Em boa parte das empresas brasileiras, a responsabilidade pelas reservas de voos, hotéis e transportes em viagens corporativas está concentrada nas mãos de secretárias executivas e assistentes administrativos.
Segundo levantamento da VOLL, esse grupo responde por até 70% dos pedidos feitos nas plataformas. No entanto, ainda assim, muitas dessas profissionais não passam por treinamentos ou têm acesso à política de viagens da companhia.
Como consequência, a empresa precisa lidar com reservas fora dos parâmetros estabelecidos, além do desperdício de tempo com correções, baixa rastreabilidade e insatisfação do viajante. Falta de conhecimento ainda é o maior gargalo
A maioria dos erros de reserva não acontece por má-fé ou descuido, mas sim por desconhecimento. Quando a política de viagens é extensa, pouco clara ou inacessível, é natural que a secretária tome decisões com base em experiências anteriores, e não necessariamente no que foi definido pelos gestores.
Não saber as regras estabelecidas acaba gerando problemas como:
Emissão fora dos canais oficiais da empresa;
Escolha de tarifas sem política de cancelamento;
Pagamentos com cartão pessoal e posterior reembolso;
Reservas em desacordo com os limites da diária ou da tarifa aérea;
Falta de registro das preferências do viajante.
Além disso, mudanças de fornecedores, canais de compra ou limites financeiros podem gerar confusão se não forem comunicadas com clareza.
Dessa forma, capacitar essas profissionais é fundamental para reduzir esses erros e fortalecer a cultura de responsabilidade e cooperação entre áreas.
O primeiro passo é entender o perfil das secretárias: qual é o grau de familiaridade com o processo de viagens? Elas já utilizam algum sistema? Precisam lidar com diferentes áreas ou diretorias?
A partir disso, o gestor pode organizar conteúdos divididos em blocos curtos, com foco em situações reais. A linguagem deve ser prática, sem jargões técnicos, e sempre conectada à rotina da secretária. Exemplos práticos ajudam a consolidar o aprendizado — como simulações de reserva, análise de casos e resolução de dúvidas comuns.
Checklist de temas que não podem faltar:
Como acessar e interpretar a política de viagens;
Quais canais oficiais usar para cada tipo de reserva;
Critérios para voos, hospedagens e transportes;
Fluxo de aprovação e documentação exigida;
Como agir em situações excepcionais.
Leia também: Como preparar sua equipe para uma viagem corporativa?
Não é necessário criar uma trilha complexa para que o treinamento funcione. Iniciativas simples já trazem bons resultados:
Workshops presenciais ou online: Ideais para times maiores, com espaço para dúvidas e troca de experiências.
Microlearning por WhatsApp ou e-mail: Trechos curtos de conteúdo enviados semanalmente ajudam a fixar conceitos de forma leve e contínua.
Vídeos tutoriais e passo a passo: Ótimos para explicar o uso de sistemas e fluxos operacionais.
Manuais ilustrados ou cards digitais: Para fácil acesso no dia a dia, com as principais diretrizes da política.
O importante é garantir atualizações frequentes e criar canais abertos para dúvidas — como grupos específicos de suporte ou chat com especialistas da área de viagens.
Com tecnologia intuitiva e foco na experiência do usuário, a plataforma da VOLL, que é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, automatiza o cumprimento da política, garantindo compliance em todas as etapas dos deslocamentos.
O sistema é configurado para bloquear escolhas fora do padrão definido pela empresa, apresentando as preferências salvas de cada viajante e permitindo que as secretárias façam reservas com autonomia, mas dentro das regras.
A VOLL ainda oferece treinamentos para todos os perfis de usuários durante a implementação e disponibiliza materiais de apoio contínuos, como vídeos, tutoriais e suporte consultivo para o time de secretárias.
Além disso, empresas que contam com o núcleo de atendimento exclusivo da VOLL VIP garantem uma experiência ainda mais personalizada para secretárias e alta liderança. Com canais dedicados, SLA prioritário e suporte consultivo, o núcleo da VOLL VIP apoia diretamente quem realiza as reservas no dia a dia, agilizando soluções, prevenindo erros e assegurando um padrão elevado de atendimento em toda a jornada corporativa.
Não é à toa que as empresas que já tem a VOLL como parceira na gestão de viagens corporativas observam ganhos como:
Redução de até 60% em reservas fora da política;
Agilidade no fluxo de aprovação;
Menos retrabalho para os times financeiro e de viagens;
Mais economia, sem comprometer a experiência dos viajantes.
Se você quer reduzir erros operacionais, aumentar o controle e transformar o processo de reservas da sua empresa, fale com a VOLL e conheça nossos treinamentos e suporte especializado para quem realmente faz a operação acontecer.
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