Travel Management Company: benefícios e como escolher TMC?

Uma Travel Management Company (TMC) é a empresa que uma organização contrata para administrar suas viagens corporativas de ponta a ponta.

Se a sua empresa já gasta com viagem o suficiente para isso virar uma linha relevante no orçamento, em algum momento a pergunta aparece: vale a pena ter um parceiro cuidando disso, e como escolher o certo?

Este guia responde o que uma TMC realmente entrega, em que momento contratar, quanto custa de verdade, como comparar propostas com critério e quais sinais indicam que você escolheu mal. No fim, você também entende como a VOLL, muito além de uma TCM, resolve esses desafios na prática.

O que é uma Travel Management Company?

Uma Travel Management Company, ou TMC (em tradução livre, empresa de gestão de viagens), é uma empresa especializada em gerir viagens corporativas de forma contínua: reservas, política de viagens, controle de despesas, negociação com fornecedores, gestão de risco ao viajante e análise de dados do programa. Ou seja, ela funciona como uma parceira de longo prazo da empresa contratante.

Para mim, atualmente, acredito que esse modelo de negócio ganha um significado ainda maior:

"A TMC moderna não é intermediária de reserva, é parceira estratégica cuja responsabilidade começa muito antes da emissão do bilhete. O papel primário da agência é levar contexto para o cliente. Parte do risco e das incertezas pode ser mitigado se existe contexto." - Luiz Moura, CBO da VOLL.

É essa camada de contexto e inteligência que separa uma TMC de um fornecedor de bilhetes. 

Além disso, ela pode incluir a gestão de programas de fidelidade, definição de políticas, análises estratégicas, negociação de tarifas e o acesso a acordos comerciais exclusivos. 

Além disso, proporciona um atendimento personalizado e consultivo para otimizar todos os processos de viagem de maneira estratégica.

Essa abordagem torna a TMC uma solução muito procurada por empresas que precisam gerenciar grandes volumes de viagens, garantindo sempre a conformidade com as políticas internas.

Quais as diferenças entre Travel Management Company e agência de viagens corporativas?

As agências de viagem trabalham com serviços pontuais, como a reserva de passagens aéreas, hotéis e transporte, além da criação de pacotes. Já as TMCs se destacam por atuarem como parceiras a longo prazo, ao conhecer necessidades específicas e oferecer soluções completas e adaptadas para as empresas que atendem. 

Entenda:

O erro comum, que sempre vejo como CBO da VOLL, é enxergar a TMC como "só uma empresa para compra de viagem" e não como parceira estratégica das viagens de negócios. 

Qual é o papel de uma Travel Management Company?

Uma TMC atua em duas frentes ao mesmo tempo: a gestão para a empresa e a experiência para quem viaja. Para a empresa, o trabalho é de controle e estratégia. Para o viajante, é de suporte e segurança.

Para a empresa

Do lado da empresa, a TMC constrói e monitora a política de viagens corporativas, negocia tarifas e acordos com companhias aéreas e hotéis, controla custos com relatórios consolidados, acompanha indicadores de conformidade e conduz a gestão de risco do programa. É o trabalho que transforma viagem de despesa dispersa em categoria gerida.

Nesse contexto, o papel da TMC frente à empresa contratante inclui:

• Identificação de necessidades;

• Personalização de serviços.

• Controle de custos e relatórios financeiros;

• Definição e aplicação de políticas de viagem;

• Monitoramento de conformidade;

• Gestão de riscos;

• Acordos com fornecedores e parcerias estratégicas;

• Gestão completa da jornada.

Para o viajante

Já para o viajante, a TMC oferece assistência ao longo da jornada, orientação sobre as regras da empresa, centralização das informações da viagem e suporte em situações imprevistas. Esse suporte tem um papel que vai além do conforto.

Ou seja, para conseguir prestar assistência proativa, preciso saber onde as pessoas estão, e é a centralização das reservas na TMC que torna esse dever de cuidado possível.

• Duty of care;

• Assistência 24/7;

• Facilitação de reservas de serviços;

• Orientação sobre as políticas da empresa;

• Centralização de informações da viagem;

• Emissão de documentos para viagens internacionais.

Por que contratar uma TMC? Principais vantagens e benefícios

O maior benefício de uma TMC é a economia estruturada, que costuma vir de certas alavancas trabalhando juntas: tarifas negociadas com fornecedores, conformidade da reserva à política e auditoria das despesas.

Isso porque, negociação com fornecedores, conformidade à política e auditoria de despesas recuperam dinheiro que se perde silenciosamente em reservas fora da regra e gastos não conferidos. Por exemplo, no caso do Itaú, gerido pela VOLL, o programa gerou R$ 157 milhões de economia em 2024, com 98% de adesão orgânica dos viajantes à plataforma e 100% de conformidade nas auditorias. 

Confira mais detalhes:

Redução de custos

As TMCs estabelecem parcerias com fornecedores para oferecer tarifas mais competitivas e descontos exclusivos. Além disso, elas têm expertise e ferramentas para monitorar os gastos, identificar oportunidades de redução de custos e propor soluções mais econômicas.

 1- Atendimento especializado

Tanto o gestor de viagens quanto o viajante contam com atendimento especializado, que costuma ser prestado 24 horas por dia, 7 dias por semana. Além de assistência contínua durante as viagens, as TMCs podem oferecer consultorias ou orientações específicas.

2 - Criação e implementação da política de viagens

A política de viagens corporativas estabelece os padrões que devem ser seguidos pelos colaboradores da empresa durante viagens a trabalho, abrangendo procedimentos, limites, responsabilidades e outras regras.

Se sua empresa ainda não tem uma política definida ou precisa aprimorar o documento atual, a TMC oferece suporte tanto na criação quanto na revisão.

Com uma política bem estruturada, a TMC atua no monitoramento do cumprimento dos padrões estabelecidos.

3 - Visão estratégica

Por se tratar de um serviço especializado, as TMCs agregam uma visão estratégica para a gestão de viagens, identificando padrões, tendências de gastos e áreas para melhorias. Tudo isso resulta em maior controle e eficiência na gestão.

4 - Produtividade

Ao contratar uma TMC, a empresa reduz consideravelmente a carga de demandas operacionais do gestor de viagens ou dos departamentos financeiro e recursos humanos, permitindo que essas áreas se concentrem em atividades mais estratégicas e aumentem a produtividade.

5 - Tecnologia

Muitas TMCs oferecem sistemas digitais de gestão de viagens, facilitando todos os processos de reservas e o acompanhamento de maneira geral. Além disso, os sistemas costumam integrar com outras plataformas, garantindo uma gestão unificada de todas as frentes da empresa.

Como escolher a melhor TMC para sua empresa?

Escolher a Travel Management Company certa para sua empresa é uma decisão estratégica, com impacto direto na eficiência, nos custos e na experiência dos viajantes.

Antes de decidir, peça a cada fornecedor dados concretos e verifique estes pontos:

1. Taxa média de adesão dos clientes ao canal gerenciado;

2. Nível de conformidade à política que a plataforma consegue garantir de forma automática;

3. Modelo de cobrança detalhado e simulação do custo total do programa, não só a taxa por transação;

4. Cobertura de fornecedores, moedas e países, se a operação for internacional;

5. Certificações de segurança da informação, como a ISO 27001, pela sensibilidade dos dados de viajante;

6. Cases verificáveis com números de economia e satisfação, de preferência confirmados por fontes externas;

7. SLAs contratuais e indicadores de acompanhamento da parceria ao longo do tempo. 

TMC x Travel Tech

As travel techs são empresas que se dedicam a oferecer soluções tecnológicas para o setor de turismo, promovendo a digitalização e automação do acesso a serviços de viagens.

Segundo a Pesquisa Anual de Viagens Corporativas 2023 da ALAGEV, 95% das empresas utilizam uma TMC, ou uma Travel Tech, ou ambas para realizar sua gestão de viagens corporativas.

Muitas pessoas ainda podem confundir TMCs com travel techs. Mas a verdade é que são soluções complementares!

“Nem toda TMC é uma travel tech, mas todas elas podem ser uma. Com a vinda das OBTs, por exemplo, as agências tiveram de evoluir tecnologicamente para desenvolver suas soluções. Dentro da Abracorp, muitas já possuem um nível de tecnologia muito alto, com muitos serviços automatizados, como gestão de bilhetes não voados, que são grandes dores para o cliente corporativo. Então, toda agência pode se tornar uma travel tech, se assim quiser.”

Rubens Schwartzmann, Presidente do Conselho da Abracorp, para a Panrotas

Hoje, há soluções que combinam abordagens de gestão, integrando uma agência de viagens a uma travel tech para potencializar sua operação com tecnologia. Uma delas é a VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina.

Entregamos os serviços de uma TMC completa somados a uma plataforma própria, o que significa gestão consultiva e tecnologia no mesmo lugar, sem depender de sistemas licenciados de terceiros ou integrações manuais.

Além disso, a VOLL foi a primeira agência de viagens corporativas do Brasil a conquistar a certificação ISO 27001, o padrão internacional de segurança da informação, o que importa quando se lida com dados sensíveis de viajantes. 

Conheça a VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina

Por meio de uma tecnologia própria, a VOLL oferece soluções completas para gestão de viagens corporativas, mobilidade corporativa e despesas corporativas, garantindo uma experiência personalizada e atendimento 100% humano aos viajantes e gestores.

Alguns dos recursos oferecidos são:

• Personalização de políticas conforme cargos, nível, departamento ou por colaborador.

• Controle total de pagamentos feitos com cartões corporativos, reembolsos ou Pix.

• Gestão automatizada de bilhetes não voados.

• Cobertura global de serviços, incluindo opções de companhias aéreas, hotéis, táxis, apps de mobilidade corporativa e locação de veículos.

• Automatização de reembolsos.

• Dashboards personalizados e relatórios estratégicos.

• Atendimento especializado 24/7 em diversos canais e idiomas.

• Fluxos de aprovação personalizados.

A PepsiCo, por exemplo, reduziu em mais de 40% seus custos com transporte corporativo utilizando a gestão de mobilidade da VOLL.

Outras grandes organizações como Danone, iFood e Nubank também confiam na solução para otimizar a gestão de suas viagens corporativas. E sua empresa pode ser a próxima a alcançar resultados incríveis!

Descubra agora as soluções da VOLL e revolucione a gestão de viagens da sua empresa.

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Perguntas frequentes sobre TMC

Entenda mais sobre esse modelo.

O que é uma Travel Management Company (TMC)?

É uma empresa especializada na administração de viagens corporativas, que atua como parceira contínua da empresa contratante, cobrindo reserva, gestão de despesas, política de viagens, negociação com fornecedores e gestão de risco.

Qual a diferença entre uma TMC e uma agência de viagens corporativas?

A agência de viagens atende sob demanda, com reservas pontuais. A TMC acompanha a operação de forma contínua, entende o negócio do cliente e antecipa cenários antes que um problema aconteça, em vez de só cotar preço.

TMC e travel tech são a mesma coisa?

São conceitos relacionados. Uma travel tech aplica tecnologia para automatizar processos de viagem, e uma TMC pode evoluir para esse modelo ao desenvolver tecnologia própria, reunindo os dois papéis numa única plataforma.

Toda empresa precisa de uma TMC?

Depende do volume e da complexidade da operação de viagens. Empresas com volume relevante, várias filiais ou necessidade de controle de compliance tendem a sentir o ganho mais rápido. Empresas menores ou com viagem esporádica podem evoluir para esse modelo conforme o volume cresce.

Como funciona a cobrança de uma TMC?

O modelo varia por fornecedor: taxa fixa por serviço, comissão sobre reservas, ou uma combinação dos dois. Vale comparar o modelo de cobrança junto com o nível de serviço e a tecnologia oferecida, não só o valor isolado.

Quais são os principais benefícios de contratar uma TMC?

Redução de custos por negociação com fornecedores, atendimento especializado 24/7, criação e monitoramento da política de viagens, visão estratégica sobre os gastos e liberação de tempo das equipes internas para atividades mais estratégicas.