Como funcionam as tarifas corporativas de hotéis e companhias aéreas

As viagens corporativas representam uma parte significativa dos custos operacionais de muitas empresas. Não é por acaso que, no Brasil, o setor registrou faturamento recorde em 2024: R$ 13,5 bilhões.

Porém, mais do que custos, elas trazem uma enorme importância estratégica, eliminando barreiras geográficas e conectando empresas e parceiros em todo o Brasil e no exterior.

Por isso, é essencial ter um programa de viagens bem estruturado, entendendo que uma gestão eficiente vai muito além da reserva de voos e hospedagens e envolve planejamento financeiro, controle de compliance, duty of care e alinhamento com os objetivos do negócio.

Quando falamos em gestão financeira, encontrar maneiras inteligentes de reduzir despesas sem comprometer a qualidade das viagens é um grande desafio para os gestores.

Além disso, a complexidade do mercado brasileiro, com sua diversidade regional e sazonalidade, exige estratégias específicas para garantir o melhor custo-benefício.

É nesse contexto que as tarifas corporativas de hotéis e companhias aéreas se destacam como uma opção benéfica, capaz de gerar economia e otimizar o orçamento das viagens. 

Siga a leitura para entender mais sobre o que são e como negociar as melhores tarifas corporativas!

O que são tarifas corporativas?

Tarifas corporativas são valores diferenciados negociados diretamente entre empresas e fornecedores de serviços de viagem, especialmente hotéis e companhias aéreas. 

Estabelecidas através de acordos comerciais, as tarifas corporativas oferecem condições mais vantajosas do que as tarifas padrão, disponíveis ao público em geral.

Essas tarifas foram criadas para atender às necessidades do mercado corporativo e consideram fatores como volume e frequência de reservas.

Tarifa corporativa x tarifa padrão: entenda a diferença

Enquanto a tarifa padrão é pública e acessível a qualquer viajante, a tarifa corporativa é exclusiva para empresas que possuem um acordo formal com o fornecedor. 

Inclusive, o acesso a essas tarifas costuma ser diferenciado, por meio de portais exclusivos ou diretamente com atendentes focados no público corporativo.

A diferença entre as duas modalidades que mais se destaca é o preço. Afinal, as negociações comerciais favorecem as empresas, dando acesso a tarifas exclusivas. 

Porém, alguns benefícios adicionais costumam ser incluídos:

• Maior flexibilidade para alterações e cancelamentos;

• Serviços e comodidades extras, como café da manhã, estacionamento, traslados e salas VIP;

• Garantia de disponibilidade de quartos em períodos de alta demanda;

• Upgrade de categoria;

• Programas de fidelidade com acúmulo de pontos ou milhas;

• Contratos personalizados, negociados de acordo com a demanda da empresa.

• Atendimento prioritário e suporte personalizado.

Vale ressaltar que os hotéis trabalham com dois tipos de tarifas: fixa e dinâmica. Ao negociar tarifas corporativas, é possível garantir valores mais previsíveis. Clique aqui e confira o artigo completo sobre o assunto!

Quem pode utilizar tarifas corporativas?

Empresas de qualquer porte podem negociar tarifas corporativas, desde que atendam a critérios mínimos exigidos pelos fornecedores, como volume de reservas, frequência das viagens e destinos recorrentes.

Caso sua empresa não se enquadre, existe a chance de ter acesso coletivo às tarifas ao contratar uma agência de viagens corporativas.

Vale destacar que o benefício pode ser estendido a diversos viajantes associados à empresa, incluindo terceirizados, freelancers e consultores, e não apenas colaboradores diretos.

O gestor também pode utilizar tarifas corporativas para reservar viagens de “convidados”, como clientes, fornecedores e parceiros, desde que a viagem esteja relacionada a compromissos com a empresa, como reuniões ou visitas.

Como negociar tarifas corporativas com efetividade

A negociação de tarifas corporativas exige planejamento e conhecimento do mercado, permitindo acordos benéficos para ambos os lados.

Caso sua operação de viagens seja limitada, impossibilitando firmar acordos exclusivos, você pode aderir a programas de fidelidade. 

Mesmo que não seja possível firmar acordos exclusivos, construir um bom relacionamento com os hotéis é uma ótima forma de otimizar as reservas e conquistar benefícios consistentes. 

Informe que você está disposto a fazer reservas com frequência ou em baixa temporada, por exemplo, para destacar sua empresa aos olhos do fornecedor.

No entanto, caso sua empresa tenha uma demanda de viagens mais robusta, é importante aplicar boas práticas para conquistar tarifas vantajosas. 

Veja nossas dicas para grandes empresas:

Comprometa-se com o volume de viagens

Se sua empresa realiza viagens fixas mensais ou possui destinos frequentes, é possível se comprometer com um número específico de diárias ou reservas com uma tarifa negociada. Use o volume como argumento para obter melhores valores, mesmo em épocas de alta demanda.

Negocie a longo prazo

Acordos de longo prazo são atrativos para os fornecedores e oferecem estabilidade para ambas as partes. Por isso, sempre que possível, busque contratos mais longos para garantir segurança e, claro, tarifas ainda melhores.

Busque flexibilidade

Negociar cláusulas que permitam ajustes em períodos de flutuação de demanda, além de revisões periódicas dos valores, ajuda a manter a competitividade das tarifas ao longo do tempo.

Não esqueça de buscar flexibilidade nas regras de alteração ou cancelamento de reservas, evitando despesas inesperadas. 

Firme acordos globais

Caso sua empresa realize muitas viagens para fora do país, priorize companhias aéreas e redes hoteleiras internacionais.

Acordos globais podem simplificar o processo de reserva e garantir tarifas e condições mais vantajosas em diferentes países e moedas.

Avalie continuamente

O desempenho dos fornecedores deve ser monitorado para assegurar que os serviços estejam alinhados ao contrato e às expectativas da empresa, incluindo critérios como qualidade, pontualidade e atendimento. Relatórios automatizados podem ser grandes aliados para facilitar essa análise.

A negociação e a gestão de tarifas corporativas podem ser complexas, assim como o acompanhamento do desempenho dos fornecedores.

Por isso, contar com o apoio de uma agência de viagens corporativas especializada pode ser um grande diferencial nos custos e na produtividade do gestor.

As agências possuem expertise específica no mercado de viagens corporativas, relacionamentos estabelecidos com diversos fornecedores e ferramentas que facilitam a identificação das melhores oportunidades.

A melhor opção é a VOLL: maior agência de viagens corporativas digital da América Latina.

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Maior agência de viagens corporativas com tecnologia própria da América Latina, a VOLL oferece soluções completas para a gestão de viagens, mobilidade e despesas.

Ao unir tecnologia e inteligência comercial, permitimos que sua empresa reduza custos e melhore a previsibilidade orçamentária através de recursos exclusivos:

• Tarifas exclusivas: tenha acesso a tarifas exclusivas e promoções especiais que não estão disponíveis ao público em geral, ampliando a gama de opções de voos, hotéis, locadoras de veículos, etc.

• Comparação de fornecedores: compare preços e condições de diferentes fornecedores de forma rápida e eficiente, garantindo a escolha mais econômica e adequada às necessidades da viagem.

• Gestão centralizada: centralize todas as reservas e informações de viagem em uma única plataforma, facilitando o controle de gastos, emissão de relatórios e implementação das políticas de viagem. Tudo está acessível em um aplicativo 100% intuitivo, disponibilizando a jornada completa a um toque de distância de gestores e viajantes.

• Suporte especializado: a VOLL oferece suporte consultivo especializado em diversos canais e idiomas, apoiando tanto em necessidades da gestão quanto em imprevistos e emergências durante a viagem.

• Conformidade com a política: configure suas políticas dentro da nossa solução de forma simples para garantir que todas as reservas estejam em conformidade, evitando gastos desnecessários e assegurando as aprovações necessárias. As regras podem, inclusive, ser personalizadas por cargo ou setor, por exemplo.

• Relatórios: tenha acesso a relatórios personalizáveis e dashboards completos para acompanhar indicadores como performance de fornecedores, conformidade com a política e outros dados relevantes para a gestão.

Com todos esses recursos, sua empresa será capaz não apenas de reduzir custos, mas também de posicionar as viagens como um investimento estratégico e mensurável.

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