Clareza sobre o papel do gestor e do programa de viagens: de área operacional a pilar estratégico

Apesar de movimentar orçamentos relevantes, impactar diretamente a produtividade dos colaboradores e envolver riscos financeiros e de compliance, a área da gestão de viagens ainda é percebida como um apoio operacional, acionado apenas quando algo dá errado ou quando uma viagem precisa ser viabilizada com urgência.

Há uma contradição aqui: como uma área que movimenta milhões de reais e impacta diretamente a produtividade e a segurança dos colaboradores pode ter tão pouco reconhecimento estratégico?

Esse cenário nasce da falta de clareza sobre o papel do programa de viagens corporativas e, principalmente, sobre a atuação do gestor de viagens. Quando esses papéis não estão bem definidos, a área tende a ser absorvida pela execução, perdendo força estratégica e relevância junto à liderança.

Se você quer deixar de ser visto como um "resolvedor de problemas" e passar a ser um parceiro estratégico do negócio, este artigo é para você. Siga a leitura!

A evolução da gestão de viagens corporativas nas empresas

Historicamente, as viagens corporativas surgiram como uma necessidade administrativa. O foco estava em viabilizar deslocamentos: comprar passagens, reservar hotéis e garantir que o colaborador chegasse ao destino. A gestão, quando existia, limitava-se a regras básicas e controles manuais.

Com o crescimento das empresas, a expansão geográfica e o aumento da mobilidade dos times, os custos de viagens passaram a representar uma parcela significativa das despesas. Ainda assim, o papel estratégico da área demorou a ser reconhecido.

Hoje, em muitas organizações, viagens corporativas costumam estar entre as categorias de maiores custos. Mesmo assim, o gestor de viagens continua sendo visto, em muitos casos, como um executor, e não como um tomador de decisão.

Além do custo direto, as viagens corporativas impactam:

• Produtividade dos colaboradores

• Segurança e bem-estar dos viajantes

• Cumprimento de políticas internas

• Riscos trabalhistas e jurídicos

• Indicadores financeiros e previsibilidade orçamentária

• Estratégias de crescimento e expansão

O que é, de fato, o programa de viagens corporativas?

Um programa de viagens não se resume a um contrato com uma agência ou a uma ferramenta de reserva. Ele é um ecossistema vivo composto por políticas, processos, tecnologia, dados e governança.

Diferente de uma simples transação de reserva, o programa de viagens atua como um instrumento de decisão estratégica que impacta quatro pilares fundamentais:

• Estratégia financeira: visibilidade total de gastos e previsibilidade de budget (forecast).

• Compliance e governança: redução de riscos jurídicos, fiscais e trabalhistas.

• Experiência do colaborador: retenção de talentos através de uma mobilidade eficiente e segura.

• Sustentabilidade (ESG): monitoramento da pegada de carbono e escolhas conscientes de transporte.

O programa de viagens é guiado pela política de viagens. Esse documento define todas as diretrizes relacionadas ao programa, como quem pode viajar, em quais condições, com quais fornecedores, dentro de quais limites de custo e quais exceções são permitidas.

Mais do que um conjunto de regras, a política reflete as prioridades da empresa e orienta o comportamento dos viajantes.

O papel do gestor de viagens corporativas: uma função estratégica

A figura do gestor de viagens é central para o sucesso do programa, mas seu papel ainda é frequentemente mal interpretado.

Emitir passagens ou reservar hotéis manualmente, atuar como um SAC interno para resolver dúvidas que deveriam estar na política e apagar incêndios operacionais de última hora NÃO fazem parte do seu papel, e drenam seu tempo.

Mas, em muitas empresas, a falta de tecnologia, processos maduros ou parceiros especializados faz com que o gestor de viagens assuma essas tarefas operacionais. 

Isso cria um ciclo perigoso: menos tempo para análise e planejamento 🠒 mais atuação reativa 🠒 menor visibilidade estratégica 🠒 reforço da percepção operacional da área.

No cenário ideal, o verdadeiro papel do gestor de viagens é:

• Planejar a estratégia de mobilidade da empresa;

• Definir regras alinhadas aos objetivos do negócio;

• Analisar dados e propor melhorias, garantindo que as diretrizes acompanhem a realidade do mercado e da empresa;

• Atuar preventivamente na gestão de riscos;

• Transformar números em insights que gerem economia e eficiência;

• Gerir o relacionamento com fornecedores para obter o melhor custo-benefício;

• Equilibrar custo, experiência e compliance.

Esse profissional precisa ter visão analítica, capacidade de negociação e habilidade de comunicação com diferentes níveis da organização.

Leia mais: A importância da capacitação contínua de gestores de viagens corporativas

Gestão, execução e controle: separando responsabilidades para ganhar eficiência

A confusão entre esses três pilares é o que mais enfraquece a autoridade de um gestor. Se você centraliza tudo, acaba sobrecarregado e incapaz de pensar estrategicamente. 

Gestão: onde as decisões são tomadas

A gestão envolve:

• Planejamento estratégico;

• Definição de indicadores;

• Revisão de políticas;

• Avaliação de fornecedores;

• Tomada de decisão baseada em dados.

Sem esse nível, o programa se torna reativo.

Execução: onde a viagem acontece

A execução inclui:

• Emissão de passagens;

• Reservas de hotéis e transportes;

• Atendimento ao viajante;

• Operação das ferramentas.

Esse nível deve ser automatizado e suportado por parceiros especializados. Então, é aqui que entram as TMCs, agências e plataformas. A tecnologia deve trabalhar para você, não o contrário.

Controle: onde o programa é sustentado

O controle garante:

• Aderência à política;

• Identificação de desvios;

• Monitoramento de gastos;

• Relatórios gerenciais.

Ferramentas e parceiros com atuação 360º apoiam e automatizam essa frente, gerando relatórios e insights em tempo real.

Viagens corporativas como área transversal

As viagens corporativas se relacionam com quase todos os departamentos. Para ganhar relevância, o gestor precisa criar relacionamento e falar a língua de seus pares:

• Financeiro: a gestão de viagens impacta orçamento, forecast de despesas, controle de gastos, análises de custo e ROI. Fale sobre savings, otimização de fluxo de caixa e aderência ao orçamento.

• Recursos Humanos: viagens influenciam experiência do colaborador, bem-estar, segurança, e mobilidade interna. Aborde duty of care e retenção de talentos.

• Compras: compras e viagens precisam caminhar juntas em negociações, contratos, estratégias de saving e consolidação de volumes. Foque em SLAs, contratos estratégicos e gestão de fornecedores.

• Compliance e ESG: viagens corporativas também estão diretamente ligadas a cumprimento de normas internas, riscos trabalhistas, sustentabilidade e responsabilidade corporativa. Fale sobre conformidade, redução de impacto ambiental e gestão de riscos.

Leia mais: Playbook de relacionamento com stakeholders para um programa de viagens de sucesso

Relacionamento com a diretoria: como mudar a percepção sobre a área

Para conquistar espaço estratégico, o gestor de viagens precisa mudar a forma como se comunica com a liderança. 

Em vez de levar apenas problemas, o gestor deve apresentar cenários e soluções que conectem as viagens aos objetivos globais do negócio, como diagnósticos baseados em dados, cenários comparativos, impactos financeiros e operacionais e recomendações.

Alguns indicadores podem ter maior relevância, como:

• Custo médio por viagem;

• Taxa de aderência à política;

• Percentual de exceções;

• Economia gerada por negociação;

• Satisfação do viajante.

Leia mais: Como provar o valor das viagens corporativas e demonstrar resultados à diretoria

Como o gestor de viagens pode ganhar espaço estratégico?

O fortalecimento da área passa por atitudes práticas e consistentes. Mude a sua postura e a sua comunicação e siga as dicas a seguir:

• Troque a linguagem operacional pela de negócio: em vez de dizer "emitimos R$ 500 mil em passagens", diga: "Reduzimos em 12% o custo médio por viagem através da otimização da antecedência de compra, sem impactar o nível de serviço".

• Domine os dados: use dashboards em tempo real e identifique tendências de comportamento antes que elas virem um problema financeiro. Dados, quando bem apresentados, mostram evolução do programa, resultados alcançados, riscos evitados e oportunidades futuras.

• Seja protagonista: não espere ser cobrado por mudanças. Faça benchmarking, proponha novas tecnologias e revise a política de viagens anualmente.

• Escolha os parceiros certos: se você gasta boa parte do seu dia falando com a agência para resolver problemas de reserva, você tem o parceiro errado. O parceiro ideal escala sua operação para que você foque na estratégia. Isso também vale internamente: parcerias com financeiro, compras e RH aumentam a relevância da área e fortalecem sua atuação estratégica.

Evolua seu programa de viagens com a VOLL

Para que o gestor atue de forma verdadeiramente estratégica, é essencial contar com parceiros que sustentem a operação e forneçam dados confiáveis. No fim das contas, a tecnologia é o meio que viabiliza o objetivo final: a estratégia. 

É exatamente nesse ponto que a VOLL atua, funcionando como o braço tecnológico que libera o gestor da carga operacional.

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e, por meio de tecnologia própria e exclusiva, centraliza a gestão de viagens e automatiza processos operacionais, garantindo total visibilidade, controle e acesso a dados acionáveis.

Ao centralizar informações, automatizar a execução e oferecer visibilidade em tempo real, a VOLL permite que você:

• Elimine tarefas manuais de conferência e reservas;

• Utilize dados confiáveis para negociar melhor com fornecedores;

• Garanta o compliance de forma automatizada, sem a necessidade de “policiar” cada viajante.

Com uma operação fluida e inteligente, você passa a ter tempo e ferramentas para posicionar a gestão de viagens como uma área estratégica e essencial para o sucesso da empresa.

Na prática, ao unir tecnologia, expertise de mercado e atendimento consultivo, a VOLL promove a profissionalização da gestão, eleva a maturidade do programa de viagens, fortalece a tomada de decisões estratégicas e assegura o alinhamento com os objetivos do negócio.

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