Programa de hotéis VOLL: inventário extenso e comparação de tarifas para máxima economia

Controlar os gastos com hospedagem é um dos maiores desafios na gestão de viagens corporativas. Enquanto as tarifas públicas variam constantemente e os contratos corporativos nem sempre entregam o melhor custo-benefício, os gestores precisam equilibrar economia, conforto e compliance — muitas vezes com pouca visibilidade sobre o que realmente está sendo reservado.

Na prática, isso significa horas gastas comparando preços em diferentes canais, dificuldade para aplicar tetos de diária e limitações no acesso a hotéis fora das grandes capitais. O resultado? Faturas imprevisíveis, baixa adesão à política de viagens e retrabalho para as equipes de T&E.

Se você trabalha na área e já se perguntou se é possível reverter esse cenário, a resposta é sim! Com o programa de hotéis da VOLL, gestores e viajantes têm acesso a uma plataforma completa para a gestão de hospedagens e diversas outras funcionalidades para uma operação mais eficiente. Continue a leitura e saiba mais!

Escala de inventário VOLL: cobertura global em uma única plataforma

O programa de hotéis da VOLL reúne o maior inventário de hospedagens da América Latina, com milhares de opções distribuídas entre grandes redes, hotéis independentes e acomodações locais em centenas de cidades, inclusive nas rotas mais fora do eixo corporativo tradicional.

Essa escala só é possível porque a plataforma da VOLL se conecta a múltiplas fontes de conteúdo simultaneamente:

• GDS (Global Distribution Systems) com tarifas negociadas globalmente;

• OTAs (Online Travel Agencies) como Booking.com e Expedia, que ampliam a oferta em destinos secundários;

• Canais diretos com redes hoteleiras parceiras, garantindo acesso a tarifas exclusivas para empresas;

• Contratos privados do próprio cliente, que também podem ser carregados e disponibilizados na busca.

O resultado é uma malha de hospedagens com cobertura nacional e internacional, atualizada em tempo real, com disponibilidade consolidada em um único ambiente de reservas, sem a necessidade de alternar entre plataformas ou solicitar cotações externas.

Comparação inteligente de tarifas: mais economia com total visibilidade

Um dos principais diferenciais do programa de hotéis da VOLL é a funcionalidade de comparação automática entre tarifas públicas, corporativas e negociadas. Ao buscar uma hospedagem, a plataforma identifica em tempo real qual é a tarifa mais vantajosa disponível, sempre respeitando as regras da política da empresa.

Ao eliminar a necessidade de checar preços em outros sites ou plataformas externas, o tempo de reserva reduz, enquanto a economia aumenta, e tudo isso sem comprometer o conforto ou a experiência do colaborador. 

Em muitos casos, a tarifa pública disponível em uma OTA é mais competitiva do que o contrato corporativo da empresa, por exemplo, e a VOLL mostra isso de forma transparente, permitindo a escolha mais inteligente.

Além da economia, essa funcionalidade também reforça o compliance: todas as tarifas selecionadas passam por validação automática da política, o que reduz exceções, melhora a rastreabilidade e evita reservas fora do que foi definido pelo time de T&E.

Com isso, o gestor ganha visibilidade total da performance da política de hospedagem e consegue identificar oportunidades reais de renegociação com base em dados concretos, não em percepções ou suposições.

Leia também: Como usar o early check-in e o late check-out para reduzir pernoites em viagens corporativas.

Regras de política incorporadas: controle real de tetos de diária, categorias e geografia

Um dos maiores desafios da gestão de viagens corporativas é garantir que as políticas de viagens definidas no papel sejam, de fato, aplicadas na prática, especialmente quando se trata de hospedagem. Na VOLL, isso é resolvido com regras configuráveis diretamente na plataforma, que atuam como filtros inteligentes durante a busca e a reserva.

Veja como isso funciona na prática:

• Teto de diária por cidade ou região: O sistema bloqueia automaticamente tarifas acima do valor definido ou sinaliza a necessidade de aprovação, evitando gastos fora do previsto sem necessidade de intervenção manual.

• Categorias permitidas de hotel: É possível limitar a reserva a determinadas faixas de estrelas (ex: até 4 estrelas), tipo de acomodação ou redes homologadas.

• Geografia e raio de deslocamento: A plataforma pode restringir a busca a uma área específica próxima ao local da reunião ou evento, otimizando tempo e custo com deslocamentos adicionais.

• Perfis por cargo ou centro de custo: Colaboradores com diferentes níveis hierárquicos ou áreas de atuação podem ter regras distintas, sem complicações operacionais.

Suporte consultivo que vai além da reserva

O programa de hotéis não se limita a uma plataforma de reservas e é acompanhado por um time consultivo especializado, que atua junto ao gestor para garantir que a política funcione na prática e que as decisões sejam guiadas por dados reais.

Esse suporte inclui:

• Análise recorrente da performance de hospedagem, com identificação de desvios, oportunidades de renegociação e ajustes por localidade;

• Sugestões proativas de otimização, como revisão de tetos, expansão de fornecedores em regiões com baixa cobertura ou recomendação de novos filtros de política;

• Benchmarking com outras operações de porte semelhante, para ajudar o gestor a tomar decisões embasadas e defender propostas internamente com mais confiança.

Esse acompanhamento é essencial para transformar o programa de hospedagem em um ativo estratégico, combinando economia, experiência do viajante e governança corporativa.

Benefícios para o gestor e para a empresa

Implementar o programa de hotéis da VOLL traz vantagens que vão além da economia. Veja os principais ganhos para a operação e para quem lidera a área de T&E:

• Centralização de todo o processo de hospedagem em uma única plataforma, com regras automatizadas e aplicação prática da política;

• Aumento da produtividade da equipe de viagens, com menos tempo gasto em aprovações manuais e verificações de preços;

• Redução de exceções e reembolsos fora de política, graças à automatização dos limites e filtros personalizados;

• Melhor negociação com fornecedores, com base em dados reais de ocupação, localização e tarifa média;

• Visibilidade consolidada dos gastos com hospedagem, por centro de custo, projeto ou unidade de negócio;

• Maior aderência dos colaboradores ao canal oficial, pela experiência de uso fluida e pela oferta ampla de hotéis, inclusive em cidades secundárias.

Fale com a VOLL e tenha todos esses benefícios na sua gestão de viagens

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital do Brasil e, além de um programa de hotéis completo, oferece uma plataforma integrada que centraliza aéreo, rodoviário, mobilidade urbana, meios de pagamento e políticas personalizadas em um único ecossistema.

Com tecnologia própria, suporte consultivo e foco total em eficiência, a VOLL é parceira de grandes empresas como Itaú, PepsiCo, Cargill, Nestlé, Afya, entre outras diversas, e tem grandes cases de transformação da operação de T&E em uma frente estratégica com mais controle, economia e protagonismo para o gestor.

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