Benefícios de agências de viagens corporativas para bancos e instituições financeiras

As viagens corporativas são fundamentais para empresas de todos os setores, pois facilitam o relacionamento com o mercado e impulsionam a expansão nacional e internacional das marcas.

Não é à toa que esse é um setor em constante crescimento em termos econômicos. No Brasil, por exemplo, o segmento de viagens corporativas registrou faturamento recorde de R$ 13,5 bilhões em 2024. Desse total, 60% veio do transporte aéreo. Além disso, o número de passagens corporativas nacionais cresceu 72% em relação a 2023, segundo dados internos da VOLL.

E a expectativa é positiva para os próximos anos: a GBTA prevê que os gastos com viagens corporativas ultrapassem os US$ 2 trilhões até 2028, e 74% dos gestores brasileiros projetam aumento no volume total de viagens entre 10% e 20% para 2025.

Quando falamos especificamente sobre viagens no setor financeiro, bancos e instituições se destacam por sua relevância econômica e estratégica no país, ao mesmo tempo em que enfrentam desafios específicos relacionados à conformidade e à segurança.

Viagens corporativas no setor financeiro

No setor financeiro, onde decisões são pautadas por dados, conformidade e alta performance, a gestão de viagens corporativas desempenha um papel essencial.

Seja para reuniões com stakeholders, visitas a agências e filiais, treinamentos ou auditorias, o deslocamento de colaboradores de bancos e instituições financeiras é uma necessidade constante.

Por isso, a gestão dessas viagens exige cuidados redobrados, já que se trata de um setor dinâmico e altamente regulamentado. 

Quando realizada apenas internamente, essa administração pode enfrentar alguns gargalos, capazes de gerar problemas orçamentários e regulatórios.

Nesse contexto, a contratação de uma agência de viagens corporativas especializada torna-se a melhor solução. 

Desafios na gestão de viagens em instituições financeiras

Apesar da enorme relevância, bancos e instituições financeiras enfrentam alguns desafios na administração de viagens corporativas, especialmente quando essa gestão é realizada apenas por um time interno. As principais dificuldades encontradas são:

• Fragmentação dos procedimentos de reserva e aprovação, frequentemente realizados de forma manual ou em sistemas distintos, o que compromete a produtividade e a centralização das informações.

• Desalinhamento com políticas internas e compliance, podendo colocar a instituição em risco perante auditorias e regulamentações.

• Falta de visibilidade sobre os gastos com viagens, dificultando análises preditivas, auditorias e controle de orçamento.

• Insatisfação dos colaboradores, que têm experiências de viagem inconsistentes, sem opções personalizadas ou atendimento especializado.

• Complexidade de pesquisar, avaliar, contratar, e lidar com múltiplos fornecedores de serviços, que devem atender a requisitos rigorosos.

• Suporte aos viajantes em caso de imprevistos, como cancelamentos ou alterações, sobrecarregando equipes internas.

• Necessidade de conformidade com as rigorosas regulamentações do setor, exigindo a adoção de tecnologias capazes de garantir total segurança e proteção de dados.

Por que terceirizar? Veja os benefícios das agências de viagens corporativas

As exigências regulatórias e de segurança do setor financeiro não deixam espaço para brechas.

Nesse contexto, a terceirização da gestão de viagens corporativas para uma agência especializada representa uma mudança extremamente positiva, transformando a rotina dos gestores internos e levando o controle orçamentário, a proteção de dados e a experiência do viajante a um novo patamar. 

Existem diversos benefícios que bancos e instituições financeiras podem conquistar ao contratarem uma agência especializada. 

Esses benefícios são ainda mais expressivos quando falamos de TMCs e agências digitais, como a VOLL. A tecnologia é um pilar essencial para reduzir burocracias e processos manuais, potencializando a eficiência.

Veja abaixo algumas das principais vantagens de contar com uma agência de viagens corporativas digital como a VOLL.

Processos centralizados

A VOLL é uma plataforma centralizada. Isso significa que reservas, aprovações e pagamentos podem ser realizados com poucos cliques, integrando-se diretamente aos ERPs e sistemas financeiros dos bancos, facilitando o lançamento de despesas e a conciliação bancária, por exemplo.

Com isso, fluxos que antes exigiam dezenas de interações manuais passam a ser executados de forma ágil, rastreável e transparente, tudo em um só lugar.

Além disso, a geração de relatórios e a análise de KPIs tornam-se mais simples, permitindo decisões baseadas em dados e facilitando a organização das informações para auditorias.

Conformidade regulatória e controle reforçado

Bancos estão entre os tipos de empresa mais regulados da economia, e qualquer desvio, mesmo que em pequenas despesas, traz riscos reputacionais e jurídicos. Por isso, o cumprimento das políticas de viagem deve ser tratado com rigor. 

Com uma agência corporativa como a VOLL, o compliance é aplicado em tempo real. Isso significa que reservas fora da política são automaticamente bloqueadas ou redirecionadas para aprovação, gastos são categorizados e registrados com precisão, e relatórios de conformidade são acessíveis com um clique, auxiliando departamentos jurídicos e auditorias internas.

Além disso, a instituição consegue melhorar muito a rastreabilidade de todas as etapas do processo de viagem, fortalecendo o controle interno e garantindo total conformidade em fiscalizações do Banco Central ou Receita Federal, por exemplo.

Governança e segurança da informação

A segurança da informação é uma prioridade crucial para bancos, especialmente quando se trata do uso de dados pessoais ou financeiros. 

Agências de viagens corporativas digitais, como a VOLL, utilizam tecnologias avançadas de criptografia e protocolos de segurança de última geração para proteger as informações compartilhadas.

A VOLL, inclusive, é a primeira agência de viagens corporativas do Brasil certificada com a ISO 27001, norma internacional de referência para a gestão de segurança da informação. 

Com isso, garantimos a segurança dos dados armazenados na nossa plataforma, não apenas para prevenir vazamentos, mas também assegurar o uso adequado das informações, aderindo à regulamentação de proteção de dados. Tudo isso proporciona uma gestão de risco eficaz e uma governança robusta.

Implementar e manter essas práticas ajuda a evitar fraudes e vulnerabilidades, mantendo os dados dos colaboradores seguros.

Dinamismo e flexibilidade

O setor financeiro é muito dinâmico. Reuniões com investidores, visitas a agências, fusões e aquisições podem ser emergenciais, e o processo de solicitação de viagem deve acompanhar esse dinamismo.

Usar uma agência de viagens tradicional pode significar perda de tempo com idas e vindas de e-mails e aprovações, inviabilizando oportunidades que exigem rapidez. 

Já com uma solução como a VOLL, o viajante é capaz de buscar e priorizar opções com base em tempo de escala, tarifas específicas e histórico de preferências do viajante, e reservar em um só clique, sem perder tempo.

Atendimento especializado

Uma gestão eficiente de viagens também deve priorizar quem viaja: os colaboradores. 

Se sua empresa conta apenas com um time interno, os responsáveis podem estar constantemente sobrecarregados pela necessidade de operacionalizar as viagens e ainda apoiar em situações de imprevisto.

Terceirizando essa gestão para uma agência como a VOLL, os viajantes têm acesso a um atendimento exclusivo, com suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, sem limitações de horário comercial. 

A VOLL também oferece operação VIP para executivos e outros perfis prioritários, algo essencial no setor financeiro.

Compromisso com a sustentabilidade

Com o setor financeiro cada vez mais comprometido com critérios ESG, é fundamental que a política de viagens contribua com os compromissos ambientais.

A VOLL oferece filtros de busca e políticas parametrizadas, que priorizam fornecedores alinhados com critérios sustentáveis definidos pela empresa, além de integração com programas de compensação de carbono e dashboards de indicadores ESG.

VOLL: inteligência e tecnologia a favor da sua gestão de viagens

Agora que você sabe os principais benefícios da terceirização para o mercado financeiro, bem como algumas das vantagens oferecidas pela VOLL, é hora de conhecer mais sobre nossa solução.

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e, através de uma tecnologia própria, já transformou a gestão de grandes bancos.

Dados internos revelam que clientes que atendemos, como Itaú, Nubank, Cielo e Inter têm uma redução de custos de até 30% neste departamento graças à VOLL.

Um dos grandes destaques da VOLL, com impacto direto na redução de custos, é a VOLL Wallet: o sistema de gestão de despesas corporativas mais eficiente do mercado. 

Essa é a única solução que permite o controle e a gestão completa de meios de pagamentos, reembolsos, adiantamentos e cartões corporativos integrados a um sistema de prestação de contas em tempo real. 

Nossa inteligência artificial exclusiva aplica automaticamente seus controles personalizados antes e depois de todos os pagamentos, além de oferecer fluxos de aprovação personalizados, tecnologia OCR+ para auditoria de comprovantes em tempo real e muito mais.

“Imagine para os maiores bancos do país que ainda não usufruem dos benefícios de eficiência e economia da solução VOLL, por exemplo, e que têm dezenas de milhares de colaboradores, o quanto é gasto em tempo e dinheiro administrar as despesas de viagens corporativas manualmente, total ou parcialmente. Certamente é preciso, inclusive, uma equipe dedicada para operacionalizar todo esse processo. Com a VOLL, a gestão de despesas é entregue pronta e detalhada ao gestor em tempo real, inclusive antes do fim da viagem.”

Eduardo Vasconcellos - Cofundador e Diretor Financeiro da VOLL

Em relação à administração de serviços de viagem, gestores e viajantes têm acesso a dezenas de recursos exclusivos, como:

• Automação de políticas de viagens;

• Personalização de políticas conforme cargos, nível, departamento ou por colaborador;

• Cobertura global de serviços, incluindo opções de companhias aéreas, hotéis, táxis, apps de mobilidade e locação de veículos;

• Acesso a tarifas e negociações exclusivas;

• Farol de política, que notifica solicitantes e aprovadores se os serviços solicitados estão dentro ou fora das regras;

• Gestão automatizada e inteligente de bilhetes não voados;

• Ferramentas de duty of care, como rastreabilidade do colaborador, atendimento emergencial 24/7 e monitoramento de emergências;

• Dashboards personalizados e relatórios estratégicos para acompanhamento de indicadores, prestação de contas e auditorias.

Ao unir inteligência de mercado, tecnologia de ponta, expertise técnica e atendimento especializado, a VOLL gera resultados expressivos para o setor financeiro.

O Itaú, por exemplo, obteve uma economia de R$ 355 mil com a VOLL apenas em 2022.

Em 2023, a parceria entre VOLL e Itaú foi reconhecida no 1º Prêmio Anual da Alagev como o maior case de sucesso em inovação na gestão de viagens e mobilidade do mercado brasileiro. O prêmio foi entregue no LACTE – maior evento do setor na América Latina.

O troféu Você Inspira reforça o posicionamento da VOLL como uma das maiores agências de viagens corporativas do Brasil, sendo a principal catalisadora da inovação na gestão de viagens de grandes empresas, especialmente para bancos e instituições financeiras.

Se quiser ver como tudo isso funciona na prática, solicite agora mesmo uma demonstração gratuita com um de nossos especialistas no setor. Estamos prontos para transformar seus resultados!