Empresas acumulam dados de gastos o tempo todo: contratos, notas fiscais, reembolsos, pedidos de compra, entre outros diversos. Ainda assim, muitas áreas de compras têm dificuldade para responder perguntas básicas, como: quanto estamos gastando por fornecedor? Onde estão os maiores desvios? O que pode ser renegociado?
A spend analysis é um método que serve para organizar essas informações e dar visibilidade ao uso de recursos. Com uma estrutura adequada, é possível transformar dados dispersos em uma visão consolidada dos gastos, facilitando o controle e a tomada de decisão.
De acordo com o relatório CPO Survey 2024 da Deloitte, líderes de procurement seguem priorizando iniciativas de redução de custos e aumento de visibilidade como parte central da estratégia das áreas de compras.
Mas, para avançar nessas frentes, é necessário uma leitura mais clara dos dados de gastos, que permita entender padrões de consumo, identificar oportunidades de economia e sustentar decisões com mais consistência.
Neste conteúdo, você vai entender:
O que é spend analysis e como ela se aplica à área de compras;
Quais são os principais objetivos e ganhos para a empresa;
Como funciona a análise de gastos na prática;
Como usar dados para identificar oportunidades de economia;
Quais etapas seguir para implementar uma análise eficiente.
Spend analysis, que significa análise de gastos, é o processo de coletar, organizar e analisar os dados de gastos de uma empresa para entender como os recursos estão sendo utilizados.
O objetivo é transformar informações dispersas, como notas fiscais, contratos, pedidos de compra e reembolsos, em uma visão consolidada, permitindo identificar padrões, desvios e oportunidades de melhoria.
Diferente de um simples relatório financeiro, a spend analysis, geralmente ligado ao strategic sourcing, permite aprofundar a leitura dos dados, uma vez que, em vez de olhar apenas o total gasto, ela mostra quem compra, de quem compra, quanto compra e em quais condições.
Esse nível de detalhamento é o que permite à área de compras sair de uma atuação mais operacional e avançar para um papel mais analítico, com maior capacidade de planejamento e tomada de decisão.
Em categorias como viagens corporativas, por exemplo, essa análise ajuda a entender diferenças de preço entre fornecedores, comportamento de compra fora da política e oportunidades de negociação, com mais consistência na gestão de custos.
A spend analysis tem como principal função dar clareza sobre o uso dos recursos da empresa e apoiar decisões mais consistentes na área de compras, que passa a ter uma gestão orientada por dados.
Na prática, isso se traduz em ganhos operacionais e estratégicos que estão alinhados aos objetivos da empresa:
Entendimento aprofundado dos gastos: permitir uma visão clara de onde, como e com quem a empresa está gastando;
Visibilidade completa dos custos: consolidar informações por fornecedor, categoria, centro de custo e unidade de negócio;
Identificação de oportunidades de economia: encontrar variações de preço, desperdícios e possibilidades de negociação;
Redução de custos: apoiar ações concretas para diminuir despesas sem comprometer a operação;
Melhoria nas negociações com fornecedores: utilizar volume e histórico de compras para buscar melhores condições;
Aumento do compliance: identificar compras fora de política e reduzir desvios no processo de aquisição;
Categorização estruturada das despesas: organizar os gastos de forma padronizada para facilitar análise e comparação;
Aumento da eficiência operacional: reduzir retrabalho e simplificar a gestão de despesas;
Apoio ao planejamento financeiro: contribuir para previsibilidade de custos e definição de orçamento;
Tomada de decisão mais estratégica: utilizar dados consistentes para priorizar ações e direcionar iniciativas.
A spend analysis é o método sistemático de coletar, limpar, classificar e analisar dados de despesas de uma organização.
Esse processo costuma ser conduzido principalmente pela área gestão de compras, mas envolve também finanças, controladoria e, em alguns casos, áreas operacionais que geram despesas. A integração entre essas áreas é o que garante consistência e qualidade dos dados analisados.
Tudo começa com a reunião das informações disponíveis. Esses dados podem vir de diferentes fontes, como sistemas de compras, ERPs, plataformas de despesas e até planilhas. O desafio está em consolidar essas informações em uma base única e confiável.
Depois de reunidos, os dados precisam ser tratados para garantir consistência. Isso inclui padronizar nomes de fornecedores, corrigir inconsistências e eliminar duplicidades. Sem esse cuidado, a análise pode gerar interpretações equivocadas.
Com a base estruturada, os gastos passam a ser organizados por categorias, centros de custo, fornecedores ou unidades de negócio. Essa classificação permite visualizar onde estão os maiores volumes de despesas. A categorização é o que transforma dados brutos em informação útil.
A partir daí, começa a etapa de análise. É nesse momento que a área de compras identifica padrões de consumo, variações de preço e possíveis desvios em relação às políticas da empresa. A leitura dos dados é o que revela oportunidades de otimização.
Por fim, essas informações são utilizadas para apoiar decisões, como renegociação com fornecedores, revisão de contratos ou ajustes nas políticas de compra.
Para que a análise de gastos gere resultados concretos, é importante estruturar o processo de forma organizada e contínua. Uma boa spend analysis depende da qualidade dos dados e da forma como eles são utilizados na tomada de decisão.
A seguir, veja as principais etapas.
O primeiro passo é reunir todas as informações relacionadas às despesas da empresa. Esses dados podem estar em diferentes sistemas, como ERP, plataformas de compras, ferramentas de reembolso e até planilhas.
O objetivo é centralizar essas informações em uma única base. Por isso, os profissionais de compras costumam trabalhar junto com áreas como financeiro e controladoria para acessar essas bases e garantir cobertura completa dos gastos. Quanto mais abrangente for a coleta, menor o risco de análises parciais ou distorcidas.
Após a coleta, os dados precisam ser tratados para garantir consistência. É comum encontrar o mesmo fornecedor com nomes diferentes, erros de preenchimento e registros duplicados.
Segundo a Deloitte, a maior parte do tempo total do processo é gasta apenas na consolidação e limpeza de dados, pois decisões baseadas em dados ruins são mais arriscadas que a falta de análise;
Por isso, nessa etapa, o trabalho envolve padronizar nomenclaturas, consolidar fornecedores equivalentes e eliminar inconsistências. Muitas empresas utilizam regras automáticas ou ferramentas específicas para esse tratamento.
Você pode utilizar reunir dados de todas as fontes (ERP, SAP, faturas, sistemas de e-Procurement, cartões de crédito) em um único repositório.
Para isso, o Microsoft SQL Server Integration Services (SSIS) pode ajudar. Ele é comum em empresas que já utilizam o ecossistema Microsoft. Conte com a ajuda da equipe de tecnologia da empresa se necessário.
Com os dados organizados, é necessário classificar os gastos em categorias. Isso pode ser feito por categoria de despesa, tipo de serviço, área da empresa, centro de custo ou fornecedor.
Na rotina da área de compras, essa categorização costuma seguir modelos próprios ou taxonomias padronizadas, o que permite comparar períodos, identificar concentração de gastos e priorizar categorias mais relevantes.
Com a base estruturada, começa a etapa mais analítica. O foco passa a ser identificar padrões de consumo, variações de preço entre fornecedores, concentração de compras e possíveis desvios em relação às políticas internas.
Profissionais de compras utilizam esses dados para identificar oportunidades como consolidação de fornecedores, renegociação de contratos ou revisão de condições comerciais. É nessa etapa que surgem os principais ganhos financeiros da spend analysis.
Por fim, é necessário aplicar os aprendizados na operação. A partir dos insights identificados, é necessário implementar mudanças como ajustes em políticas, revisão de processos ou novas estratégias de negociação.
Além disso, é importante acompanhar indicadores ao longo do tempo para medir os resultados das decisões tomadas, como economia gerada por negociação, redução de gastos por categoria, taxa de compliance e concentração de fornecedores. A consistência na aplicação é o que garante ganhos sustentáveis ao longo do tempo.
Muitas empresas começam a estruturar a spend analysis com planilhas e extrações manuais de dados. No início, isso ajuda a ganhar alguma visibilidade, mas, com o aumento do volume de despesas, esse modelo rapidamente se torna limitado.
Os dados passam a vir de diferentes fontes, os lançamentos não seguem um padrão e o controle depende de consolidações manuais. Nesse cenário, a análise perde consistência e a tomada de decisão fica mais lenta e sujeita a erros.
Para que a spend analysis funcione de forma contínua, é necessário que os dados já nasçam organizados. Isso significa ter controle sobre como os gastos são realizados, registrados e classificados desde a origem.
Uma forma de resolver esse desafio é estruturar a gestão de despesas a partir dos meios de pagamento. Quando pagamentos, reembolsos e adiantamentos passam a seguir a mesma lógica de controle, os dados deixam de ser dispersos e passam a ser comparáveis.
Parceira de grandes empresas da América Latina, a VOLL conta com uma solução que centraliza a gestão de despesas em uma única plataforma, conectando cartões corporativos, reembolsos, adiantamentos e Pix com prestação de contas em tempo real .
Na prática, a VOLL Wallet permite que a empresa deixe de depender de processos manuais e passe a operar com dados estruturados desde o momento do gasto. As despesas já são registradas com regras, categorias e fluxos de aprovação definidos, reduzindo inconsistências e retrabalho .
Outro ponto relevante é o controle sobre o uso dos recursos. Com a definição de políticas por colaborador, área ou tipo de despesa, é possível limitar valores, exigir aprovações e garantir aderência às regras da empresa no momento da transação. Isso reduz desvios e melhora o nível de compliance sem depender de auditorias posteriores .
Além disso, a visibilidade deixa de ser retroativa. Com dashboards e conciliação em tempo real, os gestores conseguem acompanhar os gastos à medida que acontecem, sem depender de fechamentos mensais. Esse acompanhamento contínuo é o que torna a spend analysis mais rápida e acionável .
Com os dados organizados desde a origem, a análise deixa de ser um esforço pontual e passa a fazer parte da rotina. A empresa ganha mais controle, reduz o tempo gasto com processos operacionais e melhora a qualidade das decisões.
Se a sua operação ainda depende de planilhas e processos manuais para consolidar despesas, entre em contato com a VOLL e descubra como o nosso sistema de gestão de despesas corporativas pode aumentar o impacto estratégico da sua equipe financeira.