Reembolso de despesas corporativas: como funciona e como contabilizar

As despesas corporativas são gastos realizados pelos funcionários de uma empresa no exercício de suas atividades profissionais. Essas despesas são geralmente reembolsadas pela companhia, seguindo suas políticas internas.

Em uma viagem a trabalho, por exemplo, os funcionários costumam arcar com diversos custos, como o café consumido no aeroporto enquanto aguardam o embarque, o uso de internet a bordo para manter a produtividade e conexão durante o voo, almoços com clientes para discussões de negócios, ou até a necessidade de adquirir equipamentos e materiais de escritório. 

Por este motivo, é importante que as empresas tenham políticas claras e bem definidas sobre quais tipos de despesas são reembolsáveis e quais não são. Isso ajuda a evitar abusos e gastos desnecessários, além de garantir que todos os funcionários sejam tratados de forma justa e igualitária.

O que é o reembolso de despesas?

O reembolso de despesas é o processo no qual a empresa devolve aos seus funcionários valores que foram gastos em atividades relacionadas ao trabalho. 

Isso pode incluir custos com transporte, alimentação, hospedagem e outras atividades executadas enquanto o colaborador estava à serviço da empresa.

Quais são os tipos de despesas corporativas?

• Viagens e hospedagem: Quando um funcionário precisa se deslocar para outra cidade ou país a fim de participar de reuniões, eventos ou realizar qualquer outra atividade relacionada ao seu trabalho, a empresa cobre os custos como passagens aéreas, hospedagem em hotéis, aluguel de carros, transporte terrestre (como táxis, Uber e outros serviços de transporte), refeições e outras despesas relacionadas à viagem.

• Refeições e entretenimento: Gastos com refeições de negócios, seja com clientes, fornecedores ou entre colegas de trabalho também são um dos mais reembolsados. Inclui refeições em restaurantes, cafés, no escritório ou em eventos corporativos, como feiras e congressos.

• Materiais de escritório e suprimentos: Inclui papel, canetas, toners e outros itens necessários para o trabalho. Mesmo que as empresas tenham almoxarifados para distribuição, algumas compras podem precisar ser reembolsadas.

• Treinamentos e eventos: Custos de participação em treinamentos, workshops e conferências devem ser cobertos pela empresa, uma vez que esse tipo de evento contribui tanto para o desenvolvimento do funcionário, quanto da corporação. Inclui inscrição, materiais, transporte e alimentação. 

• Planos de celulares corporativos: Cobertura de planos de telefonia móvel e pacotes de dados para comunicação profissional. Pode incluir reembolso de internet fixa para trabalho remoto.

• Serviços de entrega e frete: Inclui custos de envio de documentos e produtos, como courier e transporte rodoviário. As empresas podem ter contratos com prestadores, ou fazer o reembolso a partir dos comprovantes.

• Equipamentos e tecnologia: Aquisição de dispositivos e softwares necessários para o trabalho. Nestes casos, é importante que critérios claros para uso e segurança sejam estabelecidos, com reembolsos ou pagamentos diretos pela empresa.

• Vestuário e uniformes: Reembolso de roupas e acessórios adequados para o ambiente de trabalho, com diretrizes claras sobre vestuário profissional e limites de valor.

• Despesas com veículos: Reembolso de custos para uso de veículos próprios em atividades profissionais, com critérios para apresentação de comprovantes e limites de quilometragem.

• Despesas com home office: Cobertura de equipamentos e recursos para trabalho remoto, como mobiliário ergonômico e internet. Diretrizes claras sobre elegibilidade e limites de valor são essenciais, além de suporte técnico e orientações sobre ergonomia.

O que diz a CLT sobre reembolso de despesas?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) não especifica diretamente regras para o reembolso de despesas. No entanto, a legislação trabalhista brasileira estabelece que o empregador deve arcar com os custos necessários para a execução das atividades laborais. 

O artigo 457 da CLT diz que:

“As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.”

Isso significa que as despesas corporativas são vistas como indenizações e, por não serem consideradas parte do salário do empregado, não estão sujeitas a encargos trabalhistas e tributação.

Como funciona o reembolso de despesas corporativas? 

O processo de reembolso, geralmente, acontece da seguinte forma:

• O colaborador comunica a empresa sobre a necessidade de uma despesa corporativa reembolso;

• O setor de RH/DP analisa a solicitação e faz a aprovação;

• O colaboradores paga pelo serviço ou produto necessário com seu próprio cartão de crédito, dinheiro ou qualquer meio de pagamento de uso pessoal, sempre garantindo o comprovante de pagamento;

• O colaborador envia o comprovante para o departamento responsável e faz a solicitação do reembolso, mediante preenchimento de formulários, anexação de notas fiscais ou qualquer outra informação solicitada;

• O setor responsável valida os comprovantes enviados e faz o reembolso.

Em quanto tempo deve ser feito?

O tempo para o reembolso pode variar conforme a política interna de cada empresa, mas é comum que o processo seja concluído em até 30 dias após a submissão dos comprovantes. Esse é prazo considerado suficiente para que a empresa analise os documentos e execute os procedimentos necessários para o reembolso.

No entanto, há também empresas que adotam um ciclo de pagamento específico e processam os reembolsos junto com a folha de pagamento de forma mensal ou quinzenal. 

Outras preferem processar o reembolso dentro de um prazo fixo após a aprovação da despesa. 

De qualquer forma, é indispensável que a política da empresa especifique claramente esses prazos para os funcionários para que eles planejem suas finanças pessoais.

Como criar uma política de reembolso para a minha empresa?

Criar uma política de reembolso é um passo fundamental para garantir transparência, controle financeiro e satisfação dos colaboradores. Além de evitar mal-entendidos, esse documento serve para assegurar conformidade com normas legais, ao mesmo tempo que promove eficiência operacional e contribui para um ambiente de trabalho mais justo e organizado.

Por isso, para criar uma política de despesas de reembolso, considere os seguintes passos:

1. Defina despesas elegíveis: Especifique claramente quais tipos de despesas serão reembolsadas, como viagens, alimentação, hospedagem, entre outras.

2. Estabeleça procedimentos de submissão: Crie um processo claro para a apresentação de comprovantes, incluindo formulários ou sistemas digitais para submissão.

3. Determine prazos para reembolso: Defina o tempo necessário para a análise e pagamento dos reembolsos, garantindo que os colaboradores saibam quando esperar o ressarcimento.

4. Fixe limites de gastos: Estabeleça limites para diferentes categorias de despesas, considerando o orçamento da empresa e as necessidades dos colaboradores.

5. Implemente treinamento e comunicação: Assegure que todos os funcionários compreendam a política de reembolso através de treinamentos e comunicação clara e contínua.

Aproveite e confira também como criar uma política de viagens corporativas.

Como contabilizar reembolso de despesas?

Quando um colaborador realiza uma despesa em nome da empresa e é reembolsado, essa transação deve ser contabilizada de forma precisa. Por isso, na hora de fazer a contabilidade, siga os seguintes etapas:

1. Registre a despesa: Registre a despesa do colaborador na contabilidade no momento em que ocorre, debitando a conta correspondente à despesa incorrida, como "Despesas com Viagens" ou "Despesas de Representação".

2. Reembolse o colaborador: Ao reembolsar o colaborador, registre a operação como um crédito na conta de despesas correspondente e um débito na conta bancária ou de caixa da empresa.

3. Mantenha documentação adequada: Guarde recibos, notas fiscais e outros comprovantes que atestem a natureza e o valor da despesa, tanto pelo colaborador quanto pela empresa, para auditoria e conformidade fiscal.

4. Defina políticas de reembolso: Estabeleça políticas claras de reembolso de despesas, incluindo limites de gastos e tipos de despesas reembolsáveis, alinhadas com as leis fiscais e trabalhistas.

5. Realize auditorias regulares: Revise periodicamente os registros de despesas e reembolsos para garantir conformidade com as políticas estabelecidas e evitar erros ou irregularidades.

É possível automatizar o processo de reembolso de despesas?

Com a VOLL Wallet, sua empresa pode fazer a gestão de despesas corporativas de forma dinâmica e inteligente através de carteiras digitais. Essa solução permite o controle total de todos os pagamentos feitos com cartões corporativos, reembolso ou Pix.

Além disso, é possível administrar as faturas e criar cartões de crédito virtuais ilimitados, com uso integrado em tempo real à política interna da empresa.

Dessa forma, você terá controle efetivo dos gastos corporativos antes mesmo que eles aconteçam, evitando ultrapassar o orçamento.

Os gestores ainda podem personalizar as políticas de despesas corporativas de acordo com cargos, nível, departamento ou até mesmo por cada colaborador, além de bloquear ou exigir aprovação para gastos por categorias ou limites de valores específicos.

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