Tudo que você precisa saber sobre gestão de viagens corporativas

Independentemente da área de atuação, as empresas seguem precisando de viagens em seu dia a dia para fechar negócios, participar de eventos e demais demandas. Com isso, também é altamente necessário contar com uma boa gestão de viagens corporativas.

De acordo com um estudo da Alagev e da FecomercioSP, as viagens corporativas movimentaram cerca de R$ 8,57 bilhões em maio de 2022, representando um aumento de 171,7% em relação ao ano anterior. No entanto, não há garantia que todos esses recursos tiveram a melhor gestão.

Os gastos com viagens corporativas podem representar um montante considerável do orçamento de uma empresa. Sendo assim, a busca por soluções que tornem esse processo mais centralizado e eficiente estimula o crescimento de aplicativos e plataformas que possibilitam desburocratizar o processo.

 Por outro lado, não podemos negligenciar que se trata de um departamento que também é responsável pela segurança e bem-estar de seus colaboradores. É um desafio e tanto manter o equilíbrio entre ambos os interesses, não é mesmo? 

Neste artigo você entenderá quais são os grandes desafios da gestão corporativa de viagens e como a tecnologia se transformou na maior aliada das empresas. Confira.

O que é e para que serve a gestão de viagens corporativas?

A gestão de viagens corporativas envolve tudo que se relaciona ao processo de se deslocar ou viajar a negócios pela empresa. Ou seja, é o conjunto de práticas, normas e orientações que incluem planejamento, estratégias, reservas, reembolsos, entre várias outras responsabilidades.

Dessa forma, trata-se de um processo de controle de gastos para que as viagens se tornem mais eficientes e não comprometam o orçamento do setor. Com isso, é possível usar os recursos à sua disposição de forma mais inteligente e estratégica.

Além disso, a gestão de viagens corporativas não se limita somente ao estágio anterior à viagem. Na verdade, a operação se estende para todo o período de trânsito e o pós-retorno, já que também é preciso lidar com a prestação de contas.

Portanto, quanto mais integradas forem as etapas, mais eficiente será a administração, com bons resultados no controle de gastos e alto nível de satisfação dos usuários.

Quais os principais desafios de uma gestão de viagens corporativas?

Uma boa gestão de viagens na empresa depende de certas necessidades serem satisfeitas. Assim como qualquer outro aspecto do negócio, é fundamental tomar as melhores decisões para atingir o maior grau de eficiência. No entanto, nem sempre isso é simples.

A seguir, destacamos quais são os principais desafios enfrentados pelas empresas durante a gestão de viagens corporativas.

Controlar todo o processo

A gestão de viagens corporativas é um trabalho que exige um controle total, que vai desde a etapa de planejamento até o pós viagem. Afinal, ignorar algum dos estágios entre essas pontas pode comprometer a eficácia de como os recursos da empresa são utilizados.

No entanto, o controle de todo o processo de maneira eficaz ainda é um desafio quando o assunto é gestão de viagens corporativas. É preciso contar com uma solução que consiga agregar as informações mais importantes de cada etapa para que seja possível tomar as melhores decisões.

Gerenciar o reembolso de despesas

Outro grande desafio dessa área é a gestão do reembolso de despesas. Profissionais que viajam a trabalho precisam ter seus gastos ressarcidos eficientemente. Afinal, nem eles, nem a própria empresa devem ficar com pendências nesse sentido.

Essa etapa do processo costuma ser dificultada pela ausência de sistemas de acompanhamento e prestação de contas durante e depois da viagem. Em paralelo, as empresas devem contar com uma política financeira compatível com isso.

Problemas no acesso a relatórios e dados terceirizados

A mensuração de métricas de desempenho ajuda a apontar as melhores decisões a serem tomadas em qualquer processo corporativo. No entanto, nem sempre isso é aplicado às viagens da empresa, sendo que seria uma ótima forma de torná-las mais eficientes.

A organização precisa ter meios para gerar e acessar relatórios com dados terceirizados relevantes de maneira fácil e rápida. É a partir deles que será possível aprender com viagens anteriores para aprimorar as próximas.

Reduzir a burocracia e a demora na tomada de decisões

Por fim, é possível que a sua empresa esteja desperdiçando muitos recursos na burocracia e na demora ao tomar decisões referentes à viagens corporativas. Felizmente, isso pode ser otimizado a partir do uso de ferramentas inteligentes focadas nesse aspecto da gestão.

Como já citamos acima, o uso de dados estratégicos em relatórios possibilita aprender com os seus resultados anteriores para otimizar os próximos. Ou seja, será possível tomar decisões melhores mais rapidamente e agilizar seus processos, com base em informações úteis.

Qual a função de uma agência de viagens corporativas?

Tendo em vista os desafios presentes ao longo de uma gestão de viagens corporativas, vale a pena contar com a ajuda de uma empresa especializada nisso. Uma agência é responsável por tomar as melhores decisões em relação a esse assunto para facilitar e otimizar todo o processo.

O principal diferencial desse tipo de solução é a possibilidade de contar com os serviços certos que a empresa necessita ao planejar, executar e avaliar o desempenho de suas viagens. Isso inclui o acesso a ferramentas específicas, atendimento personalizado e integração da experiência de quem viaja com a de quem controla tudo isso.

Como se trata de um tipo de serviço fundamental para o bom uso dos seus recursos, é fundamental contar com uma empresa parceira que ofereça o melhor conjunto de ferramentas e soluções para as suas necessidades.

Para entender melhor o universo das agências de viagens corporativas, confira a seguir a definição de alguns termos importantes e as soluções que eles representam para a sua gestão.

Travel Techs

O conceito de travel tech refere-se às empresas que disponibilizam soluções tecnológicas voltadas para o setor de viagens, tanto no segmento de turismo, quanto no de viagens corporativas.

Utilizar travel techs é uma forma de aproveitar a transformação digital a favor da eficiência das suas decisões em relação à gestão de viagens corporativas.

TMC

Uma Travel Management Company (TMC) é uma agência de viagens corporativas. Ela oferece uma experiência personalizada e humanizada, tanto para viajantes quanto para gestores.

OBT

OBT é a abreviação de Online Booking Tools. O serviço permite administrar a compra de passagens, reservas de hospedagens, acompanhar os viajantes e emitir diferentes tipos de relatórios.

OTA

A sigla em inglês significa Online Travel Agency. Podemos citar como exemplos bem conhecidos o Booking, a Decolar e o Hurb.

 Esse tipo de travel tech atua como intermediária entre os serviços de viagem e o consumidor — compra de passagens, hospedagem, aluguel de carros, pacotes etc. — e recebem uma comissão das companhias.

Marketplace de viagens

Um marketplace de viagens integra em uma única plataforma todas as demandas que costumam ser necessárias ao planejar uma viagem. Ou seja, é algo que inclui desde a compra de passagens aéreas e a reserva em hotéis até a reserva de táxis e serviços auxiliares.

Dessa forma, o uso de um marketplace de viagens possibilita personalizar os diferentes aspectos desse processo para que se aproxime daquilo que é ideal para a empresa e o profissional.

Como a tecnologia pode ajudar na gestão de viagens corporativas? 

No passado, era bem mais difícil garantir a eficácia de decisões corporativas, como as relacionadas a viagens. Hoje em dia, o cenário é outro graças à evolução tecnológica. Na atualidade, é possível otimizar cada etapa desse processo.

Qualquer solução viável nesse sentido precisa ser escalável, favorecer a análise descomplicada de dados, resolver problemas com agilidade e desburocratizar os processos internos. E mais: o grande desafio é unificar tudo isso em uma única plataforma. 

As travel techs permitem personalizar viagens corporativas da maneira que a empresa e o profissional preferem, sempre de forma alinhada aos objetivos do negócio. Ao mesmo tempo, tudo isso pode ser monitorado com foco na eficiência.

Todo esse trabalho precisa estar alinhado às tendências do segmento. É necessário contar com um software inteligente capaz de entregar dados estratégicos em qualquer lugar que os gestores estejam e de alinhar-se às ações dos profissionais que viajam.

Aliás, esse monitoramento deve ser voltado às métricas de gestão de viagens corporativas que ajudam a alcançar tal eficiência. A seguir, estão alguns exemplos das mais importantes.

Custo total com mobilidade

Essa métrica considera os gastos totais envolvidos com a mobilidade corporativa, o que envolve desde o valor de passagens aéreas até o aluguel de automóveis, por exemplo. Ela é importante para oferecer visibilidade sobre o volume do custo de transporte.

Dessa forma, é um indicador de gastos bruto que pode ser cruzado com as demais métricas desta lista para que seja possível enxergar correlações e tendências.

Ticket médio

O termo ticket médio costuma ser usado para mensurar valores referentes a vendas e aqui assume um papel similar. No entanto, se trata de um indicador que calcula o valor médio investido nas viagens da empresa.

Com o monitoramento do ticket médio é possível acompanhar como a demanda por viagens corporativas afeta o orçamento da empresa. Acompanhá-lo também possibilita visualizar o impacto das suas decisões sobre a média de gastos.

Satisfação dos colaboradores

Não se pode esquecer de avaliar a satisfação dos seus profissionais em relação às viagens corporativas. Essa métrica é fundamental para a manutenção de uma cultura interna positiva, além de permitir que os colaboradores possam fazer o melhor uso dos recursos oferecidos.

Sacrificar a satisfação dos profissionais em favor de economia de recursos é algo que somente tende a gerar malefícios para a empresa. Em vez disso, é importante se lembrar das motivações por parte das viagens e estabelecer objetivos alinhados com as metas da empresa.

Share de modalidades

O share de players e modalidades é outra métrica que ajuda a visualizar como os recursos da empresa estão sendo gastos em viagens corporativas. Aqui, o processo envolve entender o custo de cada um dos serviços adquiridos e contratados.

Por exemplo, é algo que envolve saber qual é a proporção do gasto com passagens aéreas no montante total da viagem.

Volumetria

Por fim, a métrica de volumetria serve para oferecer um panorama das tendências de viagens da empresa. Esse é o volume de viagens que acontecem na organização ao longo de determinado período.

Ou seja, com o acompanhamento da volumetria, é possível entender as demandas de cada setor em certas épocas do ano, além de enxergar quais motivações geram um maior volume de viagens.

Travel Tech ou uma TMC, qual escolher?

Quando consideramos as diferenças entre travel tech e uma TMC, trata-se de uma distinção entre serviços que surgiram em épocas bem distintas entre si. Como resultado, oferecem possibilidades semelhantes, mas que se diferem em pontos cruciais.

No caso de uma travel tech, a tecnologia é a grande facilitadora para planejar as viagens. O foco está em uma ferramenta capaz de personalizar as viagens da forma que a empresa precisa e oferecer dados estratégicos para atender o trabalho do gestor.

Ao mesmo tempo, as TMCs atuam como agências de viagens convencionais, só que voltadas para empresas. O serviço é prestado, sobretudo, por pessoas. Ou seja, permitem que tanto viajantes quanto gestores tenham uma experiência mais completa e um atendimento mais personalizado e humanizado.

Ambas as opções trazem benefícios. A boa notícia é que você não precisa escolher entre uma TMC ou travel tech. Afinal, existem opções como a VOLL, que une os dois conceitos e oferece tecnologia própria capaz de simplificar e digitalizar os processos da sua empresa.

Como resultado de ser uma travel tech e TMC, a VOLL consegue entregar mais eficiência, segurança, dados estratégicos, redução de custos e autonomia ao colaborador.

Quando consideramos as diferenças entre travel tech e uma TMC, trata-se de uma distinção entre serviços que surgiram em épocas bem distintas entre si. Como resultado, oferecem possibilidades semelhantes, mas que se diferem em pontos cruciais.

No caso de uma travel tech, a tecnologia é a grande facilitadora para planejar as viagens. O foco está em uma ferramenta capaz de personalizar as viagens da forma que a empresa precisa e oferecer dados estratégicos para atender o trabalho do gestor.

Ao mesmo tempo, as TMCs atuam como agências de viagens convencionais, só que voltadas para empresas. O serviço é prestado, sobretudo, por pessoas. Ou seja, permitem que tanto viajantes quanto gestores tenham uma experiência mais completa e um atendimento mais personalizado e humanizado.

Ambas as opções trazem benefícios. A boa notícia é que você não precisa escolher entre uma TMC ou travel tech. Afinal, existem opções como a VOLL, que une os dois conceitos e oferece tecnologia própria capaz de simplificar e digitalizar os processos da sua empresa.

Como resultado de ser uma travel tech e TMC, a VOLL consegue entregar mais eficiência, segurança, dados estratégicos, redução de custos e autonomia ao colaborador.

Quais os benefícios da plataforma da VOLL?

Como você viu acima, a plataforma da VOLL é um ótimo exemplo de união entre travel tech e TMC. Ou seja, é possível contar com as vantagens de ambas ao cuidar da sua gestão de viagens corporativas. Você quer saber quais são elas?

Então, conheça a seguir quais são os maiores benefícios da plataforma de gestão de viagens corporativas da VOLL.

1. Maior eficiência

O tempo gasto para gerar relatórios, ou recebê-los de um parceiro, é praticamente eliminado. Os recebimentos e a análise de recibos, ou pedidos de reembolso, também são automatizados e ganham agilidade.

O tempo de planejamento também é menor, já que você pode contar com recursos que automatizam tarefas e comparam preços.  

2. Pagamentos centralizados

A centralização dos processos de pagamentos é outro atributo fundamental para a eficácia da gestão de viagens corporativas. Com a VOLL, é possível centralizar todos os pagamentos e integrar diferentes serviços à plataforma.

Você tem acesso a todas as contratações, recibos, notas fiscais, entre outros. Dessa forma, o sistema consegue contemplar de forma eficiente todas as etapas da viagem, tanto para quem faz a gestão, quanto para quem viaja. 

3. Sistema antifraude

Para garantir a eficiência do compliance de uma empresa você precisa de recursos que ajudem na auditoria dos processos.

Quando falamos em gestão de viagens corporativas, as fraudes podem custar caro e comprometer boa parte do orçamento. A tecnologia da VOLL permite que você descubra facilmente se houve alguma discrepância nos valores contratados. 

4. Mais autonomia para o colaborador

Além da redução de custos, a plataforma proporciona mais autonomia aos usuários na hora de escolher a hospedagem, comprar passagens aéreas, definir os serviços de mobilidade urbana e até mesmo de alimentação.

Como o sistema já está customizado em termos de valores e do que pode ser feito, ou não, seguindo a política de viagem corporativa da sua empresa, as chances de ocorrerem divergências é muito mais remota.

Além disso, você também consegue comparar os valores de mercado de diversos serviços com os que são oferecidos por nossos parceiros. Isso garante boas escolhas e um orçamento mais enxuto.

5. Menos burocracia

A gestão de viagens corporativas em uma empresa envolve inúmeras informações que ficam, na maioria das vezes, descentralizadas. Afinal, é possível controlar aspectos que vão desde o planejamento até a execução, incluindo a análise de documentos e a efetuação de pagamentos.

Sendo assim, o processo acaba ficando engessado e burocrático, o que dificulta bastante o trabalho, o cumprimento das diretrizes e os bons resultados em relação aos custos.

Em cada uma dessas fases é preciso estabelecer prioridades, como a organização e a agilidade na tomada de decisões, a fim de evitar desgastes entre os envolvidos e custos desnecessários para a empresa.

6. Sistema de comparação de acordos corporativos

Muitas vezes, uma pequena empresa não tem poder de negociação para conseguir bons descontos que grandes companhias costumam ter. E isso acaba impactando no orçamento ao planejar viagens corporativas.

Com a plataforma, você e seus colaboradores têm acesso às parcerias feitas pela VOLL e às ofertas do mercado por meio de uma funcionalidade de comparativo de preços. Isso permite firmar acordos que sejam positivos para todos os envolvidos.

7. Redução de custos

A redução do tempo gasto com o auxílio da tecnologia se reflete em retorno financeiro, já que a atenção de quem faz a gestão de viagens corporativas pode se voltar para novas formas de economizar. 

Além disso, a plataforma oferece acesso a dados estratégicos que possibilitam enxergar oportunidades de redução de custos em vários aspectos das viagens. Com isso, é possível facilitar o trabalho do gestor sem impactar negativamente a experiência do viajante.

8. Atendimento humanizado 24 horas

O atendimento é um dos maiores desafios da gestão de viagens corporativas, afinal, quando o colaborador está em trânsito, está sujeito a imprevistos, como atrasos, ou cancelamento de voos.

A logística para resolver isso de forma rápida em outro país, com um fuso horário de oito horas e no meio da noite, pode ser demasiadamente complicada. 

Ao contrário da maioria das empresas, que têm como base a tecnologia e utilizam sistemas automatizados e robôs em seus serviços de atendimento ao cliente, a VOLL acredita em oferecer um atendimento humanizado e personalizado conforme as necessidades do gestor e do viajante.

Para isso, contamos com um time interno, diversificado, capaz de avaliar e solucionar os chamados no primeiro contato por e-mail em 95% dos casos. Prova disso é que 97% dos nossos clientes avaliam positivamente o serviço.

9. Controle de centros de custos diferentes de forma centralizada

Além das viagens a trabalho, em algumas ocasiões, a empresa pode utilizar esse recurso como bonificação, ou prêmio.

Como se trata de centros de custos diferentes, isso pode sobrecarregar as atividades de quem faz a gestão de viagens corporativas, já que será preciso manter registros diferenciados para cada uma.

Para solucionar essa questão, a plataforma da VOLL integra o controle e o pagamento de ambos, mas, ainda assim, permite que os orçamentos sejam tratados distintamente. 

10. Maior satisfação dos usuários

Ao reduzir o tempo gasto com o processo burocrático, toda a equipe pode se dedicar ao objetivo da viagem. Ter contato com um serviço personalizado proporciona mais satisfação a todos os envolvidos, que podem contar com uma entrega pensada especificamente para eles.

Além disso, o time fica muito mais conectado. Afinal, a facilidade na resolução de demandas reduzem os atritos e melhoram a comunicação interna. 

11. Facilitação do duty of care

O termo duty of care se refere ao conjunto de iniciativas que as empresas podem aplicar para garantir a integridade física, o bem-estar e a segurança dos seus colaboradores em um contexto de viagem corporativa. Ou seja, é uma peça fundamental da gestão.

O sistema da VOLL se destaca também nesse sentido. Afinal, a equipe de atendimento conta com um serviço diferenciado e preparado para resolver qualquer demanda rapidamente. Outra facilidade que a plataforma oferece é a disponibilidade de comunicação e a possibilidade de emitir avisos em tempo real.

Imagine que o colaborador esteja em uma região que recebe um alerta de terremoto, ele poderá receber uma notificação no celular com orientações de como proceder para garantir sua segurança.

12. Gastos dentro do orçamento

Com recursos de planejamento disponíveis dentro de um único sistema, a gestão de viagens corporativa fica mais ajustada ao orçamento. 

Mesmo que haja limitações orçamentárias na empresa, isso não se tornará um obstáculo para a prestação de serviços ao viajante. Isso porque o gestor consegue antecipar e buscar soluções para diversas situações que poderiam atrapalhar o controle financeiro da operação.

A plataforma da VOLL engloba o processo do começo ao fim. Ou seja, vai desde o planejamento da viagem até a prestação de contas após o retorno do colaborador. Afinal, a ferramenta é capaz de integrar os processos em todos esses momentos e é compatível com softwares e sistemas já utilizados pelas equipes.

13. Atendimento omnichannel

Além de disponibilizar vários canais de comunicação, como centrais online no aplicativo, site, telefone e e-mail, eles estão interligados, ou seja, conversam entre si. 

Sendo assim, as necessidades dos usuários durante sua jornada podem ser acompanhadas de perto e atendidas prontamente.

Com a solução omnichannel para gestão de viagens corporativas da VOLL, é possível atender o colaborador pelo canal que ele preferir, além de garantir que as informações coletadas serão direcionadas e centralizadas com eficiência.

A plataforma da VOLL é destaque no segmento de travel techs e TMC porque oferece uma experiência totalmente mobile para o viajante e permite ao gestor maior visibilidade e produtividade. 

O sistema permite uma integração completa, intuitiva e orgânica durante toda a jornada do colaborador, além de muita praticidade e variedade nos serviços que são oferecidos. 

Ao mesmo tempo, permite que a gestão de viagens corporativas se torne muito mais estratégica e eficiente, concentrando a atenção nos interesses da empresa sem comprometer a experiência do colaborador e sua satisfação.

Quer conhecer mais sobre a VOLL? Entre em contato conosco, nosso time está pronto para tirar suas dúvidas.