A prestação de contas de viagens corporativas ainda é um dos pontos mais sensíveis na gestão de despesas. Em muitas empresas, o fechamento de um relatório de despesas de viagem (RDV) depende de planilhas, trocas de e-mails e conferências repetitivas que tendem a se tornar um problema.
Isso porque empresas que ainda operam processos manuais de despesas enfrentam maior tempo de processamento e menor visibilidade sobre os gastos, o que dificulta o controle e a tomada de decisão,
Isso significa que, por exemplo, o custo médio para processar um relatório de despesas manualmente para uma única noite de hotel é de $58 e leva 20 minutos para ser concluído. Ainda, um em cada cinco (19%) relatórios de despesas contém erros ou informações ausentes, custando mais $52 e 18 minutos para corrigir cada relatório de despesas, conforme aponta Global Business Travel Association (GBTA).
Com isso, o que deveria ser um processo estruturado acaba representando perdas financeiras e impactando o compliance de política de viagens. Por isso, em 2026, mais e mais empresas têm automatizado e utilizado principalmente IA na prestação de contas de viagens, mas como? Explicaremos tudo a seguir.
Neste conteúdo, você vai entender:
O que é a prestação de contas de viagens corporativas e como funciona o RDV;
Por que esse processo é essencial para controle financeiro e compliance;
Quais são os principais erros e como evitá-los;
Como otimizar o fluxo com tecnologia e automação;
Como estruturar o controle de despesas e garantir mais eficiência.
A prestação de contas de viagem é o processo de registro, comprovação e validação dos gastos realizados por colaboradores durante deslocamentos a trabalho, e as etapas geralmente são consolidadas em um relatório de despesas de viagem (RDV), que reúne todas as informações financeiras relacionadas à viagem.
Por isso, o processo envolve a apresentação e auditoria de recibos, notas fiscais, bilhetes de embarque (passagens aéreas, ônibus) e relatórios de atividades. O objetivo é comprovar gastos, evitar fraudes e controlar o orçamento de viagens corporativas.
Além de organizar os custos, a prestação de contas também viabiliza a conciliação financeira e a rastreabilidade dos lançamentos, garantindo mais controle sobre reembolsos de despesas corporativas, uso de cartão corporativo e gestão de adiantamentos. Entretanto, em muitas organizações, esse processo ainda é manual, o que representa uma grande perda de oportunidades de savings.
Isso porque, segundo o relatório Expense Reports Drain Company Resources, da GBTA, as empresas processam uma média de 51.000 relatórios de despesas por ano, o que significa que negócios em todo o mundo gastam, em média, aproximadamente meio milhão de dólares e quase 3.000 horas corrigindo erros em relatórios de despesas anualmente.
Somado ao dado que apresentamos anteriormente, sobre os típicos erros na prestação de contas, em especial em viagens, fica clara a importância de automatizar esse processo.
A prestação de contas permite que a empresa tenha visão detalhada e em tempo real dos custos de viagem, incluindo passagens, hospedagem, alimentação e despesas extras. Sem esse controle, gastos “invisíveis” se acumulam e impactam diretamente o orçamento.
Segundo a Serasa Experian, a falta de organização e controle financeiro está entre os principais fatores que dificultam a tomada de decisão nas empresas, especialmente quando os dados não estão consolidados ou não são totalmente confiáveis.
Assim, a importância da prestação de contas está relacionada a alguns pontos-chave:
Garante o controle financeiro, ao registrar e validar todos os gastos realizados durante a viagem;
Fortalece o compliance de política de viagens, assegurando que as despesas sigam regras e limites definidos;
Reduz erros e inconsistências, especialmente em processos que envolvem múltiplos comprovantes e centros de custo;
Facilita a auditoria de comprovantes fiscais, o que permite verificar a legitimidade e a conformidade das despesas;
Acelera o fechamento mensal, com informações organizadas e prontas para conciliação financeira;
Melhora a visibilidade dos gastos, apoiando análises mais precisas dentro de estratégias de spend management;
Aumenta a eficiência operacional, ao reduzir retrabalho e etapas manuais no fluxo de aprovação.
A prestação de contas de viagens corporativas organiza, documenta e justifica os gastos feitos a trabalho, coletando comprovantes (notas fiscais/recibos) para aprovação conforme a política da empresa. Geralmente ocorre após a viagem, via sistema ou planilha, permitindo reembolso ou acerto de adiantamentos.
Portanto, esse fluxo envolve diferentes áreas — colaborador, gestor, financeiro e controladoria — e precisa equilibrar agilidade para quem presta contas com rigor para quem valida e aprova.
Confira abaixo as etapas do processo de prestação de contas de viagens corporativas.
O processo começa durante a viagem, com o próprio colaborador responsável por registrar os gastos conforme eles acontecem. Esse cuidado evita esquecimentos e reduz divergências no momento da prestação de contas.
Em operações mais estruturadas, esse registro já acontece com digitalização de recibos e notas no momento do pagamento, garantindo maior precisão das informações e evitando perda de comprovantes.
Cada despesa precisa estar vinculada a um comprovante fiscal válido. Notas fiscais, recibos e comprovantes de pagamento são exigidos para garantir a legitimidade do gasto e permitir auditoria financeira posterior.
Além da existência do documento, é importante verificar se ele contém informações essenciais, como data, valor, descrição do serviço e identificação do fornecedor. Falhas nessa etapa costumam ser uma das principais causas de retrabalho.
Após o término da viagem, o colaborador deve consolidar todas as despesas no RDV. Esse relatório organiza os gastos por categoria, como transporte, alimentação e hospedagem, e permite associar cada lançamento a centros de custo, projetos ou áreas da empresa.
Esse ponto é crítico para a qualidade da informação financeira. Erros na categorização ou na conferência de centros de custo impactam diretamente a análise posterior e o fechamento contábil.
A responsabilidade pela prestação de contas é do colaborador que realizou a viagem, mas o processo depende de regras claras definidas pela empresa.
O prazo de entrega costuma variar entre 3 e 10 dias após o retorno, e esse limite tem impacto direto na eficiência do fechamento mensal. Quanto maior o atraso, maior o risco de acúmulo de pendências e distorção nos relatórios financeiros.
Após o envio do RDV, a equipe financeira ou de controladoria realiza a auditoria de comprovantes fiscais. Nessa etapa, são avaliados pontos como: aderência à política de viagens; respeito aos limites de gastos por categoria; consistência entre valores declarados e comprovantes; identificação de possíveis erros ou inconsistências.
Esse processo é fundamental para evitar pagamentos indevidos e garantir o compliance da operação.
Depois da auditoria, o relatório segue para aprovação do gestor responsável. Esse fluxo pode variar conforme a estrutura da empresa, mas normalmente envolve validação da necessidade da despesa e do contexto da viagem.
Empresas com maior maturidade adotam fluxo de aprovação digital, com regras automatizadas para aprovar despesas dentro do padrão e sinalizar exceções.
Com o RDV aprovado, as informações seguem para a conciliação financeira automática. Esse processo integra os dados ao sistema contábil ou ERP da empresa, permitindo o correto lançamento das despesas.
Aqui entram diferentes cenários: despesas pagas com cartão corporativo, reembolso de despesas corporativas ou abatimento de valores relacionados à gestão de adiantamentos.
A etapa final envolve o pagamento ao colaborador ou a baixa das despesas já quitadas. No caso de reembolso, o valor é transferido ao colaborador; quando há cartão corporativo ou adiantamento, ocorre a conciliação dos valores utilizados.
Esse fechamento precisa estar alinhado ao ciclo financeiro da empresa para não gerar distorções no fluxo de caixa ou atrasos na contabilização.
Após concluído, o RDV passa a compor a base de dados da empresa para análise de despesas. É a partir dessas informações que o gestor consegue identificar padrões de gasto, oportunidades de economia e desvios de política.
Quando o processo é manual ou descentralizado, essa etapa costuma ser limitada. Já com dados estruturados, a prestação de contas apoia decisões estratégicas dentro do spend management.
Grande parte dos erros em prestação de contas está relacionada à classificação incorreta de despesas e falta de padronização nos registros, mas também estão ligados à falta de padronização, controle e integração de dados.
Isso porque, principalmente em operações com baixo nível de automação, a prestação de contas de viagens corporativas ainda concentra falhas recorrentes que impactam o controle financeiro, aumentam o retrabalho e atrasam o fechamento mensal.
De forma geral, os erros mais percebidos pelos gestores são:
Falta de comprovantes fiscais, fator que impede a validação da despesa e compromete a auditoria;
Informações incompletas ou incorretas no RDV, como datas, valores ou descrições inconsistentes;
Erros na categorização de despesas, que afetam diretamente a conferência de centros de custo e distorcem análises financeiras;
Envio fora do prazo de prestação de contas, gerando acúmulo de relatórios e atrasos no fechamento mensal;
Despesas fora da política de viagens, que exigem validações adicionais e aumentam o tempo de aprovação;
Duplicidade de lançamentos, especialmente em processos manuais ou descentralizados;
Falta de integração com sistemas financeiros, o que dificulta a conciliação financeira automática e aumenta o risco de inconsistências;
Uso inadequado de cartão corporativo ou reembolso, sem registro adequado ou vínculo com o contexto da viagem;
Baixa rastreabilidade das despesas, que dificulta auditorias e análises posteriores;
Dependência de planilhas e controles paralelos, aumentando o risco de erro humano e perda de informação.
Otimizar a prestação de contas de viagens corporativas em 2026 exige a transição de processos manuais para fluxos digitais automatizados. As melhores práticas incluem a adoção de tecnologias de ponta, políticas claras e o monitoramento estratégico dos gastos
O que diferencia uma operação eficiente é a capacidade de reduzir dependência de interpretação individual e transformar a prestação de contas em um fluxo previsível, com regras aplicadas antes do erro acontecer. Organizar esse fluxo é fundamental para garantir consistência, previsibilidade e qualidade das informações financeiras.
Na edição especial do VOLL Talks sobre o futuro da gestão de despesas, Fernão Loureiro, embaixador da VOLL, recebeu Polliana Lima, service management lead da Afya Educacional e Silvana Pareto, product manager da VOLL, para um bate-papo com mais tendências de como eliminar o tempo com prestação de contas. Confira.
Veja abaixo quais práticas ajudam a estruturar um processo que funcione bem em escala, com menos retrabalho e mais confiabilidade.
Mapeie quem deve aprovar cada tipo de despesa e configure isso no sistema por regra — por exemplo: valores até X aprovados automaticamente, acima disso enviados ao gestor. Evite depender de validações manuais caso a caso.
Defina campos obrigatórios no RDV (categoria, centro de custo, finalidade da despesa) e bloqueie o envio quando essas informações não estiverem completas. Utilize listas pré-definidas em vez de campos abertos.
Oriente o colaborador a registrar o gasto imediatamente após o pagamento, anexando o comprovante na hora. Evite permitir envio posterior sem documento, pois isso aumenta a chance de perda e inconsistência.
Configure a integração para que os dados aprovados no RDV sejam automaticamente enviados ao ERP, já com categoria e centro de custo definidos. Evite qualquer etapa de lançamento manual no financeiro.
Estabeleça um prazo padrão (ex: até 5 dias após a viagem) e configure alertas automáticos para quem não enviou o RDV. Monitore atrasos recorrentes por colaborador ou área.
Registre o valor adiantado antes da viagem e vincule esse saldo ao RDV. Ao final, compare automaticamente o valor gasto com o valor recebido, indicando se há devolução ou complemento.
Determine quais despesas devem obrigatoriamente ser feitas com cartão corporativo (ex: hospedagem) e quais podem ser reembolsadas (ex: pequenas despesas). Evite permitir escolha livre sem regra definida.
Configure validações automáticas no sistema, como limite de valor por categoria, bloqueio de despesas fora da política e alertas para duplicidade. Direcione a análise manual apenas para exceções.
Centralize todas as despesas em um único ambiente e organize relatórios por tipo de gasto, área e período. Utilize esses dados para revisar políticas e identificar onde há maior impacto financeiro.
Controlar as despesas corporativas exige estruturar o uso do dinheiro ao longo da jornada da viagem, e não apenas no momento da prestação de contas. Isso significa definir regras, padronizar registros e garantir que os dados já cheguem organizados ao RDV.
Confira o que fazer para controlar as despesas e fazer a prestação de contas.
Estabeleça valores máximos para alimentação, transporte e hospedagem, considerando cidade e perfil do colaborador. Isso evita variações excessivas e reduz a necessidade de ajustes na prestação de contas.
Crie uma estrutura fixa de centros de custo e categorias no sistema. Evite que o colaborador escolha livremente como classificar cada gasto, reduzindo erros na alocação financeira.
Defina quais despesas devem ser feitas com cartão corporativo, quais podem ser reembolsadas e quando utilizar adiantamentos. Evite misturar formatos sem regra clara.
Oriente o colaborador a lançar os gastos no sistema durante a viagem, junto com o envio do comprovante. Isso melhora a precisão das informações e reduz esquecimentos.
Garanta que todo gasto esteja associado a uma viagem, projeto ou atividade específica. Isso facilita a rastreabilidade e a análise posterior.
Integre os dados de despesas ao ERP financeiro para evitar lançamentos manuais. Isso reduz inconsistências e acelera o fechamento contábil.
Se houver gestão de adiantamentos, registre o valor concedido e compare com o total gasto na prestação de contas. Defina regras claras para devolução ou complemento.
Defina o que acontece quando uma despesa ultrapassa o limite ou não segue a política. Isso evita decisões subjetivas e mantém o controle mesmo em situações fora do padrão.
Monitore métricas como custo médio por viagem, valor por categoria e volume de reembolsos. Use esses dados para ajustar regras e melhorar o controle ao longo do tempo.
Leia também: 15 indicadores na gestão de viagens corporativas para se atentar.
Um relatório de despesas corporativas eficiente deve conter: nome do colaborador, data, descrição detalhada do gasto, categoria (alimentação, transporte, etc.), valor total e, obrigatoriamente, o comprovante fiscal válido (nota fiscal ou recibo).
Confira outros detalhes que devem estar presentes:
Identificação da viagem, com data, destino e finalidade;
Área do colaborador;
Valores individuais e total consolidado do RDV;
Data de cada gasto realizado;
Centro de custo vinculado a cada despesa;
Forma de pagamento utilizada, como cartão corporativo, reembolso ou adiantamento;
Registro de adiantamentos recebidos, quando aplicável;
Justificativa para despesas fora da política, quando houver;
Status de aprovação, com histórico de validações;
Conciliação financeira associada, pronta para integração com o ERP.
Tradicionalmente, o processo de reembolso e prestação de contas é um dos mais desgastantes da gestão de despesas, pois envolve o acúmulo de notas fiscais de papel que frequentemente desaparecem, o preenchimento manual de planilhas e um longo tempo de espera para a conferência e aprovação dos gastos.
Ao adotar a VOLL, a sua empresa substitui todos esses gargalos operacionais por um ecossistema único e inteligente de gestão de despesas corporativas que centraliza pagamentos, adiantamentos, cartões corporativos e reembolsos na palma da mão, mobilidade e passagens.
O grande diferencial dessa centralização é a automação impulsionada por inteligência artificial e a tecnologia de leitura óptica de comprovantes (OCR), que auditam cada nota fiscal e aplicam as políticas internas da empresa no exato momento da transação.
Utilizando a plataforma, também é possível fazer a gestão de adiantamentos e o controle do saldo por viagem. Com base em dados históricos, o gestor e o colaborador podem definir valores mais assertivos por dia, acompanhar o consumo em tempo real e recuperar automaticamente o que não foi utilizado, evitando excessos e melhorando o uso do caixa.
Essa centralização também elimina a fragmentação entre cartão corporativo, reembolso de despesas corporativas e pagamentos diretos. Com todas as informações integradas, a conciliação financeira automática e a integração com o ERP financeiro acontecem de forma contínua, reduzindo retrabalho e acelerando o fechamento mensal.
Com visibilidade completa das despesas e dados estruturados para análise, a prestação de contas passa a apoiar decisões dentro do spend management, que permite identificar padrões de gasto, corrigir desvios e gerar economia de forma consistente ao longo do tempo.
A solução da VOLL já é utilizada por empresas como XP Investimentos, Stone, Andrade Gutierrez, CPFL, Danone e que alcançaram cases de sucesso em eficiência operacional, controle financeiro e experiência do colaborador.
Tifanny Buzo é gestora de serviços da Afya, maior grupo de tecnologia e educação médica do Brasil, e relata:
“Antes, cada coisa estava em um sistema: um para política, outro para prestação de contas e adiantamento, outro para mobilidade e outro para viagens. Agora, a gente tem tudo na palma da mão. A VOLL Wallet hoje representa praticidade e segurança para o colaborador e para mim”.
A empresa também teve uma redução de mais de 2.500 chamados e 1.800 horas de trabalho, além de diversos outros ganhos como nos prazos para reembolsos e processos de auditorias mais fluidos e eficientes.
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