Política de viagens corporativas: revisão contínua a partir de dados

A política de viagens é o conjunto de diretrizes que guia decisões, otimiza custos e garante a segurança dos colaboradores nos deslocamentos a trabalho.

Ela deve ser um documento vivo, atualizado de maneira constante. Porém, muitos gestores ainda trabalham com políticas estáticas, revisadas apenas sob pressão ou após situações críticas.

O fato é que, se a sua política de viagens não acompanha as mudanças do mercado, ela está desatualizada e, com certeza, custando caro para a sua empresa.

Neste artigo, vamos falar sobre a revisão constante das políticas e sobre como os dados de pós-viagem podem ser o seu maior aliado na construção de diretrizes robustas e otimizadas, baseando-se em métricas reais, alinhadas às tendências globais. Confira!

Por que a falta de atualização da política é prejudicial?

Operar com uma política de viagens corporativas desatualizada pode trazer consequências negativas que impactam diretamente os resultados da empresa.

A inflação e as variações cambiais, por exemplo, são grandes inimigas da previsibilidade orçamentária. Uma política que não ajusta diárias, limites de gastos e categorias de voo de acordo com a realidade econômica de cada destino pode gerar despesas excessivas.

Por exemplo, um teto de despesas para alimentação definido há dois anos pode ser insuficiente em uma cidade com alta inflação, levando a furos orçamentários e reembolsos fora do previsto.

Além disso, o mundo dos negócios está em constante expansão, com o surgimento de novas rotas e destinos estratégicos. Uma política desatualizada pode não contemplar essas necessidades, o que exige muitas exceções, gera burocracia e, em algumas situações, limita a capacidade da empresa de explorar novas oportunidades.

O desalinhamento com a agenda ESG é outro possível impacto negativo. Uma política de viagens engessada ignora a crescente necessidade de viagens sustentáveis, deixando de priorizar fornecedores com certificações ambientais e práticas de redução de carbono, por exemplo.

Por fim, a segurança dos viajantes também pode ser prejudicada. Uma política desatualizada pode não incorporar as últimas diretrizes de segurança, especialmente em um cenário geopolítico em constante mudança. Isso inclui falta de clareza sobre áreas de risco, ausência de protocolos de emergência e gaps na cobertura de seguros.

Além da segurança física, o bem-estar dos viajantes é outro ponto importante. Em viagens de longa duração, políticas antigas podem não considerar o impacto das viagens frequentes na saúde mental e física, como a necessidade de períodos de descanso, escolha de assentos mais confortáveis ou acesso a academias e espaços de relaxamento nos destinos.

“As empresas devem permanecer atentas à evolução da dinâmica de preços influenciada pelas tendências globais. Os próximos anos exigirão uma abordagem estratégica que equilibre a gestão de custos com sustentabilidade, inovação e capacidade de resposta às mudanças do mercado.”

Suzanne Neufang, CEO da Global Business Travel Association

Aplicando a melhoria contínua em sua política de viagens

A chave para uma política de viagens que realmente funciona é a melhoria contínua. E, quando falamos em melhoria contínua, um método simples, mas muito eficaz, vem à mente: o Ciclo PDCA.

O ciclo PDCA (Planejar, Fazer, Checar, Agir) é uma ferramenta flexível que pode ser aplicada em qualquer processo, inclusive na revisão da política de viagens corporativas. Veja como fazer isso na prática:

1. Planejar

A fase de planejamento é essencial, definindo o que será medido e por quê. Comece identificando os objetivos principais da sua política de viagens ou da revisão, como redução de custos e melhoria na conformidade.

A partir disso, estabeleça as métricas e KPIs (Key Performance Indicators) que serão monitorados. Alguns exemplos são custo médio e total por viagem e por serviço, taxa de adesão à política, índices de satisfação etc.

Defina também a frequência da revisão. Para um ciclo dinâmico, uma revisão trimestral é ideal.

2. Fazer

Nesta etapa, são coletados dados para implementar as mudanças na política. 

Essa coleta deve ser o mais sistemática e automatizada possível para facilitar o processo e evitar erros manuais. Alguns dados internos que podem ser observados são registros de despesas, relatórios de viagem e feedbacks. 

Externamente, colete índices de preços de passagens, taxas de câmbio, dados de inflação, etc.

3. Checar

Esta é a fase em que os números brutos se transformam em insights. Após a primeira virada da política, você terá dados pós-viagem em mãos para analisar:

• Desvios orçamentários: onde os gastos superaram ou ficaram abaixo do previsto? A variação cambial teve impacto?

• Padrões de exceções: quais regras são mais quebradas e por quê?

• Performance dos fornecedores: os acordos com fornecedores preferenciais estão gerando as economias esperadas?

• Impacto das emissões: quais rotas contribuem mais para a pegada de carbono?

• Satisfação dos viajantes: quais aspectos da viagem geram insatisfação ou satisfação?

4. Agir

Com base nas análises, é hora de tomar decisões e implementar os ajustes necessários na política. Isso pode envolver:

• Ajuste de limites de gastos: atualizar diárias de alimentação e hospedagem, levando em conta a inflação e a variação cambial.

• Revisão de fornecedores: negociar novos acordos ou ajustar os existentes com base na performance e nas tendências de ESG.

• Inclusão de novas diretrizes: adicionar políticas para novos meios de transporte, destinos de risco ou práticas de sustentabilidade.

• Simplificação de processos: reduzir a burocracia para exceções comuns, se os dados mostrarem que a regra original não atende à realidade.

Junto com os ajustes, a comunicação eficaz é fundamental. Todos os colaboradores que viajam ou aprovam viagens devem ser informados das mudanças de forma clara e objetiva. Para isso, use múltiplos canais de comunicação e explique o porquê das mudanças, reforçando os benefícios para a empresa e para os viajantes.

Como o próprio nome diz, esse processo é cíclico e deve se repetir continuamente. Siga a periodicidade definida no processo de planejamento, preferencialmente trimestral.

Ferramentas e bases para utilizar na atualização de políticas

Para que o ciclo PDCA seja eficiente, você precisa de ferramentas robustas e bases de informações confiáveis, atualizadas e que automatizem a coleta e análise de dados. Alguns exemplos são:

• Dashboards internos: os dashboards devem apresentar, de forma visual e intuitiva, as métricas mais importantes da sua política de viagens, como gastos por categoria, índice de conformidade, economia por acordo com fornecedores, variação de custo por tipo de despesa etc.

• Benchmarking: compare seus custos médios de passagens, hospedagens e diárias com os de empresas de porte e segmento semelhantes. Existem consultorias e plataformas especializadas que oferecem esses dados.

• Índices de tarifas aéreas e hoteleiras: acompanhe índices de mercado que mostram a variação dos preços de passagens aéreas e diárias de hotéis em destinos-chave. Isso ajuda a entender se os aumentos de custo são específicos da sua operação ou parte de uma tendência de mercado.

• Índices de inflação e câmbio: dados de inflação dos países para onde seus colaboradores viajam, bem como a variação das taxas de câmbio, são essenciais para ajustar os limites de gastos em moedas estrangeiras.

• Relatórios de sustentabilidade: monitore relatórios e índices que classificam fornecedores de viagens com base em suas práticas ESG.

Benefícios de uma política de viagens atualizada e eficiente

Ao atualizar sua política de maneira contínua, você garante alinhamento com as tendências do mercado e com as necessidades internas da empresa, que também estão em constante mudança. Dessa forma, é possível estabelecer diretrizes realmente eficientes, que beneficiam a organização de diversas maneiras:

Otimização de custos

Atualizando a política com base em dados sobre gastos, você pode identificar gargalos e oportunidades de negociação em tempo real, otimizando o orçamento de forma inteligente. A capacidade de reagir rapidamente à variação cambial, por exemplo, pode gerar grandes economias em viagens internacionais.

Redução de riscos

Uma política clara e que reflete a realidade do mercado incentiva a adesão dos colaboradores. Quando as regras fazem sentido e são periodicamente atualizadas, as exceções diminuem, o que reduz o trabalho administrativo e minimiza riscos relacionados à segurança, conformidade fiscal e regulatória.

Melhoria da experiência

Uma política que considera o feedback dos colaboradores e se adapta às suas necessidades melhora significativamente a experiência de viagem. Isso se traduz em maior satisfação, menor estresse e, consequentemente, mais produtividade durante e após a viagem.

Alinhamento às tendências

A revisão contínua permite que sua política incorpore as tendências mais recentes, como diretrizes de ESG, garantindo vantagem competitiva em relação à concorrência.

Tomada de decisão estratégica

Com dados concretos, você terá embasamento sólido para justificar cada mudança na política, tanto para a alta gestão quanto para os colaboradores. Isso aumenta a credibilidade do departamento de viagens e fortalece sua posição estratégica dentro da empresa.

Dicas extras: como implementar a revisão contínua?

Além da melhoria contínua baseada no Ciclo PDCA, sua empresa pode adotar algumas boas práticas para potencializar o processo de revisão frequente das diretrizes de viagem. Veja um passo a passo simplificado, mas muito útil para a sua gestão:

• Defina um líder (geralmente o gestor de viagens) e monte uma equipe multifuncional para participar das revisões, envolvendo profissionais das áreas de Finanças, RH, TI e Segurança da Informação.

• Estabeleça datas fixas no calendário para cada revisão trimestral. Manter a frequência é crucial para garantir a disciplina do processo.

• Não se limite a números brutos e busque sempre a causa raiz dos problemas para entender por que estão ocorrendo. Isso é essencial para agir com eficácia nos ajustes.

• Garanta que suas ferramentas de gestão de viagens e despesas gerem relatórios e dashboards confiáveis. Se a solução atual não oferece esse nível de visibilidade, considere plataformas que forneçam insights de forma intuitiva e automatizada.

VOLL: gestão eficiente de dados e políticas

Gerenciar a complexidade da política de viagens corporativas em um mundo em constante mudança exige o uso das tecnologias certas e de um parceiro estratégico que entenda as suas necessidades. É aqui que a VOLL se destaca.

Maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, a VOLL oferece dashboards e relatórios inteligentes que facilitam o acompanhamento de indicadores estratégicos, desde a performance de fornecedores até o comportamento de gastos por departamento. 

O objetivo é transformar dados brutos em inteligência de negócio por meio de insights acionáveis.

No que diz respeito às políticas, a VOLL permite a configuração de regras e diretrizes diretamente na plataforma, garantindo que sejam aplicadas automaticamente a cada reserva. 

Isso reduz exceções manuais, aumenta a adesão às políticas e agiliza processos de aprovação e auditoria.

E caso precise de apoio especializado em qualquer etapa do processo, oferecemos um atendimento totalmente consultivo, auxiliando na interpretação dos dados e na identificação de oportunidades de otimização.

Pronto para dar o próximo passo? Se você quer utilizar os dados a seu favor, entre em contato com os especialistas da VOLL e impulsione agora mesmo a revisão da sua política de viagens.