Descomplique a gestão de despesas em 4 passos

Para uma gestão de despesas eficiente, é necessário muito planejamento, controle e atenção às contas.

Diante do atual cenário da economia brasileira, é preciso minimizar, cada vez mais, as margens de erro do sua empresa para enfrentar cenários de incerteza e se destacar da concorrência, especialmente no crescente mercado de serviços de mobilidade.

Quer simplificar processos e aumentar a eficiência do seu trabalho com credibilidade? Aprenda conosco na leitura deste artigo!

Como simplificar a gestão de mobilidade e transporte?

Esqueça o tempo em que meios de transportes terrestres eram limitados a táxi, veículos próprio ou alugados. 

Atualmente, os apps de mobilidade não param de crescer e, inclusive, conquistaram o meio empresarial, entregando benefícios práticos através de planos com o custo mais baixo, favorecendo ainda a gestão de despesas do seu negócio.

Quer aprender a usufruir dessa vantagem? Confira a seguir como fazê-lo em 4 passos.

1. Esclareça sua política de viagens e de mobilidade

O seu colaborador conhece todas as coberturas da empresa em uma viagem a trabalho? É imprescindível esclarecer sua política de viagens.

Como as despesas do percurso devem ser pagas? O colaborador usufruirá do próprio cartão e, posteriormente será reembolsado, ou efetuará os gastos no cartão corporativo?

Estabeleça um critério para prestação de conta e apuração dos custos oriundos da viagem, assim como um prazo e a metodologia adotada para análise.

2. Substitua processos analógicos

Toda gestão de despesas demanda muita organização, o que nem sempre basta.

Processos analógicos, além de serem morosos, estão mais suscetíveis ao erro e expostos a risco de extravio ou manipulações de dados.

Digitalizar essas operações é o primeiro passo para a automatização que reduzirá seus custos e aperfeiçoará performances.

3. Adote o uso de cartões corporativos

Fornecer um cartão corporativo para custear as despesas das viagens beneficia a estrutura do negócio, mas também evita um mal-estar com o colaborador que pode não ter a quantia necessária para quitar um gasto corporativo, nem pode esperar para ser reembolsado.

4. Facilite o processo com tecnologia

É possível encontrar no mercado uma série de ferramentas para gestão de despesas que simplificam, entre outros, o registro por viagem.

Conheça as ferramentas de gestão de despesas da VOLL

Em viagens corporativas, as rotinas administrativas que mais surgem geram burocracia e frustração são as relativas a pagamentos. Isso acontece porque, mesmo diante de tantas inovações tecnológicas nesse setor, como apps de pagamento, PIX e carteiras virtuais, os reembolsos e as rotinas financeiras envolvidas na gestão de viagens costumam ser as mais problemáticas.

Se a empresa não utiliza uma plataforma centralizadora para sua gestão, sua visão torna-se fragmentada, o que dificulta a identificação de gargalos que poderiam ser evitados. É claro que isso resulta em mais gastos e menos produtividade.

A VOLL trouxe para o mercado uma solução, cujo principal objetivo é simplificar essas rotinas, unificando em uma única interface e plataforma tudo que a empresa precisa visualizar em sua rotina de viagens corporativas. Neste artigo do blog, explicamos como a a VOLL pode reduzir em até 30% dos custos em viagens corporativas e simplificar a gestão de reembolsos! Boa leitura.

O que é a solução da VOLL? 

A VOLL é uma solução que aplica inteligência e tecnologia no universo de viagens trazendo mais praticidade, agilidade e economia. A startup, membro do Cubo Itaú e da Wayra/Vivo, traz todos esses pontos para o mundo de viagens corporativas.

Em uma única plataforma, gestores e colaboradores viajantes podem planejar, executar, pagar e analisar uma viagem.

Como a VOLL pode melhorar a gestão de despesas e reembolsos na prática?

Com todos os processos integrados e apresentados em uma única tela, podemos dizer que contratar a VOLL é ter o controle da gestão de viagens corporativas na palma da mão, literalmente, através do aplicativo.

• Basta acessar a plataforma para ter as melhores ofertas do mercado à disposição – e o melhor, já filtradas pela sua política de viagem corporativa. Seu colaborador tem autonomia para planejar passagens, hospedagem, escolher companhias de mobilidade urbana e até alimentação, com a tranquilidade de que está tudo dentro do combinado com a empresa.
• Contratações, recibos e múltiplas formas de pagamento, tudo ali, centralizado e acompanhado por gestores em tempo real. Se os benefícios do antes e durante a viagem já ficaram claros, só nos resta dizer que a VOLL também oferece relatórios de viagens com os dados consolidados.
• Toda essa inovação e praticidade justifica a VOLL estar na rotina de mais de 300 mil usuários no Brasil e no exterior.

Como a VOLL pode melhorar a rotina do viajante? 

Centralizar todos os processos é um benefício unânime, mas seus funcionários poderão somar mais algumas vantagens:

• Fim das falhas de interpretação e comunicação da política de viagem corporativa. Como a plataforma VOLL já é customizada com a política da sua empresa, as orientações serão seguidas naturalmente pelos viajantes. 
• O colaborador tem mais autonomia para decidir seus fornecedores de viagem. Com a garantia de que tem acesso às melhores opções do mercado e a tranquilidade de que não enfrentará problemas com a política de viagem corporativa depois. 
• Menos tempo gasto com burocracia, mais foco no que importa. Sem a necessidade de se preocupar com a política e com a gestão de despesas e reembolso, sua equipe poderá focar no que realmente motivou a viagem.
• Equipe mais conectada. Todas essas mudanças experimentadas por gestores e funcionários criará uma relação menos desgastada, sem atritos e que fluirá muito melhor. Esse é o ponto de partida para que a equipe trabalhe melhor juntos e soluções comecem a surgir!

Como essas melhorias vão impactar no orçamento da empresa?

Já passamos pelas melhorias na rotina dos gestores, dos funcionários e agora chegamos ao tópico de maior relevância para a empresa: a redução de custos. 

A essa altura, você já deve ter percebido que a VOLL oferece uma solução inovadora em todos os sentidos, já que oferece benefícios para todos os envolvidos e ainda impacta positivamente no orçamento. Nesse tópico, então, vamos apenas organizar os 3 principais motivos que levam a esse resultado:

• Mais controle das contratações e despesas. A plataforma VOLL permite que os gestores acompanhem toda a movimentação feita durante o planejamento, execução e pagamento das viagens corporativas de forma centralizada, com a possibilidade de analisar os dados de forma mais precisa.
• Acesso garantido às melhores ofertas do mercado. Com o sistema da VOLL, gestores e colaboradores recebem as ofertas das maiores redes hoteleiras, companhias de mobilidade urbana e de passagens aéreas já filtradas pelo custo-benefício. Transparência que só uma travel tech inovadora pode oferecer, gerando praticidade e economia para sua empresa.
• Apenas uma plataforma para todas as necessidades. Sua empresa não precisará contratar e investir em diferentes plataformas para a gestão das viagens corporativas. Ter apenas uma solução traz não só praticidade, mas também a possibilidade de melhor negociação e redução de despesas. 
• Maior produtividade para a equipe. Menos tempo despedido com processos burocráticos para a gestão de despesas e reembolso = mais tempo para focar no que é realmente importante para a empresa. Ou seja, além de reduzir os gastos, a VOLL pode ajudar a aumentar o faturamento, já que você e seus funcionários terão mais tempo disponível para prospecção de novos clientes e contratos.  

Talvez agora você queira ver esses benefícios na prática, não é? Então clique neste link para assistir uma demonstração rápida sobre tudo o app VOLL pode fazer pela sua empresa. 

Se essas informações fizeram sentido para você, compartilhe nas suas redes sociais para que a tecnologia que pode transformar a rotina de viagens corporativas chegue a mais pessoas.

Até a próxima!