Como ajustar a política de viagens em momentos de cortes de custos?

Momentos de pressão por redução de custos são recorrentes nas empresas e costumam colocar a política de viagens no centro das discussões financeiras. Diante da necessidade de cortar gastos rapidamente, é comum que os ajustes ocorram de forma linear, como limites mais rígidos, bloqueios genéricos e regras padronizadas para todos os perfis de viagem. 

A política de viagens, no entanto, não funciona apenas como um instrumento de controle orçamentário: ela organiza fluxos, orienta decisões de compra, sustenta negociações com fornecedores e dá previsibilidade à gestão de viagens corporativas. Quando alterações são feitas sem considerar o desenho operacional do programa, o resultado costuma ser aumento de exceções, retrabalho administrativo e perda de visibilidade sobre o custo real das viagens.

O desafio do gestor, portanto, não está apenas em reduzir despesas, mas em ajustar regras com critério, preservando a lógica do programa e evitando a criação de custos ocultos que anulam parte da economia esperada.

Onde é possível ajustar custos sem afetar a operação do programa

Os ajustes mais eficazes costumam estar ligados a ineficiências recorrentes, não à retirada de benefícios essenciais. 

Alguns pontos oferecem margem real de economia, como:

• Antecedência de compra: emissões feitas com pouca antecedência podem custar entre 20% e 40% mais do que compras planejadas. Regras claras de antecedência reduzem custo médio sem afetar a experiência do viajante.

• Padronização de categorias de hotel: excesso de opções dentro de uma mesma cidade dilui a negociação e aumenta a dispersão de gastos. Definir faixas de preço ou categorias por perfil traz previsibilidade sem perda de conforto.

• Critérios para escolha de voos: políticas que orientam decisões considerando o custo total da viagem (horário, conexões, pernoite evitado) ajudam a equilibrar economia e produtividade.

• Despesas acessórias: taxas de bagagem, remarcações e serviços adicionais representam uma parcela relevante do gasto e frequentemente ficam fora da política. Torná-las explícitas reduz custos ocultos.

• Modelo de pagamento: alta dependência de reembolsos manuais aumenta risco de inconsistências e retrabalho. Centralizar pagamentos reduz o atrito operacional e melhora o controle financeiro.

• Exceções recorrentes: quando exceções se repetem, o problema está na regra. Ajustar a política nesses pontos evita desvios constantes e decisões improvisadas.

Ajustar esses pontos é recomendado para reduzir custos sem comprometer a operação, uma vez que estão relacionados a como a viagem é decidida e paga, e não sobre a necessidade de viajar.

Onde não é recomendado cortar custos

Em momentos de pressão orçamentária, alguns cortes parecem uma escolha fácil, mas tendem a fragilizar o programa de viagens corporativas e gerar custos indiretos no médio prazo. 

Entre os principais pontos de atenção estão:

• Suporte ao viajante: reduzir canais, SLA ou cobertura de atendimento aumenta riscos em imprevistos, eleva reclamações e gera decisões mais caras tomadas fora do fluxo.

• Ferramentas e tecnologia do programa: voltar a processos manuais normalmente resulta em perda de visibilidade, retrabalho e menor controle do gasto total.

• Flexibilidade mínima para perfis críticos: eliminar margens de ajuste para liderança, times comerciais ou operações sensíveis tende a gerar exceções informais que enfraquecem a política.

• Dados e relatórios: cortar investimentos em consolidação e análise de dados limita a capacidade do gestor de justificar decisões e negociar com fornecedores.

• Integração entre viagens e gestão de despesas corporativas: separar esses fluxos aumenta inconsistências, dificulta conciliação e mascara custos ocultos.

• Comunicação e orientação ao viajante: reduzir esforços de comunicação faz com que regras sejam mal interpretadas, aumentando o descumprimento da política.

Esses cortes têm um efeito comum: não reduzem a demanda por viagens, apenas transferem o problema para a operação, para o viajante ou para o financeiro, geralmente de forma menos previsível e mais cara.

Como conduzir a comunicação com a alta liderança

A forma como o gestor de viagens se posiciona diante da alta liderança é decisiva para evitar decisões simplistas que desorganizam o programa. É preciso lembrar que a política de viagens costuma ser vista apenas como uma alavanca de redução rápida, quando, na prática, ela é parte da engrenagem operacional da empresa.

Alguns pontos ajudam a estruturar essa conversa de forma mais técnica e produtiva:

• Traduzir o impacto operacional em linguagem financeira: em vez de discutir regras isoladas, é mais eficaz mostrar como determinados cortes aumentam exceções, retrabalho e custos indiretos, reduzindo a economia esperada.

• Apresentar dados históricos do programa: comparativos de custo médio por viagem, antecedência de compra, volume de reembolsos e taxa de exceções ajudam a demonstrar onde há ineficiência real.

• Diferenciar economia pontual de efeito estrutural: cortes lineares tendem a gerar economia imediata, mas costumam elevar o custo total da viagem ao longo do tempo. Essa distinção precisa ficar clara para o board.

• Propor ajustes testáveis: apresentar mudanças com período de avaliação e métricas definidas reduz resistência e evita decisões irreversíveis.

• Conectar política à experiência e ao risco: além do custo, a liderança precisa entender os impactos em produtividade, segurança do colaborador e exposição a riscos operacionais.

Quando a comunicação se apoia em dados e efeitos concretos, a política deixa de ser percebida como um conjunto de privilégios e passa a ser tratada como instrumento de controle e eficiência.

Como monitorar o impacto dos ajustes na política de viagens

Para que a revisão da política se sustente, o gestor precisa monitorar seus impactos, afinal, sem métricas claras, até mesmo ajustes bem-intencionados podem gerar distorções que passam despercebidas até o fechamento do orçamento, quando o efeito já está consolidado.

Os indicadores que ajudam o gestor a avaliar se os cortes estão funcionando como esperado são:

• Custo médio por viagem: variações bruscas indicam decisões tardias, perda de negociação ou aumento de exceções.

• Antecedência de compra: queda nesse indicador costuma sinalizar regras pouco aplicáveis ou baixa adesão à política.

• Volume de exceções: crescimento contínuo mostra que o ajuste não dialoga com a realidade operacional.

• Participação de despesas fora do fluxo: aumento de reembolsos e gastos não centralizados revela custos ocultos.

• Tempo de processamento e retrabalho: políticas mais restritivas tendem a elevar o esforço administrativo se não forem bem calibradas.

• Feedback dos viajantes: aumento de dúvidas, reclamações ou desvios indica perda de clareza ou excesso de rigidez.

O objetivo é observar tendências após cada mudança: ajustes eficazes reduzem dispersão e aumentam previsibilidade; ajustes mal calibrados deslocam o custo para outras áreas da operação. 

Monitorar esse impacto permite corrigir rotas rapidamente e sustentar decisões diante da liderança, evitando que novos cortes sejam feitos sem base analítica. 

Leia também: Política de viagens corporativas: revisão contínua a partir de dados.

Como a VOLL apoia ajustes de política sem desmontar o programa

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e já ajuda os gestores das maiores empresas do país a tomarem decisões baseadas em dados, conectando política, operação e orçamento em uma única plataforma integrada.

Ao integrar viagens corporativas e gestão de despesas, a VOLL permite que o gestor visualize o impacto real de cada ajuste, antes e depois da mudança, acompanhando em tempo real indicadores como custo médio por viagem, volume de exceções, reembolsos e aderência à política. 

Esse modelo já é adotado por empresas com operações complexas e distribuídas, como a Arcos Dorados, maior operadora do McDonald’s na América Latina, que economizou mais de R$ 2,9 milhões em passagens aéreas e ainda saltou de um NPS de 30 para 70 em apenas 1 ano ao utilizar a VOLL para manter controle e previsibilidade mesmo em cenários de alto volume e pressão por eficiência. 

Confira aqui o depoimento completo da gestora de viagens da Arcos Dourados.

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