--- title: "Sucessão do gestor de viagens: continuidade e estabilidade da operação" description: Férias, desligamento ou afastamento do gestor de viagens? Saiba como manter a operação ativa com processos documentados, acesso seguro e tecnologia. image: https://www.govoll.com/hubfs/IMAGEM%20DESTACADA%20BLOG%20-%20Sucess%C3%A3o%20do%20gestor%20de%20viagens%20como%20garantir%20a%20continuidade%20e%20estabilidade%20da%20opera%C3%A7%C3%A3o.webp --- [![Logo VOLL - Terracota](https://www.govoll.com/hs-fs/hubfs/Logo%20VOLL%20-%20Terracota.png?width=90&height=25&name=Logo%20VOLL%20-%20Terracota.png)](https://www.govoll.com?hsLang=pt-br) - [Viagens](https://conheca.govoll.com/gestao-de-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) - [Mobilidade](https://conheca.govoll.com/mobilidade-corporativa?hsLang=pt-br) - [Despesas](https://conheca.govoll.com/despesas-corporativas?hsLang=pt-br) - [Novidade](https://conheca.govoll.com/ia-agentica?hsLang=pt-br) - [Cases](https://conheca.govoll.com/cases?hsLang=pt-br) - [Blog](https://govoll.com/blog?hsLang=pt-br) [Solicitar proposta](https://www.govoll.com/blog/sucessao-gestor-viagens-corporativas#contato) [Já sou cliente](https://wa.me/551142101787?text=Sou%20cliente%2C%20vim%20do%20site%20da%20VOLL%20e%20preciso%20de%20suporte) Gestão de viagens corporativas # Sucessão do gestor de viagens: como garantir a continuidade e estabilidade da operação Férias, desligamento ou afastamento do gestor de viagens? Saiba como manter a operação ativa com processos documentados, acesso seguro e tecnologia. [Luiz Moura](https://www.govoll.com/blog/author/luiz-moura) nov. 13, 2025 Sucessão do gestor de viagens: continuidade e estabilidade da operação 9:20 --- Em um cenário em que as **viagens corporativas** influenciam diretamente os resultados, a reputação da empresa e a experiência dos colaboradores, o [papel do gestor de viagens corporativas](https://www.govoll.com/blog/gestor-de-viagens-habilidades-e-competencias?hsLang=pt-br) ganha ainda mais destaque.  Esse profissional é responsável por muito mais do que aprovar voos e hotéis: ele mantém toda a operação de deslocamentos em sincronia, desde a negociação com fornecedores até a garantia de [compliance](https://www.govoll.com/blog/compliance-em-viagens-corporativas-entenda-o-que-e-e-como-garantir-que-seja-cumprido?hsLang=pt-br) e a otimização de custos. No entanto, o alto grau de centralização e a natureza crítica dessa função levantam uma questão importante: o que acontece com a operação quando o responsável se ausenta? Seja por um período de férias, um afastamento inesperado ou até mesmo um desligamento, a **interrupção** operacional é um risco real e custoso, que pode resultar em perda de eficiência, aumento de despesas e até brechas de segurança. Este artigo mostra como desenvolver um plano para garantir a **continuidade** da gestão de viagens corporativas, mesmo na ausência do gestor principal. Siga a leitura e confira! ## Por que planejar a sucessão na gestão de viagens? Dentro de uma empresa, a [gestão de viagens](https://www.govoll.com/blog/tudo-sobre-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) é uma área estratégica que envolve tomada de decisão, controle orçamentário, atendimento a viajantes, gestão de contratos e relacionamento com [fornecedores](https://www.govoll.com/blog/criterios-fornecedores-viagens-corporativas?hsLang=pt-br), como TMCs e companhias aéreas. Quando todo esse conhecimento e responsabilidade ficam concentrados em uma única pessoa, a operação se torna **vulnerável** a riscos que podem comprometer a continuidade e a eficiência do [programa de viagens corporativas](https://www.govoll.com/blog/programa-viagens-corporativas-estrategico?hsLang=pt-br). Os principais riscos dessa dependência incluem: ### Perda de acesso a sistemas críticos Quando apenas uma pessoa detém logins e permissões para ferramentas essenciais, como [OBTs](https://www.govoll.com/blog/ota-obt-tmc-entenda-estas-siglas-de-uma-vez-por-todas?hsLang=pt-br), dashboards de BI, ERPs e portais de fornecedores, qualquer bloqueio de acesso pode inviabilizar reservas, aprovações ou a emissão de relatórios em momentos críticos. ### Fuga de conhecimento estratégico O desligamento do gestor pode resultar na perda de informações valiosas sobre histórico de negociações, particularidades da [política de viagens](https://www.govoll.com/blog/como-criar-uma-politica-de-viagens-corporativas-o-guia-definitivo?hsLang=pt-br), desempenho de fornecedores e práticas internas, obrigando o sucessor a recomeçar processos e reconstruir relacionamentos. ### Descontinuidade na comunicação com a TMC A ausência de um plano de sucessão pode gerar falhas na interlocução com a [agência de viagens](https://www.govoll.com/blog/como-escolher-agencia-de-viagens-corporativas?hsLang=pt-br), provocando atrasos em aprovações, reservas fora da política e desalinhamentos no atendimento aos viajantes. ### Perda de histórico e indicadores de performance Sem uma transição estruturada, métricas, relatórios e registros de tratativas com áreas internas ou fornecedores podem se perder, dificultando a análise de resultados e a tomada de decisão baseada em dados. ### Desalinhamento com áreas parceiras A falta de continuidade na gestão pode comprometer a integração com departamentos como Financeiro, RH e Jurídico, prejudicando a execução de políticas e processos relacionados às viagens corporativas. **Leia mais:** [**Influência e relacionamento com diferentes áreas da empresa: protegendo seu programa de viagens**](https://www.govoll.com/blog/influencia-relacionamento-areas-empresa-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) ## Boas práticas para garantir a continuidade do programa de viagens Para solucionar esses desafios e assegurar a continuidade das operações de viagem, é fundamental estruturar informações e processos. Para isso, siga nossas dicas: ### 1. Criação de um runbook de gestão de viagens Um **runbook** é um documento vivo que registra os processos essenciais da área, consolidando rotinas, prazos, acessos e detalhes operacionais. Funciona como um verdadeiro “manual de operação” da área, permitindo que qualquer profissional treinado consiga conduzir as atividades essenciais. Esse documento deve ser atualizado continuamente e mantido em um ambiente colaborativo, como o SharePoint, o Teams ou o Google Drive. Veja uma sugestão de estrutura por períodos: | **Periodicidade** | **Foco** | **Exemplos de rotinas** | | --- | --- | --- | | Runbook diário | Operacionalidade e atendimento | Monitoramento de novas reservas e aprovações pendentes; Contato com suporte da TMC; Resposta a consultas de viajantes; Acompanhamento de SLA. | | Runbook semanal | Análise e alinhamento interno | Análise de relatórios de compliance e exceções; Alinhamento com Financeiro sobre *status* de pagamentos/faturas; Atualização de indicadores de performance. | | Runbook mensal | Governança e estratégia | Revisão de contratos e desempenho de fornecedores; Reuniões do Comitê de Viagens; Auditorias de despesas e relatórios de budget. | ### 2. Documentação de acessos e cadastros críticos Para garantir continuidade, é preciso ter clareza sobre quais sistemas fazem parte da rotina da área e quem tem acesso a eles. Sistemas críticos incluem: - **OBT (Online Booking Tool):** responsável pelas políticas de viagem e reservas. - **TMC (**[**Travel Management Company**](https://www.govoll.com/blog/travel-management-company?hsLang=pt-br)**):** atendimento, reservas offline, emergências. - **ERP ou sistema financeiro:** conciliação, pagamento de fornecedores e relatórios. - **Ferramentas de** [**gestão de despesas**](https://conheca.govoll.com/voll-wallet?hsLang=pt-br)**:** reembolsos e políticas. Boas práticas incluem registrar procedimentos de acesso, criar perfis de backup, usar cofres digitais para senhas e atribuir permissões alternativas a outros membros da equipe. ### 3. Gestão de contratos, SLAs e contatos-chave O planejamento de sucessão também envolve garantir visibilidade total sobre [contratos vigentes](https://www.govoll.com/blog/gestao-contratos-fornecedores-viagens-corporativas?hsLang=pt-br), prazos, custos e penalidades. Esses documentos devem estar centralizados e nomear responsáveis diretos por: - **Monitoramento de SLAs** (ex.: prazo de reembolso, tempo médio de atendimento) - **Gestão de contratos** com fornecedores (companhias aéreas, hotéis, TMCs) - **Contatos-chave** de suporte de plataformas ou executivos de contas Evite centralizar essas informações apenas no e-mail do gestor, por exemplo. Uma planilha compartilhada com esses dados ou um dashboard visual podem facilitar o acesso rápido a essas informações durante a ausência do gestor principal. ### 4. Comitês e rituais de governança A sucessão não é apenas operacional, ela envolve [governança](https://www.govoll.com/blog/experiencia-e-governanca-viagens-corporativas?hsLang=pt-br). Criar rituais estruturados fortalece a continuidade e assegura o alinhamento estratégico da área. - **Comitês de viagens corporativas:** reuniões trimestrais com financeiro, RH, jurídico e liderança para revisar KPIs e direcionamentos. - **Rituais semanais com a TMC:** check-in de operações, pendências e atendimento. - **Registro de atas e pautas:** criação de um histórico institucional de decisões e encaminhamentos. ### 5. Treinamento e definição de backup O runbook e a documentação não têm utilidade sem a pessoa certa para executá-los. Por isso, escolha um **substituto** interno (preferencialmente da mesma área ou de uma área relacionada) e treine esse profissional para assumir a função temporariamente, caso seja necessário. Para facilitar esse processo, crie um roteiro com as tarefas essenciais que devem ser transferidas em caso de ausência prolongada, devidamente validado pelo time e pela liderança. Simular períodos de ausência do gestor também é uma prática eficiente para testar o plano e fortalecer a confiança tanto da equipe quanto da liderança. **Leia mais:** [**A importância da capacitação contínua de gestores de viagens corporativas**](https://www.govoll.com/blog/capacitacao-continua-gestor-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) ## O papel da tecnologia na continuidade do programa As **plataformas digitais para gestão de viagens corporativas** são grandes aliadas na busca pela continuidade. Soluções centralizadas, como OBTs avançadas, dashboards, automações e alertas, reduzem a dependência de uma única pessoa ao oferecer: - **Acesso centralizado:** políticas, relatórios de compliance, workflows de aprovação e histórico de reservas ficam acessíveis em um único ponto, independentemente de quem gerencia a ferramenta. - **Redução da dependência humana:** o uso de automações, como a aplicação automática da política de viagens e a conciliação de despesas, diminui a necessidade de intervenção humana em tarefas repetitivas. - **Governança proativa:** dashboards e alertas de SLA ou compliance permitem que o backup identifique problemas e desvios rapidamente, sem a necessidade de um vasto conhecimento prévio. A tecnologia deve apoiar e facilitar a governança estruturada, e não substituí-la. Sem processos bem definidos, até mesmo a melhor ferramenta será subutilizada. Para facilitar a sucessão, o caminho ideal é contar com uma solução completa, como a **VOLL**. [![Banner CTA VOLL e Itau - 900x400px\_1](https://www.govoll.com/hs-fs/hubfs/Blog/CTA/Banner%20CTA%20VOLL%20e%20Itau%20-%20900x400px_1.webp?width=900&height=400&name=Banner%20CTA%20VOLL%20e%20Itau%20-%20900x400px_1.webp)](https://conheca.govoll.com/cases?utm_source=blog&utm_medium=blog_meio_cases&utm_campaign=cta_imagem1_com_a_VOLL_maior_banco_america_latina_reduziu_custos&hsLang=pt-br) ### Conheça a VOLL **Maior agência de viagens corporativas digital da América Latina**, a VOLL integra viagens e despesas em uma [plataforma end-to-end completa e intuitiva](https://conheca.govoll.com/gestao-de-viagens-corporativas?hsLang=pt-br), que transforma a jornada de viajantes e gestores ao centralizar: - Oferta global de fornecedores; - Reservas e solicitações; - Fluxos de aprovação personalizados; - Contratos, definições e contatos estratégicos; - Processos de reembolso; - E muito mais! 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