API da VOLL: integração completa com ERPs e data governance

A gestão de viagens corporativas envolve a coordenação de uma série de etapas e atividades, como logística, controle financeiro e conformidade com políticas internas.

Para os travel managers, pessoas responsáveis por esse processo, cada etapa pode representar tanto uma oportunidade de melhoria quanto um ponto de atenção, desde a solicitação de passagens até o reembolso.

Felizmente, o avanço da digitalização e da tecnologia impulsionou a busca por eficiência e controle de dados no setor.

Assim, a integração entre diferentes sistemas utilizados pela empresa deixou de ser apenas um diferencial e passou a ser uma necessidade básica para garantir bons resultados.

Para atender a essa demanda, a API da VOLL atua como uma solução robusta e inteligente, conectando sua plataforma de gestão de viagens a outros sistemas corporativos, como os ERPs. 

Saiba mais sobre essa integração e seus benefícios no artigo a seguir!

A integração de sistemas como aliada na gestão de viagens

Provavelmente você já ouviu que vivemos em uma era orientada por dados e que as empresas precisam adotar uma abordagem data-first. De fato, em um ambiente empresarial dinâmico, dados e informações valem ouro.

Cada etapa do processo de viagem gera insights valiosos sobre comportamento de compra, finanças e outros contextos. No entanto, quando esses dados estão isolados ou fragmentados entre diferentes sistemas, perdem grande parte do seu potencial.

A integração de sistemas é, portanto, o processo que conecta diferentes softwares e plataformas, permitindo que “conversem” entre si, com compartilhamento automático e contínuo de informações.

Essa conexão elimina a duplicidade de registros e garante a consistência das informações. Quando todos os sistemas operam com uma base única de dados, a gestão passa a contar com uma estrutura mais sólida e confiável para tomar decisões bem informadas.

Além disso, ao automatizar a transferência de informações entre plataformas, tarefas que antes exigiam intervenção manual e diversos cliques podem ser concluídas em segundos.

Isso libera a equipe de atividades operacionais repetitivas, permitindo que os gestores se concentrem em ações mais estratégicas.

Em resumo: a integração de sistemas impulsiona a eficiência, a precisão e a inteligência na gestão de viagens corporativas.

Leia mais: Vantagens de integrar a gestão de viagens corporativas do começo ao fim

Desafios e dificuldades da integração manual

Imagine informações sobre viagens espalhadas por diferentes sistemas: a política de viagens no sistema de RH, as despesas no ERP, as reservas em uma plataforma de agência e os dados dos viajantes em planilhas. 

Reunir e consolidar essas informações para gerar relatórios e tomar decisões se torna uma tarefa trabalhosa, consome horas valiosas e aumenta a margem de erro.

Além disso, sem uma fonte única de dados, é comum que registros sobre um mesmo viajante ou uma mesma viagem apresentem variações e inconsistências entre os sistemas. 

Isso pode resultar em erros no faturamento, dificuldades na conciliação de despesas e até mesmo problemas de compliance.

A falta de visibilidade em tempo real é outro desafio relevante. Em um cenário dinâmico de gestão, que exige respostas rápidas, a demora na consolidação das informações impede o gestor de ter uma visão clara dos gastos com viagens, do cumprimento da política e do impacto no orçamento. 

Isso pode até dificultar a defesa do programa de viagens perante o board da empresa.

Por fim, sem uma integração que alinhe todas as informações, o risco de desvios e fraudes aumenta. 

A auditoria se torna um processo demorado e complexo, exigindo a verificação manual em diversas fontes e abrindo margem para falhas ou condutas inadequadas.

São muitos impactos, não é mesmo? Mas, acima de tudo, são críticos, e podem comprometer a continuidade do programa de viagens.

É inegável: a gestão manual e a falta de integração são obstáculos reais ao crescimento e à eficiência. 

Por isso, se você, gestor, quer garantir o sucesso da sua operação, eliminando tarefas manuais e riscos operacionais, precisa investir em soluções tecnológicas robustas para integrar seus sistemas e plataformas.

Integre sistemas e garanta a confiabilidade dos dados com a VOLL

A VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, oferece soluções completas de gestão de viagens, mobilidade e despesas, todas centralizadas em uma plataforma moderna e intuitiva.

Em um cenário em que agilidade e precisão são essenciais, essa plataforma pode ser integrada a diversos sistemas corporativos da sua empresa, como:

• ERPs;

• Sistemas de RH;

• CRMs;

• Ferramentas de conciliação financeira;

• E muito mais!

Essa integração é possível por meio da nossa API (Application Programming Interface). Se você conhece essa tecnologia, pense nela como um tradutor universal, permitindo que diferentes softwares “conversem” na mesma linguagem.

Isso significa que dados de viagens, como informações de reservas, despesas, detalhes de passageiros e aprovações, podem ser transferidos e sincronizados automaticamente entre os sistemas sem a necessidade de intervenção manual.

Dessa forma, a integração entre plataformas proporcionada pela VOLL elimina a duplicidade de dados, garantindo que a informação seja inserida uma única vez e automaticamente replicada para todos os sistemas conectados.

Para o gestor de viagens, essa capacidade de conexão é um divisor de águas, transformando processos complexos e demorados em fluxos eficientes e automatizados, e trazendo muitos benefícios:

Automação

Processos como o envio de dados de reservas para o ERP para lançamento contábil, a atualização de informações de funcionários no sistema de viagens via RH, ou a sincronização de limites de gastos com as políticas internas podem ser automatizados.

Por exemplo: uma reserva aprovada pode gerar automaticamente um pedido de compra no ERP, ou as despesas podem ser lançadas diretamente nas contas contábeis corretas.

Isso permite que o gestor dispense tarefas repetitivas e manuais, concentrando-se em atividades mais estratégicas.

Além disso, por meio da integração via API, o gestor não precisa mais redigitar a mesma informação em diversos sistemas. Isso não só economiza tempo, mas também reduz a incidência de erros humanos, que podem levar a retrabalho e custos adicionais.

Governança de dados

Ao centralizar e sincronizar as informações de viagem em todos os sistemas, a API da VOLL garante que todos estejam operando com a mesma base de dados, atualizada em tempo real.

Isso proporciona total visibilidade sobre os gastos com viagens, o cumprimento das políticas e o desempenho geral do programa.

Com dados precisos e acessíveis, o gestor pode tomar decisões mais informadas, identificar oportunidades de economia e garantir conformidade regulatória.

Além disso, a integração e a gestão automatizada impedem desvios e inconsistências que podem resultar em auditorias complexas, perdas financeiras e até mesmo riscos legais.

A visão clara de todas as frentes fortalece a governança corporativa e garante total rastreabilidade das informações.

Escalabilidade

A API da VOLL oferece a flexibilidade e a robustez necessárias para que a gestão de viagens acompanhe o crescimento da sua empresa.

À medida que o número de viajantes e viagens aumenta, a API garante que a infraestrutura de gestão possa lidar com o volume adicional de dados e transações, sem sobrecarregar a equipe ou exigir grandes investimentos em novos recursos.

Além disso, o conceito modular da API permite que novas integrações sejam desenvolvidas e implementadas conforme as necessidades da empresa evoluem.

A automação da integração também ajuda na padronização dos processos, o que é essencial para a escalabilidade.

Afinal, processos padronizados são mais fáceis de replicar, auditar e otimizar em larga escala.

Integre o futuro com a VOLL

Em um cenário em que eficiência, governança e conformidade são inegociáveis, a capacidade de conectar sistemas e automatizar fluxos de trabalho é uma necessidade estratégica.

Eliminando a fragmentação e a inconsistência de dados, bem como a ineficiência manual, a API da VOLL permite que o gestor de viagens atue com precisão e agilidade, aumentando o controle e a governança das informações.

E a proteção de dados é prioridade na VOLL: somos a primeira agência de viagens corporativas digital do Brasil certificada com a ISO 27001, norma internacional que estabelece os requisitos para um Sistema de Gestão de Segurança da Informação.

Seguimos esse padrão para estruturar um sistema que protege os dados dos nossos clientes contra qualquer tipo de ameaça, garantindo não apenas a prevenção de vazamentos, mas também o uso adequado das informações.

Então, se você deseja assegurar total segurança para a sua operação, usufruindo de todos os benefícios da integração entre sistemas por meio de uma tecnologia de ponta, a VOLL é a solução ideal.

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