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Gestão de viagens corporativas

# QBR do programa de viagens: o ritual que defende budget e aumenta aderência

Criar um modelo de reunião trimestral com departamentos estratégicos é fundamental para revisar resultados, exceções e fazer ajustes visando fortalecer o patrocínio interno do programa de viagens.

[Luiz Moura](https://www.govoll.com/blog/author/luiz-moura)

 ago. 19, 2025

QBR do programa de viagens: defenda budget e aumente a aderência

10:55

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Revisar o desempenho do programa de viagens corporativas trimestralmente é, além de  uma boa prática, uma estratégia para manter o alinhamento com a liderança e garantir que o orçamento seja utilizado da forma mais inteligente possível.

Segundo levantamento da *Global Business Travel Association* (GBTA), empresas que realizam revisões trimestrais dos seus programas de viagens conseguem reduzir em até 15% os desvios de política e aumentar em 20% a taxa de savings validados no orçamento anual.

O QBR (Quarterly Business Review) — reunião trimestral que reúne áreas como CFO, compras, RH e operações — é o momento ideal para apresentar resultados, discutir exceções e tomar decisões que sustentem a saúde financeira e operacional do programa.

Se você quer elevar a [maturidade da sua gestão de viagens](https://www.govoll.com/blog/maturidade-gestao-viagens-corporativas?hsLang=pt-br), confira abaixo tudo o que você precisa saber para implementar esse ritual na sua empresa.

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## Estruturando a agenda do QBR para garantir decisões objetivas

O primeiro passo para que o QBR seja produtivo e cumpra seu papel estratégico na [gestão de viagens corporativas](https://www.govoll.com/blog/tudo-sobre-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) é limitar a reunião a um tempo máximo de 45 a 60 minutos, pois, dessa forma, é possível manter o foco nas prioridades e evitar a dispersão.

Um modelo eficiente pode seguir esta ordem:

- **Abertura e alinhamento de objetivos (5 min)**: Reforçar a importância da reunião e revisar o que será abordado.
- **Apresentação de resultados (15–20 min)**: Mostrar KPIs consolidados, como savings validados, antecedência média de compra e percentual de reservas dentro da política.
- **Análise de desvios (10–15 min)**: Destacar rotas, áreas ou fornecedores com baixa aderência e discutir causas prováveis.
- **Tomada de decisões estratégicas (10–15 min)**: Aprovar ajustes de política, renegociações, implementação de novos fluxos ou ferramentas.
- **Encerramento e próximos passos (5 min)**: Confirmar responsáveis, prazos e métricas que serão avaliadas no próximo QBR.

Esse tempo pode até parecer pouco, mas, ao passo que o ritual se consolida entre os times, o [gestor de viagens](https://www.govoll.com/blog/como-contratar-um-gestor-de-viagens-e-qual-perfil-ele-deve-ter-em-2021?hsLang=pt-br) consegue obter consenso rápido, fortalecer o alinhamento entre as áreas e acelerar a implementação de ações corretivas ou preventivas.

## Como criar uma one-page para defender o orçamento do programa de viagens

No QBR, a defesa do orçamento precisa ser feita de forma clara e visual, para que CFO e os departamentos de compras, RH e operações compreendam rapidamente as necessidades e os resultados do programa. Uma one-page bem estruturada ajuda a sustentar decisões e evitar cortes que possam comprometer a operação.

Confira alguns elementos essenciais para incluir na one-page:

- **Resumo executivo**: Breve texto com o contexto do trimestre, principais conquistas e desafios.
- **Tendências de mercado**: Variação de tarifas aéreas e diárias de hotéis, comportamento da demanda, eventos sazonais.
- **Impacto da sazonalidade**: Períodos de pico que justificam alterações no volume ou no [custo médio das viagens](https://www.govoll.com/blog/custo-medio-viagens-corporativas?hsLang=pt-br).
- **Câmbio e inflação**: Influência nas tarifas internacionais e ajustes necessários na previsão orçamentária.
- **Economias comprovadas (savings)**: Valores economizados com renegociações, otimização de rotas e ajustes de política.
- **Riscos e oportunidades**: Pontos que exigem atenção imediata ou que podem gerar ganhos no próximo trimestre.

Dica: uma apresentação visual com gráficos, heatmaps e comparativos trimestre a trimestre torna a argumentação mais convincente e fortalece o patrocínio do programa junto à liderança.

## Como usar um heatmap de aderência para priorizar ações no programa de viagens

O heatmap de aderência é uma ferramenta visual que mostra, de forma rápida, onde o programa de viagens está sendo seguido e onde existem desvios que precisam de atenção. Ele pode ser construído a partir de [dados](https://www.govoll.com/blog/uso-de-dados-otimizacao-politica-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) como % de reservas dentro da política, antecedência média de compra e escolha de fornecedores preferenciais — tudo segmentado por área, rota ou centro de custo.

Para utilizá-lo de forma estratégica:

- **Mapeie as métricas mais críticas**: Por exemplo, compras fora da política, uso de [tarifas](https://www.govoll.com/blog/tarifas-corporativas-hoteis?hsLang=pt-br) não negociadas, ou baixa taxa de ocupação em hotéis da lista preferencial.
- **Classifique por cores**: Verde para alta aderência, amarelo para atenção e vermelho para prioridade de ação.
- **Analise a raiz do problema**: Entenda se o desvio é por falta de comunicação, urgência justificada, resistência cultural ou falhas no processo.
- **Defina plano de ação**: Estabeleça medidas corretivas como reforço de comunicação, treinamentos ou ajustes na [política de viagens](https://www.govoll.com/blog/aprenda-como-estruturar-sua-pol%C3%ADtica-de-viagens?hsLang=pt-br).
- **Monitore evolução**: Compare os heatmaps de cada trimestre para verificar se as ações estão trazendo resultados.

Esse tipo de visualização ajuda a direcionar esforços para onde eles realmente terão impacto, evitando discussões genéricas e concentrando o QBR em decisões objetivas.

Saiba [como aferir sua política de viagens corporativas](https://www.govoll.com/blog/como-aferir-sua-politica-de-viagens-corporativas?hsLang=pt-br).

## Pipeline de eventos e viagens: S&OP simplificado para decisões antecipadas

Manter um pipeline claro de eventos, reuniões estratégicas e deslocamentos previstos é essencial para que o programa de viagens se antecipe a picos de demanda e negocie melhores condições com fornecedores. No QBR, essa etapa funciona como um S&OP simplificado (Sales and Operations Planning), alinhando as áreas de compras, operações, RH e gestão de viagens.

Para estruturá-lo de forma eficiente:

- **Levante todos os eventos previstos**: Congressos, treinamentos, reuniões de diretoria, feiras e convenções.
- **Inclua deslocamentos recorrentes**: Viagens de manutenção, auditorias e visitas técnicas que já fazem parte do calendário.
- **Atribua estimativas de volume e custo**: Quantos viajantes, quais rotas e períodos mais críticos.
- **Negocie de forma proativa**: Use o pipeline para iniciar conversas com companhias aéreas, hotéis e fornecedores antes do aumento da demanda. Aproveite e saiba mais sobre a [renegociação trimestral de hotéis](https://www.govoll.com/blog/renegociacao-trimestral-com-hoteis?hsLang=pt-br).
- **Sincronize com outras áreas**: Garanta que mudanças na estratégia de negócios, expansão de mercados ou alterações no calendário sejam rapidamente refletidas no planejamento de viagens.

Essa visão centralizada e atualizada ajuda o gestor a aumentar a previsibilidade orçamentária, já que serve para evita gastos emergenciais fora da política, além de melhorar a taxa de ocupação nos fornecedores preferenciais.

## Definição de acordos e responsáveis para o próximo ciclo do QBR

O fechamento de um QBR precisa deixar claro o que será feito, por quem e até quando, de forma a garantir que os compromissos assumidos tenham reflexo nos resultados apresentados no próximo ciclo.

Para estruturar essa etapa:

- **Registre todas as decisões em ata**: Inclua o que foi aprovado, os ajustes necessários na política de viagens, as mudanças de fornecedores e as novas metas.
- **Defina responsáveis por ação**: Cada item deve ter um responsável, com prazo de entrega acordado e indicadores de acompanhamento.
- **Estabeleça métricas de sucesso**: Determine como será avaliado o impacto das ações no próximo QBR, seja em economia, aumento de aderência ou melhoria de [satisfação do viajante](https://www.govoll.com/blog/gestao-de-viagens-corporativas-como-fazer-a-empresa-economizar-e-garantir-a-satisfacao-do-viajante?hsLang=pt-br).
- **Crie checkpoints intermediários**: Reuniões rápidas (quinzenais ou mensais) ou grupos em canais de comunicação oficiais da empresa para revisar o andamento das ações críticas antes do próximo ciclo trimestral.
- **Utilize ferramentas de acompanhamento**: Dashboards, checklists compartilhados ou plataformas de gestão para manter a visibilidade e evitar gargalos.

Assim, o QBR deixa de ser apenas um momento de análise e passa a ser um ritual de execução estratégica, com metas claras e prestação de contas no próximo encontro trimestral.

## KPIs importantes para embasar decisões no QBR

[Monitorar indicadores](https://www.govoll.com/blog/indicadores-na-gestao-de-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) é fundamental para que o QBR tenha objetividade e gere ações concretas. Além de facilitar a análise de tendências, métricas bem definidas permitem avaliar o impacto das decisões tomadas no ciclo anterior e direcionar os ajustes necessários.

Entre os KPIs mais usados em programas de gestão de viagens corporativas estão:

- **Savings validados**: Economia real obtida por renegociação, uso de tarifas mais baixas ou eliminação de desperdícios.
- **Percentual de viagens dentro da política**: Mede o nível de aderência dos colaboradores às diretrizes estabelecidas.
- **Antecedência média de compra**: Importante para garantir tarifas mais competitivas e melhor disponibilidade.
- **Taxa de ocupação dos hotéis e voos do inventário preferencial**: Ajuda a manter poder de barganha nas renegociações.
- **Volume de exceções aprovadas**: Identifica se as regras estão sendo respeitadas ou flexibilizadas em excesso.
- **Tempo médio de aprovação**: Indica se o fluxo operacional está ágil ou causando gargalos.
- **NPS do viajante corporativo**: Avalia a experiência do colaborador e possíveis pontos de melhoria.

Ao revisar esses dados no QBR, o gestor consegue defender o orçamento com base em evidências e direcionar os próximos passos para aumentar eficiência, economia e aderência.

Leia também: [Como usar dados de viagens para influenciar decisões estratégicas no board](https://www.govoll.com/blog/dados-viagens-corporativas?hsLang=pt-br).

## Como a VOLL fortalece seus QBRs da coleta de dados às decisões estratégicas

A [VOLL](https://www.govoll.com/?hsLang=pt-br) é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, e sua plataforma integrada reúne tecnologia, consultoria e visibilidade total dos dados, essenciais para estruturar QBRs mais estratégicos em gestão de viagens. 

Com recursos como dashboards em tempo real, painéis de métricas e relatórios de desempenho segmentados, o gestor ganha embasamento sólido para defender orçamentos, priorizar investimentos e alinhar a execução com as áreas de finanças, compras, RH e operações.

Além de consolidar os dados, o apoio consultivo da VOLL ajuda a identificar insights importantes para o ciclo seguinte — por exemplo, próximos eventos com grande impacto, ajustes de política rápida e renegociações com [fornecedores](https://www.govoll.com/blog/criterios-fornecedores-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) de alto consumo.

A Vitru, maior rede de educação digital do Brasil, conquistou resultados expressivos ao estruturar seus QBRs com VOLL: aumentou o NPS dos viajantes de 67 para 80 em apenas um ano e garantiu que 99% das aprovações de viagens fossem concluídas em até 24 horas. Um avanço que reforçou o patrocínio interno e facilitou ações táticas com segurança e agilidade.

E sua empresa também pode alcançar números como esses. [Fale com a VOLL](https://www.govoll.com/?hsLang=pt-br#contato) e tenha a parceira ideal para transformar o QBR em um rito eficaz de gestão, com decisões rápidas, implantação segura e impacto real.

[Gestão de viagens corporativas](https://www.govoll.com/blog/tag/gestão-de-viagens-corporativas)

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