Gestão de viagens corporativas: guia completo para gestores

A gestão de viagens corporativas deixou de ser uma atividade operacional para se tornar um ativo estratégico dentro das empresas.

Em um cenário de retomada consistente, crescimento dos gastos globais e aumento das expectativas dos colaboradores, estruturar um programa de viagens eficiente passou a ser uma prioridade para organizações que buscam controle de custos, previsibilidade, compliance e uma boa experiência para o viajante.

Os números reforçam essa transformação: os gastos globais com viagens de negócios devem atingir US$ 1,57 trilhão em 2025, com expectativa de ultrapassar US$ 2 trilhões até 2029, segundo o GBTA Business Travel Index.

No Brasil, o turismo corporativo também segue em alta: o setor faturou R$ 13,7 bilhões em 2025, impulsionado principalmente por serviços aéreos e hotelaria, de acordo com dados da Abracorp.

Esses indicadores deixam claro que as viagens corporativas continuam sendo essenciais para o crescimento dos negócios e exigem cada vez mais profissionalização, governança e uso inteligente de dados.

Nesse contexto, a gestão de viagens corporativas assume um papel central na estratégia das empresas. Mais do que viabilizar deslocamentos, ela passa a impactar diretamente resultados financeiros, produtividade das equipes, segurança dos colaboradores e percepção da empresa como empregadora.

Programas bem estruturados permitem decisões mais assertivas, maior aderência às políticas internas e uma jornada de viagem mais fluida e eficiente.

Ao longo deste conteúdo, você vai entender de forma clara, prática e aprofundada:

• O que é, na prática, a gestão de viagens corporativas

• Por que o programa de viagens deve ser tratado como um ativo estratégico da companhia

• Quais são os principais benefícios de uma gestão estruturada para empresas e colaboradores

• Qual é o papel do gestor de viagens corporativas

• Como estruturar uma gestão moderna de viagens

Se você atua na gestão de viagens, compras, financeiro, RH ou é responsável pela governança do programa de viagens da sua empresa, este conteúdo é essencial para apoiar tanto as decisões do dia a dia quanto a evolução estratégica do seu programa no médio e longo prazo. Confira!

O que é gestão de viagens corporativas?

A gestão de viagens corporativas é o conjunto de processos, políticas, tecnologias e decisões estratégicas que permitem à empresa planejar, controlar, otimizar e acompanhar todas as viagens realizadas a trabalho.

Trata-se de uma disciplina de gestão que impacta diretamente custos, governança, segurança, produtividade e experiência do colaborador.

Quando bem estruturada, a gestão de viagens corporativas conecta diferentes frentes da organização, como compras, financeiro, RH, jurídico e compliance, em torno de um objetivo comum: viabilizar deslocamentos essenciais para o negócio com eficiência, previsibilidade e controle, sem comprometer a experiência de quem viaja.

Quais são os principais pilares da gestão de viagens corporativas?

Para que a gestão funcione de forma eficiente, alguns pilares precisam estar claramente definidos e conectados entre si:

1. Política de viagens corporativas: a política estabelece as regras do jogo: quem pode viajar, quando, com quais limites de custo, fornecedores preferenciais e fluxos de aprovação. Ela precisa ser clara, atualizada e adaptável à realidade da empresa.

2. Processos padronizados e automatizados: solicitação, aprovação, reserva, pagamento, prestação de contas e relatórios devem seguir fluxos bem definidos, preferencialmente automatizados, para reduzir erros e retrabalho.

3. Controle e previsibilidade de custos: uma boa gestão permite acompanhar gastos em tempo real, identificar desvios e planejar orçamentos com base em dados históricos e tendências.

4. Compliance, governança e auditoria: todas as etapas da viagem devem estar registradas, auditáveis e alinhadas às políticas internas e exigências regulatórias.

5. Experiência do viajante corporativo: a adesão ao programa depende diretamente da experiência. Plataformas intuitivas, mobile-first e com autosserviço aumentam o engajamento e reduzem reservas fora da política.

6. Dados, relatórios e inteligência para decisão: dashboards, indicadores e análises comparativas permitem avaliar o desempenho do programa e identificar oportunidades de melhoria contínua.

Quais são os principais serviços que compõem os gastos com viagens corporativas?

Para entender a relevância estratégica de um programa de viagens corporativas, é fundamental analisar como os gastos se distribuem entre os diferentes serviços que fazem parte da jornada do viajante.

De acordo com dados de 2025 da Abracorp, os serviços aéreos concentram a maior fatia do faturamento do turismo corporativo no Brasil, respondendo por 57,51% da receita total, o equivalente a R$ 7,87 bilhões.

Esse número evidencia o peso das decisões relacionadas à escolha de companhias aéreas, tipos de tarifa, regras de antecedência e estratégias de negociação corporativa, que têm impacto direto no orçamento das empresas.

Na sequência, a hotelaria representa cerca de 31% do faturamento, somando R$ 4,2 bilhões. Políticas bem definidas para hospedagem são essenciais para equilibrar custo, localização, segurança e conforto. A ausência de critérios claros neste ponto costuma gerar dispersão de gastos e menor previsibilidade financeira, especialmente em empresas com alto volume de viagens.

Já os serviços complementares às viagens de negócios (como locação de veículos, seguros e outros produtos associados) somaram R$ 893,35 milhões em 2025, representando 6,53% do faturamento consolidado do mercado corporativo no ano.

Embora tenham uma participação menor no total, esses serviços exercem papel relevante na experiência do viajante, na redução de riscos e na continuidade da operação, especialmente em deslocamentos mais complexos ou internacionais.

Essa composição deixa claro que a gestão de viagens corporativas envolve múltiplas categorias de gastos, cada uma com desafios específicos, o que exige uma abordagem integrada, baseada em dados e alinhada às diretrizes estratégicas da empresa.

Projeções reforçam a importância estratégica do programa de viagens

Além da composição atual dos gastos, as projeções para os próximos anos reforçam por que o programa de viagens corporativas deve ser tratado como um ativo estratégico da companhia, e não apenas como uma função operacional.

Segundo a Global Business Travel Association, 84% dos gestores de viagens corporativas esperam que os gastos de suas organizações em 2026 aumentem ou, no mínimo, se mantenham nos níveis de 2025 para o setor.

Dentro desse grupo, 44% projetam crescimento nos investimentos, com um aumento médio estimado de 12%, enquanto 40% acreditam em estabilidade. Apenas 13% dos compradores indicam expectativa de redução nos gastos.

Esse cenário aponta para uma mudança clara no papel das viagens corporativas dentro das empresas: o foco da gestão deixa de ser apenas o corte de custos e passa a envolver temas como eficiência operacional, previsibilidade financeira, compliance, gestão de riscos e experiência do colaborador. É sobre isso que falaremos no tópico a seguir.

Por que o programa de viagens é um ativo estratégico da empresa?

Quando integrado à estratégia da companhia, o programa de viagens deixa de ser visto como um “mal necessário” e passa a atuar como uma alavanca de eficiência, governança e crescimento.

Essa mudança de perspectiva é fundamental para sustentar o aumento do volume de viagens, melhorar a experiência dos colaboradores e garantir decisões mais inteligentes em um cenário cada vez mais dinâmico.

Veja principais motivos que explicam por que o programa de viagens deve ocupar um espaço estratégico dentro da organização:

1. Viagens corporativas viabilizam atividades essenciais para o negócio

Viagens a trabalho estão diretamente ligadas a atividades críticas para o funcionamento e crescimento da empresa, como:

• Negociação e fechamento de contratos estratégicos

• Relacionamento com clientes, parceiros e fornecedores

• Expansão para novos mercados e regiões

• Treinamento, capacitação e integração de equipes

• Participação em eventos, feiras e encontros do setor

Quando essas viagens são mal geridas, os impactos negativos vão além do custo direto: atrasos, estresse, baixa produtividade e decisões mal informadas comprometem o retorno esperado.

Um programa estruturado garante que a viagem cumpra seu papel estratégico, criando as condições adequadas para que o colaborador foque no objetivo do deslocamento.

2. O programa de viagens influencia diretamente o controle e a previsibilidade de custos

Um dos principais fatores que tornam o programa de viagens um ativo estratégico é sua capacidade de gerar previsibilidade financeira.

Em vez de lidar com gastos pulverizados e difíceis de acompanhar, a empresa passa a ter uma visão consolidada e confiável das despesas relacionadas às viagens.

Com uma gestão estruturada, é possível:

• Acompanhar gastos por centro de custo, projeto, área ou unidade

• Identificar padrões de consumo e desvios recorrentes

• Planejar orçamentos com base em dados históricos e tendências

• Negociar melhor com fornecedores a partir de volumes consolidados

Esse nível de controle permite decisões mais estratégicas, evitando cortes indiscriminados que podem comprometer a operação ou a experiência do colaborador.

3. O programa de viagens fortalece governança, compliance e auditoria

Viagens corporativas envolvem decisões descentralizadas, múltiplos fornecedores e valores relevantes. Sem uma estrutura clara, isso pode gerar riscos financeiros, falhas de compliance e dificuldade em auditorias.

Ao ser tratado como ativo estratégico, o programa de viagens passa a cumprir um papel fundamental na governança corporativa, permitindo:

• Aplicação consistente da política de viagens

• Registro e rastreabilidade de todas as etapas da jornada

• Redução de riscos operacionais e financeiros

• Facilidade em

  auditorias internas e externas

4. A experiência do viajante impacta adesão, produtividade e resultados

Outro aspecto estratégico do programa de viagens é sua influência direta na experiência do colaborador. Processos burocráticos, ferramentas pouco intuitivas e falta de suporte geram frustração, reduzem a adesão à política e estimulam comportamentos fora do programa.

Por outro lado, quando o colaborador encontra uma experiência simples, fluida e alinhada às suas necessidades, a empresa tende a observar:

• Maior adesão às políticas internas

• Menor volume de exceções e reservas fora do canal oficial

• Redução de chamados e retrabalho operacional

• Mais produtividade antes, durante e após a viagem

Nesse sentido, o programa de viagens deixa de ser apenas um mecanismo de controle e passa a atuar como um instrumento de engajamento.

Leia mais: Comunicação interna que engaja: viajantes corporativos como aliados da política

5. O programa de viagens gera dados estratégicos para tomada de decisão

Quando centralizado em uma plataforma adequada, o programa de viagens se transforma em uma fonte rica de dados estratégicos. Essas informações permitem análises que vão muito além do custo unitário de passagens ou diárias.

Entre os principais insights gerados estão: comportamento de compra dos viajantes, antecedência média de reservas, taxa de conformidade com a política e principais rotas, fornecedores e categorias de gasto, além de oportunidades de otimização e renegociação.

Esses dados fortalecem o papel do gestor de viagens como parceiro estratégico da liderança, apoiando decisões mais embasadas e alinhadas aos objetivos do negócio.

Quais são os principais benefícios de uma gestão de viagens corporativas eficiente?

Uma gestão de viagens corporativas bem estruturada gera impactos que vão muito além da redução pontual de custos.

Quando o programa é tratado de forma estratégica, com processos claros, tecnologia adequada e uso inteligente de dados, os benefícios se espalham por toda a organização, do financeiro ao RH, da liderança ao colaborador viajante.

Confira 6 benefícios de uma gestão de viagens corporativas eficiente:

1. Controle e previsibilidade sobre os gastos

Um dos ganhos mais imediatos da gestão estruturada é a previsibilidade financeira. Em vez de lidar com despesas fragmentadas, lançadas tardiamente ou sem critério, a empresa passa a ter uma visão clara e consolidada dos gastos com viagens.

Isso permite ao gestor:

• Acompanhar despesas em tempo real, por área, centro de custo ou projeto

• Comparar gastos entre períodos e identificar variações relevantes

• Antecipar desvios orçamentários antes que eles se tornem um problema

• Apoiar o planejamento financeiro com dados históricos confiáveis

Esse nível de controle é essencial em um cenário de crescimento do volume de viagens e de maior cobrança por eficiência orçamentária.

2. Maior adesão à política de viagens corporativas

A gestão de viagens corporativas também é fundamental para aumentar a adesão à política de viagens. Quando as regras estão integradas aos sistemas de solicitação e reserva, o cumprimento da política deixa de depender exclusivamente de fiscalização manual.

Nesse cenário, há uma redução significativa de exceções e solicitações fora do padrão, já que as regras passam a ser aplicadas automaticamente no momento da reserva. Isso garante mais consistência nas decisões e evita desvios antes mesmo que eles aconteçam.

Outro impacto importante é a diminuição do retrabalho por parte do gestor, que deixa de atuar de forma corretiva e passa a ter um papel mais estratégico. Além disso, o processo se torna mais transparente tanto para os viajantes quanto para os aprovadores, que entendem claramente os critérios adotados.

Com isso, a política de viagens deixa de ser vista como um documento burocrático e passa a funcionar como um instrumento prático de orientação e governança.

3. Redução de riscos e fortalecimento do duty of care

Outro benefício central da gestão de viagens corporativas é o fortalecimento do duty of care, ou seja, da responsabilidade da empresa sobre a segurança e o bem-estar do colaborador durante todo o período da viagem.

Uma gestão estruturada permite que a empresa saiba exatamente quem está viajando, para onde e em qual período, garantindo maior visibilidade sobre os deslocamentos e as hospedagens. Esse acompanhamento pode ocorrer em tempo real, o que amplia a capacidade de monitoramento e resposta.

Com essas informações centralizadas, torna-se possível agir de forma rápida e coordenada em situações de emergência ou imprevistos, reduzindo riscos e impactos ao colaborador e à operação.

Além disso, a manutenção de um histórico completo de viagens contribui para processos de auditoria, compliance e tomada de decisão estratégica.

Esse nível de controle é especialmente relevante em contextos de instabilidade, mudanças climáticas, eventos críticos ou crises locais, nos quais a visibilidade da jornada do viajante se torna indispensável.

Leia mais: Como adaptar a gestão de viagens corporativas diante de crises e incertezas

4. Ganho de produtividade

Sem uma gestão adequada, as viagens corporativas consomem um tempo significativo de áreas como financeiro, compras, RH e do próprio gestor de viagens. Processos manuais, planilhas paralelas e controles descentralizados geram retrabalho constante.

Com uma gestão estruturada, a empresa consegue:

• Automatizar solicitações, aprovações e reservas

• Centralizar informações em uma única plataforma

• Reduzir o volume de e-mails e ajustes manuais

• Liberar o gestor para atuar de forma mais estratégica

5. Melhoria da experiência do viajante corporativo

Uma boa gestão de viagens contribui para jornadas mais simples e intuitivas, com recursos de autosserviço que facilitam o planejamento e a execução da viagem. Isso reduz a fricção nos processos de solicitação e aprovação, tornando o fluxo mais ágil e previsível.

Além disso, o viajante passa a ter mais autonomia para tomar decisões, sempre dentro das regras definidas pela empresa, o que aumenta o engajamento e a sensação de confiança.

O suporte adequado antes, durante e após a viagem completa a experiência, garantindo mais segurança, conforto e produtividade ao colaborador.

6. Escalabilidade e sustentabilidade do programa de viagens

Por fim, uma gestão estruturada garante que o programa de viagens corporativas consiga escalar de forma sustentável, acompanhando o crescimento da empresa sem perder controle, eficiência ou qualidade.

Com processos bem definidos, tecnologia adequada e indicadores claros, o programa passa a ter capacidade de absorver o aumento no volume de viagens, a expansão para novas unidades ou regiões e as mudanças no perfil dos viajantes.

Esse preparo também facilita a adaptação a novas exigências de compliance e governança, sem comprometer a operação.

Esse conjunto de fatores se torna um diferencial relevante para empresas em crescimento ou que estejam passando por processos de transformação organizacional.

Qual é o papel do gestor de viagens corporativas?

O gestor de viagens corporativas, ou travel manager, é o elo entre diferentes áreas da empresa, responsável por equilibrar controle de custos, compliance, segurança e experiência do colaborador, ao mesmo tempo em que apoia os objetivos estratégicos da organização.

Se antes a função do gestor de viagens estava concentrada em tarefas operacionais, como cotações, reservas e resolução de problemas pontuais, hoje ela exige uma atuação muito mais estratégica, analítica e integrada ao negócio.

Na prática, o papel do gestor de viagens corporativas engloba:

1. Definição da estratégia do programa de viagens: responsável por alinhar o programa de viagens aos objetivos do negócio, traduzindo a estratégia da empresa em regras, processos e indicadores claros. Atua como interlocutor entre liderança, áreas internas e fornecedores, além de demonstrar o valor do programa por meio de dados e resultados.

2. Gestão e aplicação da política de viagens corporativas: atua como guardião da política de viagens, garantindo que as regras estejam atualizadas, bem comunicadas e integradas às ferramentas de reserva. Equilibra controle de custos e flexibilidade operacional, reduzindo exceções, conflitos e retrabalho.

3. Controle de custos e previsibilidade financeira: monitora gastos por área, centro de custo ou projeto, identifica desvios e padrões de consumo e apoia o planejamento orçamentário. Trabalha em conjunto com compras e financeiro na negociação com fornecedores, fortalecendo a tomada de decisão estratégica.

4. Facilitação da experiência do viajante corporativo: simplifica a jornada de solicitação, aprovação e reserva, garante canais de suporte adequados e reduz atritos antes, durante e após a viagem. Coleta feedback dos viajantes para promover melhorias contínuas e aumentar a adesão ao programa.

5. Compliance, governança e duty of care: garante visibilidade e controle sobre as viagens realizadas, mantendo registros completos, rastreabilidade e auditabilidade dos dados. Atua de forma preventiva na gestão de riscos e apoia a empresa em auditorias internas e externas.

6. Transformação digital da gestão de viagens: impulsiona a adoção de tecnologias e automação de processos, promove o uso de dados e dashboards para tomada de decisão e acompanha tendências como inteligência artificial e analytics avançado, contribuindo para a maturidade do programa.

Leia mais: A importância da capacitação contínua de gestores de viagens corporativas

Quais são os principais desafios do gestor de viagens corporativas?

Tomar decisões acertadas é essencial para garantir eficiência na gestão de viagens corporativas. No entanto, nem sempre isso é simples. Os profissionais responsáveis por gerir as viagens enfrentam desafios como:

• Gerenciar todo o processo de viagem: a gestão vai do planejamento ao pós-viagem. É fundamental contar com uma solução que integre as informações de cada etapa, permitindo decisões mais assertivas.

• Garantir reembolso de despesas: profissionais que viajam a trabalho precisam ter seus gastos ressarcidos, mas a ausência de sistemas de acompanhamento e de políticas financeiras claras pode dificultar esse processo.

• Acesso rápido a relatórios e dados de terceiros: é essencial gerar e consultar informações relevantes de forma ágil, aprendendo com experiências passadas para aprimorar viagens futuras.

• Reduzir burocracia e agilizar decisões: a burocracia e a lentidão na tomada de decisões podem desperdiçar recursos. Ferramentas inteligentes focadas na gestão de viagens ajudam a otimizar esses processos.

Leia mais: Clareza sobre o papel do gestor e do programa de viagens: de área operacional a pilar estratégico

Como fazer a gestão de viagens corporativas? Dicas e boas práticas

Estruturar uma gestão de viagens corporativas eficiente exige mais do que boa intenção ou controle manual de custos. Em um cenário de aumento do volume de viagens, expectativas mais altas dos colaboradores e avanço acelerado da tecnologia, as empresas precisam adotar uma abordagem integrada, digital e orientada por dados.

A seguir, você verá recomendações essenciais para uma gestão de viagens corporativas alinhada às necessidades atuais dos gestores e às tendências do mercado:

1. Estruturar uma política de viagens clara, aplicável e flexível

A política de viagens corporativas é a base de todo o programa. Sem regras claras, a gestão se torna reativa, sujeita a exceções constantes e difícil de escalar. Uma política eficiente deve:

• Definir critérios objetivos para passagens, hospedagem, transporte e despesas

• Estabelecer limites por perfil de colaborador, cargo ou área

• Prever exceções de forma estruturada, evitando decisões arbitrárias

• Estar alinhada à realidade operacional da empresa

Mais importante do que existir, a política precisa ser aplicável no dia a dia. Quando as regras são excessivamente rígidas ou desconectadas da experiência do viajante, a tendência é o descumprimento, o que compromete controle, compliance e dados.

2. Integrar a política ao processo de reserva

Um dos maiores erros na gestão de viagens corporativas é manter a política apenas como um documento estático. A gestão moderna exige que as regras estejam embutidas no processo de solicitação e reserva.

Na prática, isso significa aplicar automaticamente as regras no momento da compra e sinalizar desvios de política em tempo real, reduzindo a dependência de conferências manuais. Além de reduzir inconformidades, essa prática dá mais autonomia ao viajante sem perder o controle.

Esse ponto se torna ainda mais relevante quando observamos o comportamento dos viajantes. De acordo com o relatório The State of Corporate Travel and Expense 2026, da Skift, 80% dos viajantes afirmam que às vezes fazem reservas fora da plataforma oficial da empresa, citando motivos como conveniência, percepção de melhores opções ou experiências negativas de usabilidade.

Isso reforça que conformidade não se impõe apenas com regras: ela depende de processos simples e tecnologia adequada.

Leia mais: Compliance by design: políticas corporativas embutidas no processo de booking

3. Centralizar viagens, mobilidade e despesas em uma única plataforma

A fragmentação de sistemas é um dos principais inimigos da eficiência. Quando reservas, despesas, pagamentos e relatórios estão espalhados por diferentes ferramentas, o gestor perde visibilidade, tempo e confiabilidade nos dados.

Uma gestão eficiente pressupõe centralização, permitindo:

• Visão consolidada de toda a jornada do viajante

• Integração entre reservas e despesas

• Redução de controles paralelos e planilhas

• Relatórios mais rápidos e confiáveis

Plataformas que conectam viagens, mobilidade e despesas em um único ambiente, como a VOLL, reduzem atritos operacionais e fortalecem a governança do programa.

4. Automatizar processos para reduzir retrabalho e erros

A automação é um dos pilares mais relevantes da gestão moderna de viagens corporativas. Processos manuais consomem tempo, geram erros e dificultam a escalabilidade do programa.

Alguns processos que devem ser automatizados são solicitação e aprovação de viagens, aplicação da política no momento da reserva, registro e auditoria de despesas, e consolidação de dados e geração de relatórios.

A automação libera o gestor de tarefas operacionais e permite que ele atue de forma mais estratégica, focando análise, otimização e relacionamento com stakeholders internos.

5. Usar inteligência artificial para decisões mais inteligentes

A inteligência artificial deixou de ser tendência futura e já faz parte da realidade da gestão de viagens corporativas. Seu uso vem crescendo rapidamente, tanto do lado das empresas quanto dos próprios viajantes.

Segundo a Skift, 76% dos viajantes afirmam confiar em IA para tarefas simples relacionadas a viagens e despesas, um salto significativo em relação aos 59% registrados em 2023. Isso demonstra uma mudança clara de mentalidade e maior abertura para soluções inteligentes.

Do ponto de vista da gestão, dados da Global Business Travel Association (GBTA) mostram que, para iniciativas de IA em 2026, os profissionais do setor apontam como principais áreas de interesse:

• Otimização de preços (65%)

• Análises preditivas (64%)

Além disso, os compradores destacam que o impacto atual da IA está concentrado na melhoria da análise de dados e comunicação de insights (45%) e na automação de relatórios e análises (42%).

Na prática, a IA pode ser usada, por exemplo, para sugestões automáticas das melhores tarifas disponíveis, identificação de padrões de comportamento de compra, antecipação de desvios e oportunidades de economia, e interpretação de dados mais inteligente e acionável.

Leia mais: IA em viagens corporativas: automações úteis e riscos comuns

A VOLL possui o VOLL Smart Hub: o primeiro marketplace de agentes de IA para viagens e despesas corporativas. São diversos agentes que trabalham 24 horas a favor do gestor de viagens com foco total em reduzir custos para sua empresa.

Como escolher uma agência e tecnologia para a gestão de viagens corporativas?

A eficiência da gestão de viagens corporativas depende diretamente da escolha da agência e da tecnologia que sustentam o programa. Mesmo políticas bem definidas e gestores experientes encontram limites quando operam com soluções pouco integradas, processos manuais ou plataformas que não acompanham a complexidade do negócio.

Por isso, essa escolha deve ser encarada como uma decisão estratégica, alinhada aos objetivos da empresa e ao nível de maturidade do programa de viagens.

Uma agência preparada para o cenário atual combina plataforma tecnológica centralizada e robusta, atendimento consultivo, conhecimento profundo do mercado corporativo e capacidade de evoluir o programa junto com o cliente.

Então, antes de contratar uma agência, avalie os seguintes critérios-chave:

• Experiência comprovada em viagens corporativas: a agência deve conhecer as particularidades do mercado corporativo, incluindo política de viagens, compliance, auditoria e negociação com fornecedores.

• Atendimento especializado e consultivo: mais do que resolver problemas pontuais, a agência precisa atuar como parceira estratégica, apoiando o gestor na otimização contínua do programa.

• Capacidade de escalar junto com a empresa: o volume de viagens tende a crescer. A agência deve estar preparada para acompanhar esse crescimento sem perda de qualidade ou controle.

• Transparência e governança: relatórios claros, rastreabilidade das informações e histórico completo das viagens são indispensáveis para auditorias e tomada de decisão.

Qual é o papel da tecnologia na eficiência da gestão de viagens?

A tecnologia é o principal habilitador da gestão de viagens corporativas moderna. Sem ela, é praticamente impossível garantir controle, previsibilidade, compliance e boa experiência ao mesmo tempo.

Uma plataforma adequada deve permitir:

• Centralização de todas as etapas da viagem, da solicitação ao pagamento

• Aplicação automática da política de viagens no momento da reserva

• Dashboards e relatórios em tempo real, com dados acionáveis

• Integração com sistemas financeiros e ERPs, reduzindo retrabalho

• Experiência intuitiva e mobile-first, estimulando adesão dos viajantes

Além disso, o uso de inteligência artificial e automação se torna cada vez mais relevante para apoiar decisões, otimizar custos e simplificar a rotina do gestor.

Checklist de tecnologia

Nem toda plataforma serve para toda empresa. Por isso, é importante avaliar se a tecnologia escolhida está alinhada às necessidades reais do programa de viagens.

Algumas perguntas que ajudam nessa avaliação incluem:

• A plataforma permite personalizar políticas por perfil, cargo ou área?

• Os fluxos de aprovação são flexíveis e configuráveis?

• É possível acompanhar gastos e indicadores em tempo real?

• A experiência do viajante é simples e intuitiva?

• O gestor consegue extrair relatórios sem depender de processos manuais?

Responder a essas perguntas ajuda a evitar soluções engessadas, que acabam gerando mais exceções do que controle.

Conheça a VOLL: a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina

Muitas empresas hoje buscam soluções que conectam gestão, experiência e dados em um único ecossistema.

Nesse cenário, a VOLL se posiciona como parceira estratégica oferecendo tecnologia própria que simplifica e digitaliza os processos de viagens, mobilidade e despesas corporativas em uma plataforma end-to-end, com:

• Solicitação, aprovação e reserva de viagens em um único app

• Cobertura global: táxis, apps de mobilidade, locação de veículos, companhias aéreas e hotéis

• Políticas personalizadas por perfil, cargo ou grupo de colaboradores

• Aplicação automática das regras e sinalização de desvios

• Dashboards e relatórios dinâmicos com inteligência artificial

• Integração entre viagens, mobilidade e despesas corporativas

• Gestão automatizada de bilhetes não voados e pagamentos via cartões corporativos, reembolso ou Pix

• Agentes de IA para experiência de compra e redução de custos

• Atendimento especializado e suporte 24/7 para gestores e viajantes

Essa combinação garante controle, previsibilidade e dados estratégicos, ao mesmo tempo em que oferece uma experiência fluida e moderna para o colaborador.

A VOLL atende às principais empresas do mercado, viabilizando impactos transformadores na gestão:

• IGA (Itaú Gestão de Ativos): a parceria com a VOLL trouxe economia de mais de R$ 157 milhões em passagens e reservas de hotéis em 2024, além de alta adesão à plataforma (98% dos colaboradores) e 100% de conformidade em auditorias internas. O NPS atingiu 83/100, refletindo excelência no atendimento e experiência do usuário.

• Andrade Gutierrez: com mais de 10 anos de parceria com a VOLL, a empresa aumentou a adesão à política de viagens de 60% para 80%, fortalecendo governança, eficiência e economia.

• Vitru Educação: com a VOLL, reduziu custos, ganhou autonomia e acelerou aprovações (99% em menos de 24h). O NPS subiu de 67 para 80 em um ano, refletindo uma experiência mais eficiente e digital.

• McDonald’s (Arcos Dourados): alcançou NPS de 73 e economizou mais de R$ 2,9 milhões em passagens aéreas, com tecnologia e atendimento especializado da VOLL.

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FAQ – Perguntas frequentes sobre gestão de viagens corporativas

O que são viagens corporativas?

Viagens corporativas são todos os deslocamentos realizados por colaboradores a serviço da empresa, com objetivos profissionais. Elas incluem viagens para reuniões com clientes, treinamentos, eventos, visitas a fornecedores, projetos em outras unidades, entre outros compromissos relacionados ao negócio.

Diferentemente de viagens de lazer, as viagens corporativas envolvem orçamento empresarial, regras internas, prestação de contas, responsabilidade legal e dever de cuidado com o colaborador, o que torna sua gestão mais complexa e estratégica.

Qual é o papel do gestor de viagens em uma empresa?

O gestor de viagens corporativas é o profissional responsável por planejar, estruturar, acompanhar e otimizar o programa de viagens da empresa. Seu papel vai muito além da operação e envolve decisões estratégicas.

Entre suas principais responsabilidades estão:

• Definir e revisar a política de viagens corporativas

• Garantir controle de custos e previsibilidade orçamentária

• Assegurar compliance, governança e duty of care

• Melhorar continuamente a experiência do viajante

• Usar dados e indicadores para apoiar decisões da liderança

O que é o programa de viagens corporativas?

O programa de viagens corporativas é o conjunto estruturado de políticas, processos, tecnologias e fornecedores que orientam como as viagens a trabalho devem acontecer dentro da empresa.

Ele funciona como um instrumento de governança e estratégia, garantindo que as viagens apoiem os objetivos do negócio de forma eficiente e segura.

Um programa bem estruturado define:

• Regras claras para reservas e despesas

• Fluxos de solicitação e aprovação

• Ferramentas oficiais para compra e gestão

• Indicadores de desempenho e controle

Quais são os principais desafios da área de viagens corporativas?

Entre os desafios mais comuns enfrentados pelos gestores de viagens corporativas estão:

• Falta de visibilidade consolidada sobre gastos e viagens

• Baixa adesão à política de viagens

• Processos manuais e fragmentados

• Dificuldade de equilibrar controle e experiência do viajante

• Pouco uso de dados para tomada de decisão

• Gestão de riscos e duty of care em cenários complexos

Esses desafios tendem a se intensificar conforme o volume de viagens cresce, reforçando a importância de processos estruturados e tecnologia adequada.

O que é a política de viagens corporativas?

A política de viagens corporativas é o documento que estabelece as regras, limites e diretrizes para a realização de viagens a trabalho dentro da empresa.

Ela costuma definir quem pode viajar e em quais situações, limites de gastos com passagens, hospedagem e transporte, fornecedores preferenciais e critérios de aprovação e exceções.

Para ser eficaz, a política precisa ser clara, atualizada e integrada aos sistemas de reserva, evitando interpretações ambíguas e retrabalho operacional.

Qual é o papel de uma agência de viagens corporativas?

A agência de viagens corporativas atua como parceira estratégica da empresa, oferecendo suporte especializado, tecnologia e conhecimento de mercado para viabilizar a gestão de viagens. Seu papel inclui:

• Operacionalizar reservas dentro das regras da empresa

• Oferecer atendimento especializado e suporte ao viajante

• Apoiar negociações com fornecedores

• Disponibilizar tecnologia para controle, dados e relatórios

• Contribuir para a evolução e maturidade do programa de viagens

Quando integrada a uma plataforma tecnológica robusta, a agência se torna um elemento-chave para garantir eficiência, governança e boa experiência.