Política de viagens corporativas: guia completo para gestores

É consenso entre os especialistas da área que uma política de viagens corporativas estruturada se torna um instrumento central da gestão de viagens corporativas.

Políticas pouco claras ou desatualizadas estão entre os principais fatores de baixa adesão e aumento de custos indiretos em viagens corporativas. O Business Travel Index Outlook, da GBTA, e estudos da Deloitte sobre gestão de despesas de T&E indicam que exceções recorrentes, dificuldade de classificar despesas e falta de integração entre política e processos financeiros impactam diretamente o fechamento do mês e a previsibilidade orçamentária.

Neste guia, você vai entender como estruturar uma política de viagens corporativas alinhada à gestão de viagens como um todo, indo além de um documento formal. Ao longo da leitura, mostramos:

• O que caracteriza uma política de viagens bem estruturada dentro de um programa de viagens corporativas.

• Quais elementos são essenciais para garantir controle, clareza e aderência.

• Como construir a política passo a passo, considerando diferentes tipos de viagens e cenários reais.

• Quais erros são mais comuns e como evitá-los.

• Como conectar a política à gestão de despesas corporativas e às ferramentas certas.

Este conteúdo é indicado para gestores de viagens, profissionais de RH, financeiro e compras, ou qualquer pessoa responsável por estruturar, revisar ou amadurecer a gestão de viagens corporativas na empresa. Confira!

O que é a política de viagens corporativas

Política de viagens corporativas é o nome que se dá a um documento que traz as regras, os critérios e os fluxos a serem seguidos pelos colaboradores da empresa que viajam a trabalho.

Na prática, a política funciona como a base operacional do programa de viagens corporativas, já que tem como objetivos garantir padronização, controle de custos, conformidade com regras internas e maior previsibilidade na gestão de despesas corporativas.

Por que sua empresa precisa de uma política de viagens corporativas

Qualquer empresa na qual os colaboradores realizam qualquer tipo de deslocamento (como uma viagem com aplicativo de corrida para uma reunião, por exemplo) precisa de uma política de viagens corporativas.

Isso porque, se cada profissional escolher uma maneira diferente de adquirir serviços ou prestar contas dos gastos de cada uma de suas viagens corporativas, como a empresa poderá garantir a segurança destas compras e experiências?

A política de viagens é importante porque funciona como uma referência que orienta toda a equipe (e, em alguns casos, até os fornecedores e parceiros) sobre como se deve proceder para viajar ou se movimentar pela empresa.

Assim, toda vez que alguém da sua empresa precisar viajar, ao determinar como obrigatória a leitura, e até o consentimento da política, todas as partes ficam cientes do que pode ou não ser feito.

Quais são os tipos de viagens corporativas

Os diferentes tipos de viagens corporativas influenciam diretamente as regras, exceções e níveis de flexibilidade previstos na política. Ao identificar esses perfis, a empresa consegue estruturar uma política de viagens corporativas mais realista, evitando regras genéricas que não se aplicam a todos os cenários.

A empresa pode seguir a seguinte classificação:

• Viagens comerciais e de vendas: geralmente recorrentes e com maior volume, exigem regras claras de antecedência, limites de gasto e padronização de fornecedores.

• Viagens para eventos, feiras e congressos: costumam concentrar despesas elevadas em períodos específicos e demandam critérios próprios para hospedagem, deslocamento e aprovação, especialmente quando envolvem inscrições e taxas adicionais.

• Viagens para treinamentos e capacitação: normalmente planejadas com antecedência, permitem maior padronização e negociação de tarifas, sendo ideais para políticas mais restritivas e orientadas a custo.

• Viagens operacionais ou técnicas: relacionadas a projetos, implantações ou suporte em campo, exigem maior flexibilidade na política, principalmente em relação a prazos, localização e meios de transporte.

• Viagens emergenciais: acontecem fora do planejamento regular e precisam de regras específicas de exceção, com fluxos de aprovação simplificados e critérios claros para posterior prestação de contas.

Elementos fundamentais em uma política de viagens corporativas

Levantamentos do setor mostram que políticas de viagens corporativas com baixa aderência costumam falhar não pela ausência de regras, mas pela forma como essas regras são organizadas e aplicadas no dia a dia. Estudos apresentados em painéis da ALAGEV e análises do Business Travel Index Outlook, da GBTA, indicam que programas de viagens mais maduros estruturam suas políticas a partir de blocos decisórios claros, conectando governança, compra, pagamento e reporte de despesas.

Com base nessas boas práticas, alguns elementos são considerados essenciais em uma política de viagens corporativas:

• Governança e responsabilidades: definição clara de quem solicita, quem aprova e quem gerencia a política reduz ambiguidades e concentra a tomada de decisão.

• Fluxo de solicitação e aprovação: regras de antecedência, critérios por tipo de viagem e níveis de aprovação ajudam a equilibrar controle de custos e agilidade.

• Critérios de compra e fornecedores: a padronização de canais e parceiros homologados facilita a comparação de tarifas, aumenta a segurança das transações e melhora a rastreabilidade das despesas ao longo da jornada.

• Limites e tetos de gastos: tetos definidos com base em dados históricos e perfil de viagem permitem previsibilidade sem engessar a operação. A ausência desses parâmetros é uma das principais causas de divergência entre custo aprovado e custo realizado.

• Meios de pagamento: a definição de métodos permitidos, como cartão corporativo, VCN, adiantamentos ou reembolso, impacta diretamente o controle financeiro e a qualidade das informações de despesas disponíveis para análise.

• Gestão de despesas e prestação de contas: regras claras de classificação, prazos e comprovação reduzem inconsistências e facilitam a integração entre viagens corporativas e gestão de despesas corporativas.

• Conformidade com a legislação trabalhista (CLT): a política deve considerar aspectos como jornada de trabalho, períodos de descanso, horas extras, deslocamentos fora do horário regular e condições de trabalho durante a viagem, garantindo alinhamento com a legislação vigente e reduzindo riscos trabalhistas para a empresa.

• Suporte e contingência: políticas que preveem canais de atendimento e orientações para imprevistos tendem a reduzir decisões fora da política em situações emergenciais.

• Revisão e atualização da política: relatórios setoriais apontam que políticas revisadas periodicamente têm maior aderência, especialmente em cenários de variação de custos, mudanças regulatórias ou expansão da operação.

Principais tendências em políticas de viagens corporativas

A gestão de viagens corporativas e suas políticas vêm evoluindo rapidamente em resposta à recuperação das viagens de negócios, às pressões por redução de custos e às mudanças no comportamento dos viajantes.

Abaixo listamos tendências apoiadas por estudos de mercado:

• Recuperação e crescimento dos gastos com viagens corporativas: segundo projeções da GBTA, os gastos com viagens corporativas devem atingir o recorde de US$ 1,57 trilhão em 2025, levando as empresas a revisarem suas políticas para acompanhar o aumento do volume e dos custos, com impacto direto em limites, tetos e critérios de aprovação.

• Maior flexibilidade nas políticas: uma pesquisa da PANROTAS em parceria com o TRVL Lab mostra que 71% das empresas já possuem políticas de viagens e que 51% relatam suas políticas como mais flexíveis do que em 2019 — um reflexo da necessidade de adaptar regras à realidade do viajante e ao ambiente de negócios atual.

• Equilíbrio entre custo e experiência: estudos como o Corporate Travel Study 2024, da Deloitte, indicam que empresas estão buscando equilibrar crescimento de viagens com controle de custos e impacto ambiental, adotando políticas que incentivem escolhas mais eficientes sem prejudicar a experiência do colaborador.

• Crescimento de padrões de viagem mais complexos: dados da GBTA mostram que viagens com múltiplos destinos e duração mais longa estão se tornando mais comuns, levando empresas a revisarem suas políticas para acomodar esses padrões e alinhar fluxos de aprovação e limites de gastos.

• Bleisure e expectativa de integração entre trabalho e lazer: relatórios sobre bleisure travel (a combinação de viagens de trabalho com lazer) sugerem que a prática está em crescimento globalmente e pode demandar ajustes nas políticas corporativas para definir o que é coberto pela empresa e o que é considerado tempo pessoal.

• Pressão por sustentabilidade e responsabilidade: embora menos específico em políticas, tendências de mercado indicam que aspectos ESG (ambiental, social e governança) estão cada vez mais presentes nos debates sobre gestão de viagens, levando empresas a incluírem critérios relacionados à emissão de carbono ou modais de transporte mais sustentáveis em suas diretrizes de viagem.

Por onde começar a estruturar a política de viagens corporativas

Antes de redigir regras, o primeiro passo é entender qual modelo de política faz mais sentido para a realidade da empresa. Políticas eficazes não partem de um texto padrão, mas de uma leitura do contexto, do volume de viagens, do nível de maturidade da gestão e da relação entre viagens e despesas.

Além disso, a política de viagens não deve ser construída de forma isolada. A participação de áreas como financeiro, RH, compras, liderança e usuários frequentes desde o início ajuda a alinhar expectativas e criar regras mais aplicáveis, reduzindo exceções informais após a implementação.

Confira a seguir um passo a passo prático para estruturar a política de viagens da sua empresa e alguns resumos dos modelos adotados no mercado.

1) Avalie o estágio de maturidade da gestão de viagens

• O que fazer: analisar volume de viagens, previsibilidade de custos, nível de exceções, controle de despesas e grau de padronização atual.

• Resultado esperado: clareza sobre o quanto a política precisa ser detalhada ou flexível.

Modelo de referência:

• Política básica: comum em empresas com baixo volume de viagens e pouca complexidade, com regras gerais e poucos níveis de exceção.

2) Defina o objetivo central da política

• O que fazer: decidir se o foco principal é controle de custos, padronização, compliance, experiência do colaborador ou amadurecimento do programa.

• Resultado esperado: política com direcionamento claro, evitando regras conflitantes.

Modelo de referência:

• Política orientada a custo: prioriza tetos, antecedência mínima e padronização rigorosa de fornecedores.

• Política orientada a experiência e produtividade: mantém limites, mas considera critérios como tempo de deslocamento e impacto na agenda do viajante.

3) Classifique os tipos de viagens e níveis de flexibilidade

• O que fazer: mapear viagens comerciais, técnicas, eventos, treinamentos e possíveis emergências, definindo regras padronizadas e exceções previstas.

• Resultado esperado: redução de exceções informais e decisões improvisadas.

Modelo de referência:

• Política segmentada por tipo de viagem: muito usada em empresas com agendas diversas, evita aplicar a mesma regra para contextos distintos.

4) Estruture a política em blocos funcionais

• O que fazer: organizar o documento por blocos claros (governança, solicitação, compra, pagamento, despesas, exceções).

• Resultado esperado: política mais fácil de consultar e aplicar no dia a dia.

Modelo de referência:

• Política modular: permite atualizar partes específicas sem reescrever o documento inteiro.

5) Defina critérios de decisão, não apenas regras

• O que fazer: além de limites, explicitar critérios usados para decidir exceções (custo total da viagem, risco, urgência, impacto na produtividade).
  Resultado esperado: decisões mais consistentes e menos subjetivas.

Modelo de referência:

• Política baseada em princípios: adotada por empresas mais maduras, reduz conflitos e aumenta a aderência.

6) Conecte a política à gestão de despesas corporativas

• O que fazer: alinhar regras de viagem com meios de pagamento, categorias de despesa, prazos e critérios de reembolso.
  Resultado esperado: menor divergência entre custo aprovado e custo realizado.

Modelo de referência:

• Política integrada a despesas: trata viagem e gasto como parte do mesmo processo, não como etapas isoladas.

7) Formalize exceções e contingências

• O que fazer: definir fluxos claros para viagens emergenciais, cancelamentos e situações fora do padrão.

• Resultado esperado: exceções documentadas, auditáveis e previsíveis.

Modelo de referência:

• Política com exceções estruturadas: evita negociações caso a caso e perda de controle.

8) Documente, comunique e revise

• O que fazer: criar versão completa e versão resumida da política, definir rotina de comunicação e revisão periódica com base em dados.

• Resultado esperado: política viva, com maior adesão ao longo do tempo.

Modelo de referência:

• Política evolutiva: revisada com base em indicadores de viagens e despesas, não apenas em ciclos fixos.

Erros comuns ao estruturar uma política de viagens corporativas (e como evitá-los)

Mesmo empresas com políticas formalizadas costumam repetir alguns erros que comprometem a aderência e o controle das viagens.

Abaixo, listamos os erros mais frequentes e qual a recomendação dos consultores da VOLL para evitá-los:

• Criar uma política genérica demais: regras amplas, sem considerar tipos de viagem ou contextos diferentes, acabam gerando exceções constantes e decisões fora do padrão.
  Como evitar: segmentar a política por perfil de viagem e prever níveis de flexibilidade desde a estrutura inicial.

• Focar apenas em regras e ignorar critérios de decisão: políticas excessivamente normativas não orientam o que fazer em situações fora do padrão.
  Como evitar: explicitar critérios como custo total da viagem, urgência e impacto na produtividade para embasar exceções.

• Desconectar a política da gestão de despesas corporativas: quando o que é permitido na viagem não está refletido na classificação e no reembolso das despesas, surgem divergências no fechamento financeiro.
  Como evitar: alinhar regras de viagem, meios de pagamento e critérios de reembolso no mesmo documento.

• Não formalizar exceções e emergências: tratar exceções como acordos informais gera perda de controle e dificuldade de auditoria.
  Como evitar: definir fluxos claros de exceção, com responsáveis, registro e validação posterior.

• Publicar a política sem estratégia de comunicação: documentos longos, pouco acessíveis ou mal divulgados tendem a ser ignorados pelos viajantes.
  Como evitar: criar versões resumidas, reforçar a comunicação e integrar a política aos sistemas usados no dia a dia.

• Manter a política desatualizada: custos, fornecedores e padrões de viagem mudam, mas a política permanece a mesma por anos.
  Como evitar: revisar a política periodicamente com base em dados de viagens, despesas e exceções.

Leia mais em: Como utilizar dados para otimizar a política de viagens e reduzir custos.

Como garantir aderência à política de viagens corporativas

A existência de uma política de viagens corporativas, por si só, não garante que ela será seguida no dia a dia. Segundo o Business Travel Index Outlook 2023–2024, da GBTA, programas de viagens mais maduros apresentam níveis significativamente mais altos de compliance e menor volume de exceções informais.

Ao contrário do que se pode imaginar, a aderência está menos relacionada à rigidez das regras e mais à forma como a política é comunicada, aplicada e incorporada à rotina dos viajantes.

A partir desse entendimento, alguns fatores se mostram decisivos para aumentar a adesão à política de viagens corporativas:

• Disponibilizar a política de forma acessível e objetiva: além do documento completo, é importante oferecer um resumo executivo ou versão simplificada, que facilite a consulta no momento da decisão. Políticas extensas e pouco acessíveis tendem a ser ignoradas no dia a dia.

• Integrar a política aos sistemas de gestão de viagens e despesas: quando as regras já estão refletidas nos fluxos de solicitação, aprovação, pagamento e reembolso, a aderência deixa de depender apenas do comportamento do colaborador e passa a ser reforçada pelo próprio processo.

• Capacitar os viajantes e áreas envolvidas: treinamentos pontuais, materiais de apoio e FAQs ajudam a reduzir dúvidas recorrentes e interpretações diferentes das regras, especialmente em empresas com alto volume de viagens ou múltiplos perfis de viajantes.

• Criar canais de feedback: permitir que os colaboradores sinalizem dificuldades práticas ajuda a identificar pontos da política que precisam de ajuste, sem comprometer o controle ou a governança.

• Acompanhar indicadores de conformidade: relatórios sobre reservas fora da política, exceções recorrentes e despesas não elegíveis ajudam a identificar falhas de comunicação, regras pouco realistas ou gargalos no processo.

• Definir consequências claras para a não conformidade: a política deve deixar explícito o que acontece quando as regras não são seguidas, evitando tratamentos informais ou decisões inconsistentes.

• Utilizar incentivos e mecanismos de gamificação: algumas empresas adotam estratégias de reconhecimento ou bonificação para colaboradores que seguem a política de forma consistente, como metas de compliance, rankings internos ou campanhas de conscientização. Essas iniciativas reforçam comportamentos desejados sem comprometer o controle ou estimular decisões inadequadas.

Leia também: Como aferir sua política de viagens corporativas.

Como contabilizar e classificar despesas de viagens corporativas

A forma como as despesas de viagens corporativas são classificadas e contabilizadas deve estar prevista na própria política de viagens. Quando essa conexão não existe, surgem divergências entre o que foi autorizado, o que foi gasto e o que aparece no fechamento financeiro.

Para estruturar esse processo de forma consistente, alguns pontos são essenciais:

• Definir categorias de despesa alinhadas à política: a política deve deixar claro quais tipos de gastos são elegíveis (passagens, hospedagem, alimentação, transporte, taxas, entre outros) e como cada um deve ser classificado no reporte, evitando interpretações diferentes entre áreas.

• Estabelecer critérios objetivos de elegibilidade: além da categoria, a política precisa indicar em que condições a despesa é aceita, como limites por tipo de viagem, destino ou duração, reduzindo discussões posteriores no reembolso.

• Padronizar meios de pagamento e reflexos na classificação: o uso de cartão corporativo, VCN, adiantamentos ou reembolsos deve estar conectado às regras de classificação e comprovação, garantindo rastreabilidade e consistência dos dados.

• Definir prazos e exigências de comprovação: a política deve especificar prazos para envio de comprovantes, formatos aceitos e consequências para o não cumprimento, evitando pendências prolongadas no fechamento do mês.

• Tratar exceções de despesa dentro do fluxo da política: despesas fora do padrão precisam seguir o mesmo princípio das exceções de viagem, com critérios claros, responsável pela aprovação e registro para análise posterior.

• Definir regras claras para o Relatório de Despesas de Viagem (RDV): a política deve estabelecer prazos para envio do RDV, documentos obrigatórios, critérios de validação e responsabilidades do viajante e dos aprovadores. Um RDV bem definido reduz pendências no fechamento do mês e facilita auditorias e análises financeiras.

Ferramentas e parceiros para a gestão de viagens corporativas

A política de viagens corporativas define as regras, mas são as ferramentas e os parceiros que garantem que elas sejam aplicadas de forma consistente no dia a dia. Quando a política não está conectada à operação, o controle depende de processos manuais, planilhas paralelas e validações posteriores, o que reduz a aderência e aumenta o retrabalho. Por isso, programas de viagens mais maduros utilizam tecnologia e apoio especializado para transformar a política em processo.

Entre os principais pilares que sustentam essa aplicação prática, destacam-se:

• Plataformas de gestão de viagens alinhadas à política: concentram a solicitação, a aprovação e a compra de passagens, hospedagem e outros serviços dentro das regras, reduzindo compras fora do fluxo oficial e aumentando o compliance desde o início da jornada.

• Meios de pagamento corporativos configuráveis: cartões corporativos e VCNs permitem aplicar limites, restrições de uso e centros de custo conforme tipo de viagem, perfil do viajante ou política vigente. Quando integrados à gestão de viagens, esses meios aumentam a visibilidade dos gastos em tempo real, reduzem desvios e diminuem a dependência de processos de reembolso.

• Ferramentas de gestão de despesas com automação: soluções que automatizam a captura de comprovantes, a categorização das despesas e os fluxos de aprovação tornam a prestação de contas mais rápida e padronizada. Isso reduz a burocracia, elimina controles manuais e melhora a qualidade das informações financeiras utilizadas no fechamento do mês.

• Integração entre viagens, despesas e ERP: a conexão entre as ferramentas de viagens corporativas, a gestão de despesas e os sistemas financeiros da empresa garante que os dados fluam automaticamente para a controladoria e o compliance.

• Soluções de dados e relatórios consolidados: dashboards e relatórios permitem acompanhar indicadores como aderência à política, exceções recorrentes, perfil de gastos e custo total das viagens, apoiando revisões da política baseadas em dados e não apenas em percepção.

• Parceiros especializados em viagens corporativas: atuam de forma consultiva na estruturação, revisão e evolução da política, ajudando a interpretar dados, ajustar regras, tratar exceções e aumentar a aderência ao longo do tempo.

Desenvolva e implemente sua política de viagens corporativas com a VOLL

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e atua há anos ao lado de empresas que precisam estruturar, aplicar e evoluir políticas de viagens em contextos cada vez mais complexos.

Essa experiência permite à VOLL apoiar organizações de diferentes portes e níveis de maturidade, desde empresas que estão criando sua primeira política até aquelas que já operam programas robustos e precisam ajustar regras, exceções e processos com base em dados reais.

Na prática, a VOLL conecta a política de viagens aos fluxos de solicitação, aprovação, compra e gestão de despesas corporativas, reduzindo a distância entre o que está definido no documento e o que acontece no dia a dia da operação. As regras deixam de depender de controle manual e passam a ser aplicadas diretamente nos processos, o que aumenta a aderência, reduz exceções informais e melhora a previsibilidade do custo total das viagens.

Além da tecnologia, oferecemos apoio consultivo contínuo, ajudando as empresas a interpretar dados de viagens e despesas, identificar gargalos recorrentes, calibrar limites, revisar critérios de exceção e adaptar a política conforme mudanças no negócio, no mercado ou no perfil dos viajantes.

Para saber mais sobre como a VOLL pode apoiar a estruturação ou a evolução da política de viagens da sua empresa, fale com um especialista e conheça nossas soluções.