Reembolso de despesas corporativas: como funciona, regras da CLT e dicas!

 Em muitas empresas, o reembolso de despesas faz parte da rotina operacional. Sempre que um colaborador precisa arcar com um gasto relacionado ao trabalho, como alimentação em uma viagem, transporte para uma reunião ou compra emergencial de materiais, surge a necessidade de devolver esse valor posteriormente.

Apesar de parecer simples, o processo de reembolso costuma gerar desafios importantes para gestores financeiros, gestores de viagens e equipes administrativas.

Falta de controle, inconsistências nos comprovantes, atrasos no pagamento e processos manuais são apenas alguns dos problemas comuns quando o fluxo não está bem estruturado.

Além disso, com o aumento das viagens corporativas e da mobilidade profissional, o volume de despesas a serem analisadas e aprovadas cresce rapidamente. E sem processos claros, a gestão desses reembolsos pode se tornar um gargalo.

Por isso, empresas que desejam melhorar sua governança financeira precisam estruturar um processo de reembolso claro, eficiente e auditável.

Neste guia completo, você vai entender:

• O que é reembolso de despesas e quando ele deve ser aplicado;

• Quais são os tipos mais comuns de despesas reembolsáveis;

• O que diz a legislação trabalhista sobre o tema;

• Como criar uma política de reembolso eficiente;

• Boas práticas para controlar e automatizar a gestão de despesas.

No final da leitura, você terá uma visão clara de como estruturar um processo de reembolso eficiente, garantindo mais controle financeiro, conformidade e previsibilidade para a empresa.

O que é reembolso de despesas?

O reembolso de despesas é o processo pelo qual uma empresa devolve ao colaborador valores que ele precisou pagar do próprio bolso para realizar atividades relacionadas ao trabalho.

Essas despesas são consideradas gastos corporativos que, por algum motivo, foram pagos diretamente pelo profissional e posteriormente precisam ser ressarcidos pela organização.

É importante destacar que isso não representa um benefício ou um complemento salarial. Na prática, trata-se apenas da devolução de um valor que deveria ter sido pago pela empresa desde o início.

O reembolso geralmente ocorre em situações como:

• Viagens corporativas;

• Deslocamentos para reuniões ou visitas a clientes;

• Despesas com alimentação durante atividades externas;

• Compras emergenciais de materiais;

• Pagamento de taxas ou inscrições em eventos profissionais.

Essas situações são especialmente comuns em empresas com equipes comerciais, profissionais que trabalham em campo ou colaboradores que viajam com frequência.

O que diz a CLT sobre reembolso de despesas?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) não especifica diretamente regras para o reembolso de despesas. No entanto, a legislação trabalhista brasileira estabelece que o empregador deve arcar com os custos necessários para a execução das atividades laborais. 

O artigo 457 da CLT diz que:

“As importâncias, ainda que habituais, pagas a título de ajuda de custo, auxílio-alimentação, vedado seu pagamento em dinheiro, diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração do empregado, não se incorporam ao contrato de trabalho e não constituem base de incidência de qualquer encargo trabalhista e previdenciário.”

Isso significa que as despesas corporativas são vistas como indenizações e, por não serem consideradas parte do salário do empregado, não estão sujeitas a encargos trabalhistas e tributação.

Mas é importante que esses pagamentos correspondam efetivamente a despesas realizadas em benefício da empresa. Quando valores pagos como ajuda de custo ou diárias de viagem não possuem relação com gastos reais, ou quando não há comprovação das despesas, eles podem ser interpretados pela Justiça do Trabalho como parte da remuneração.

Por isso, para evitar problemas trabalhistas e fiscais, é fundamental que as empresas mantenham políticas claras de reembolso e exijam a comprovação adequada das despesas realizadas. 

Quais são os principais tipos de reembolso nas empresas?

As despesas reembolsáveis variam conforme o modelo de operação da empresa e as atividades desempenhadas pelos colaboradores. Mas, de maneira geral, algumas categorias são muito comuns em organizações de diferentes setores, como:

• Despesas de viagem corporativa: costuma incluir alimentação, transporte local e estacionamento;

• Deslocamento e mobilidade: empresas com equipes externas frequentemente precisam reembolsar despesas de deslocamento, como combustível e aplicativos de transporte;

• Alimentação: esse tipo de reembolso ocorre não só em viagens corporativas, mas também em reuniões externas e eventos profissionais. Muitas empresas estabelecem limites máximos por refeição ou por dia;

• Despesas operacionais: compra de materiais de escritório, aquisição de insumos urgentes e pequenas despesas administrativas são comuns e devem ser reembolsadas;

• Despesas com eventos e representação: empresas que participam de eventos devem reembolsar despesas relacionadas a inscrições, refeições com clientes e materiais de apoio.

Como funciona o processo de reembolso de despesas?

De forma geral, o reembolso de despesas segue um fluxo estruturado que envolve comprovação, análise e aprovação do gasto antes do pagamento ao colaborador.

Embora cada empresa possa ter suas próprias regras, o processo costuma seguir cinco etapas principais. São elas:

1. Realização da despesa;

2. Comprovação da despesa;

3. Solicitação de reembolso;

4. Aprovação;

5. Pagamento.

1. Realização da despesa

O primeiro passo ocorre quando o colaborador precisa realizar um pagamento relacionado às suas atividades profissionais.

Isso pode acontecer, por exemplo, durante uma viagem corporativa ou ao resolver uma necessidade operacional urgente.

Nesse momento, o colaborador utiliza recursos próprios para pagar a despesa.

2. Comprovação da despesa

Após realizar o pagamento, o colaborador precisa reunir os documentos que comprovam o gasto.

Os comprovantes mais comuns são nota fiscal, recibo ou outro comprovante de pagamento, e extrato do cartão.

Esses documentos são essenciais para garantir a rastreabilidade da despesa e permitir que a empresa valide a legitimidade do gasto.

3. Solicitação de reembolso

O próximo passo é registrar formalmente a solicitação de reembolso. Dependendo da estrutura e do nível de maturidade da empresa, esse registro pode ocorrer por diferentes meios.

Em processos mais manuais, é comum o uso de planilhas internas ou o envio de comprovantes e formulários por e-mail.

Entretanto, para ganhar tração nesses sistemas, conforme as organizações vão crescendo, é mais comum utilizar plataformas especializadas ou aplicativos corporativos para realizar e acompanhar essas solicitações.

Nesse momento, normalmente são solicitadas informações como:

• Valor da despesa;

• Data da compra;

• Categoria do gasto;

• Justificativa;

• Centro de custo;

• Comprovante anexado;

Quanto mais estruturado for esse processo, mais fácil será analisar e aprovar as despesas posteriormente.

4. Aprovação da despesa

Após o envio da solicitação, a despesa passa por uma etapa de validação. O gestor responsável ou a área financeira analisa se:

• A despesa está dentro da política da empresa;

• O valor é compatível com o tipo de gasto;

• Existe justificativa adequada;

• O comprovante é válido.

Caso a solicitação esteja dentro das regras, ela é aprovada para pagamento.

5. Pagamento do reembolso

Depois da aprovação, o setor financeiro realiza o pagamento ao colaborador.

Esse pagamento pode ocorrer por transferência bancária ou depósito, pagamento junto à folha, ou via sistemas automatizados de gestão de despesas.

A agilidade dessa etapa é importante para manter uma boa experiência para os colaboradores: segundo a HROne, funcionários que precisam esperar muito tempo para receber reembolsos relatam níveis de satisfação no trabalho 34% menores.

Em quanto tempo o reembolso deve ser feito?

O prazo para o reembolso de despesas pode variar conforme a política interna de cada empresa. Em fluxos manuais, o tempo médio entre a realização da despesa e o reembolso costuma ficar entre 12 e 15 dias.

Algumas empresas também adotam ciclos específicos de pagamento, processando os reembolsos junto com a folha de pagamento de forma mensal ou quinzenal.

Outras organizações preferem realizar o pagamento dentro de um prazo fixo após a aprovação da despesa, independentemente do ciclo da folha.

No entanto, empresas que utilizam sistemas de gestão de despesas costumam reduzir significativamente esse prazo. Como esses sistemas automatizam etapas como envio de comprovantes, categorização de despesas, fluxo de aprovação e integração com o financeiro, o processo se torna muito mais rápido e organizado.

Na prática, isso permite que o tempo entre a submissão da despesa e o pagamento seja reduzido, já que gestores conseguem aprovar solicitações com mais agilidade e o setor financeiro recebe todas as informações estruturadas para processar o reembolso.

De qualquer forma, é fundamental que a política interna da empresa estabeleça esses prazos de forma clara. Assim, os colaboradores conseguem entender como o processo funciona e planejar melhor suas finanças pessoais.

Como criar uma política de reembolso para a minha empresa?

Por isso, para criar uma política de despesas de reembolso, considere os seguintes passos:

1. Defina despesas elegíveis: Especifique claramente quais tipos de despesas serão reembolsadas, como viagens, alimentação, hospedagem, entre outras;

2. Estabeleça procedimentos de submissão: Crie um processo claro para a apresentação de comprovantes, incluindo formulários ou sistemas digitais para submissão;

3. Determine prazos para reembolso: Defina o tempo necessário para a análise e pagamento dos reembolsos, garantindo que os colaboradores saibam quando esperar o ressarcimento;

4. Fixe limites de gastos: Estabeleça limites para diferentes categorias de despesas, considerando o orçamento da empresa e as necessidades dos colaboradores;

5. Implemente treinamento e comunicação: Assegure que todos os funcionários compreendam a política de reembolso através de treinamentos e comunicação clara e contínua.

Aproveite e confira também como criar uma política de viagens corporativas.

7 erros comuns na gestão de reembolsos

Mesmo sendo um processo comum nas empresas, a gestão de reembolsos pode apresentar diversos riscos quando não há controle adequado. Os erros mais comuns na gestão de reembolso são:

• Falta de uma política clara: sem regras bem definidas, colaboradores podem ter dúvidas sobre quais despesas são permitidas ou não;

• Ausência de limites de valores: quando não existem limites estabelecidos, despesas podem fugir do padrão esperado;

• Processos de aprovação inconsistentes: a falta de critérios claros pode gerar aprovações subjetivas ou inconsistentes;

• Falta de comprovação adequada: comprovantes incompletos ou ilegíveis dificultam auditorias e controles financeiros;

• Processos manuais e burocráticos: planilhas e trocas de e-mail tornam o processo lento e suscetível a erros;

• Falta de visibilidade dos gastos: sem relatórios estruturados, gestores têm dificuldade para entender para onde o dinheiro está indo;

• Risco de fraudes ou duplicidade: processos pouco estruturados podem abrir espaço para inconsistências ou tentativas de fraude.

Como fazer o controle de reembolso de despesas? Métodos principais

Controlar reembolsos de forma eficiente exige processos bem definidos, políticas claras e ferramentas adequadas. As empresas normalmente utilizam três tipos principais de abordagem: planilhas, e-mail e sistemas. 

Por isso, além de definir regras para solicitação, aprovação e comprovação das despesas, é importante escolher um método adequado para gerenciar essas informações.

Controle por planilhas

Planilhas ainda são utilizadas por muitas organizações, principalmente em empresas menores ou com baixo volume de despesas. Elas permitem registrar informações como tipo de gasto, valor, data, colaborador responsável e status de pagamento.

Apesar de serem uma solução acessível e fácil de implementar, esse modelo possui limitações importantes, como:

• Alto risco de erro manual;

• Dificuldade de auditoria e rastreamento das informações;

• Falta de integração com sistemas financeiros ou contábeis;

• Maior tempo gasto na conferência e consolidação dos dados.

À medida que o volume de solicitações aumenta, o controle por planilhas tende a se tornar mais complexo e menos confiável.

Controle por e-mail

Algumas empresas recebem solicitações de reembolso diretamente por e-mail. Nesse modelo, o colaborador envia os comprovantes e as informações da despesa para o gestor ou para o setor financeiro.

Embora seja um processo simples de iniciar, ele tende a gerar desorganização ao longo do tempo, principalmente quando o volume de despesas cresce. Mensagens podem se perder entre diferentes conversas, anexos ficam espalhados e o histórico de aprovações nem sempre fica claro.

Com isso, a rastreabilidade das informações se torna limitada e o controle das despesas passa a depender muito de processos manuais.

Sistemas de gestão de despesas

Cada vez mais empresas estão adotando plataformas especializadas para controlar reembolsos e despesas corporativas (expense management). Esses sistemas foram desenvolvidos justamente para organizar e automatizar esse processo.

Com esse tipo de solução, é possível:

• Centralizar comprovantes e registros de despesas;

• Automatizar fluxos de aprovação;

• Categorizar despesas automaticamente;

• Acompanhar solicitações em tempo real;

• Gerar relatórios financeiros e gerenciais.

Além de reduzir erros operacionais, os sistemas de gestão oferecem mais transparência e controle sobre os gastos corporativos. Isso permite que gestores acompanhem melhor o uso do orçamento, identifiquem padrões de despesas e tomem decisões com base em dados mais confiáveis.

Como criar uma política de reembolso eficiente?

Uma política de reembolso bem estruturada é um dos pilares para garantir controle financeiro, transparência e previsibilidade na gestão de despesas corporativas.

O objetivo dessa definição é construir regras claras que orientem colaboradores, gestores e equipe financeira sobre como registrar, validar e pagar despesas corporativas de forma segura e padronizada.

A seguir, veja dicas práticas para construir a política:

1. Definir quais despesas podem ser reembolsadas

O primeiro passo para criar uma política eficiente é deixar claro quais tipos de despesas são elegíveis para reembolso.

Essa definição evita dúvidas e reduz significativamente o número de solicitações que precisam ser negadas posteriormente. Entre as categorias mais comuns estão:

• Despesas de alimentação durante viagens ou reuniões externas;

• Transporte em deslocamentos profissionais;

• Combustível e pedágios em atividades externas;

• Aplicativos de mobilidade ou táxi;

• Despesas emergenciais operacionais;

• Pequenas compras operacionais realizadas em nome da empresa.

Além disso, é recomendável incluir exemplos práticos para facilitar o entendimento dos colaboradores. Quanto mais objetiva for essa seção da política, menor será o risco de interpretações equivocadas.

Também é importante deixar explícito quais despesas não são reembolsáveis, como gastos pessoais, itens de luxo ou despesas que não tenham relação direta com a atividade profissional.

2. Estabelecer limites de valores por categoria

Outro ponto essencial é definir limites claros de valores para cada tipo de despesa.

Esses limites ajudam a manter a previsibilidade orçamentária e evitam gastos excessivos ou fora do padrão esperado pela empresa.

Alguns exemplos de limites que podem ser definidos incluem:

• Valor máximo por refeição em viagens;

• Limite diário para alimentação;

• Teto para despesas de transporte;

• Valor máximo para hospedagem em determinadas cidades.

Esses valores podem variar conforme fatores como cargo do colaborador, localização da viagem e tipo de atividade realizada.

3. Definir documentos obrigatórios para comprovação

A comprovação das despesas é uma das etapas mais importantes do processo de reembolso.

Sem documentação adequada, a empresa não consegue validar a legitimidade do gasto nem registrá-lo corretamente na contabilidade. Por isso, a política deve especificar quais documentos são obrigatórios para solicitar o reembolso.

Os comprovantes exigidos podem ser nota fiscal, recibo, comprovante de pagamento ou extrato do cartão corporativo.

Também é recomendável definir padrões para os comprovantes, como legibilidade dos documentos, identificação clara do estabelecimento, data da despesa e valor pago.

4. Estabelecer prazos para envio das solicitações

Outro elemento essencial da política é a definição de prazos para que os colaboradores registrem suas despesas.

Sem um limite de tempo, é comum que solicitações sejam feitas semanas ou até meses depois do gasto, o que dificulta a verificação das informações e compromete o controle financeiro da empresa.

Muitas organizações estabelecem prazos como:

• Envio da solicitação em até 30 dias após a despesa;

• Envio do relatório de despesas ao final de cada viagem;

• Prazo específico para eventos ou projetos especiais.

Esses prazos ajudam a manter o fluxo de trabalho organizado e garantem que o financeiro tenha previsibilidade sobre os pagamentos futuros.

5. Definir fluxos de aprovação

Uma política eficiente também precisa determinar quem é responsável por aprovar as despesas.

Dependendo da estrutura da empresa, o fluxo pode envolver diferentes níveis de aprovação, como o gestor direto do colaborador, a área financeira ou a controladoria.

Além disso, algumas empresas definem regras específicas para determinadas situações. Despesas acima de determinado valor podem exigir aprovação adicional, gastos fora da política podem precisar de justificativa formal e despesas de diretores podem seguir um fluxo diferenciado.

Ter esses fluxos claramente definidos evita gargalos no processo e garante mais consistência nas decisões.

6. Determinar prazos para pagamento do reembolso

A política também deve informar quanto tempo a empresa leva para realizar o pagamento após a aprovação da despesa. Essa transparência é importante para alinhar expectativas com os colaboradores e evitar insatisfação.

7. Definir regras para exceções e não conformidades

Mesmo com regras claras, situações excepcionais podem acontecer. Por isso, a política também deve prever como lidar com casos fora do padrão, como despesas realizadas em situações emergenciais, gastos acima do limite por motivos justificados ou ausência temporária de comprovantes.

Ao mesmo tempo, a política deve indicar o que acontece quando uma despesa não segue as regras estabelecidas. Isso pode incluir rejeição do reembolso, solicitação de documentos adicionais ou necessidade de aprovação especial.

Esse tipo de diretriz ajuda a manter a governança do processo e evita decisões arbitrárias.

8. Garantir que a política seja acessível e compreensível

Por fim, uma política de reembolso só será realmente eficiente se for facilmente compreendida por todos os colaboradores.

Quando colaboradores conhecem bem a política, o número de erros no envio de despesas diminui e o processo se torna muito mais eficiente para toda a organização.

Por isso, é fundamental que o documento seja claro, objetivo, acessível e atualizado periodicamente. Além disso, muitas empresas investem em treinamentos ou comunicações internas para garantir que todos entendam as regras.

8 boas práticas para tornar o processo de reembolso mais eficiente

Estruturar uma política clara é um passo essencial para organizar o processo de reembolso. Mas, na prática, muitas empresas ainda enfrentam desafios operacionais mesmo após formalizarem suas regras.

Isso acontece porque a eficiência da gestão de despesas não depende apenas de diretrizes: ela também exige processos bem desenhados, tecnologia adequada e uma cultura de controle financeiro dentro da organização.

Veja 8 boas práticas que ajudam gestores a tornar o processo de reembolso mais ágil, seguro e escalável.

1. Padronize categorias de despesas desde o início

Um dos erros mais comuns na gestão de reembolsos é permitir que cada colaborador registre despesas de forma diferente.

Quando não existe padronização, surgem problemas como classificações inconsistentes, dificuldade para analisar relatórios e falta de visibilidade sobre onde o dinheiro está sendo gasto.

Por isso, uma boa prática é criar categorias de despesas padronizadas, que serão utilizadas por todos os colaboradores.

Alguns exemplos de categorias comuns são:

• Alimentação;

• Transporte urbano;

• Combustível;

• Hospedagem;

• Pedágio e estacionamento;

• Despesas operacionais.

Além de facilitar o registro das despesas, essa padronização permite que gestores analisem dados com mais clareza e identifiquem oportunidades de otimização de custos.

2. Defina limites claros para cada tipo de despesa

Outra prática essencial é estabelecer limites objetivos de gastos, principalmente para despesas recorrentes como alimentação e transporte.

Esses limites ajudam a evitar gastos excessivos e reduzir discussões sobre valores reembolsáveis, além de manter a previsibilidade no orçamento.

Uma dica importante é ajustar esses limites considerando fatores como localização da viagem, perfil do colaborador e realidade de mercado.

3. Incentive o registro imediato das despesas

Quanto mais tempo passa entre a realização da despesa e o envio da solicitação de reembolso, maiores são as chances de erros, perda de comprovantes ou inconsistências.

Por isso, uma prática muito eficiente é incentivar os colaboradores a registrarem as despesas logo após realizá-las.

Esse registro pode ser feito por meio de aplicativos corporativos, sistemas de gestão de despesas ou, se não houver, a digitalização imediata dos comprovantes é uma boa prática.

Quando o registro acontece no momento da compra, o processo se torna muito mais preciso e organizado.

Isso facilita também a vida do próprio colaborador, que não precisa acumular comprovantes ou preencher relatórios complexos posteriormente.

4. Digitalize comprovantes e elimine documentos físicos

Processos baseados em comprovantes físicos são mais lentos, difíceis de auditar e sujeitos à perda de documentos.

Por isso, uma boa prática é digitalizar todos os comprovantes no momento do registro.

Esse processo pode incluir, fotos da nota fiscal, upload de recibos e até mesmo leitura automática de informações do documento.

Além de reduzir a necessidade de arquivamento físico, a digitalização permite que as empresas criem um histórico organizado e facilmente acessível para auditorias futuras.

5. Estruture fluxos de aprovação

Fluxos de aprovação muito complexos são uma das principais causas de atrasos no pagamento de reembolsos.

Quando muitas pessoas precisam aprovar uma despesa, o processo tende a se tornar burocrático e demorado.

Uma boa prática é criar fluxos de aprovação que sejam claros, proporcionais ao valor da despesa e alinhados à estrutura da empresa.

Por exemplo: despesas pequenas podem ser aprovadas apenas pelo gestor direto, e gastos maiores podem exigir validação adicional do financeiro.

Essa abordagem mantém o controle necessário sem comprometer a agilidade do processo.

6. Crie auditorias periódicas de despesas

Auditorias regulares são fundamentais para garantir que o processo de reembolso esteja funcionando corretamente.

Elas ajudam a identificar inconsistências nos registros, despesas fora da política e padrões de gastos inesperados.

Mas essas auditorias não precisam ser complexas. Muitas empresas realizam revisões periódicas para verificar, por exemplo, amostras de despesas aprovadas, categorias com maior volume de gastos e casos de exceção à política.

Esse acompanhamento contínuo ajuda a manter a disciplina financeira e reforça a importância do compliance dentro da organização.

7. Dê visibilidade aos gestores sobre os gastos

Se os gestores não têm acesso a dados claros sobre os gastos de suas equipes, fica difícil controlar o orçamento ou identificar oportunidades de redução de custos.

Por isso, é importante oferecer relatórios que permitam acompanhar informações como:

• Total de despesas por colaborador;

• Gastos por categoria;

• Despesas por projeto ou centro de custo;

• Evolução dos custos ao longo do tempo.

Essa visibilidade permite que gestores tomem decisões mais estratégicas e ajustem comportamentos quando necessário.

8. Utilize tecnologia para automatizar a gestão de despesas

Por fim, uma das práticas mais importantes para tornar o processo de reembolso eficiente é utilizar tecnologia especializada.

Processos baseados em planilhas ou e-mails podem funcionar em empresas muito pequenas, mas rapidamente se tornam limitados conforme o volume de despesas aumenta.

Plataformas de gestão de despesas permitem automatizar etapas importantes do processo, como:

• Registro de despesas pelo colaborador;

• Digitalização e leitura automática de comprovantes;

• Aplicação automática da política de gastos;

• Fluxos de aprovação configuráveis;

• Geração de relatórios em tempo real.

Com isso, as empresas reduzem o trabalho manual, aumentam o controle sobre os gastos e garantem muito mais transparência no processo.

Além disso, a automação permite que gestores de viagens e despesas tenham uma visão estratégica dos custos corporativos, identificando padrões e oportunidades de otimização.

Confira como é possível fazer isso com a VOLL:

Como a VOLL simplifica a gestão de reembolsos e despesas corporativas

Empresas que lidam com grande volume de viagens e despesas corporativas precisam de soluções que integrem diferentes processos em um único sistema.

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e oferece uma plataforma que conecta gestão de viagens, mobilidade e despesas corporativas em um único aplicativo.

Isso permite que as empresas tenham controle completo sobre toda a jornada do colaborador, desde o planejamento da viagem até a prestação de contas.

Com a VOLL, sua empresa tem:

• Tecnologia OCR: o colaborador não precisa mais acumular comprovantes físicos de papel ou gastar tempo preenchendo planilhas manuais. Basta usar a câmera do celular para escanear o recibo, e a tecnologia OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) lê e processa as informações instantaneamente para a prestação de contas;

• Reembolso corporativo automático: a plataforma possui um recurso que, quando o colaborador mantém seus dados bancários e informações atualizadas no aplicativo, processa o reembolso de forma instantânea e automática;

• Prevenção de fraudes: o sistema, que contém IAs estratégicas, identifica automaticamente desvios nas notas fiscais apresentadas para prevenir que sejam aprovados reembolsos para itens que saiam da sua política;

• Cálculo automático de KM: para os deslocamentos feitos com o próprio veículo, o colaborador apenas insere o local de partida e o destino no aplicativo. A ferramenta faz o cálculo automático do valor devido com base no custo por quilômetro parametrizado pela empresa;

• Auditoria 100% automatizada com Inteligência Artificial: o sistema detecta instantaneamente recibos duplicados, gastos fora do padrão ou em categorias não permitidas, e interage com o colaborador para justificar o gasto antes de enviá-lo ao financeiro;

• Integração nativa com ERPs: para a equipe financeira, a plataforma resolve o gargalo da digitação e do fechamento do mês ao ter integração nativa com os principais sistemas contábeis do mercado (como SAP, TOTVS e Oracle);

• Alternativa definitiva com a VOLL Wallet: a forma mais ágil de lidar com o reembolso é não precisar dele. A empresa pode disponibilizar carteiras digitais recarregáveis, o que permite que o colaborador pague suas despesas em viagens corporativas utilizando o cartão corporativo da VOLL.

Além disso, a plataforma permite integrar meios de pagamento, adiantamentos e cartões corporativos, facilitando a gestão financeira e reduzindo a necessidade de processos manuais.

Outro diferencial são os agentes de inteligência artificial voltados para eficiência e redução de custos. Com o ExpenseHelper, por exemplo, sua empresa identifica automaticamente anomalias em comprovantes e pagamentos, conversa com o colaborador e solicita reembolsos de valores não aprovados.

Ao centralizar toda a jornada, da reserva ao pagamento e prestação de contas, a VOLL elimina a necessidade de múltiplos sistemas e reduz fricções operacionais. O resultado é mais agilidade, controle e engajamento do colaborador.

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Perguntas frequentes sobre reembolso de despesas

Confira mais respostas sobre o reembolso de despesas e o expense management.

O que é reembolso de despesas?

Reembolso de despesas é o processo de devolução de valores pagos pelo colaborador para cobrir gastos relacionados ao trabalho.

O reembolso entra na folha de pagamento?

Depende da política da empresa, mas normalmente o valor pode ser pago por transferência ou junto à folha, sem natureza salarial.

Reembolso de despesas paga imposto?

Quando devidamente comprovado, o reembolso não é considerado remuneração e não sofre incidência de encargos trabalhistas.

A empresa é obrigada a reembolsar despesas?

Quando a despesa foi realizada em nome da empresa e dentro das regras estabelecidas, o reembolso deve ser realizado.

Qual é a diferença entre reembolso e ajuda de custo?

O reembolso ocorre quando o colaborador apresenta um comprovante de uma despesa realizada. Já a ajuda de custo é um valor previamente definido pela empresa para cobrir determinados gastos.