Visibilidade de dados em tempo real: dashboards inteligentes da VOLL

Mais do que um custo, o programa de viagens corporativas é um investimento estratégico que impacta diretamente o relacionamento com clientes e fornecedores e o posicionamento da empresa no mercado.

Os dados mostram que as organizações entendem cada vez mais a importância desses deslocamentos: de acordo com a Abracorp, o ticket médio de uma viagem corporativa no Brasil aumentou mais de 22% entre 2022 e 2023. 

Além disso, o setor registrou um faturamento recorde de R$ 13,5 bilhões em 2024 — um crescimento de 5,5% em relação ao ano anterior.

Para que esse investimento tenha seu valor compreendido pelo board da empresa e traga o retorno esperado, é fundamental que seja gerenciado com precisão e inteligência. É aqui que a visibilidade dos dados se torna um pilar essencial.

Siga a leitura para entender como a VOLL contribui para o acompanhamento estratégico de dados e informações de maneira simples e ágil.

O impacto do acompanhamento de dados na gestão de viagens corporativas

Você provavelmente já ouviu a expressão “data-driven”, que significa “orientado por dados”. Esse termo vem de um fato já consolidado: o avanço da tecnologia e a digitalização de processos tornaram o acompanhamento rápido de dados uma necessidade — e até mesmo uma obrigação.

Imagine que um C-level questionou uma informação sobre seu programa de viagens, mas você não conseguiu fazer uma defesa consistente pois não tinha as informações necessárias de maneira rápida e clara. 

Uma situação como essa pode dificultar o crescimento do programa, impedindo que o retorno sobre o investimento (ROI) dos deslocamentos seja visto com clareza.

E a relevância desse tema já é de conhecimento geral. Um levantamento da GBTA (Global Business Travel Association) apontou que 76% dos gestores de viagens consideram que a apresentação de dados é fundamental para obter apoio da liderança na revisão de políticas e orçamentos.

Leia mais em: Como usar dados de viagens para influenciar decisões estratégicas no board

De maneira geral, a rastreabilidade da informação permite que o gestor não apenas reaja a problemas, mas os antecipe. Com dados consolidados e de fácil acesso, é possível:

• Comprovar o valor do programa: apresentar relatórios robustos e embasados em dados concretos é essencial para justificar investimentos e demonstrar o impacto positivo das viagens nos resultados da empresa.

• Melhorar o programa continuamente: identificar padrões de gastos, rotas preferenciais, prazos médios e desvios de política facilita a implementação de ajustes e o refinamento do programa.

• Tomar decisões ágeis: responder rapidamente a mudanças no cenário econômico, regulatório ou até mesmo a imprevistos só é possível com um acompanhamento eficaz de dados, minimizando impactos negativos.

• Negociar com fornecedores: com base em dados sobre volume e histórico de consumo, é possível ganhar poder de negociação com companhias aéreas, hotéis e locadoras de veículos.

• Garantir conformidade e governança: o acompanhamento de dados ajuda a garantir que todas as viagens estejam em conformidade com as políticas internas e regulamentações externas.

Desafios da visibilidade em modelos tradicionais de gestão

Apesar da crescente demanda por dados, muitos gestores de viagens ainda lidam com sistemas e processos defasados. Em agências e TMCs tradicionais, a visibilidade dos dados é, frequentemente, uma grande dificuldade.

Relatórios de diferentes fornecedores chegam em formatos variados, dificultando a consolidação e a análise estratégica. Essa ausência de padronização na coleta e apresentação dos dados dificulta a comparação entre períodos, departamentos ou categorias de gastos, tornando a análise um grande quebra-cabeça.

Com essa dependência de terceiros despadronizados, a obtenção de relatórios atualizados pode levar dias ou até semanas, tornando os dados obsoletos no momento em que chegam às mãos do gestor, o que inviabiliza a tomada de decisões em tempo real.

Sem essa visão em tempo real, identificar gargalos como gastos fora da política torna-se uma tarefa difícil e demorada. Isso resulta em custos desnecessários e em dificuldade para manter a conformidade.

Outra situação comum em agências e TMCs tradicionais são os processos manuais. Afinal, a consolidação de dados de diferentes fontes exige um grande esforço operacional, consumindo tempo que poderia ser dedicado a análises mais estratégicas. Nesses casos, auditorias, conciliação e outras demandas tornam-se processos demorados e suscetíveis a erros.

Todos esses desafios aumentam os custos operacionais e limitam a capacidade do gestor de atuar estrategicamente, transformando-o em um executor de tarefas que precisa “apagar incêndios” de maneira rotineira.

Dashboards inteligentes e gestão de dados com a VOLL

É nesse cenário que a VOLL, maior agência de viagens corporativas digital da América Latina, se destaca, oferecendo uma solução inovadora que combina inovação, inteligência e atendimento personalizado para transformar a gestão de viagens corporativas.

A plataforma da VOLL permite ao gestor acessar dashboards dinâmicos e relatórios personalizáveis, construídos com base em inteligência artificial e análise de dados avançada. As informações são compiladas, processadas e apresentadas em tempo real para gerar insights acionáveis diretamente na tela do gestor.

“Esses dados estão disponíveis diariamente, e isso realmente chama a atenção. Já estive em reuniões em que o cliente não tinha esse tipo de informação, e, quando apresentei o dashboard, ele reagiu com: “Nossa, é isso que eu precisava!” Ou seja, é um valor agregado imenso para o gestor.”

Ana Betim - Key Account Manager da VOLL

Essa visibilidade diária permite, por exemplo, saber quantos bilhetes foram reemitidos, qual a porcentagem de remissão aplicada pela empresa e analisar o comportamento de compra dos viajantes.

É possível avaliar se o ticket médio está alinhado com o mercado, se as compras são feitas com a antecedência adequada para garantir melhores preços ou se as reservas são realizadas em cima da hora, o que pode elevar os custos.

A comparação de dados históricos é outra possibilidade interessante, permitindo a compreensão de mudanças de cenário e identificação de tendências.

Outros indicadores que podem ser consultados são:

• Custo total e ticket médio segmentados por departamento, centro de custo, colaborador, fornecedor, tipo de despesa, etc

• Conformidade e adesão às políticas de viagens

• Comparativos de desempenho entre fornecedores

• Métricas ESG, como emissões de carbono geradas pelas viagens

• Análise do comportamento dos viajantes (rotas mais utilizadas, períodos de maior demanda, preferências de hospedagem, etc)

Além de poupar tempo e energia, os dashboards da VOLL garantem que gestores não precisem mais dedicar longas horas para montar relatórios complexos manualmente. A facilidade de acesso a informações consolidadas e atualizadas promove uma gestão mais eficiente e estratégica das viagens corporativas.

“Eu, sinceramente, não consigo imaginar um gestor de viagens chegando a uma reunião de diretoria sem essas informações. Como ele vai explicar o comportamento de compra de viagens da empresa? É complexo e consome muito tempo e energia montar um gráfico simples sem ferramentas adequadas — sendo que tudo isso já está pronto dentro da VOLL. Minha experiência de mercado mostra o quanto esse dashboard faz diferença. E o mais legal de tudo: depois que você tem isso em mãos, você esquece que um dia já trabalhou sem.”

Ana Betim - Key Account Manager da VOLL

Estes dados agregam um valor significativo ao trabalho do gestor, que ganha segurança para apresentar resultados reais e confiáveis à diretoria ou fornecedores, especialmente em contratos que envolvem valores elevados.

Integração com ERPs

Outro grande diferencial é a possibilidade de integrar a VOLL com os sistemas de ERP (Enterprise Resource Planning) da empresa.

Essa conexão permite que os dados de viagens sejam automaticamente sincronizados com as informações financeiras e contábeis, eliminando a necessidade de inserção manual, reduzindo chances de erro e permitindo:

• Visão financeira 100% unificada

• Consolidação de todas as despesas corporativas em um único ambiente

• Agilidade no fechamento contábil e na reconciliação de contas

• Otimização do fluxo de caixa e planejamento orçamentário

• Facilitação dos processos de auditoria interna e externa

• Redução de fraudes

Tome decisões estratégicas e reduza custos com a VOLL

Os dashboards inteligentes da VOLL são muito mais do que uma ferramenta de monitoramento: são um agente de transformação digital para a sua empresa.

Eles representam o futuro da gestão de viagens, onde a visibilidade em tempo real, a inteligência dos dados e a automação se unem para criar um programa de viagens mais eficiente, econômico e estratégico.

Chegou a hora de superar o modelo tradicional e deixar as planilhas e gráficos manuais de lado. Entre em contato com o nosso time de especialistas e saiba como otimizar sua gestão com dados estratégicos que embasam decisões mais rápidas e fundamentadas.