Sua resposta deve enfatizar que a solução escolhida é fácil de integrar, segura e que seu parceiro (como a VOLL, por exemplo) oferece um time de especialistas para auxiliar em todo o processo, minimizando o esforço interno da área.

**Leia mais:** [**API da VOLL: integração completa com ERPs e data governance**](https://www.govoll.com/blog/voll-integracao-erp?hsLang=pt-br)

Ao antecipar essas objeções e ter os argumentos na ponta da língua, você transforma um momento de confronto em uma oportunidade de educar e mostrar o valor do seu trabalho.

## Proposta de valor específica: como comunicar os benefícios para cada área?

Depois de mapear as dores e desvendar as objeções, é hora de construir sua **proposta de valor**. Ela precisa ser customizada para cada stakeholder, falando a língua de cada um e mostrando como o seu programa de viagens resolve os problemas específicos daquela área.

Vamos utilizar a implementação da VOLL como exemplo. Veja abaixo como comunicar os benefícios dessa novidade:

### Para Compras: foco em eficiência e economia

- **Visibilidade:** apresente relatórios que demonstrem os gastos de forma clara, por centro de custo, fornecedor e tipo de despesa.
- **Poder de negociação:** mostre como a centralização dos dados de viagem aumenta seu poder de negociação com companhias aéreas e redes hoteleiras.
- **Otimização de processos:** demonstre como a automação do processo de reserva e aprovação economiza tempo e recursos, permitindo que a área de Compras se concentre em atividades mais estratégicas.

### Para RH: foco em experiência e bem-estar

- **Segurança e suporte:** garanta ao RH que os viajantes terão [suporte 24/7](https://www.govoll.com/blog/suporte-omnichannel-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) em caso de imprevistos, e que a empresa terá visibilidade da localização dos seus colaboradores em situações de emergência.
- **Política clara:** mostre como o programa de viagens ajuda a [comunicar e aplicar a política](https://www.govoll.com/blog/como-criar-uma-politica-de-viagens-corporativas-o-guia-definitivo?hsLang=pt-br) de forma transparente, e destaque que a VOLL aplica as políticas de maneira automática, sem burocracia.
- **Satisfação do colaborador:** demonstre como a VOLL melhora a experiência do usuário, tornando o processo de reserva mais rápido e agradável, impactando positivamente a satisfação geral.

### Para Financeiro: foco em compliance e controle

- **Conciliação automática:** apresente a capacidade da VOLL de conciliar automaticamente as despesas de viagem, eliminando a necessidade de trabalho manual e reduzindo a chance de erros.
- **Relatórios e notas fiscais:** demonstre como o sistema unifica as faturas e centraliza notas fiscais e relatórios, garantindo que a empresa esteja em total conformidade com as leis fiscais.
- **Previsibilidade orçamentária:** mostre como a visibilidade em tempo real dos gastos com viagens ajuda a prever o orçamento e controlar os custos de forma mais eficaz.

### Para TI: foco em integração e segurança

- **Integração simples:** apresente a facilidade de integração da VOLL com os sistemas existentes da empresa, como ERPs e folha de pagamento, usando APIs abertas e bem documentadas.
- **Segurança da informação:** mostre que a VOLL segue os mais rigorosos padrões de segurança, protegendo os dados da empresa e dos colaboradores.
- **Suporte técnico:** demonstre que a solução oferece suporte especializado para a equipe de TI, facilitando a implementação e a manutenção do sistema.

Ao customizar sua mensagem para cada área, você se posiciona como um gestor que entende os problemas e a realidade de cada área, e apresenta respostas eficientes e estratégicas.

## Métricas-chave para cada área

Além de conhecer as objeções e apresentar os benefícios certos para superá-las, é essencial também apresentar [métricas relevantes para cada área](https://www.govoll.com/blog/indicadores-na-gestao-de-viagens-corporativas?hsLang=pt-br). Essa é uma forma concreta de mostrar o valor do seu trabalho. 

Confira abaixo alguns exemplos de KPIs, organizados por departamento:

**Para a área de Compras:**

- **Taxa de economia:** mostre a economia gerada em passagens e hospedagens em comparação com as tarifas de mercado.
- **Adesão à política:** apresente a porcentagem de viagens que seguem as diretrizes definidas pela empresa.
- **ROI do programa:** calcule o retorno sobre o investimento, comparando o custo do programa com os benefícios obtidos (economia, produtividade, entre outros).

**Leia mais:** [**Indicadores de compras: quais são e como usá-los na gestão de viagens corporativas**](https://www.govoll.com/blog/indicadores-de-compras?hsLang=pt-br)

**Para o RH:**

- **Índice de satisfação:** apresente dados de pesquisas de satisfação e feedback dos colaboradores sobre suas experiências de viagem.
- **Tempo de resolução de problemas:** demonstre a eficiência do suporte em lidar com imprevistos.
- **Incidentes de segurança:** mostre como o programa de viagens contribui para a segurança dos colaboradores, com dados sobre ocorrências e tempo de resposta.

**Para o Financeiro:**

- **Tempo de conciliação de despesas:** mostre a redução no tempo gasto com a conciliação e aprovação de despesas.
- **Taxa de conformidade fiscal:** apresente a porcentagem de viagens com notas fiscais corretas e em conformidade com a legislação.
- **Orçamento x gastos reais:** demonstre o alinhamento entre o orçamento planejado e os valores efetivamente gastos.

**Para a área de TI:**

- **Tempo de implementação:** destaque a agilidade na implementação da plataforma, evidenciando a eficiência da equipe e do parceiro tecnológico.
- **Integração:** apresente o sucesso na integração com os sistemas existentes da empresa (ERP, folha de pagamento), com dados sobre o tempo e a complexidade envolvidos.
- **Estabilidade e uptime:** mostre a estabilidade da plataforma por meio de métricas de uptime (tempo de atividade) e baixa incidência de problemas técnicos.

## Estabelecendo processos, SLAs e reuniões

Um programa de viagens corporativas não é um projeto com início e fim: ele exige **manutenção, alinhamento e comunicação** constantes.

Para garantir que todos os stakeholders estejam na mesma página, é fundamental estabelecer Acordos de Nível de Serviço (SLAs) e um ritmo de reuniões bem definido.

SLAs são acordos formais que definem as **responsabilidades de cada área em relação ao programa de viagens.** Estabelecê-los de forma clara ajuda a evitar situações de “terceirização de responsabilidades” e garante que cada um saiba exatamente qual é seu papel e obrigações.

Para isso, defina com clareza:

- Quem aprova as solicitações de viagem?
- Qual é a antecedência mínima e máxima para essas solicitações?
- Qual é o prazo para a aprovação de uma viagem?
- Quem é responsável pela conciliação de notas fiscais e faturamento?
- Quem deve ser acionado em caso de problemas técnicos?

Além dos SLAs, é importante manter um ritmo de reuniões recorrente com cada stakeholder. A frequência pode variar, mas o objetivo é sempre o mesmo: manter a comunicação aberta, proativa e transparente.

- **Com Financeiro e Compras:** sugerimos reuniões mensais, com foco em métricas de custo, economia gerada, performance dos fornecedores e alinhamento orçamentário.
- **Com o RH:** recomendamos encontros trimestrais para discutir a experiência dos viajantes, feedback dos colaboradores, segurança e possíveis ajustes na política de viagens.
- **Com a TI:** reuniões semestrais (ou conforme a necessidade) são suficientes para tratar de integrações, atualizações do sistema e questões de segurança. A frequência pode ser menor, mas o canal de comunicação deve permanecer sempre aberto.

Manter uma comunicação constante, baseada em dados e orientada por objetivos, demonstra profissionalismo, fortalece sua posição como gestor e aumenta a relevância estratégica do seu programa de viagens.

## Escolhendo a melhor solução para o seu programa de viagens

O gestor de viagens de sucesso sabe que um bom programa é sustentado por parceiros estratégicos — e eles vão além das equipes internas. Contar com uma solução de gestão como a [VOLL](https://www.govoll.com/?hsLang=pt-br) é essencial nesse processo.

**A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina** e, muito além de uma plataforma, entrega um ecossistema completo, desenvolvido para otimizar, simplificar e dar sustentabilidade ao seu [programa de viagens](https://conheca.govoll.com/gestao-de-viagens-corporativas?hsLang=pt-br).

Ao contar com a VOLL, sua empresa conquista:

- Poder de negociação e acesso a tarifas exclusivas;
- Gestão centralizada de fornecedores;
- Relatórios detalhados, que permitem decisões baseadas em dados e comprovam a economia gerada;
- Soluções completas de duty of care e rastreamento de viajantes;
- Faturas unificadas e gestão completa de despesas;
- Aplicação automática da política de viagens, garantindo conformidade e eliminando solicitações fora do orçamento.

Com **APIs abertas** que facilitam a integração com os sistemas existentes da sua empresa, o time de especialistas da VOLL oferece todo o suporte necessário para que a implementação ocorra de forma suave e sem atritos para a equipe de TI.

Além disso, viajantes e gestores contam com **atendimento consultivo 24 horas por dia, 7 dias por semana**, garantindo uma experiência tranquila e eficiente.

Nosso objetivo é trabalhar ao seu lado para construir um programa de viagens corporativas sólido, eficiente e de sucesso.

**Vamos juntos?** [**Solicite agora uma demonstração**](https://www.govoll.com/?hsLang=pt-br#contato) **e conheça todos os diferenciais da VOLL!**

[Gestão de viagens corporativas](https://www.govoll.com/blog/tag/gestão-de-viagens-corporativas)

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