Reembolso de despesas: como incluir na política de viagens corporativas

As viagens corporativas ocupam grande parte dos gastos de uma empresa e, para organizar essas despesas e evitar prejuízos, é fundamental que exista uma boa política de viagens corporativas.

A política é um documento criado para padronizar as viagens a trabalho, trazendo regras sobre limites de gastos, permissões para cada perfil de cargo e prazos para prestação de contas, por exemplo. 

Outro processo que deve estar muito bem descrito e direcionado na política são os reembolsos de despesas de viagem. Essa definição é essencial para não abrir margem para erros e evitar desperdício de recursos, além de trazer transparência e tranquilidade para o colaborador.

Siga a leitura deste artigo para saber mais sobre reembolsos e como incluí-los na política de viagens da sua empresa.

O que é reembolso de despesas corporativas?

Reembolso de despesas corporativas é o processo de devolução dos valores gastos pelo funcionário de uma empresa para realizar atividades relacionadas ao trabalho. 

Alguns exemplos comuns de despesas corporativas que são reembolsadas incluem deslocamentos e transporte em viagens, compras de materiais de escritório e suprimentos, participação em eventos profissionais e refeições de negócios.

 O processo de reembolso é importante tanto para a empresa quanto para o colaborador, pois garante:

• Preservação das finanças pessoais do funcionário, que não precisa arcar com custos de trabalho;

• Suporte para a realização de atividades corporativas de forma estruturada e organizada;

• Redução de conflitos internos e insatisfações;

• Transparência financeira e controle efetivo de custos;

• Prevenção de fraudes ou abusos;

• Conformidade com leis e obrigações fiscais, evitando problemas jurídicos.

Porém, todos esses benefícios só serão garantidos caso haja clareza sobre as boas práticas de reembolso, especialmente quando o assunto são viagens corporativas. Com regras bem definidas, é possível inseri-las nas políticas da empresa. Saiba mais nos tópicos a seguir.

Como funciona o reembolso corporativo?

Apesar da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) não trazer uma regra específica sobre reembolsos, ela determina que o empregador precisa arcar com todos os custos necessários para a execução das atividades profissionais. 

A CLT define, ainda, que despesas corporativas não são consideradas parte do salário, então, não estão sujeitas a encargos trabalhistas e tributações. 

Na prática, o processo de reembolso dessas despesas varia de acordo com as regras de cada empresa, mas costuma seguir um fluxo comum:

1. Realização da despesa, inicialmente paga pelo funcionário;

2. Coleta de comprovantes, recibos, cupons e notas fiscais;

3. Envio dos comprovantes para a equipe responsável, geralmente por meio de um formulário, e-mail ou sistema;

4. Análise e aprovação da solicitação;

5. Pagamento do reembolso para o colaborador em até 30 dias.

Como incluir o reembolso na política de viagens?

Com a clareza da definição e funcionamento dos reembolsos, é hora de inseri-los na sua política de viagens.

Para isso, algumas informações não podem ficar de fora, garantindo transparência e segurança para a empresa e os colaboradores. 

Confira a seguir alguns passos práticos para construir uma política de reembolsos de viagens efetiva e completa.

1. Diferencie despesas reembolsáveis e não reembolsáveis

Liste todas as categorias de despesas elegíveis e, se possível, dê nome a elas para evitar brechas e interpretações. Veja os exemplos mais comuns:

• Passagens aéreas ou rodoviárias;

• Transporte local (como aluguel de veículos, táxi ou apps de mobilidade, combustível, estacionamento etc);

• Alimentação;

• Serviços de lavanderia, telefone corporativo e internet;

• Documentação para a viagem, como visto obrigatório;

• Taxas de inscrição em eventos corporativos.

Da mesma forma, busque listar as despesas não reembolsáveis, eliminando qualquer chance de dúvida. Alguns exemplos são:

• Bebidas alcóolicas e despesas de frigobar;

• Compra de souvenirs e passeios durante a viagem;

• Taxas por atraso e perda de voos;

• Multas de trânsito.

2. Estabeleça limites por despesa

Determine claramente as regras e valores máximos de reembolso para cada categoria de despesa. Esses limites podem sofrer variações considerando aspectos como cargo do colaborador, destino nacional ou internacional e duração da viagem, por exemplo.

Por isso, garanta que todas as diretrizes estão detalhadas. Uma forma de facilitar essa visualização é por meio de tabelas ou quadros.

3. Defina autoridades e responsabilidades

Deixe claro quais são os deveres de cada tipo de profissional envolvido no processo de reembolso, como colaboradores, gestores das áreas, gestores de viagem e equipe administrativa/financeira. 

Além disso, se possível, identifique de forma clara e nominal quem é o encarregado de algumas etapas-chave, como aprovação de pedidos, realização de pagamentos e responsável por tirar dúvidas ou fazer alterações em dados já enviados.

4. Descreva o processo de solicitação de reembolso

Insira um passo a passo detalhado de como os colaboradores devem encaminhar pedidos de reembolso. Esse processo pode incluir o envio dos comprovantes por e-mail, formulários ou sistemas, por exemplo. 

Se possível, crie um fluxograma visual para ilustrar e facilitar o entendimento de cada etapa.

5. Destaque os prazos

Especifique qual é o prazo para que os colaboradores enviem os pedidos de reembolso após a viagem. Ao concordar com a política, o funcionário afirma estar ciente do tempo limite e, com isso, a empresa não tem mais obrigação de efetuar o reembolso caso o prazo da solicitação não seja cumprido. 

Outra informação fundamental é o prazo de ressarcimento, ou seja: quanto tempo a empresa levará para processar e pagar os devidos valores. Normalmente, o reembolso é efetuado em até 30 dias.

6. Estabeleça os comprovante de despesas aceitos

Especifique quais documentos comprobatórios a empresa aceitará para seguir com o processo de reembolso. Os mais comuns são nota fiscal, recibo de pagamento, nota de débito e comprovantes digitais. 

Não esqueça de determinar quais informações devem estar presentes no comprovante para que ele seja considerado válido, como CNPJ do emissor, data e hora da emissão, endereço e telefone do estabelecimento.

7. Destaque outras formas de reembolso, se existirem

No contexto de viagens corporativas, o pagamento pode acontecer de três formas: reembolso, adiantamento ou pagamento de diárias. Em algumas empresas, o adiantamento está disponível apenas para cargos específicos em alguns tipos de viagens, por exemplo.

Durante a construção da política de reembolso, caso sua empresa opte por oferecer uma segunda opção de forma de pagamento, é essencial mencioná-la e detalhar da mesma forma.

Dicas e boas práticas para a inserção do reembolso na política de viagens

Algumas ações simples podem ajudar na eficácia da sua nova política de reembolsos de viagem, trazendo mais clareza e adesão por parte da equipe. Confira abaixo algumas dicas e boas práticas:

• Garanta que a política seja amplamente divulgada e disponibilizada em diferentes canais para facilitar a consulta. Comunique alterações e mudanças de forma efetiva, e realize rodadas de esclarecimento de dúvidas.

• Transforme a inserção dos reembolsos na sua política de viagens em algo colaborativo, colhendo feedbacks e analisando situações reais dentro da empresa.

• Considere as despesas com viagens corporativas no planejamento financeiro da empresa, realizando previsões com base em viagens passadas e eventos futuros já mapeados. 

• Analise a possibilidade de adotar o reembolso antecipado, ou adiantamento, para alguns casos específicos, como despesas recorrentes. Essa prática reduz a quantidade de solicitações e dispensa o uso de recursos próprios do funcionário.

• Realize auditorias periódicas para assegurar a conformidade com a política de reembolso de viagens, identificar possíveis fraudes ou inconsistências.

• Utilize a tecnologia para simplificar e desburocratizar o processo. Dessa forma, você aumenta a transparência, evita erros manuais e facilita a rotina do gestor de viagens da empresa.

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Com a VOLL, sua empresa pode fazer a gestão de despesas corporativas de forma dinâmica e inteligente através de carteiras digitais usando a VOLL Wallet. Essa solução permite o controle total de todos os pagamentos feitos com cartões corporativos, reembolso ou Pix.

Além disso, a funcionalidade de adiantamentos e reembolsos automatiza esses processos e elimina milhares de rotinas manuais de conferência, auditoria e pagamentos todos os meses. 

Os colaboradores podem solicitar adiantamentos de forma fácil e rápida, e a empresa pode realizar os reembolsos de forma automática. O processo de prestação de contas acontece em tempo real, quando o colaborador está criando a solicitação, o que proporciona mais eficiência e agilidade nos processos financeiros.

Nossa tecnologia também permite que você personalize as políticas de despesas corporativas de acordo com as necessidades da empresa. A inteligência artificial exclusiva da VOLL Wallet aplica automaticamente os controles personalizados antes e depois de todos os pagamentos, garantindo o cumprimento das políticas estabelecidas.

A plataforma torna as regras de despesas corporativas compreensíveis e acessíveis a cada pagamento, garantindo que os colaboradores estejam cientes das políticas e evitando gastos não autorizados.

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