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Gestão de viagens corporativas

# BID de viagens corporativas: como fazer + modelo grátis

BID de viagens corporativas: o que é, critérios de avaliação, passo a passo e modelo de RFP grátis para estruturar a concorrência entre fornecedores.

[Fábio Souza](https://www.govoll.com/blog/author/fábio-souza)

 set. 4, 2023

BID de viagens corporativas: como fazer + modelo grátis

9:45

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Escolher fornecedores é uma das decisões mais relevantes dentro da **gestão de compras**. Dependendo do tipo de contrato, a escolha impacta a qualidade dos serviços e eficiência das operações da empresa.

Para tornar essa decisão mais estruturada, muitas organizações utilizam o bid, prática comum em áreas de procurement que buscam comparar propostas e selecionar a opção mais adequada para o negócio.

Esse processo ajuda empresas a analisar diferentes ofertas, negociar condições mais favoráveis e aumentar a transparência na tomada de decisão.

Embora seja utilizado em diferentes categorias de compras, o bid também é bastante aplicado em **contratações relacionadas a viagens corporativas**, como a seleção de agências de viagens, companhias aéreas, hotéis e outros fornecedores da cadeia de mobilidade corporativa.

Para ajudar a elevar a estratégia da sua gestão de compras, neste conteúdo, você vai entender **o que é bid em compras, como funciona esse processo e como aplicá-lo na prática, inclusive no contexto da gestão de viagens corporativas**.

## O que é bid em compras?

Bid é um processo estruturado de **solicitação e comparação de propostas entre fornecedores**, utilizado pelas empresas para selecionar a opção mais adequada para a contratação de um produto ou serviço.

O termo vem do inglês *to bid*, que significa **ofertar ou apresentar uma proposta**. Na prática, o bid funciona como um modelo de concorrência organizada, em que diferentes fornecedores recebem um escopo definido e apresentam suas condições comerciais para atender à demanda da empresa.

Esse processo é bastante comum em áreas de **compras e [procurement](https://www.govoll.com/blog/procurement-o-que-e-e-como-utilizar-a-ia-para-otimizar-a-longo-prazo?hsLang=pt-br)** (termo usado para descrever a gestão estratégica de compras nas empresas), especialmente quando a contratação envolve valores relevantes, contratos de longo prazo ou serviços estratégicos para a operação.

Durante um bid, a empresa normalmente analisa fatores como:

- **Custo e modelo de precificação:** comparação entre valores, taxas e estrutura de cobrança;
- **Qualidade do serviço:** nível de atendimento, suporte e experiência do fornecedor no mercado;
- **Tecnologia e processos:** ferramentas utilizadas, integração com sistemas internos e capacidade de gestão;
- **Capacidade operacional:** estrutura para atender o volume e as necessidades da empresa;
- **Conformidade e governança:** aderência às políticas internas e requisitos de compliance.

A partir dessa análise, a empresa consegue **comparar propostas de forma mais transparente e estruturada**, aumentando as chances de escolher um fornecedor alinhado às suas necessidades operacionais e estratégicas.

Esse tipo de processo pode ser aplicado em diferentes categorias de compras, incluindo **contratação de serviços de tecnologia, logística, consultorias e também fornecedores ligados às viagens corporativas**.

## Qual é o objetivo de um bid no processo de compras?

O principal objetivo de um **bid em compras** é criar um processo estruturado para comparar fornecedores e selecionar a proposta mais adequada para a empresa.

Ao abrir uma concorrência formal, a organização consegue avaliar diferentes ofertas com base em [critérios de seleção de fornecedores](https://www.govoll.com/blog/criterios-fornecedores-viagens-corporativas?hsLang=pt-br) definidos previamente, como custo, qualidade do serviço, tecnologia disponível e capacidade de atendimento.

Esse modelo também contribui para aumentar a transparência nas decisões da área de compras. Como as propostas são analisadas a partir de critérios claros, o processo reduz decisões baseadas apenas em percepções individuais e fortalece a governança das contratações.

Outro ponto importante é que o bid estimula a competitividade entre fornecedores. Quando diferentes empresas participam do processo, há maior incentivo para apresentar **condições comerciais mais atrativas e soluções mais aderentes às necessidades do cliente**.

Além disso, um estudo da **Hackett Group (Procurement Agenda and Key Issues Study)**, realizado com executivos de procurement de grandes empresas globais, aponta que **mais de [60% das organizações utilizam processos formais de competitive bidding](https://www.thehackettgroup.com/research/procurement-agenda-key-issues/) para renegociação de contratos com fornecedores**.

Por esse motivo, o bid é frequentemente utilizado em contratações estratégicas, especialmente quando a empresa busca **reduzir custos, melhorar o nível de serviço ou implementar novas tecnologias na operação**.

## Principais aspectos de um processo de bid

Um processo de **bid em compras** envolve mais do que solicitar propostas de fornecedores. Para que a concorrência gere uma decisão consistente, alguns elementos precisam estar bem definidos desde o início.

Entre os principais aspectos que estruturam um bid estão:

- **Definição clara do escopo**: antes de convidar fornecedores, a empresa precisa especificar exatamente o que pretende contratar, incluindo serviços, volumes, requisitos técnicos e indicadores de desempenho esperados;
- **Estrutura do processo de concorrência**: o bid estabelece um formato organizado para receber e comparar propostas, garantindo que todos os fornecedores tenham acesso às mesmas informações e condições;
- **Participação de diferentes fornecedores**: quanto maior a diversidade de participantes qualificados, maior a capacidade da empresa de comparar modelos de atendimento, tecnologias disponíveis e estruturas de preço;
- **Critérios objetivos de avaliação**: as propostas precisam ser analisadas a partir de critérios previamente definidos, como custo total, qualidade do serviço, capacidade operacional, tecnologia e compliance;
- **Decisão baseada em dados**: ao reunir todas as propostas dentro de um mesmo processo, o bid permite que a escolha do fornecedor seja feita com base em informações comparáveis, e não apenas em negociações individuais.

## Como estruturar um bid em compras?

Antes de iniciar um processo de concorrência entre fornecedores, é importante que a empresa organize algumas bases do bid. Essa preparação ajuda a garantir que as propostas recebidas sejam comparáveis e que o processo resulte em uma decisão consistente para a área de compras.

Um dos primeiros pontos é a **definição do escopo da contratação**. A empresa precisa descrever de forma clara quais produtos ou serviços pretende contratar, quais requisitos técnicos devem ser atendidos e quais resultados são esperados com a parceria.

Outro aspecto importante é a **definição dos critérios de avaliação**. Antes mesmo de receber as propostas, a área de compras deve estabelecer quais fatores terão maior peso na decisão, como preço, qualidade do serviço, tecnologia disponível, capacidade de atendimento ou aderência às políticas internas da empresa.

Também é recomendável definir **como o processo será conduzido**, incluindo prazos, etapas de análise, responsáveis pela avaliação e possíveis rodadas de negociação. Esse tipo de organização evita inconsistências e facilita a comparação entre as propostas.

Além disso, muitas empresas utilizam documentos padronizados para estruturar o processo, como **RFQ (Request for Quotation)** ou [**RFP (Request for Proposal)**](https://www.govoll.com/blog/rfp-request-for-proposal?hsLang=pt-br), que detalham as informações necessárias para que os fornecedores preparem suas propostas de forma alinhada às expectativas da empresa.

Com essa estrutura inicial bem definida, o processo de bid tende a ser mais eficiente para a tomada de decisão da área de compras.

## Passo a passo para conduzir um bid em compras

Um **bid em compras** costuma seguir algumas etapas estruturadas que ajudam a organizar a concorrência entre fornecedores e garantir uma decisão consistente para a empresa.

Embora o formato possa variar conforme o tipo de contratação, a maioria dos processos de procurement segue etapas semelhantes:

1. Planejamento e diagnóstico da demanda;
2. Elaboração do escopo e do documento de solicitação (RFQ ou RFP);
3. Seleção e convite de fornecedores;
4. Rodada de propostas;
5. Análise e negociação;
6. Formalização da contratação.

### 1. Planejamento e diagnóstico da demanda

O primeiro passo é entender exatamente o que a empresa precisa contratar.

Nesse momento, a área de compras analisa o contexto da demanda, os objetivos da contratação e o impacto do serviço ou produto na operação da empresa.

Algumas práticas ajudam a estruturar esse diagnóstico:

- Identificar qual área solicitou a contratação;
- Levantar o volume estimado da demanda;
- Avaliar o impacto da categoria no negócio;
- Mapear requisitos técnicos e operacionais;
- Verificar necessidades de integração tecnológica;
- Considerar exigências de compliance e políticas internas.

Também é importante definir o objetivo principal do bid, que pode incluir:

- Redução de custos;
- Melhoria do nível de serviço;
- Adoção de novas tecnologias;
- Padronização de fornecedores.

Esse diagnóstico evita abrir concorrência sem clareza sobre o que precisa ser contratado.

### 2. Elaboração do escopo e do documento de solicitação (RFQ ou RFP)

Depois de entender a demanda, a empresa precisa formalizar as informações que serão enviadas aos fornecedores. Esse processo normalmente utiliza documentos como **RFQ (Request for Quotation)** ou **RFP (Request for Proposal)**.

A **RFQ** é utilizada quando o escopo já está bem definido e a comparação será focada principalmente em preço.

Uma RFQ costuma incluir:

- Descrição objetiva do produto ou serviço;
- Volume estimado da contratação;
- Modelo de precificação esperado;
- Prazos de entrega;
- Condições comerciais.

Já a **RFP** é utilizada quando a contratação envolve serviços mais complexos ou estratégicos.

Uma RFP deve ser elaborada com os seguintes dados e informações:

- Contexto da empresa e objetivo da contratação;
- Escopo detalhado do serviço;
- Responsabilidades do fornecedor;
- Indicadores de desempenho esperados (KPIs);
- Critérios de avaliação das propostas;
- Cronograma do processo e prazos de envio.

### 3. Seleção e convite de fornecedores

Com o escopo definido, a área de compras seleciona os fornecedores que participarão da concorrência.

A escolha costuma considerar fatores como:

- Experiência no mercado;
- Capacidade operacional;
- Histórico de atendimento;
- Aderência às exigências técnicas;
- Reputação e conformidade regulatória.

Uma prática comum é criar uma **shortlist de fornecedores**, geralmente entre **3 e 6 empresas**, para garantir diversidade de propostas sem tornar o processo excessivamente complexo.

Todos os participantes devem receber o mesmo documento de RFQ ou RFP e as mesmas orientações sobre prazos e formato de envio das propostas.

### 4. Rodada de propostas

Nessa etapa, os fornecedores analisam o escopo e enviam suas propostas comerciais e técnicas.

Para facilitar a análise posterior, muitas empresas solicitam que as propostas sigam uma estrutura padrão, incluindo:

- Proposta técnica;
- Proposta comercial;
- Descrição da metodologia de trabalho;
- Informações sobre equipe e atendimento;
- Recursos tecnológicos ou plataformas utilizadas.

Também podem ocorrer atividades complementares, como:

- Reuniões para esclarecimento de dúvidas;
- Apresentações técnicas;
- Demonstrações de plataformas ou soluções.

Essas interações ajudam a empresa a entender melhor **como cada fornecedor pretende atender à demanda**.

### 5. Análise e negociação

Após receber as propostas, a área de compras realiza a comparação entre os fornecedores.

Uma metodologia bastante utilizada é a **matriz de avaliação defornecedores**. Para realizá-la, basta definir critérios centrais (qualidade, prazo, preço), atribuir pesos de importância a cada um e pontuar os fornecedores (ex: 1 a 5 ou 0 a 10) em um Excel e análisar os resultados.

Entre os critérios mais comuns estão:

- Preço e modelo de cobrança;
- Qualidade do serviço;
- Tecnologia e integração com sistemas internos;
- Experiência do fornecedor no mercado;
- Capacidade operacional;
- Aderência às políticas da empresa.

Com base nessa análise, a empresa pode iniciar a negociação para ajustar aspectos como:

- Valores comerciais;
- Níveis de serviço (SLA);
- Condições contratuais;
- Prazos de implementação.

Em muitos casos, também pode ocorrer uma fase de negociação para ajustar preços, níveis de serviço ou condições contratuais.

### 6. Formalização da contratação

Depois da escolha do fornecedor, a empresa formaliza a parceria por meio de contrato.

Essa etapa envolve atividades como:

- Elaboração do contrato com definição de escopo e responsabilidades;
- Definição de indicadores de desempenho (KPIs);
- Validação de requisitos de compliance e políticas internas;
- Planejamento da implementação do serviço;
- Alinhamento entre as equipes responsáveis pela operação.

A partir desse momento, o fornecedor passa a integrar oficialmente a operação da empresa.

## 9 dicas para conduzir um bid com mais eficiência

Um **bid em compras** pode gerar economia, melhores contratos e fornecedores mais alinhados à operação da empresa, dependendo de como o processo é estruturado.

Alguns cuidados ajudam a tornar o bid mais eficiente e a evitar problemas comuns durante a concorrência entre fornecedores.

Veja algumas boas práticas:

- **Definir objetivos claros para o processo**: antes de iniciar o bid, estabeleça se o foco principal será redução de custos, melhoria do serviço, implementação de tecnologia ou aumento de eficiência operacional;
- **Padronizar as informações enviadas aos fornecedores**: utilizar documentos estruturados, como RFQ ou RFP, garante que todas as empresas participantes recebam exatamente o mesmo escopo e respondam às mesmas perguntas;
- **Utilizar tecnologia para organizar o processo**: plataformas de gestão de compras ajudam a centralizar propostas, registrar interações com fornecedores e comparar informações de forma estruturada;
- **Estabelecer critérios objetivos de avaliação**: definir previamente os critérios e pesos da análise evita decisões subjetivas e facilita a comparação entre propostas;
- **Garantir transparência durante a concorrência**: todos os fornecedores devem ter acesso às mesmas informações e prazos, reduzindo riscos de desalinhamento no processo;
- **Envolver as áreas impactadas pela contratação**: times como financeiro, operações ou tecnologia podem contribuir com requisitos importantes para a escolha do fornecedor;
- **Avaliar o custo total da contratação**: além do preço inicial, considere fatores como custos operacionais, suporte, integrações tecnológicas e qualidade do serviço;
- **Analisar a capacidade de crescimento do fornecedor**: fornecedores que acompanham a evolução da empresa tendem a gerar parcerias mais sustentáveis no longo prazo;
- **Considerar aspectos de compliance e governança**: verificar requisitos regulatórios, segurança da informação e aderência às políticas internas da empresa evita riscos futuros.

## Principais erros ao conduzir um bid em compras

Assim como existem boas práticas para estruturar um **bid em compras**, também há erros relativamente comuns que podem comprometer o resultado do processo. Muitos desses problemas surgem quando a concorrência entre fornecedores é aberta sem planejamento suficiente ou sem critérios claros de avaliação.

Conhecer esses riscos ajuda a área de compras a conduzir o bid de forma mais eficiente.

Veja alguns erros frequentes:

- **Abrir o bid sem um escopo bem definido**: quando os fornecedores recebem informações incompletas sobre a demanda, as propostas tendem a ser difíceis de comparar;
- **Avaliar propostas apenas pelo preço**: o fornecedor mais barato nem sempre oferece o melhor custo-benefício. Fatores como tecnologia, atendimento e capacidade operacional também precisam ser considerados;
- **Convidar fornecedores sem qualificação prévia**: incluir empresas que não possuem experiência ou estrutura adequada pode gerar retrabalho durante o processo;
- **Não definir critérios objetivos de avaliação**: sem critérios claros, a análise das propostas pode se tornar subjetiva e gerar divergências internas;
- **Falta de alinhamento com as áreas envolvidas**: quando áreas como operações, financeiro ou tecnologia não participam do processo, requisitos importantes podem ser ignorados;
- **Processo excessivamente longo ou burocrático**: prazos muito extensos podem reduzir o interesse dos fornecedores e atrasar a tomada de decisão;
- **Comunicação inconsistente com fornecedores**: mudanças de escopo ou informações enviadas apenas para alguns participantes podem comprometer a transparência do bid;
- **Ausência de planejamento para a implementação**: escolher um fornecedor sem considerar como ocorrerá a integração com processos internos pode gerar dificuldades após a contratação.

## Como o bid se aplica às viagens corporativas?

O bid também é muito **utilizado na contratação de serviços relacionados às viagens corporativas**. Principalmente empresas que possuem um volume relevante de deslocamentos realizam esse processo para selecionar parceiros que irão apoiar a gestão de passagens, hospedagens, mobilidade e despesas de viagem.

O objetivo é comparar diferentes **agências de viagens corporativas, plataformas de gestão ou fornecedores específicos do setor**, permitindo avaliar qual solução oferece o melhor equilíbrio entre custo, tecnologia e qualidade de atendimento.

Na prática, o **bid para viagens corporativas costuma seguir a mesma lógica de outros processos de compras**, com etapas de diagnóstico, envio de RFP, análise de propostas e negociação. A diferença está principalmente nos critérios avaliados, já que esse tipo de contratação envolve elementos operacionais e tecnológicos específicos do setor de viagens.

Alguns fatores costumam ter peso relevante nesse tipo de concorrência:

- **Capacidade de gestão das viagens**: ferramentas para reservas, controle de despesas e relatórios de viagens;
- **Tecnologia da plataforma**: recursos de automação, integração com sistemas internos e configuração de [políticas de viagens](https://www.govoll.com/blog/como-criar-uma-politica-de-viagens-corporativas-o-guia-definitivo?hsLang=pt-br);
- **Experiência do viajante**: facilidade de uso da plataforma, suporte ao colaborador e atendimento em situações de imprevisto;
- **Transparência de preços**: acesso a diferentes fornecedores e comparação de tarifas disponíveis no mercado;
- **Suporte e atendimento**: disponibilidade de suporte ao viajante durante toda a jornada de viagem.

As empresas também costumam analisar **indicadores de desempenho**, como economia gerada nas viagens, tempo de aprovação das solicitações e nível de satisfação dos colaboradores que utilizam a solução.

Além disso, é comum que empresas solicitem **demonstrações das plataformas de [gestão de viagens](https://www.govoll.com/blog/gestao-viagens-corporativas-grandes-empresas?hsLang=pt-br)**, simulações de reservas ou apresentação de indicadores de performance de clientes atuais, pois isso ajuda a entender como a solução funcionará na operação diária da empresa.

## Como a VOLL apoia a contratação e gestão de fornecedores em viagens corporativas

Quando uma empresa conduz um **bid para viagens corporativas**, uma das maiores dificuldades está na comparação entre fornecedores. Isso porque a operação dos deslocamentos envolve diferentes players, tecnologias e modelos de atendimento.

A área de compras precisa avaliar critérios como confiabilidade do fornecedor, qualidade do atendimento, integração tecnológica e aderência às políticas internas da empresa.

A **VOLL, maior [agência de viagens corporativas](https://www.govoll.com/?hsLang=pt-br) digital da América Latina**, realiza a **curadoria e homologação de fornecedores de viagens corporativas** para que, em um único sistema, a empresa tenha acesso a fornecedores previamente avaliados para serviços como:

- Passagens aéreas;
- Hospedagem corporativa;
- Mobilidade terrestre;
- Seguros de viagem;
- Gestão de despesas e reembolsos.

Essa estrutura facilita o trabalho de compras porque reduz a necessidade de avaliar múltiplos fornecedores isoladamente, permitindo centralizar a gestão da operação com a ajuda de quem já é especialista no mercado há anos.

A **centralização da gestão de viagens em uma única plataforma** contribui ainda para melhorar controle, compliance e visibilidade sobre os gastos corporativos.

Esse foi um dos ganhos observados pela [Afya](https://www.govoll.com/blog/blog/historias-de-sucesso-afya-revolucionou-sua-mobilidade-com-a-voll?hsLang=pt-br), grupo de educação médica presente em diversas regiões do Brasil. Segundo a empresa, a adoção da VOLL permitiu consolidar processos que antes estavam distribuídos em diferentes ferramentas.

> *“A centralização em um único sistema trouxe mais praticidade e segurança para a operação, eliminando a necessidade de quatro sistemas separados para política de viagens, prestação de contas, adiantamentos, mobilidade e reservas”, relata Tifanny Buzzo,* Gestora de Serviços da Afya.

Clique e confira outros [cases de sucesso da VOLL](https://conheca.govoll.com/cases?hsLang=pt-br).

Com essa estrutura, empresas conseguem organizar a contratação de serviços de viagens de forma mais simples e ter maior controle sobre a operação.

Se você atua na área de **compras, procurement ou gestão de viagens corporativas**, vale conhecer como a VOLL pode apoiar a estruturação e a gestão do programa de viagens da sua empresa.

Entre em [contato com a VOLL](https://www.govoll.com/#contato) conosco e solicite uma demonstração gratuita para a sua empresa.

[![ADICIONE A A VOLL NO SEU BID](https://www.govoll.com/hs-fs/hubfs/Banner%20CTA%20VOLL%20BID%20-%20700x177px_2.webp?width=726&height=243&name=Banner%20CTA%20VOLL%20BID%20-%20700x177px_2.webp)](https://www.govoll.com/?hsLang=pt-br)

## Perguntas frequentes sobre bid

Entenda mais sobre o bid e quando aplicar um.

### Para que serve um bid nas empresas?

O bid é utilizado para garantir melhores condições comerciais, aumentar a transparência nas contratações e reduzir riscos na escolha de fornecedores. Ele permite comparar propostas de forma estruturada e tomar decisões mais estratégicas.

### Qual a diferença entre bid, RFP, RFQ e RFI?

RFI, RFP, RFQ e Bid são etapas do processo de compras com propósitos diferentes:

- **RFI (Request for Information):** coleta informações iniciais sobre fornecedores;
- **RFP (Request for Proposal):** solicita propostas completas (técnicas e comerciais);
- **RFQ (Request for Quotation):** foco em preço;
- **Bid:** termo mais amplo, que pode englobar todo o processo competitivo.

### Quais são os principais critérios de avaliação em um bid?

Os critérios mais comuns incluem preço, qualidade da entrega, SLA, compliance, capacidade operacional, histórico do fornecedor e riscos envolvidos. Empresas mais maduras também consideram dados de performance e aderência à política interna.

### Como estruturar um processo de bid eficiente?

Um bid eficiente começa com definição clara de escopo, critérios de avaliação e regras do processo. Em seguida, envolve seleção de fornecedores, envio de RFP/RFQ, análise comparativa das propostas e tomada de decisão baseada em dados.

### Quando fazer um bid?

O bid deve ser realizado em contratações relevantes, recorrentes ou estratégicas, especialmente quando há potencial de redução de custos ou necessidade de maior controle e governança.

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