Como utilizar dados para otimizar a política de viagens e reduzir custos

As viagens corporativas são parte estratégica do funcionamento de muitas empresas, mas também representam uma fatia considerável do orçamento. Segundo dados da Abracorp, o ticket médio de uma viagem corporativa no Brasil aumentou mais de 22% entre 2022 e 2023, pressionando as empresas a buscarem eficiência e redução de custos. Nesse cenário, o uso inteligente de dados se tornou indispensável para a gestão de viagens corporativas — uma ferramenta que vai muito além de planilhas e relatórios de reembolso.

Ao analisar dados, o gestor de viagens consegue identificar padrões, antecipar tendências e tomar decisões mais alinhadas com os objetivos do negócio. Mais do que apenas cortar gastos, o uso de dados permite criar políticas de viagens corporativas mais eficientes, equilibradas e alinhadas à cultura da empresa, garantindo que cada deslocamento realmente traga retorno ao negócio.

A importância dos dados para a visibilidade e o fortalecimento da área de viagens

Quando os dados são tratados como ativos estratégicos, a gestão de viagens corporativas ganha força dentro da empresa. O gestor passa a atuar como um parceiro de negócios, não apenas como quem “autoriza viagens”. 

Além disso, ter dados claros ajuda a mostrar a eficiência da área para o board e conquistar investimentos, proteger a empresa de riscos legais e de compliance, ao garantir processos bem documentados, além de permitir ajustar a política de viagens de forma contínua, visando a melhoria dos deslocamentos de uma forma geral.

Como os dados podem impulsionar a eficiência e a redução de custos

Para transformar dados em aliados, é essencial ir além da coleta de informações básicas como número de viagens e valores reembolsados. 

A análise de dados deve ajudar o gestor a responder perguntas como:

• Quais destinos ou rotas têm custos fora do esperado?

• Qual é o perfil de viajante mais eficiente (e mais caro)?

• Onde estão os gargalos operacionais que afetam a experiência do colaborador?

Ao responder essas perguntas, fica mais fácil enxergar oportunidades de melhoria na política de viagens corporativas e negociar melhor com fornecedores.

Além disso, os dados, quando bem utilizados, permitem:

• Acompanhar indicadores de desempenho, como o custo médio por viagem, a taxa de adesão à política e o tempo de aprovação de reservas.

• Comparar resultados com benchmarks do mercado e ajustar as práticas internas.

• Criar fluxos automatizados que eliminam erros manuais e aumentam a governança.

• Propor mudanças embasadas em números concretos, facilitando o diálogo com o board e outras áreas envolvidas, como financeiro e compras.

Tipos de análises que podem melhorar sua política e impulsionar resultados

Dados podem (e devem) ser analisados de diferentes maneiras para gerar insights relevantes. Essa visão ajuda o gestor a ajustar a política de viagens corporativas para torná-la mais eficiente, adaptada aos diferentes perfis de viajantes e mais sustentável financeiramente.

Alguns exemplos de análises importantes são:

• Análise de custo-benefício por viagem: Avaliar se o valor investido em cada deslocamento gerou retorno (como fechamento de contratos ou oportunidades comerciais).

• Mapeamento de sazonalidade: Entender períodos de maior demanda para negociar tarifas e evitar picos de custo.

• Comparativo entre fornecedores: Avaliar se os parceiros contratados entregam a performance prometida, em termos de preço e qualidade.

• Taxa de conformidade com a política: Entender quantas viagens seguem as regras estabelecidas e onde ocorrem desvios.

• Perfil de viajante e comportamentos de reserva: Identificar quais colaboradores são mais aderentes à política e quais geram mais custos.

Dicas e ferramentas para otimizar o uso de dados na gestão de viagens corporativas

Para transformar dados em aliados estratégicos, o gestor de viagens precisa muito mais do que relatórios estáticos ou planilhas de reembolso. A utilização de dados deve estar integrada a todo o ciclo de gestão — do planejamento à prestação de contas — permitindo identificar tendências, gargalos e oportunidades de melhoria contínua.

Com dados estruturados e análises inteligentes, a área de viagens deixa de ser apenas um centro de custos e passa a ser vista como parceira do negócio, capaz de gerar valor tangível e intangível. Para isso, é essencial que o gestor adote práticas consistentes e recorra a ferramentas que facilitem essa jornada. Confira abaixo algumas dicas que vão te ajudar.

Centralize as informações em plataformas integradas

Ferramentas de gestão de viagens corporativas (como TMS — Travel Management Systems) permitem reunir dados de reservas, despesas, itinerários e feedbacks em um só lugar. Isso elimina inconsistências, evita retrabalhos e facilita a análise dos indicadores mais relevantes.

Automatize relatórios e dashboards

Dashboards interativos são aliados essenciais para visualização em tempo real de indicadores como ROI, custo médio por viagem, adesão à política e desempenho de fornecedores. Além disso, automatizar a criação desses relatórios reduz erros manuais e libera tempo para análises mais estratégicas.

Realize auditorias regulares e cruzamentos de dados

Auditar processos e cruzar dados de diferentes fontes, como registros financeiros, reservas e contratos, ajuda a identificar falhas e inconsistências. Isso também fortalece a governança e demonstra comprometimento com compliance.

Aposte em inteligência artificial e BI

Ferramentas de Business Intelligence (BI) e modelos de IA permitem identificar padrões de comportamento, prever variações sazonais e até sugerir ajustes automáticos na política de viagens. Exemplos incluem Power BI e recursos analíticos integrados a ERPs.

Colete feedbacks e combine dados qualitativos e quantitativos

Além dos números, é essencial ouvir o que os viajantes têm a dizer sobre a experiência de viagem. Pesquisas pós-viagem e formulários rápidos ajudam a entender a percepção dos colaboradores e a identificar pontos de melhoria que os dados “puros” podem não capturar.

Negocie com fornecedores baseando-se em dados concretos

Leve dados atualizados para renegociar contratos com hotéis, companhias aéreas e locadoras. Apresentar indicadores como volume de viagens, sazonalidade e preferências dos viajantes pode garantir tarifas mais competitivas e melhores condições de serviço.

Mantenha a política de viagens atualizada e conectada aos dados

Uma política de viagens desatualizada perde força e gera custos desnecessários. Utilize os dados coletados para revisar e ajustar a política periodicamente, garantindo que ela reflita as necessidades reais da empresa e as práticas de mercado.

Conte com ferramentas para apoiar esse processo

• VOLL: Plataforma completa que integra todos os pontos da jornada de viagens e gera dashboards, relatórios e análises personalizadas para apoiar decisões e revisões de políticas.

• Power BI: Ferramenta de BI para consolidar dados e criar painéis gerenciais dinâmicos.

• Sistemas de ERP integrados (como SAP, Oracle ou TOTVS): Permitem cruzar dados financeiros e operacionais, garantindo maior governança e integração entre áreas.

• Plataformas de feedback e engajamento (como Google Forms): Facilitam a coleta de percepções dos viajantes e ajudam a identificar demandas que não aparecem nos relatórios tradicionais.

Com essas práticas e ferramentas, o gestor de viagens consegue transformar dados em decisões mais inteligentes, garantindo não apenas a redução de custos, mas também uma gestão mais eficiente e alinhada aos objetivos do negócio.

Por que a VOLL é a parceira certa para potencializar o uso de dados

A VOLL é a maior agência de viagens corporativas digital da América Latina e tem uma plataforma completa para transformar dados em resultados práticos. 

Ao integrar informações de reservas, despesas e comportamento de viajantes, a VOLL permite ao gestor ter uma visão completa dos números por trás de cada deslocamento realizado, o que é essencial para criar políticas mais alinhadas com os objetivos da empresa e reduzir custos sem perder eficiência.

Essa solução integrada reflete diretamente na rotina das empresas parceiras, como destaca Bruno Carneiro, Gestor de Viagens e Mobilidade da Vibra:

“Temos uma visão consolidada de todas as informações em um mesmo ambiente: usuário, destino, horário e valor. Ter tudo isso em único banco de dados facilita muito a gestão. Além disso, tivemos mais de 20% de redução de custos do deslocamento dos colaboradores.”

Alguns diferenciais da VOLL que fazem a diferença na hora de usar dados na gestão de viagens são:

• Dashboards em tempo real com indicadores como ROI, custo médio e taxa de adesão à política.

• Análises comparativas e relatórios dinâmicos para embasar decisões e revisões de processos.

• Integração com ERPs e sistemas de gestão, garantindo que todos os dados conversem entre si.

• Suporte consultivo de um time de especialistas, que ajuda a interpretar dados e propor melhorias.

• Automação de regras e alertas inteligentes para garantir a conformidade e reduzir desperdícios.

Faça como nossos parceiros e maximize a eficiência da sua gestão de viagens corporativas. Entre em contato com os especialistas da VOLL e peça uma demonstração gratuita agora mesmo!